实验2-6 毕业论文制作与排版
实验目的
①掌握文档的页面设置。
②掌握样式的创建、修改和应用。
③掌握章节标题多级编号、图表题注和交叉引用的自动编号及引用。
④掌握文档的审阅和修订。
⑤掌握文档的分节处理。
⑥掌握分节文档的多重页码的设置。
⑦掌握正文目录及图表索引的创建。
⑧掌握参考文献的引用及编号格式设置。
试验内容
①设置毕业论文的纸张大小、页边距和装订线的位置。
②使用样式定义正文格式，为标题创建多级自动编号样式，并应用到全文。
③绘制系统框图。
④为图表加入带章节编号的题注并在正文中引用题注。
⑤使用文档的审阅和修订功能编辑修改论文。
⑥对目录区和正文区做分节处理。
⑦为目录区和正文区设置不同的页码格式。
⑧输入正文目录和图表索引。
⑨在正文中多次引用同一参考文献，为参考文献重新设置编号格式。
一、页面格式设置
操作步骤：
①选择“页面布局”→“纸张大小”下拉列表中的“A4”选项，设置论文纸张大小。
②单击“页面布局”→“页边距”→“自定义页边距”按钮，弹出“页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡，在“上”“下”“左”“右”数值框中均输入2.8cm，装订线位置选择“左”，装订线位置输入“1厘米”，单击“确定”按钮，如图2.6.1所示。
图2.6.1 设置页边距
③选择“文件”→“保存”命令或“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存位置”下拉列表中选择指定的文件夹，在“文件名”文本框中输入文件名“实验3-毕业论文的排版”，在“保存类型”下拉列表中选择文件类型“Word 文档（.docx）”，单击“保存”按钮，如图2.6.2所示。
图2.6.2 “另存为”对话框
二、使用新建样式定义正文格式
操作步骤：
①切换至“开始”上下文选项卡，单击“样式”组右下角的对话框启动器按钮，打开“样式”窗格，单击右下角的“选项”按钮，弹出“样式窗格选项”对话框，在“选择要显示的样式”下拉列表中选择“当前文档中的样式”，如图2.6.3所示，单击“确定”按钮。
②在“样式”窗格中单击“新建样式”按钮，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”框中输入“正文毕业论文”，样式类型设为“段落”，样式基准设为“正文”，如图2.6.4所示。
③在“根据格式设置创建新样式”对话框中，单击“格式”→“字体”命令，弹出“字体”对话框，在“中文字体”下拉列表中选择“宋体”，在“西文字体”下拉列表中选择“Timers New Roman”，在“字号”下拉列表选择“五号”，单击“确定”按钮。
④继续在“根据格式设置创建新样式”对话框中选择“格式”→“段落”命令，弹出“段落”对话框，选择“缩进和间距”选项卡，在“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”，在“行距”下拉列表中选择“单倍行距”，如图2.6.5所示，单击“确定”按钮。
⑤返回“根据格式设置创建新样式”对话框，单击“确定”按钮，样式栏中新增一个样式“正文毕业论文”，如图2.6.6所示。
图2.6.3 “样式窗格选项”对话框
图2.6.4 创建新样式
图2.6.5 设置段落格式
图2.6.6 “样式”窗格
提示：
也可以通过标尺设置段落首行缩进和页面左右边距，如图2.6.7所示。标尺左侧上方的是“首行缩进”控制钮，拖动它即可调整段落首行的缩进量；左侧下方的是“左缩进”控制钮，拖动它可以调整段落的左缩进量；右侧的是“右缩进”控制钮，拖动它可以调整段落右缩进量。
图2.6.7 标尺
注意：
可通过“视图”选项卡的“显示”组打开和关闭标尺的显示与否。
⑥将光标定位在论文正文中任意位置，单击样式“正文毕业论文”，则该段自动设为宋体、小四号、首行缩进2字符、单倍行距，英文字体则为“Timers New Roman”。
三、为标题创建多级自动编号样式
通常，论文篇幅较长，属于大型文档，其中会包含不同的章节，而在论文编辑修改时可能会调整章节的位置，相应地各章节编号也需要做调整，如果全部采用手工编号，不但费时费力，而且容易出错，采用自动编号可以大大减少工作量，并避免出错。
论文的章节通常采用章、节、小节三级标题，设章为一级标题、节为二级标题、小节为三级标题。我们将章的编号格式设为“第X章”，其中X为自动排序，如“第1章”“第2章”；节编号格式设为多级符号“X.Y”，其中X为章数字序号，Y为本节的序号，如“1.1”、“1.2”等；小节编号格式设为“X.Y.Z”，X、Y定义同前，Z为小节序号，如“1.1.1”、“1.1.2”等。
