看清时间问题

谁都知道“时间就是效率”“时间就是金钱”“时间就是生命”……但是，有的人将时间变成效率、变成金钱、变成丰硕的成果，而有的人只是凭空慨叹时光飞逝。其实，前者和后者一样——每个人每天都只有24小时，而导致结果反差如此之大的原因，则在于二者是否有效地利用了各自所拥有的24小时。

为什么要自省

在回答这个问题之前，我们先来讨论一下时间这种资源的属性。一位哲学家曾这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性。”时间作为一项特殊的资源，它的独特性体现在四个方面。

无法蓄积：时间无法像人力、财力、物力和技术那样被储藏。无论行为者是否愿意，他都必须消费时间。

供给毫无弹性：时间供给量固定不变，每天都是24小时，不会增加或减少。

无法取代：时间是任何活动所不可缺少的基本资源，因而无法被取代。

无法失而复得：时间的丧失是永久性的，任何人无力挽回。

然而，由于时间的独特性，与其他资源相比，它更容易被我们忽略：每天由24小时组成，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，每天总计8.64万秒。很明显，这是一笔巨额的财富。然而，这笔财富一旦未能被好好使用，必然会被白白浪费。

算一算你人生的余额。

假如人生只有900个月，画一个30×30的表格，一个格代表一个月，你的人生过了多少个月就涂黑多少个格，那么你的全部人生基本上都在这一张白纸上了。

你的人生还剩多少？

如果你每天陪父母，那么你还可以陪父母多少个月？

如果你一个月见父母两次，那么你还可以陪父母多少个月？

如果你一年见父母一次，那么你还可以陪父母多少个月？

假如你今年30岁，你的父母50岁，那么你的人生余额以及你还可以陪伴父母的时间如图1.1所示（表示你已经走完的人生；表示如果你每天陪父母，那么你还可以陪父母的时间；表示如果你一个月见父母两次，那么你还可以陪父母的时间；表示如果你一年见父母一次，那么你还可以陪父母的时间）。

谁都不希望白白浪费自己的时间。因此，我们需要自省，以此发现自己在时间使用上是否存在问题。有人曾粗略地统计过一个活到73岁的人对时间的使用情况，如表1.1所示。

这组粗略统计的数据，让人们感到了日常管理时间的重要性。在事业上取得卓越成绩的人更明白时间管理的重要价值，他们个个都是时间管理专家。

1987年，任正非在深圳创立了华为。30多年来，他的成就引人注目：华为从一家不知名的小企业成长为全球领先的ICT（信息与通信技术）基础设施和智能终端提供商。华为的成长离不开任正非的专业管理精神，其中除了计划、组织、授权、激励、评价和控制等企业管理方法，还包括良好的时间管理理念。

2019年2月19日，任正非在接受美国CBS（哥伦比亚广播公司）的采访中说道：“每天早上，我7时30分吃完饭就到公司上班；8时到9时是我精神状态最好的时候，我就用这段时间来修改和签发文件；从9时上班到中午都是我精神状态比较好的时候，我就开会、听汇报；到下午，我觉得状态差一点了，就喝一杯咖啡，跟大家座谈，听听大家有什么批评意见。”任正非通过在不同的时间段为自己安排不同类型的工作来提升时间的使用效率。

除此之外，任正非也经常向华为员工强调时间管理的重要性，并为员工开设时间管理培训课程，强化员工的时间管理意识。从任正非身上我们看到，良好的时间管理是正确管理的基础。

然而，从时间的四个独特性上我们同样可以看到，时间管理的对象不是“时间”本身，而是面对时间所进行的“自管理者的管理”。所谓“自管理者的管理”，就是从工作者个体出发，由其主动引进新的工作方式，养成有益的时间管理习惯，包括制定目标、周密计划、自我约束，然后再通过自我评估来发现自己在时间管理上的不足，并提出改善措施。这样才能确保时间使用充分得宜，提高工作效率，为企业创造更多价值。这也是自省的根本目的。

