第二节　党政公文的体式规范

公文的体式，是公文的整体布局、外观形式，具体包括公文各个组成部分的排列顺序、位置和标注等程式。严格按照规范体式拟制公文，是保证公文质量，提高办事效率，便于处理和存档的需要。党政公文的体式一般包括公文的文面格式和公文的排版形式两个方面。

一、公文的文面格式

公文的文面格式，是指构成公文的结构要素及其在文面上所处的位置和书写要求。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，党政公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

公文文面格式的各要素可划分为版头、主体、版记三大部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线以下（不含）至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下的部分称为版记。页码位于版心之外。

（一）版头

版头由公文份号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个部分构成。位于公文首页上方，占三分之一的位置。

1．份号

这是指公文印制的份数序号，即将同一公文印制若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字顶格标志在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限

秘密等级是公文保密程度的一种标志。国家规定，保密文件分为秘密、机密、绝密三级。密级不同，文件发放、传达、阅读的范围也就不同。涉密公文应当在版头左上角第二行顶格标注密级和保密期限，二者之间用“★”隔开，保密期限用阿拉伯数字标注。

3．紧急程度

这是对公文送达和办理的时限要求。党政公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标注紧急程度，应顶格编排在版心左上角、密级和保密期限下方位置。

4．发文机关标志

这是表明公文的作者，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。居中排布，套红印刷。联合行文时一般应遵循党、政、军、团的顺序；如是同一系统内的平级机关，则主办机关排列在前，“文件”置于发文机关右侧，上下居中排布。

5．发文字号

这是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。公文拟定发文字号的作用有两点：一是统计发文数量，便于文书管理；二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。发文字号由机关代字、年份和序号组成。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精练、最集中的概括。年份、序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。发文字号居中编排在发文机关标志下方。如是联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。

6．签发人

这是指代表机关最后审核并批准公文向外发出的领导人姓名，其作用在于对公文的制发和内容负责。签发人只适用于上行文，其书写位置平行排列于发文字号右侧。发文字号左移，居左空一字，签发人姓名居右空一字。

（二）主体

主体是公文的主要写作部分，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注组成。

1．标题

标题是公文的眉目，在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排列。公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素构成。事由必须简明扼要地概括公文的主要内容，用介词结构“关于……的”进行表述。文种要根据行文目的、行文关系和内容需要准确选择。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在具体写作中，根据实际情况的需要，公文标题的组成内容还可用省略式，即除文种外，可根据行文情况省略其中一两项。

2．主送机关

指公文的受理机关，即要求主办或答复事项的单位。要求使用全称或规范化简称，位于标题之下居左顶格位置，最后一个机关名称后加冒号。上行文一般只有一个主送机关，不可多头主送，如需同时报送另一上级机关，可用抄送形式。

3．正文

这是公文的核心部分，反映公文的具体内容，传达制发机关的行文意图。不同文种的正文写法、要求不同，总的要求是：符合党和国家的法规、政策，有的放矢，逻辑严密，文字简练。

4．附件说明

适用于有附件的公文。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，附件说明只用以说明附件材料的顺序号和名称。在正文下一行左空二字标注“附件”，后标冒号和附件名称，名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。

5．发文机关署名

附件说明右下方落款处署上制发机关的全称或规范化简称。联合行文时，应写上所有联合发文机关名称，主办机关排在最前，其余发文机关依次向下编排。

6．成文日期

这是指公文的生效时间。确定成文日期，以机关负责人签发的日期为准，联合行文则以最后签发机关负责人的签发日期为准，经过会议通过的，以会议通过日期为准。成文日期标注在发文机关署名下方，用阿拉伯数字标全年、月、日，月、日不标虚位。

7．印章

印章是机关职权的象征，是公文生效的标志。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使其位于印章中心偏下位置，印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内。印章与正文必须同处一页，不得采取标志“此页无正文”的方式处理。

8．附注

附注一般是对公文的印发传达范围、使用时需要注意的事项等情况的说明。例如“此件发至县团级”、“此件可登报”等。公文如有附注，居左空两字并加圆括号编排于成文日期下一行。

（三）版记

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期。

1．抄送机关

这是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称或规范化简称，位置在印发机关和印发日期上一行，左空一字标注“抄送”，后标冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后加句号。

2．印发机关和印发日期

印发机关指负责制发公文的办公部门，印发日期指公文印制的时间。位置在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。

版记部分各要素要加印与版心等宽的分隔线，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

附：党政公文的文面格式示意图：

二、公文的排版形式

公文的排版形式，是指公文的结构要素在公文版面上的标印格式，即公文的外观形式。包括版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。总的要求是：公文页面整洁美观，看上去清新悦目。

（一）用纸规格

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

（二）排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可以作适当调整。

（三）书写格式

公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（四）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm。

（五）装订要求

公文应左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当做到：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马钉钉锯均钉在折缝线上，平钉钉锯与书脊间的距离3mm—5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。