操作步骤：
①选中第1章标题所在的行，将光标移到“样式”窗格中“标题1”的右侧，单击右侧出现的下拉按钮，在下拉列表中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框，该对话框与“根据格式设置创建新样式”对话框类似。
②将字号设为“四号黑体”，将段前距和段后距设为12磅，对齐方式设为“左对齐”。
同样，设置二级标题为小四号黑体，段前、段后距为6磅，左对齐；三级标题为小四号黑体，左对齐，段前、段后距为6磅。
③光标定位于一级标题所在行，选择“开始”→“段落”→“多级列表”下拉列表中的“定义新的多级列表”命令，如图2.6.8所示，弹出“定义新多级列表”对话框，如图2.6.9所示。
④在“定义新多级列表”对话框中，在“级别”列表中选择“1”，编号样式选择“1，2，3，…”，起始编号设为“1”，在编号格式“1”前后输入“第”字和“章”字，单击“更多”按钮，将级别样式链接到样式“标题1”，如图2.6.9所示。
图2.6.8 多级编号列表
图2.6.9 “定义新多级列表”对话框
同样，定义2级编号格式为“1.1”，级别链接到样式“标题2”（见图2.6.10），定义3级编号格式为“1.1.1”，级别链接到样式“标题3”，单击“确定”按钮完成章节标题多级编号的定义。
图2.6.10 定义多级编号
⑤在正文中应用章节标题样式，若是在论文撰写完后再编辑格式，会出现如图2.6.11所示的结果，其中“第2章”是刚才设置的自动编号，“第二章”是原有的手工编号，节标题也是如此。
图2.6.11 同时拥有自动编号与手工编号的标题
在正文中正确应用多级编号标题及正文样式的最终效果如图2.6.12所示，正文右侧的“样式和格式”窗格显示了目前已经定义的标题样式、正文样式和当前段落应用的样式。
图2.6.12 应用样式的正文效果
四、使用形状绘制系统框图
在毕业论文中经常需要绘制功能结构图和流程图，可以使用“形状”命令完成。
操作步骤：
①单击“插入”→“形状”下拉列表中的“流程图”→“过程”按钮，如图2.6.13所示。鼠标形状变成“十”字形，拖动鼠标在文档中画出矩形，通过鼠标拖动调整为适当大小。
若要精确调整图形大小，可切换到“图片工具”“格式”→“大小”组，用“高度”和“宽度”命令进行设置。
②选中该矩形框，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“添加文字”命令，输入文字“餐饮管理系统”。
重复步骤①、②，依次添加各级图形，并调整位置。
③单击“插入”→“形状”→“直线”按钮，在各个图形中加入连接线，完成效果如图2.6.14所示。
④按住【Shift】键，依次单击所有图形和直线，右击，在快捷菜单中选择“组合”→“组合”命令，将所有图形和直线组成一个整体。
⑤选中该组合，选择“格式”→“排列”→“位置”下拉列表中的“其他布局选项”命令，弹出“布局”对话框，选择“文字环绕”选项卡，将环绕方式设为“嵌入型”，设置居中对齐。
图2.6.13 “形状”下拉列表
图2.6.14 系统功能结构效果图
五、插入带章节编号的题注
在写论文时，图表或公式通常按其在章节中出现的顺序分章编号，如第一章第1个图的编号为“图1-1”，第四章的第2张表编号为“表4-2”，第五章第1个公式“公式5-1”等。在编辑过程中，经常会增加或删除图表及公式，编号的顺序相应地也要重新调整，这对于手工编号来说工作繁重而且容易出错，采用自动编号的题注和交叉引用可以减少大量的修改工作。
操作步骤：
①将光标定位于要添加题注的图形下方，单击“引用”→“插入题注”按钮，弹出“题注”对话框，如图2.6.15所示。
默认的标签只有“图表”“表格”“公式”，“图”“表”不是内置的标签，需要新建。
②单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入“图”，如图2.6.16所示，单击“确定”按钮，返回“题注”对话框。
图2.6.15 “题注”对话框
图2.6.16 “创建标签”对话框
③单击“编号”按钮，弹出“题注编号”对话框，选中“包含章节号”复选框，章节起始样式设为“标题1”，使用分隔符设为“-”，如图2.6.17所示，单击“确定”按钮，返回“题注”对话框，在“题注”框中显示当前的题注编号，如图2.6.18所示。
图2.6.17 “题注编号”对话框
图2.6.18 带章节编号的题注
注意：
通常，论文中图片和图形的题注在其下方，表格的题注在其上方。
④在“题注”对话框中将位置设为“所选项目下方”，单击“确定”按钮，在图片下方加入题注，如图2.6.19所示。
图2.6.19 带章节编号的题注
