关键2：规则清晰：设计规则
回想一下我们在这节开头所讲到的：像设计游戏一样设计任务。在游戏设计中，一定要让玩家尽可能边玩边熟悉、边发现新的游戏目标——如果游戏一开始就介绍过多的规则，往往会让玩家感到很崩溃。一般而言，一款游戏在最开始的规则和使用技能设定上都相当简单，随着技能不断解锁，规则也会不断增加，游戏的目标也会变得丰富起来。
如果你从一开始就把规则设定得过于复杂，例如，每天将所有的时间计划都定得满满当当、事无巨细，并且给出太多的约束，不准在做作业的时候玩手机，每天早上必须要坚持早读……那么你一定会无法适应，因为你还根本没有开始熟悉这款游戏，就一下子跳到最后一关，当然很容易就失败了。
清晰且简单的规则，是令你能坚持下去最大的外在驱动，而本质上，这个规则就是对自己的专注时间进行追踪、分类、排序。
让番茄工作法变得有用
番茄工作法是20世纪80年代由弗朗西斯科·西里洛提出的，它可能是这个世界上被使用最多的时间管理方法。如果你在苹果商店或者安卓软件市场搜索一番，一定会看见成百上千款“番茄计时”的软件。这种方法的规则十分简易，依照以下五个基本步骤执行：
第一步：决定待完成的任务。
第二步：设定番茄工作法定时器至25分钟。第三步：持续工作直至定时器提示，记为完成一个番茄。第四步：每完成一个番茄，短暂休息3~5分钟。第五步：每完成四个番茄，休息15~30分钟。
但恰恰是这个简易的方法误导了很多人。很多人在使用番茄记录法的时候常常会出现这样的情况，当自己完成了一个25分钟的番茄时间之后，便感到十分满足，于是放下手头的工作，准备开始短暂休息3~5分钟。但真正开始休息之后，却再也不愿意开始下一个“番茄”。可能因为玩了20分钟手机之后又突然想到还有一封邮件要回复，回复完邮件之后又记起来应该去喝一杯咖啡，一不小心因为咖啡撒了一点到桌布上，突然想到应该买新的桌布，于是在购物网站上搜索好看的桌布……
番茄工作法是有一个简单易用的规则，但这个规则却经常令很多人感到困惑。使用这种方法的朋友和我谈论起它的时候，有的人会和我说，“我知道按照这个方法下去一定会有效果，但是往往在进行到第四步（也就是短暂休息3~5分钟）之后，我就没能再坚持下去”；也有的人会和我说，当他正处在番茄时段，突然好朋友打来电话，他不知道应该如何处理：是接电话，还是直接挂掉？如果接电话的话，就不能按照番茄计时法工作了吗？
我听到很多这样的讨论之后，才意识到原来大家对于这种方法的误解这么深！在遵循番茄工作法的规则时，有的人花费太多的时间在寻找如何记录番茄的工具，而一旦使用这个方法失败，也无法找到真正的原因，于是只能换一个番茄计时软件，但仍然会陷入这样的困境；有的人选择完全照搬这种方法，但结果是当面对时间冲突（同时处理多件事情）的时候，他们会觉得更加无法掌控时间。
实际上，番茄工作法的核心规则并不在于用什么软件来记录番茄，也不在于到底是“番茄”计时还是“土豆”计时，而在于这个工作法背后隐藏的关于时间的法则——那就是设定单位时间，以单位时间安排任务，提高对时间的敏感度。
单位时间尺度是番茄工作法的核心：将所有任务都切分为一个一个的时间块，而不是笼统地进行一项任务。在番茄工作法里，被切分的时间块的时长是25分钟——实际上在这里，25分钟就是你高度专注的时间上限。但显然，这个时间长度并不适用于所有任务：有些任务可能在15分钟的时候你就会对它厌倦，也可能在完成另外一些任务的时候却可以坚持1个小时而不用休息。就拿我自己的经验来说，当我在构思一个策划的时候，可能并不需要25分钟的时间提醒，相反，当我把构思策划所需要的时间切分成一个个时间块的时候，我的思绪还会受到负面的干扰。同样，如果你是一名理科生，你在看数学的时候通常也会有这种经历：一个很难的问题，通常不只需要25分钟，它可能需要一个下午的时间才能解决，在这种情况下，番茄工作法就显得没有必要了。
但在其他一些任务中，番茄工作法就显得很有优势：比如当我背单词的时候，我完全可以预计到，我背100个单词平均花费的时间是25分钟左右，同时也知道记忆100个单词基本就是我高度专注的极限。如果我再背下去，可能会效果不佳，因此使用番茄工作法来监督和记录背单词的时间计划就很完美。番茄工作法适用于容易拆分、且有明确目标和界定的任务，但对于那些倾向于创造性的工作（比如在准备一次演讲，你可能随时都有新的想法加入；比如在写一本小说，随时都有可能出现新的灵感），番茄工作法就不再适用。
