1.1.2　基本的采购流程不能乱

要顺利完成一项采购工作，采购人员必须要了解采购的整个流程，并在此基础上把握好每个环节、每处细节，这样才能做好本职工作。

采购的具体流程设置会因为企业的状况和岗位情况的不同而有所差异，但一般情况下，企业采购的基本流程以图1-1所示的基础。

下面来看看图中的每一个环节的具体内容。

（1）接受采购任务

接受采购任务是采购流程的第一步。采购任务一般由采购部门领导根据企业的采购需求进行分派，或根据部门采购计划进行安排。

（2）制订采购计划

采购计划一般是采购人员根据接受的采购任务制订的，是对采购任务的分解和进一步明确。一个完整的采购计划应包括商品名称、规格型号、采购数量、价格和费用、计划到货日期和验收标准等要素。

（3）选择供应商

供应商即采购物品的来源，应根据采购任务内容选择合适的供应商。具体来说，采购的目标产品、规格型号及价格都要与供应商相匹配，同时供应商的生产或供给能力也要满足采购需求。

（4）谈判并签约

选择好供应商之后，需要就采购价格、结算方式、交货日期、采购数量以及违约事项等要素与供应商进行谈判，在双方就所有合同要素都达成一致之后，签订正式的采购合同。

（5）发出订单

与供应商完成签约之后，采购人员就可以针对采购事项向供应商发出正式订单，供应商根据订单准备货物或进行生产。订单的内容必须详细具体，应包括采购产品名称、规格型号、颜色、大小、数量、质量、产品说明、采购价格、交货期限、付款方式和交货地址等要素。

（6）运输及过程控制

运输一般由供应商负责，并在备齐采购货物之后，交货日期之前进行。在这个过程中，采购人员的主要职责是对运输过程进行控制，保证采购货物准时、及时交付。

（7）货物验收

货物验收是采购的关键环节，直接关系着采购质量。供应商将货物送达之后，采购人员需要配合仓管人员依据一定的质量检验标准，对货物的品质、数量、规格型号等各个要素进行审查，审核结果与采购任务要求一致方可进行验收，否则应退回给供应商，直至合格为止。

（8）付款结算

货物验收完成之后，采购人员需将采购过程中产生的各类票据和订单提供给企业财务部门，以便其按约定向供应商完成采购货款的结算。

从企业内部来看，采购业务流程可能又会有所不同，以下为某企业内部的具体采购业务流程，如图1-2所示。

依据以上流程，该企业还对流程的每个环节实施了具体的控制手段，具体内容如表1-2所示。