2.1 党政机关公文的文种
选准文种，是公文规范化的重要内容。乱用文种，就违反了公文规范化的要求。
所谓文种，即公文种类的简称，就是在写作与处理公文的过程中，把性质和用途相同的公文归为同一种类，并用固定名称来规范每一种公文。不同的文种反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种文种的界限，并正确地使用文种，对于做好公文处理工作具有重要意义。
也就是说，一份公文的文种并不是随意确定的，而是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系，以及发文的具体目的和要求确定的。各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性质和作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。
因此，在撰写党政机关公文时，必须严格按照《党政机关公文处理工作条例》的规定来准确选择和标注文种。
正确选择并在公文上标注文种，有利于公文的形成和办理，有助于维护公文的严肃性和有效性。在处理公文时，对于不同的公文有不同的处理方式。正确地标注文种，可以使处理公文的人员快速地根据文种的名称正确地处理公文。如果文种名称的确定和使用不当，可能会出现越权等错误，给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。
2.1.1 准确选择和使用文种
文种的选择和使用，必须根据国家法律法规的规定和要求来确定。《党政机关公文处理工作条例》是撰写公文的法规性文件，所以在撰写公文时，一定要根据《党政机关公文处理工作条例》的规定来选择文种，不能随意使用别的文种，也不能随意将文种加以合并。
文种的选择和使用，要根据发文机关的职能权限来确定。对于使用什么样的文种来行文是有条件要求的，发文机关必须使用与其地位和权限相符合的文种，不能随意乱用，更不能超越自身权限使用。
例如，命令（令）是具有指令性质的文件，在实际工作中，只有国家的高级领导机关、军事机关才可以使用，倘若某一基层单位也可以发布命令（令），它就失去了严肃性和应有的作用。
文种的选择和使用，应该根据行文隶属关系或者业务关系来确定。一个机关如何发文，是由这个机关所处的组织系统决定的，而在其所处的组织系统内，又由相互之间的隶属关系或业务关系的职权范围来决定。具体来说，当收文机关是上级组织时，在文种的选用上只能采用请示、意见、报告；当向自己下属组织发文时，一般应该选用通知、决定、决议、意见、通报、纪要等文种；当公开向社会群众发布某一周知或应当遵守的事项时，应选用命令（令）、公告、公报和通告等文种；当向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要使用函。
文种的选择和使用，应该根据行文的目的和要求来确定。公文的主要功能是上传下达，所以在行文时，应选用最有利于表达和实现行文目的、行文要求的文种。例如，行文目的是请求上级给予指示、帮助和支持的，应用请示；行文目的是向上级汇报工作、反映情况的，应用报告；行文目的是推动、指导下级工作的，应用意见；行文目的是告知下级某一事项的，应用通知；行文目的是商洽、联系、询问某一事项的，应用函。
总之，选用文种应该慎重行事，切不可随意而为。撰写人员只有把发文机关的行文目的、职责权限、与主送机关的行文关系，以及所选用文种的使用规定、使用习惯等因素综合起来考虑，才能准确无误地选择和使用党政机关公文的文种。
2.1.2 正确区分容易混淆的文种
在党政机关公文中，有一些文种的名称、性质、作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度。为此，要准确地使用公文文种就不能不注意对近似文种的辨析。
1.公告、通告
这两个文种近似在“告”字上，均属于告知性文种，均可以通过报纸、广播电台、电视台或者在社会上张贴等方式加以公开发布。它们的不同之处在于：
从发文机关来看，公告的制发者主要是党和国家的高级管理机关，而各级党政机关、党群组织和企事业单位都可以使用通告。
从发布的内容来看，公告内容的重要性大于通告，是郑重宣布重大事件、重要事项或法定事项的；通告则主要用于发布应当遵守或周知的事项。
从作用来看，公告具有法定权威性，往往具有法律效力和行政效力；通告只对一定范围内的收文机关、单位或个人有约束力，并且只具有告知性和知晓性的作用。
2.请示、报告
请示与报告同属于上行文，有时候会被混用。那么，如何才能避免混用这两个文种呢？
从呈报的时间来看，请示是事前行文，而报告则是事后或者工作进行中的行文。
从主送机关来看，请示只写一个主送机关，并且需要逐级上报，而报告有时可以送往多个机关。
从内容来看，请示是向上级机关进行请求、批准，主要是对下级机关无权或者无能力解决的问题向上级机关请求指示，而报告则是向上级机关反映情况、汇报工作。
从收文机关的处理方式来看，请示属于办件，收文机关要及时处理，并对发文机关进行答复，而报告属于阅件，不需要收文机关进行答复。
3.决定、决议
决定与决议的相同之处在于它们都有规范、制约和指导的作用，其区别主要表现在以下几个方面：
从发文机关来看，决议是由党政机关通过会议发布的，不能以机关的名义发布，而各级领导机关或机关、单位的领导机构都可以发布决定。
从作用来看，决定通常带有指令性和指导作用，而决议有多种作用，既有指令性，也有说理性，甚至有对人和事的评价。
从发文过程来看，决定既可以由会议讨论通过，也可以由领导机关或机关、单位的领导审定签发，而决议必须经全体会议或者代表大会通过才能生效。
从内容来看，决定是对某一方面或者某一领域的重大行动做出安排，而决议是对一个系统或单位的重要决策事项。
从写作格式来看，决议是在标题下面标注通过此决议的会议名称和日期，结尾不再标注，而决定是由领导人签发的，在结尾要写明发文机关名称和成文日期。