更关键的是，标准的番茄工作法假设的是25分钟是人高度专注力的上限，但不同的人专注度是不一样的。我更推荐大家的是，自己去了解自己的持续专注时间能有多少。当然，持续工作或学习1个小时，眼睛的疲劳和长期坐姿的疲劳也需要调节，所以一般就1个小时左右站起来望望走走，然后脑子里回忆刚刚做了什么内容，这也是符合遗忘曲线的时间（1个小时之后复习第一次）的，因此这个状态对于我来说比较靠谱。
但在这一点上，永远不要跟随别人的脚步。比如你自己的持续专注时间就只有20分钟，那你就设定在20分钟，假设你步子迈得太大非要设定在1个小时，那么完成一个番茄计时就很可能令你精疲力竭，丧失动力。选择适合自己的时间长度，然后完成一项任务之后，适当休息一下。如果你觉得疲惫，适当运动一下，比如做做基本的拉伸；如果你最近恰好在增肌，然后你也恰好在寝室学习，你可以顺便做20个俯卧撑；如果你最近恰好在练魔术，你可以运用这一段短短的时间简单地熟悉一下手法。
单位时间尺度的意义在于，让你对时间更为敏感。
如果你的时间是以月来衡量，你常常会想不清楚具体到某一天应该干吗——因为一个月可是有30天呢，似乎所有的事情都能往后拖；如果你的时间以天来衡量，那在某个小时你也常常会想不清楚具体应该干吗——因为一天有24个小时，现在少1个小时又算什么呢？
但如果当你的单位时间尺度变到1个小时或者25分钟，你将会很清楚自己要做什么——因为在这个时间区间里，你无法再逃避，你清楚地知道每一分钟的价值，每一分钟对于工作的意义是什么。
也就是说，当你在进行任何一项对时间不太敏感的任务的时候，都可以采用番茄计时法：它相当于一个沙漏的作用，随时提醒你“嘿，你看，这25分钟你总得做出点什么吧”！
本质上，它是把每个 Deadline（截止时间）细化到一个一个小的时间块，让你能够意识到每一段时间的价值所在。
不妨设想一下你可能遇见的所有生活场景，在什么情况下你才会对时间极度不敏感？如果让你完成一项费事的报告，可能你根本都不用提醒，就会时不时地看一下表——因为你可能会感到很难熬。那在这种情况下，你根本不需要计时器。
恰恰是当你在网络上和人聊天，无意间点开视频就一直顺着“视频推荐”往下不停看的时候，才最需要一个时间提醒：嘿，已经过去25分钟了，你应该做其他事情了！
因此，番茄工作法，不仅仅适用于任务，也适用于其他打发时间的事情。当你这样运用番茄工作法的规则时，你才真正把它变得有效起来。
TIPS:回顾一下，在采用番茄工作法的时候有哪些需要注意的地方？
如果你还没有运用过番茄计时，不妨从现在开始使用它来阅读完本书，这样你可以更好地了解你自己的注意力水平，从而更高效地完成其他工作任务。
四象限工作法
任务的分类和分块（也就是番茄工作法所运用的规则）同样重要。而关于如何分类，四象限工作法或许可以帮助你。
四象限工作法所采用的规则就是将工作任务从两个维度划分：是否紧急和是否重要。因此，这两个维度可以将任务分为四大类：紧急且重要的任务、紧急不重要的任务、重要不紧急的任务和不紧急不重要的任务。
比如一个准备考研的学生，目前他的专业课学习是紧急且重要的，他还有一份兼职写作的稿子明天就要交大概就属于紧急不重要的，而他想健身练出人鱼线就属于重要不紧急的。（当然这个划分并不绝对，如果他正在追一个姑娘，那可能练出人鱼线就是紧急且重要的。）
将什么样的任务划分在这四个象限中的哪个位置，并不是固定的，而是根据你当时具体的情况决定的。这也就是说，四象限工作法的划分需要你随着时间更改。你可以每一个月都将自己近期的任务这样分一次类，做成一个表格，最好将这个表格记录下来。这样在你无所事事的时候更容易提醒自己：“哦，我还有书要看，而看书这项任务已经被标记为紧急，我必须完成。”
四象限工作法让我们在规划的时候有了一个清晰的方向：面对一个比较长的规划，比如一周、一个月，甚至三个月、六个月的时间，我们根据之前估计的可支配时间，看看有多少时间是可用的。如果说番茄工作法是为让我们能够集中精力专注于目前的任务，四象限工作法则是让我们把较远的任务统筹起来的规则。如果我们计算了在一个月之内大致有多少小时是可用的，那就能先保证紧急且重要的任务在这些时间里被安排掉，再在紧急不重要和重要不紧急的事情里面挑选相对效益更高的任务安排掉，最后再考虑不紧急不重要的事情。
