前言

曾经有一个从事行政管理工作的朋友向我诉苦，他说：“我的部门在企业中很没有存在感，企业从高层到基层几乎都很容易忽视我的部门。”

我说：“这不反而证明你的部门很好地完成了工作吗？”

他吃惊地看着我说：“你是在开玩笑吧？没有存在感怎么能说明我们的工作做得好呢？”

我说：“行政管理工作本身就应当‘润物细无声’。行政管理部是企业的后台支持部门，很难像业务部门那样展示自己的成绩。很多时候，企业经营平稳，没有出现各类影响正常运营的问题，员工没有明显的不满意之处，这就是行政管理工作的成绩。如果行政管理人员每天都在处理应急问题，存在感特别强，反而说明平时的预防工作没做好，工作质量不稳定。”

鱼感觉不到水的存在，但水是鱼赖以生存的基本环境；人感觉不到空气的存在，但空气是人不可或缺的基本生存条件。不同的生物需要不同的生存环境支持，环境往往不容易被生存在其中的生物所感知，但这并不代表环境没有价值。

企业中的行政管理工作也给企业全体员工创造了一种工作环境，让员工在这种工作环境中创造岗位应有的价值。如果没有工作环境的支持，员工很可能被各种因素拖累，无法把精力集中在工作上。

有一次我胃病发作，被迫放下手头的工作到医院检查。这时我才想起来，世界上有医院这样一种机构。当人们没有需求时，不会主动去医院；但当人们病了之后，第一时间想到的就是医院。医院就是一种平时没什么存在感，而且对于个体来说，希望它永远不要有存在感的机构。因为没人喜欢去医院看病。

企业中的行政管理部正是这样一种平时没什么存在感的机构。当企业正常运营时，很少有人会主动想起行政管理部的存在；但当办公室卫生差、食堂饭菜不好吃、住宿环境差、会议组织不力等问题出现时，就要找行政管理部了。

所以，不论是行政管理工作还是行政管理部，都是越没有存在感，反而证明工作做得越到位。当然，行政管理绝不是因为不做事才没有存在感的。正是因为行政管理人员做了大量的基础性工作，行政管理的根基稳固了，工作环境才不容易出现问题，才会达到这种没有存在感的境界。不然的话，行政管理的工作人员一定会天天“救火”，疲于应付各种突发状况。

在我的社群中，有人问过这样的问题：做行政管理工作的人员，就是文员吧？做行政管理没什么前途吧？年轻人不应该从事行政管理工作吧？

我认为这些都是对行政管理工作的误解。行政管理工作并不像表面上看起来得那么简单，只是没有技术含量的事务型工作，而是包含大量工作内容的管理型工作。会有这样的偏见也许是因为很多从事行政管理工作的人都是从基层开始做起，长期从事着大量的事务型工作，没有感受过行政管理工作中偏管理的那一面。

实际上，正是行政管理工作中偏管理的那一面决定了事务型工作的内容；正是那些管理型工作决定了企业的工作环境会被塑造成什么形态；正是行政管理中的顶层决策和规范做法体现了行政管理在企业中的真正价值。

就算行政管理人员像很多人说的，就是文员，但文员也分大文员和小文员。就像那个著名的“九段秘书”，同样是秘书岗位，有的人月薪5000元（一段秘书），有的人月薪5万元（九段秘书）。所以行政管理工作绝不是简单的工作，也绝不是没有前途的工作，更不是不值得年轻人从事的工作。

同样的岗位，薪酬却不同，差距在哪里呢？

差距在于：行政管理工作的段位越高，越偏重于管理型工作，和企业的经营发展关系越紧密，价值越高；段位越低，越偏重于事务型工作，和企业的经营发展关系越疏远，价值越低。

那么，如何提高行政管理工作的段位呢？

针对如何做好行政管理工作，我总结了企业行政管理过程中能够用到的、价值较高或经常出现问题的关键点，形成本书。希望本书能够让读者的行政管理工作的段位提升、价值提升，从而获得更好的职业发展。

最有效的学习是通过解决问题来学习。建议读者拿到本书后，不要马上从头看到尾，而是先带着问题，找出自己最薄弱的环节，查找本书中的操作方法，根据企业的实际状况，思考、制订、实施和复盘解决方案。

当具体的问题得到解决后，读者可以由问题点切入，查找知识点；由知识点延伸，找到流程线；由流程线拓展，发现操作面；由操作面升华，全面掌握整个行政管理的建设和实施方法。这时候再从整体出发，自上而下地看问题，又会有新的、更深刻的认识。

由于行政管理相关的法律、法规等政策文件具有时效性，本书的一切内容都是基于书稿完成时的相关政策来编写的。若政策有所变化，可能会带来一些操作方法上的变化。届时，请读者朋友们以最新的官方政策文件内容为准。

