2.1 了解制表大环境

在工作中很多人接到领导要求制作一个表格的任务时，不管三七二十一直接开始做。费了很大力气，花了很长时间，结果往往不满意，经常会返工或重做，不仅耗时费力，还有可能耽误重要事项的进度。通过对大量事例的总结和提炼，笔者归纳出3个方面的原因：表格设计权限不清、Excel版本选用不当、没有弄清楚数据来自哪里。下面具体展开讲解。

2.1.1 表格设计的权限有多少

在制作、修改、完善表格时，各位用户一定要知道自己的权限：自己能对表格的架构和数据做哪些修改或变动。对于公司固定架构的表格（通常是通用表格模板），通常情况下只能做数据内容的填写，至于格式、样式，如行高、列宽、字体、字号，特别是LOGO图片等，都不要进行任何修改，因为这是公司统一的UI样式，是由专业人员经过一系列设计后的最终呈现结果。这类属于绝对无权限，禁止做任何设计。如下图所示是一家公司固定的表格样式模板。

对于一些行业固定或规定结构的表格等只有部分修改权限，如资产负债表、经营报表和季度报表等，如下图所示。这一类表格可以对字体格式、边框样式、行高、列宽和底纹等进行修改。

怎样避免越权或越位制作、修改表格呢？除了靠记忆和常识判断外，还可以在动工之前问问相关同事或领导，明确自己能做什么，不能做什么，保证制作的表格权限适当，不做无用功。

2.1.2 选用哪个版本的Excel

Excel的版本有很多，之所以要让大家在制作表格前先确定选择哪个版本的Excel，有两个原因：一是了解领导或客户能够打开的版本或公司内部通用的版本，防止Excel版本过高，对方无法打开的情况发生（当然，也可以通过保存版本类型转换，但不能保证所有的表格样式、对象没有丝毫变化）。二是根据制作的表格内容选择合适的Excel版本，版本越高的Excel，智能化越高，新功能越多，能将低版本复杂的操作变得简单，如制作瀑布图表，低版本的Excel会用到十多步烦琐操作，而高版本的Excel，如Excel 2016两步就能完成（如果担心高版本制作的表格样式或图表等保存为低版本对象出现丢失或变化，可将其发布为网页、PDF，或用低版本Excel打开降级的表格，检查并将变化的对象进行修改、完善）。

2.1.3 知晓数据从哪里来

数据是表格的灵魂，没有数据的表格也没有实际存在的意义。所以，输入表格数据是必不可少的操作（虽然有时会出现延后或暂时空缺）。除了那些必须全新手动输入的数据之外，如每日生产数据、开支数据，其他数据最好在制表之前了解清楚可以从哪里得到。

在职场中，数据来源的方向有这样几个：网页抓取、数据库导入、从其他文件中复制、使用公式引用或计算而来。作为一个成熟的表格制作者，在设计表格前，应想想数据从哪里来，甚至是了解渠道和对应的方法，如房地产数据分析专员，需要对某一地区的市场数据进行分析，他就需要了解是否已有市场数据，如果没有，则需要在哪些网页中进行抓取，顺便了解需要哪些技术、人员和工具等，从而保证表格数据的准确。