流程经理10年案例笔记
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7.从大楼结构探析部门墙的厚度

随着×公司规模的不断壮大,各部门人员数量及会议也变得越来越多,公司办公场地捉襟见肘,已明显不能满足当下日常工作的需要,经公司高层领导决定,建设新的办公大楼,解决公司面临的场地与人员供需不匹配的问题。

接下来公司基建部门便开始着手进行场地的选址、规划及图纸设计等工作。其中,对办公大楼的层高与办公区域划分选择尤为关键,直接影响以后公司部门墙的严重程度,为什么这么说呢?我们将大楼建筑类型简单分为四种,下面我们分别来分析每种类型的特点及对部门墙的影响。

第一种是高层小部门制类型。这种类型的大楼形状如图1-2所示,主要特点是楼层高且窄,甚至是当地的标志性建筑,每一楼层仅一两个部门,类似以前的“衙门”。这种类型办公大楼充分利用土地的上下空间,用地效率较高,为公司节省了土地成本,但却为各部门以后的沟通带来极大不便。由于各部门分设在不同楼层,员工联系业务、开会、传递资料等都不方便,有时懒得走动,导致各部门之间的沟通大多依靠即时通信工具或邮件,使当面沟通的机会减少,效率降低,为部门墙的产生埋下了种子。

图1-2 高层小部门制类型大楼形状

第二种是高层大部门制类型。这种类型的大楼形状如图1-3所示,主要特点是楼层既高又宽。不同于第一种类型的是,每一楼层有多个相近部门,各部门之间没有隔断,视为大部门,一般为一个分管领导管辖或者是一个业务领域的几个相近部门。这种类型办公大楼用地效率也较高,在每一层单一领域相近部门之间的沟通效率很高,但一涉及跨领域、跨楼层沟通及业务联系时,马上就面临着第一种类型的情况,在跨领域业务上下之间沟通时部门墙就产生了。

图1-3 高层大部门制类型大楼形状

第三种是低层小部门制类型。这种类型的大楼形状如图1-4所示,主要特点是楼层低且宽,每一楼层存在较多部门,但各自有自己的独立单元,类似一个一个的“格子”。这种类型办公大楼上下空间的利用率方面比前两种较为逊色,由于各部门之间距离被人为横向隔开,所以横向沟通效率也一般,但员工上下楼层之间的沟通效率却比前两种强,部门墙在同一楼层间是存在的。

图1-4 低层小部门制类型大楼形状

第四种是低层大部门制类型。这种类型的大楼形状如图1-5所示,主要特点是楼层既低又宽,每一楼层有多个相近部门且没有隔断,一个分管领导管辖或者是一个业务领域的几个相近部门都在同一楼层。这种类型办公大楼无论是在纵向还是横向沟通效率方面都较前三种更优,虽没有充分利用楼层上下的空间利用率,但减少了后续部门墙的隐患,提升了公司无形的管理效率。

图1-5 低层大部门制类型大楼形状

整体来看,第四种低层大部门制类型是我们比较推崇的。因此,反观我们标题中所说的部门墙与公司盖办公大楼之间存在一定联系,从公司大楼形状推断部门墙厚度的说法也是有一定道理的。

另外,为提升客户满意度,减少因部门墙让客户在公司各部门间及楼层来回穿梭的麻烦,笔者以前待过的一个公司曾经将统一对外的业务部门全部设置在一楼,且各部门在一个虚拟的服务大厅集中对客户办理不同业务,一站式服务极大提升了客户体验度,减少了客户来回多个大楼多个部门奔跑的麻烦,得到了客户及供应商的一致好评。

部门墙的消除不能仅靠简单的物理位置打通手段,通过依仗建设办公大楼的形状而一劳永逸,那简直是天方夜谭。打通部门墙更多的是需要我们不断培养各部门员工的流程思维意识和做事方式,站在公司利益角度,心里装着客户,实现上下左右链式的无障碍沟通,才能杜绝思想上的部门墙。