知识4　应用文的结构

一、应用文结构的含义

结构是指文章内部的组织和构造，是对观点与材料、内容与形式进行组织安排的具体形式。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

应用文经过长期写作实践，逐渐形成较固定的写作结构，以适应实际工作需要，使写作更快速，阅读更便捷，提高办事效率。特别是公文写作，其格式更规范，结构更固定。应用文的结构内容一般包括：标题、开头、主体、结尾、层次段落、过渡照应等。但具体到不同文种的写作，以怎样的思路来处置材料，以怎样的外部形态来反映内容，则是有所不同的。一篇好的应用文章的结构，应该是完整、严谨、自然而匀称。

二、安排结构的原则

（一）要服从表现主题的需要

主题是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务。例如，怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等，都要围绕主题进行。这样，才能使文章组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体。

（二）要正确反映客观事物的发展规律和内在联系

应用文是对现实生活、客观事物的反映，客观事物总有一个发生、发展、结局的过程，作者对它的认识也遵循一定的规律。这种规律性，也就表现为文章结构的基本形式。

（三）要适应不同文体的要求

文体不同，结构的样式和要求也会不同。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构方式也存在着区别。

三、应用文的结构要求

（一）严谨

严谨指文章结构精当严密，顺理成章。要求作者思路清晰，思维严密，以主旨贯穿全文始终，不枝不蔓。层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，行止自如。过渡和照应要自然，不能刻意雕琢，更不能牵强拼凑。

（二）完整

完整指文章各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求。如文章一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉；对并列的内容，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称，使之浑然一体。

（三）清晰

大多数应用文不要求行文曲折波澜，而要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首摘要、条目式等形式。这在一些法规性文体中最为明显。

四、应用文常见结构模式

（一）单段式

正文内容用一个自然段来表达。对于内容少而单一，不便分开的应用文，往往采用一段文字来表达，如写在商品外包装上的说明文。公文中的函、批复，也常用一段文字来进行写作。

（二）两段式

正文内容用两个自然段来表达，用于内容简单，不需每层内容都分段的应用文。这种结构模式，有以下几种应用情况。

（1）把结语部分内容和主体内容分开写，单列一个自然段，成为两段式。即行文的缘由和行文事项为一段，希望、要求等结语为一段。

（2）写作目的缘由、行文事项各为一段。

（3）在转发、发布性公文中，将发布或转发的文件名和发文意见列为一段，执行要求另为一段。

（4）在答复性公文中，将表示收到对方文件为一段，而答复事项为另一段。

（5）没有开头、结语部分，将主体内容列为两段。

（三）三段式

这是短篇应用文比较规范的常用模式，把写作目的缘由、写作事项、结尾分为三段来写。

（四）多段式

它用于内容较多，篇幅较长的应用文书，总共有四个自然段以上。一般是开头概述基本情况、说明原因、目的、依据，结尾单独成段或省略结尾，主体部分内容分为若干个段，各部分不分条列项。如短文式的说明书、简单的市场预测报告等。内容多、篇幅长的应用文书，一般不宜采用多段式，宜采用将主体内容分成几部分，用小标题或总分条文式。

（五）条款式

用分条列项的形式安排结构。规章制度、计划、合同和职能部门的一些文书，较多使用这种形式。全文从头到尾都用条款组织内容，给人以眉目清楚、排列有序的印象。

（六）表格式

这是应用文不同于其他文体所特有的一种结构形式。表格式通常有以下两种形式：

（1）由职能部门或企事业管理部门或企业如银行、厂矿、公司等单位，事先印制好表格式的规范文本，将有关内容分项列出，各项之后留下空白，让使用的合作单位和个人按规定填写。表格文书一般要注明填写要求和注意事项。如申请专利、商标的文书、合同、税务征管文书、财务会计文书，大都采用这种形式。

（2）作者单位临时制作的表格式文书。根据写作目的，将有关统计数据编制成表格。

五、应用文结构的基本内容及写法

（一）标题

应用文写作的标题，要求充分体现主题，有的标题还有规范要求。这与文学作品形式多样、灵活多变的标题有着明显的不同。应用文的标题通常有三种形式。

1.公文式标题

这类标题程式性强，表达直接而少变化，主要用于公文。

2.新闻式标题

新闻式标题通常又称文章式标题，又可分为单标题和双标题两种形式。单标题有的直接提出文章主题，有的概述主要内容，有的在标题中提出问题。

双标题是有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多地突出文章主题，副题则对正题起补充作用，常常说明应用文的内容范围和文种。

3.论文式标题

这类标题或表达文章的观点和内容，或点明所论述范围。

（二）层次与段落

层次是文章中作者表达主题的阶段和次序，是文章内容展开的次序。层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”“逻辑段”“章”“节”等。段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。安排层次有两种模式。

1.纵式

纵式即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。这种逻辑关系表现为：现象—本质，原因—结果，宏观—微观，个别—一般等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序。

2.横式

横式即思维横向发展的结构方式。表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等。这种结构形式，在应用写作中运用很广泛，述职报告、调查报告、总结等均可采用。

（三）过渡与照应

过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。照应是指文章内容的前后呼应和关照，可以使文章结构周密严谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。

一般情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达方式变化时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。如上下文空隙大，转折也很大，常用过渡段连接。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”“现将有关事项告知如下”“为此，特制订本条例”等作过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”“所以”“但是”等。

在应用文中常用的照应方法有以下几种。

1.首尾照应

首尾照应即在文章的结尾处，把开头交代的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。

2.文题照应

文题照应即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应。

3.文中照应

文中照应即文章自身前后内容的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能起强调作用，更好地实现作者的表达意图。

（四）开头与结尾

开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。

常见的开头方式有以下几种。

1.目的式

目的式是将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这种方式，常用介词“为”“为了”领起。

2.根据式

根据式是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”“按照”“遵照”等领起下文。

3.原因式

原因式是以交代行文的缘由作为开头，常用“由于”“因”“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。

4.概述式

概述式是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。

5.结论式

结论式是将结论、结果先作交代，再由果溯因。

6.提问式

提问式是开篇提出问题，然后引起下文，常见于调查报告的写作。

7.引述式

引述式常用于有具体规定格式的文体中，如合同，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。

常见的结尾方式有以下几种。

1.自然收尾式

自然收尾式是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收尾。

2.总结归纳式

总结归纳式指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。

3.强调说明式

强调说明式是在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行强调，以引起读者的注意。

4.希望号召式

希望号召式是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。

5.专门结尾用语式

专门结尾用语式就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。