祝读者朋友们能够学以致用，更好地学习和工作。

本书若有不足之处，欢迎读者朋友们批评指正。

本书特色

1.通俗易懂、案例丰富

读者拿到本书后能够看得懂、学得会、用得上。本书不仅知识点全面，而且包含丰富的实战案例，能够让读者朋友们快速掌握行政管理的操作方法，并能够有效地做好行政管理工作。

2.上手迅速、模块完整

本书把大量复杂的理念转变成能在工作中直接应用的简单的工具和方法，并将这些工具和方法可视化、流程化、步骤化、模板化。即便是初学者也能够快速上手、开展工作。

3.知识点足、实操性强

本书包含大量的行政管理知识点，知识点的选择立足于解决工作中的实际问题，尽量保证读者一书在手，从此行政管理无忧。

本书内容及体系结构

本书围绕企业行政管理过程中的核心管理领域、关键模块和经常出现问题的环节，总结相应的工具和方法，按照如下结构呈现内容。

第1章 行政管理概述

本章分成4部分。第1部分主要介绍行政管理简介，包括行政管理的价值、原则和角色；第2部分主要介绍行政部门的组织机构与职责，包括常见机构及其职责；第3部分主要介绍常见的行政管理岗位的职责，包括行政助理、档案管理和前台接待的岗位职责；第4部分主要介绍行政预算管理，包括行政预算的编制、执行和监控。

第2章 印章证照管理

本章分成2部分。第1部分主要介绍印章管理，包括印章的种类和用途、日常使用管理、借用和停用；第2部分主要介绍证照管理，包括证照的种类、办理流程、建档管理、使用管理和年审变更。

第3章 办公环境管理

本章分成3部分。第1部分主要介绍环境秩序管理，包括公共区域管理、个人办公区域管理、办公秩序管理；第2部分主要介绍办公礼仪管理，包括日常办公礼仪、来访接待礼仪和电话接听礼仪；第3部分主要介绍办公现场5S管理，包括5S管理概述、要点和注意事项。

第4章 员工食宿管理

本章分成2部分。第1部分主要介绍食堂管理，包括食堂的日常管理、设备管理、原料管理、卫生管理、卫生检查、投诉管理和工作考核；第2部分主要介绍宿舍管理，包括宿舍盘点统计、员工住宿申请、宿舍管理办法、宿舍内部管理、宿舍检查整改、租房补贴管理、宿舍物品管理。

第5章 企业会议管理

本章分成4部分。第1部分主要介绍会议筹备管理，包括常见会议分类、会议制度建立、会议主题确认、会议经费预算和会场选择布置；第2部分主要介绍会议期间管理，包括会议签到准备、会议纪律管控和会议纪要管理；第3部分主要介绍会后管理，包括会后工作检查、会议质量评估；第4部分主要介绍远程会议管理，包括远程会议选择、远程会议注意事项。

第6章 车辆物资管理

本章分成2部分。第1部分主要介绍车辆管理，包括车辆管理职责、车辆信息登记、车辆保养维修、车辆使用申请、车辆使用统计、驾驶员的职责、驾驶员的考核、事故违章管理、车辆费用管理；第2部分主要介绍办公物资管理，包括办公物品台账、办公物品采购、办公物品保管、办公物品领用、物品使用维护、办公物品报废。

第7章 行政人事管理

本章分成3部分。第1部分主要介绍员工入职管理，包括岗位描述写法、电话面试话术、面试提问技巧、录用通知模板、未录用通知书、入职登记表单、员工入职流程、签订劳动合同、入职风险防控；第2部分主要介绍员工在职管理，包括新员工培训、人事档案接收、员工试用管理、员工转正管理、在职证明模板、收入证明模板、员工投诉处理；第3部分主要介绍员工离职管理，包括员工辞职申请、员工离职交接、劳动合同到期、员工退休操作、劝退和辞退员工的方法、经济性裁员、离职证明模板、人事档案转出。

第8章 安全保密管理

本章分成4部分。第1部分主要介绍消防安全管理，包括消防安全要求、防火工作重点、火灾危机处理；第2部分主要介绍日常安全管理，包括生产安全管理、资金安全管理、内外防盗管理；第3部分主要介绍保卫管理，包括保卫工作职责、考核标准和工资制度；第4部分主要介绍保密和信息安全管理，包括保密信息分类管理、保密管理的措施、网络数据信息安全、保密与竞业限制协议。

第9章 法律事务管理

本章分成4部分。第1部分主要介绍法律事务管理概述，包括法律事务工作范围、法律风险防控体系；第2部分主要介绍经济合同管理，包括经济合同的签审、内容、履行和纠纷；第3部分主要介绍内部法律事务，包括知识产权管理、员工违纪处理、劳动争议处理、劳动争议防控；第4部分主要介绍常见法务文书，包括起诉状、申诉状、反诉状、委托书、担保书。

第10章 企业文化管理

本章分成3部分。第1部分主要介绍企业文化概述，包括企业文化的作用、特征和种类；第2部分主要介绍企业文化建设，包括企业文化的保障、结构、提炼和设计；第3部分主要介绍企业文化内化，包括企业文化的内化分工、传播和推广。

本书读者对象

企业行政管理的各级从业人员；

企业各级管理者；

各高校行政管理或人力资源管理专业的学生；

需要行政管理实战工具书的人员；

其他对行政管理工作感兴趣的人员。