增加或删除图后，需要在论文中更新题注编号，选中题注所在行，按【F9】键即可自动完成编号更新。
注意：
若要在题注编号中包含章节号，要注意两个问题：①必须将每章起始处的标题设为固定的标题样式，否则在添加题注编号时无法找到在“题注编号”对话框中设定的样式类型；②标题样式必须采用项目自动编号，Word 无法识别手动输入的章节号数字。
如果没有设置自动编号，会出现如图2.6.20所示的错误提示对话框，正文添加的题注显示为“X-0-X”的编号，“0”即表示无法识别的章节号。
图2.6.20 未定义标题多级列表编号的出错提示和正文显示信息
首次定义好图注标签后，后续再为其他图片或图形对象插入题注时，题注框内的编号会自动增加。
为表格和公式加入带章节编号的题注步骤同上。
六、插入交叉引用
论文在说明某些问题时经常要引用插入的图片、图形、表格和公式，通常用“如图1-1所示”“见表4-1”“参考公式5-1”等说明将正文与图、表格、公式建立起对应关系。Word 可以为编号项、标题、脚注、尾注、题注等多种类型进行交叉引用。在创建对某一对象的交叉引用之前，必须先标记该项目。
操作步骤：
①将插入点置于要插入引用标记的位置，单击“引用”→“交叉引用”按钮，弹出“交叉引用”对话框，如图2.6.21所示。
图2.6.21 “交叉引用”对话框
②在引用类型中选择新建的标签“图”，在“引用哪一个题注”列表框中列出的目前所有添加图注中，选择“图3-1餐饮管理系统功能结构图”，在引用内容中选择“只有标签和编号”，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，关闭“交叉引用”对话框。
③增加或删除图后，需要在论文中更新交叉引用，可选定该交叉引用或选中全文，按【F9】键，即可更新交叉引用编号。
七、文档的审阅和修订
当完成毕业论文初稿交给指导老师后，如何得知文档中哪些内容被修改过呢？这时只要启用修订功能即可。修订功能可以显示文档中每个审阅者所做的所有编辑更改位置的标记，如每一次的插入、删除、修改操作以及格式的更改，都会被标记，作者可以根据需要接受或拒绝每一处的修改。标记修订可以防止误操作对文档带来的损害。
操作步骤：
①单击“审阅”→“修订”→“审阅窗格”按钮，打开“审阅”窗格。
审阅有4种状态：
“最终：显示标记”：审核的当前状态，只显示未经过审核的修订标记。
“最终状态”：显示结束审核后的文档或接受所有修订后的文档。
“原始：显示标记”：审核前的文档，即包含所有修订的原始文档。
“原始状态”：显示原始的、未更改的文档，或是拒绝所有修订后的文档。
②单击“修订”组的“修订”按钮，文档进入修订状态，在修订状态下，对文档的任何操作都会被标记出来，如图2.6.22所示。
Word 默认的审阅方式是“显示标记的最终状态”，在接受或拒绝修订之前，所有标记都是显示的，格式的修订置于文档右侧空白处，并用连线指明其位置，文字的插入、删除显示在审阅窗格中，如图2.6.22所示。
图2.6.22 修订状态下的文档
③选中第4个修订“根据利用用户的历史喜好信息”一行，单击“审阅”→“更改”→“拒绝”→“拒绝修订”按钮，再单击“接受”→“接受对文档所做的所有修订”按钮，则图2.6.22所示的文档更新为如图2.6.23所示的结果。
图2.6.23 审阅修订后的文档
接受修订后，修订将转为常规文字或是将格式应用于最终文本，同时修订标记自动被删除。
拒绝接受修订后，修订标记自动被删除。
注意：
“接受修订”“接受所有显示的修订”“接受对文档所做的所有修订”分别为接受选中的单个修订、接受某个审阅者的修订、接受所有审阅者的修订。
八、论文分节和页码设置
论文一般由摘要、目录、正文、参考文献几部分构成，为清晰起见，目录区和正文区的页码通常分别编制，而节是页面设置的最小单位，因此，在论文撰写完成后进行排版时，首先要对论文进行分节处理。目录区采用“下一页”分节符，正文中每章页码从奇数开始，故需插入“奇数页”分节符。
操作步骤：
①在摘要第一章标题前插入一空行，将光标定位于此空行，单击“页面布局”→“分隔符”下拉按钮，选择“分节符类型”的“下一页”选项，如图2.6.24所示，在摘要第一章前插入空白页。
在第一页后再次插入“下一页”分节符，以在正文前插入正文目录、图索引、表索引，单击“视图”→“文档视图”→“草稿”按钮，切换到“草稿视图”，文中显示相应的分节符标记，如图2-65所示。
②再次打开“分隔符”对话框，选择“奇数页”分节符，在每一章及参考文献前插入奇数页分节符，目录区及正文间的分节符标记如图2.6.25所示。
图2.6.24 “分隔符”对话框
图2.6.25 分节符标记
注意：