自省什么

我们都知道，自省是为了充分利用时间，提高工作效能。那自省的内容是什么呢？现代人常常以错误的方式运用时间，所以在不知不觉中事倍功半、适得其反、大把地浪费时间，工作效能自然是难以得到提升的。因此，我们必须时常自省：自己是否浪费了时间，一些常见的时间浪费现象是否频繁出现。常见的时间浪费现象有以下六种。

效率不彰的时间浪费：做事的时间可缩短而实际上未被缩短，就是效率不彰。例如，打电话或开会时，若是毫无目的、时常跑题，无形中就会拉长时间；反之，若能言简意赅、集中处理问题，则可省下不少时间。

不珍惜小额时间的时间浪费：例如，用于等待的时间（等人、等车、等电话等），因为时间短（少于半小时），一般人都以空等来度过。其实，这类小额时间累积下来也颇为可观。

情绪不佳的时间浪费：事情不顺利或失败时，会使我们产生惋惜、愧疚、后悔等消极情绪，若不及时控制这些消极情绪，及早转换心情，就会在情绪上浪费许多时间，从而拉长了做事的时间。

不专心的时间浪费：若做事一直不能静心，易被琐事分散注意力，时间就会很快流逝，结果一事无成。例如，有些人工作时喜欢闲聊，这就是分心的表现。

包揽工作的时间浪费：自以为万能的管理者或员工时常会干涉及指导他人（别人并未向他求助），或者将他人的工作揽到自己身上，结果把自己弄得很累，同时也剥夺了他人尝试及修正的机会。

随意出借时间的浪费：当他人请求帮忙时，许多人既不甘为人跑腿，又担心说“不”会得罪人，只好任人掠夺自己的时间。

问题源于何处

我们在实际工作中很容易遇到上述的时间浪费现象。那么这些时间浪费现象是如何出现的，是什么原因导致其发生的呢？一般说来，时间管理不善主要源于五个方面，下面我们一一加以阐述，并给出改进建议。

（1）工作计划不足

事先拟订计划能为工作的实施带来诸多好处，但有些人可能从来不做计划或不重视做计划，这无外乎以下原因：过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；计划与实施之间极难趋于一致，所以对计划丧失信心；即便不做计划，也能产生可见的实效；未掌握制订计划的方法。

在华为，员工非常注重工作实效性问题。任正非强调，只有精确地计划，项目才能依据计划顺利进行，才能最高效、最省力地完成工作，得到最佳的工作成果。因而，华为人非常重视工作计划的制订过程：一是制订年、月、周、日的工作计划，有效地保持对执行计划的控制，并罗列一份主要待办事项清单；二是合理地安排最主要的工作、解决最关键的问题，以部分工作的合理安排来带动其他工作的按时完成；三是周密地部署工作，确定实现工作目标的手段和方法，确定目标的实施步骤。

2014年，华为第一次接手西欧五大国的网络项目，而且是德国电信集团本国子网的搬迁项目。这个项目有着不可忽视的市场地位。华为项目组为了完美交付这个项目，从项目准备到项目交付精心谋划了多时，最终在两年内完成了总数达1.2万个物理站的搬迁任务。这个看似会有许多困难和突发问题的项目，就在悄无声息中顺利完成了，并且在两年间没有发生一例终端客户投诉。

华为项目组在项目结束之后总结了成功的原因。原来在项目早期，华为项目组花了近半年的时间和客户一起讨论交付策略和流程，并开了上百次技术澄清会沟通主计划和技术方案，计划的每一个细节都力臻完美。曾经有一个HLD（概要设计说明书）文档因为客户对其中一个环节不是很满意，华为项目组前前后后修改了10多遍。这样严谨细致的策划最终换来了高质量、可持续的搬迁流程，在交付过程中，99％的操作都是依据项目计划无偏差地执行的。

这种将制订工作计划当成工作的一部分去认真执行的做法，使得华为项目组能够以最快的执行速度完成项目工作。正如本田宗一郎所说：“行动快的人不一定是第一个完成任务的人，准备工作做得最充分的人才是工作效率最高的人。完善的计划加上坚决的落地执行，一切自然也就变得顺利了。”

（2）组织工作不当

组织工作不当主要体现在四个方面，即工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续。当组织工作中出现这些问题时，势必会浪费很多时间，那么，我们应当采用哪些方式对这些问题进行处理呢？

