021　浅谈8D报告在采购管理中的应用

作者：颜家平

8D是一个逻辑性很强的工具，使用方法有一定的复杂性，需要长期实践方能掌握要领。

在采购管理中，我们会应用许多工具，如成本分析、市场预测、谈判技巧等。不过几乎没有看到类似8D这样的质量工具在采购管理中得到应用。

我去年到一家大型企业做咨询，顺便了解采购供应链的情况。采购人员告诉我，采购的主要问题还是供应商不能准时供货，这样的供应商占比在10%左右。“那怎么办呢？”我很自然地问道。“一训、二罚、三降比、四开除。”他不假思索地回答道。

“效果怎么样？”我追问道。“几乎没有任何改变，最多只不过是从一家换成了另一家。”他说道。

“你们请供应商做8D报告吗？”我再问。听了我的话，他显得十分惊愕，“采购也要用8D方法？我可从未听说过啊！”

于是我向采购部门领导提出，希望能够采用8D报告这个工具来帮助采购对供应商进行管理。领导当时满口答应，但一个月过去了，没有任何动静。私下了解后，我才知道，领导认为采购人员追货都来不及，8D太复杂，没时间培训，不如“四步骤”来得痛快，还是等空闲时再说吧。

因为这不属于我们的咨询项目范围，我也就没有再花时间去关注了。之后，我遇到采购领导或者工程师，都会问起采购是否使用8D方法，他们的回答几乎都是否定的，认为这个方法是用来处理质量问题的，采购不需要。同时，他们也告诉我，“四步骤”倒是采购人员使用的主要工具。

8D又称团队导向问题解决方法、8D问题解决法（8D Problem Solving Report），是美国国防部在1974年创立，许多汽车企业处理问题的一种方法，也是解决问题的一套固定流程、方法和步骤。

最早8D问题解决法分为8个步骤，但后来又加入了一个计划的步骤D0。8D问题解决法依照PDCA的循环，其做法如下。

D0：计划。针对要解决的问题，确认是否要用到8D问题解决法，并决定先决条件。

D1：建立团队。建立一个团队，由有产品或制程专业知识的人员组成。

D2：定义及描述问题。用可以量化的何人（Who）、何物（What）、何地（Where）、何时（When）、为何（Why）、如何（How）及多少钱（How much）（5W2H）来识别及定义问题。

D3：实施并验证暂行对策。针对已知的问题制定暂行对策，实施并验证此对策，避免用户受到问题的影响。

D4：识别并验证根本原因及漏失点（escape points）。找出可能会造成此问题的所有原因，并且找到为何在问题发生后没有注意到有问题。问题的所有原因都需要经过验证或是证实，不能单纯靠脑力激荡。可以用5Why分析法或是鱼骨图来根据问题或其影响来标示其原因。

D5：针对问题或不符合规格的部分，选择及确认永久对策。经过试量产来确认永久对策已经解决客户端的问题。

D6：实施永久对策。

D7：采取预防措施。为了避免此问题或类似问题再度发生，修改管理系统、操作系统、实务及流程。

D8：感谢团队成员。认可团队整体的贡献，需要由组织正式感谢该团队。

它可以帮助企业分析问题的根本原因，制定临时、永久措施并牵头组织相关部门实施，推行8D报告的最终目的就是要企业形成运用8D来解决问题的基本习惯。那么采购作为企业管理中的一项重要内容，为什么没能普遍使用这个工具呢？其原因有这么几条：

a）认为8D仅仅是质量工具，8D步骤会使用一些质量分析方法，而采购是管理部门，在管理中不需要8D。

b）8D是一个逻辑性很强的工具，使用起来有一定的复杂性和难度，需要进行持续的培训与学习。很多企业认为，采购没有时间静下来接受培训，上述企业就是一个典型。

c）8D需要坚持长期实践，才能掌握其要领。许多企业学习一门管理技术，开始时轰轰烈烈，不久就兴趣索然，最后偃旗息鼓。往往只有个别能够坚持的企业才能取得成功。

d）供应商认为8D需要进行挖根寻源，彻底整改，靠自己现有能力无法操作，还不如“四步骤”干净利索。

在实际工作中，采用8D方法解决采购管理问题十分有效。

大多数汽车厂的采购部门都使用这个工具，当发现供应商有延迟交付、物流事故、风险隐患时，都要求供应商在24小时内提交8D报告。使用这个方法，发现供应商问题的根本原因所在，评估供应商采用的遏制和长期解决措施的有效性，这样能够防止问题的重复发生。然后根据提交的8D报告的整改情况考虑是否给予处罚。

对供应商来讲，被客户强制使用8D方法，它们只得依靠自身努力，按照8D步骤找到自己管理问题的原因所在，进行整改。这么做既满足了客户的需求，减轻或者免于处罚，又提高了自己的能力，从中受益。

因为实际工作的需要，笔者既要在发生问题时，向客户采购提交8D报告，也会让供应商向企业采购提交8D报告。我深深体会到，做一份切实有效的8D报告的确不容易，我们企业采用了接受外训的方法，不断派出管理部门的人员接受培训。

同时，又对供应商进行集体与个别的分层培训。经过较长一段时间的反复培训与实际操作，大部分采购供应链的工程师才掌握8D工具，并在采购管理中得到普遍使用，从而大大降低了采购供应链问题的发生频率。凡使用8D方法的企业大都有类似的经历。

据此，我们可以清楚地看到，8D可以在采购管理中发挥出卓有成效的作用。要在采购管理中使用8D方法，我们需要注意以下四点。

第一，要认识到8D方法在改善采购管理中的重要作用。

第二，要花时间进行学习与培训，并加以实践。

第三，要持之以恒，不能奢望一蹴而就。只有这样才有可能掌握这门有用的管理技术。

第四，在自己掌握的同时，我们对供应链伙伴进行培训与指导，让他们也能使用8D工具，这样有助于整条供应链的协同发展。

我们应该提倡，在采购管理中普遍使用8D或者类似的有效工具，提高采购人员的能力，不断改善采购管理，以实现采购供应链的平稳性与有效性。