第一部分 公文写作

第一章 公文概述

第一节 公文认知

一、公文的概念

公文即公务文书，是指行政机关及其他社会组织在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息与记录作用的载体。公文的基本含义体现在图1-1所示的四个方面。

二、公文的特点

公文的特点主要体现在图1-2所示的五个方面。

三、公文的作用

公文的作用主要体现在图1-3所示的五个方面。

四、公文的分类

常见的公文分类方式主要有图1-4所示的九种。

第二节 公文写作

一、什么是公文写作

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作过程包括起草初稿、讨论修改、形成送审稿。起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文写作的特点

公文写作的特点主要体现在图1-5所示的六个方面。

三、基本要求

公文写作的基本要求体现在图1-6所示的五个方面。

四、公文写作的过程

公文写作一般分为三个阶段，即准备阶段、撰写阶段和审核修改阶段。

1.准备阶段

公文写作的准备阶段主要包括两方面的内容。

（1）明确发文的目的和主题

发文的目的和主题体现在图1-7所示的四个方面。

（2）调查研究、收集材料

调查研究、收集材料是一个充分酝酿的过程，通过全面掌握大量材料，了解问题的各个方面，然后经过分析思考和筛选，产生认识上的飞跃，即从感性认识上升到理性认识。调查研究过程就是基本概念形成的过程，判断的形成过程和推理过程就是思维构思过程。公文写作要符合客观事物的基本规律，且必须经过调查研究。调查研究、收集材料的途径又包括间接途径和直接途径两种。

2.撰写阶段

（1）拟制提纲、安排结构

对于篇幅不长的公文，我们应先合理安排文章结构，即先写什么、后写什么；对于篇幅较长的、比较重要的公文，往往需要拟出较详细的提纲，即共分几个部分，每部分又分几个问题，各个大小问题的题目和要点，以及使用什么具体材料说明等。拟写重要的指导性公文时，还需要召开会议进行集体讨论、研究和修改，使之更臻完善。

（2）公文结构安排的基本原则

安排公文结构要遵循两个基本原则，具体如图1-8所示。

（3）落笔起草，拟写正文

拟写正文要注意两个要点，具体如图1-9所示。

3.审核修改阶段

（1）反复检查、认真修改

好文章是反复修改出来的，公文更是如此。

要逐字逐句修改斟酌，连一个标点也不要放过；要舍得删去可有可无的语句和段落；改正描述不清晰的地方，使观点更鲜明；推敲词句，调整结构，使表达更加准确得当。

（2）审核、签发

具体内容略。

第三节 公文的体式与稿本

一、公文的体式

公文的体式是指公文的文体、构成要素及在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。公文的体式主要包括以下三个方面的内容。

1.公文的文体

公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体，它除了具有应用文体的一般特点，在表达方式和语言运用上也有其自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种方式；在语言运用方面做到准确、简明、庄重、得体。

2.公文的构成要素

一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公文的构成要素，又称公文的组成部分。

3.公文的书面格式

公文的书面格式是指构成公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分，具体内容如图1-10所示。

二、公文质量

公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。为确保公文质量，企业在进行公文写作时，必须做到图1-11所示的两个方面的要求。

三、公文的排版形式

公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式。它是公文的外观形式。公文的排版形式主要包括公文版头设计、版面安排、字体字号选用、字行字距设计、天地页边设计、用纸规格选择等。

四、公文的装订要求

公文一般采用左侧装订，其装订方式包括线装、钉装或胶粘等。装订公文时，要按页码顺序摆放整齐，不可出现错页或漏页，以保证公文的完整性。

五、公文的稿本

公文的稿本是指公文的文稿和文本。同一内容和形式的文件，在撰写或印刷过程中，根据使用时的不同需求，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的稿件，包括草稿和定稿两种。同一份文件，根据不同用途，又可将其分为正本、副本、存本和修订本；一些法规性文件又分为试行本、暂行本等。同一内容的文件使用不同的文字就会形成不同的文字文本。

在公文形成过程中，将有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式及效用方面均有很大区别。

（1）原始文稿。公文的原始文稿包括讨论稿、送审稿、征求意见稿、草稿、修改稿等多种形式，这些都是草拟成文的未定稿，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备正式公文的效用。

原始文稿的外观特点是没有生效标志（如签发、用印等）；文面上常见“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。这些标记大都位于标题下方或标题右侧并加括号注明。

（2）定稿。定稿又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即已经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。定稿具备正式公文的法定效用，是制作公文正本的标准依据。

（3）正本。正本是指根据定稿印制，供受文者使用的具有法定效用的正式文本。它具备各种生效标志。

（4）副本。副本是指再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本与正本在内容上并无区别，两者只是作用不同。

（5）试行本。试行本是法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。试行本主要适用于发文机关认为公文内容经过一段时间的实践检验后可能将予修订的情况。试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记，一般是在文种后用括号注明“试行”字样。

（6）暂行本。暂行本是法规文件正本的一种特殊形式，在暂行实行期间具有法定效用。这类公文在标题的文种前有“暂行”二字，如《××市鼓励外商在××工业开发区投资若干政策暂行规定》。

（7）修订本。修订本是指对已经发布生效的文件，在实行一定时期以后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。修订本的外形特征除与其他正本相似之外，还需要做出稿本标记，即在标题结尾处标注“（修订本）”，也可在标题下做题注，并在圆括号内注明“某年某月某日修订”。

（8）不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要采用两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上是相同的。

第四节 公文的行文规范

行文规范是指按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序的活动。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面。

一、公文的行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体来说，行文关系是指根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

二、公文的行文方式

根据机关之间的不同的行文关系，我们可以将机关的行文分为下行文、上行文和平行文三种。

（1）下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为逐级下行文、多级下行文，以及直达基层组织和群众的下行文。下行文的文种较多，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。

（2）上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种行文方式：

①逐级上行文，这是上行文中最基本、最常用的一种方式；

②多级上行文；

③越级上行文。

（3）平行文。平行文是指同级机关或不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。平行文多采用公函文件。

三、公文的行文规则

各级机关互相行文时，务必要遵守的规则如图1-12所示。