第一，接受请托。接受请托前先问自己：这种请托属于我的职责范围吗？对实现目标有帮助吗？如果接受它，我将付出什么代价？如果不接受它，我将承担什么后果？经过一番“成本效益分析”后，再进行取舍。

第二，利用资源。从相关部门或人员手中获取所需资料的方式，既节约了时间，又保证了信息的正确性。例如，如果想了解某产品的设计缺陷从而进行改进，不妨直接与设计者沟通。

第三，授权。将主要的精力和时间放在更重要的事情上，不在无关紧要的小事上浪费精力。管理者还应学会适当授权，给自己更多的时间进行思考和决策。

（3）时间控制不力

在时间管理上最大的恶习就是拖延。人们容易落入某些陷阱，比如习惯于拖延时间，不擅于处理不速之客或电话的打扰及被“会议病”所困扰。

对于这类问题的处理，应主要从培养个人紧迫意识、保持工作节奏、克服决策犹豫等方面着手。我们将在下一节详细阐述。

（4）整理、整顿欠佳

当管理者或同事向你索取物品时，你是否能在第一时间给出？当需要参阅一份资料时，你是否要将所有文件夹、资料柜逐个翻遍才能找到？如果你回答“是”，那么你肯定在无形中浪费了很多时间。

其实，仅仅通过整理和规划办公区域即可显著提高个人的工作效率。如果一个人的办公区域一片狼藉，而他声称自己清楚所有物品的摆放位置，那么他势必要耗用大量的脑力来记忆物品摆放位置，从而分散了本应投入到工作中的精力。如果能够将所需要的文件、材料等物品分门别类地放在固定的位置，将工作手册或必需的参考资料放在便于取用的抽屉中，将其他暂时不用的文档全部放进资料柜，那么工作起来就会非常方便，也就节省了时间。

华为将5S现场管理法[1]作为最主要的办公室管理助手。

整理：将要的东西与不要的东西彻底分清楚，并将不要的舍去。

三清原则：清理、清扫、清爽。

整顿：在了解安全、品质、效率的情况下，将需要的东西以最简便的方式摆放，一目了然。

三定原则：定位、定品、定量。

清扫：经常打扫、保持干净，营造没有垃圾、污垢的办公环境。

三扫原则：扫漏、扫黑、扫怪。

清洁：维持整理、整顿、清扫的成果。

三持原则：维持、保持、坚持。

素养：遵守已规定事项，养成良好的习惯。

三守原则：守时间、守标准、守规定。

华为要求无论是在办公室里还是在车间里，各种用品均需摆放整齐、准确标识，做到一目了然。同时要求对所有的纸质文件进行电子版本备份，并将不需要的文件集中删除，节省可用空间，提高文件查阅速度。

林周（化名）是华为的一位科研人员，他说：“曾经以为在杂乱无章的环境中我能够更快地完成工作，并找出各种借口向领导说明‘整理’给我带来的负担和时间浪费；但是领导不为所动，坚持要我整理好，否则将按照公司规定对我加以处罚。当我‘被迫’开始整理后，我发现我的工作效率确实大大提高了，因为我再也不用为找东西而花费那么多宝贵的时间了。”

（5）进取意识不强

一些人对工作时间的白白浪费毫无感觉，工作态度消极，做事拖拉，喜欢找借口推脱工作，做白日梦，在工作中闲聊。出现这些问题的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真的态度。

华为的技术发展迅猛，销售能力强大，主要源自华为的“狼”性文化对员工的影响，公司从上到下所具有的危机意识激励着华为员工积极进取，把握住手中的每一分钟。

时间对于每个人都是公平的，关键看你怎么选择。任正非说过：“在马赛马拉的草原上，你只有比别的羚羊跑得更快，才有可能生存。”在职业竞争中，你同样需要这样的决心和勇气。因此，我们对时间的感觉不应始终处于迟钝状态，觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务；而应时刻自我反省，找到自己时间管理失利的根本原因，这样才能避免因丧失极为宝贵的机会而被淘汰！

[1]5S现场管理法：现代企业管理模式，5S即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）。5S现场管理法起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日本企业独创的一种管理办法。