从原始数据到分析报告:Excel数据透视表高效达人养成记
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2.1 以一个表格数据创建数据透视表

在实际工作中,我们遇到最多的情况是以一个工作表数据来创建数据透视表,这是最简单的情况,也是最常见的情况。根据数据源是否变化,制作方法略有不同。

2.1.1 以一个固定的数据区域制作数据透视表

案例2-1

图2-1是各个店铺的销售月报数据汇总,现在要求制作数据透视表来分析各个店铺本月的销售情况。制作数据透视表的基本步骤如下。

图2-1 基础数据表

01 单击数据区域的任意单元格。注意:不能选择工作表整列数据或者整个工作表数据。

02 单击“插入”选项卡的“数据透视表”命令按钮,如图2-2所示,就打开“创建数据透视表”对话框,系统会自动选择整个数据区域作为数据透视表的数据源,如图2-3所示。

图2-2 “数据透视表”命令

图2-3 “创建数据透视表”对话框

03 此对话框中,保持默认设置,单击“确定”按钮,就得到空白的数据透视表,如图2-4所示。

04 对工作表右侧“数据透视表字段”的5个小窗格进行操作,对数据透视表进行布局,布局的方法是从上部的字段列表中拖动某个字段到下面的4个窗格里。就得到需要的数据透视表,如图2-5所示。

图2-4 空白数据透视表

图2-5 布局字段后得到的数据透视表

如果单击“推荐的数据透视表”命令按钮,就会打开“推荐的数据透视表”对话框,如图2-6所示,然后从几个推荐的数据透视表结构中选择一个,那么就会得到一个布局好的数据透视表,省去了布局的过程。

图2-6 推荐的几个结构的数据透视表

2.1.2 以一个变动的数据区域制作数据透视表

如果数据区域是一个不断变化的区域,也就是说数据区域的大小会随时发生改变,此时需要制作动态数据源的数据透视表。制作动态数据源的数据透视表的方法有两种:一是使用表格工具,二是使用动态名称。

使用表格工具制作动态数据透视表的主要步骤是:首先将原始数据区域创建为表格,方法是单击数据区域任一单元格,然后单击“插入”选项卡中的“表格”命令按钮(参见图2-2),就会打开“创建表”对话框,如图2-7所示,然后单击“确定”按钮,就把原始数据区域变为了一个表格,如图2-8所示。然后再以此表格制作透视表,那么得到的数据透视表就是一个动态的数据透视表。

图2-7 “创建表”对话框

图2-8 把原始数据区域变成了表格

使用动态名称制作动态数据透视表的主要步骤是:先用OFFSET函数和COUNTA函数定义一个动态名称,以“案例2-1”数据为例,定义一个动态名称“Data”,其引用为:

=OFFSET(基础数据!$A$1,,,COUNTA(基础数据!$A:$A),COUNTA(基础数据!$1:$1))

这里,使用COUNTA函数统计数据区域的A列有多少行,第一行有多少列,OFFSET函数得到的结果就是整个数据区域的引用。

定义好名称后,单击工作表的空白位置,再单击“插入”选项卡的“数据透视表”命令,打开“创建数据透视表”对话框,选择“选择一个表或区域”选项按钮,然后在“表/区域”输入框里输入定义好的名称“Data”,并选择“新工作表”选项按钮,如图2-9所示,然后单击“确定”按钮即可。

图2-9 使用定义的动态名称制作数据透视表