因表索引之后即为正文第一章，所以表索引页后插入的是“奇数页”分节符，而不是“下一页”分节符。
③单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”下拉按钮，选择“页面底端”→“普通数字2”选项，在页面底端插入页码。
④切换至“设计”选项卡，选择“页眉和页脚”→“页码”下拉列表中的“设置页码格式”命令，弹出“页码格式”对话框，在“编号格式”下拉列表中选择“i，ii，ii，…”，并将起始页码设为“i”，如图2.6.26所示。
依次设置第2页和第3页的页码格式，在“页码格式”对话框中将“页码编号”设为“续前节”，将前3页页码设为罗马数字格式。
图2.6.26 设置页码格式
⑤将光标定位到第一章任意位置，打开“页码格式”对话框，在页码格式中将“编号格式”设为阿拉伯数字“1，2，3，…”，将起始页码设为“1”，如图2.6.26（b）所示。
依次设置各章的页码格式，在“页码格式”中将“页码编号”设为“续前节”，将所有正文页码设为阿拉伯数字格式。
九、创建正文目录和图、表索引
操作步骤：
①将光标定位于目录区的第一页，输入“目录”两字，并应用样式“标题1”，删除编号“第1章”，居中对齐。
②在“目录”后插入一空行，样式为“正文”，选择“引用”→“目录”→“目录”下拉列表中的“插入目录”命令，弹出“目录”对话框，如图2.6.27所示。
③单击“选项”按钮，弹出“目录选项”对话框，取消选中“大纲级别”复选框，如图2.6.28所示，单击“确定”按钮。
④在“目录”对话框中，用“制表符前导符”设置标题与页码之间的连接符，设为“……”，在“格式”下拉列表中选择“来自模板”，在“显示级别”数值框中设为“3”，单击“确定”按钮，则按照标题级别自动生成目录，如图2.6.29所示。此时目录与正文产生链接关系，单击任一目录，则定位到相应的正文页码。
图2.6.27 “目录”对话框
图2.6.28 “目录选项”按钮
图2.6.29 使用标题样式生成的正文目录
⑤光标定位到第2页图索引页，同步骤1将“图索引”设为“标题1”样式，居中对齐，其后插入一空行，样式为“正文”，单击“引用”→“题注”→“插入表目录”按钮，弹出“图表目录”对话框，如图2.6.30所示。
图2.6.30 “图表目录”对话框
⑥在“题注标签”中选择“图3-1”，其他按默认设置，单击“确定”按钮，为论文插入图索引，如图2.6.31所示。
图2.6.31 正文中的图索引
⑦定位到第三页表索引中，在“图表目录”选项卡中的“题注标签”中选择“表4-1”，其他同步骤5、6，为论文插入表索引，如图2.6.32所示。
图2.6.32 正文中的表索引
十、在正文中多次引用同一文献
按照规定，多次引用同一作者的同一文献时，只能编制一个序号，不能通过插入尾注的方式对该文献进行二次或多次引用。并且，在论文编辑过程中，引用参考文献的次序或数量会发生变化，这就要求引用同一文献的编号也能相应地自动改变，使用交叉引用可以解决这些问题。
操作步骤：
①将光标定位在二次引用文献的位置，单击“引用”→“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框。
②在“引用类型”下拉列表框中选择“尾注”，在“引用内容”下拉列表中选择“尾注编号（带格式）”，选中“插入为超链接”复选框，在“引用哪一个尾注”列表框中选择如图2.6.33所示的选项，单击“插入”按钮，在当前光标处插入该尾注编号的带有格式的交叉引用，如图2.6.34所示。
图2.6.33 “交叉引用”对话框
图2.6.34 参考文献的交叉引用
③单击“关闭”按钮，关闭“交叉引用”对话框。
注意：
交叉引用实质上是通过域来完成的，所以当论文中更改了对参考文献的引用时，可选中全文并按【F9】更新域来完成对尾注编号引用的更新。
十一、为正文与考文献的编号添加方括号
①将光标定位于正文的起始位置，单击“开始”“编辑”→“替换”按钮，弹出“查找和替换”对话框。
②在“查找内容”文本框中输入“ê”，在“替换为”文本框中输入“[^&]”，如图2.6.35所示，单击“全部替换”按钮，即可为所有参考文献的编号加上方括号，如图2.6.36所示。
图2.6.35 “查找和替换”对话框
图2.6.36 为参考文献的编号添加方括号
注意：
若为新插入参考文献的编号添加方括号时，最好将光标定位于该引用前，单击“查找下一处”按钮，再单击“替换”按钮。不要单击“全部替换”按钮，否则会将文档中已加好方括号的编号再加一个方括号。
“ê”表示查找尾注标记，“^&”表示返回查找的内容；查找脚注标记可用“^f”；若要为尾注标记和脚注标记都加上方框号，可以查找“^2”。