如果你下个月有一门很重要的考试，内容是8个章节，而根据你对自己的了解，这8个章节每个章节大概需要10个小时的学习时间。那么显然在这一项任务中，你至少要分配10×8=80个小时的时间。因为这门考试的重要性，目前来看应该算作紧急而且重要的任务。根据上一节你的时间记录所得到的反馈，你周一到周五每天的有效工作时间能有7个小时，而周末有8.5个小时，那么一周就有52个小时的时间，也就是说，在现在看来，这一项任务每周要分配20个小时的时间。为了保险起见，你就应该在最开始的时候安排25个小时/周，以防之后有临时事件发生。这也是你在安排任务时最需要注意的一件事了。当你对每一项任务都做出这样的分类，并且从长期目标再拆解到短期目标，那每天要做什么，完成多少进度，和其他不太重要的事情如何协调（例如朋友找你吃火锅，如果当天连这项紧急而重要的任务都没有完成，那最好的办法当然是先拒绝掉），这些问题就都可以获得解答。
更重要的是，当你在运用四象限工作法这项规则时，一定会注意到：自己有很多重要但不紧急的事情被荒废掉了。比如对于很多人来讲，学好一门外语（例如英语）就是一件重要但不紧急的事情——因为目前没有什么迫在眉睫的必要，只有当要准备四六级考试、托福的时候才突然意识到：如果早一点开始学英语该多好啊！
有一些任务需要长时间投入，因此在这个过程中这项任务几乎都处于不紧急的状态；但当它变得紧急的时候，你才会意识到这项任务如此重要，但又无法在短时间内挽回，最终只能懊悔“我要是早一点开始就好了”。
人们面临的最大困境之一就是短视。因为只能看到眼前一小段时间的利益，所以总是把紧急不重要的任务放在前面，当完成这些任务之后，便松了口气，觉得那些不紧急的任务，都可以一拖再拖，直到无法再拖下去为止，而运用四象限工作法正是要解决这个问题。
我们在运用这项规则的时候，千万要对重要但不紧急的任务重视起来：这一部分任务的完成，正是拉开同其他人的差距的地方。你把这些任务列出来（可能是学语言，可能是培养一门兴趣，可能是完成一个很难但很有意义的项目），并且一定要按照上面那个例子那样的办法，把这项任务所需的时间拆解，分配到每天的任务当中去，将这项规则和前面所讲的时间记录法结合起来使用，锻炼自己对于时间的掌控能力。
进阶规则：专注力排序
如果你对于时间的掌控能力并不太好，在学到了上面两种规则之后已经感觉“我在生活中真正运用起来很有难度”，那么我建议你跳过这部分的内容直接看下一节。正如刚才所讲的，在时间管理的过程中，你的技能不断解锁之后，再增加规则才不会使你感到疲惫。如果你盲目看了过多的规则而并没有进行任何实践，这就像是一个毫无内功的人却一开始就依照着各种武功秘籍修炼，最终只会走火入魔。
当你已经可以把任务切割和分类的规则当作你的习惯时，你可以再回过头来阅读这一章的内容，那时候你才能有更大的收获。
热爱健身的人都知道在健身过程中有一个合理的健身安排相当重要。例如在健身的时候，如果你的主要目标是锻炼胸肌，自然应该设计很多和胸肌锻炼有关的任务。但胸肌并不适合天天练——肌肉是会疲劳的，间歇性的刺激反而是最有效的。因此在安排的时候，可能会在健身计划中搭配有氧训练，并且为了保证身材的匀称性也会锻炼其他的核心区域，比如背部、腹部以及腿部。例如你可以将背部和腹部一起训练，隔天再练习胸部，这样配合少量的有氧训练，效果可能更好。同样，时间专注也需要这样的锻炼和利用。
很多人的一个误区就是，在时间管理上往往只注意客观具体的时间。比如需要学习2个小时英语，恰好明天早上7∶30-9∶30估计有2个小时，那就学英语呗。
这样的安排问题在于：明天早上虽然有2个小时的时间，但可能并没有2个小时学英语的时间。
试想，如果你的专注力不强，刚起床的时候尤其容易分神，而且你又属于“看到英语单词就不太舒服”类型，那一大早安排学英语显然不太恰当，因为虽然有2个小时时间，但用这2个小时来学英语的结果将会是你浑浑噩噩地打发了2个小时，什么都没有记住。因此，关键的一点是你需要考虑清楚哪些任务是更加消耗你的专注力的，按照任务所消耗专注力的程度来排序，在考虑任务的时候，不仅要考虑时间的利用，更要着重考虑专注力的利用。
当你不仅从时间长度的消耗，也从专注力的消耗程度来考虑任务安排的时候，你对时间的利用效率会大大提升。不妨设想一下这两种情况：第一种情况是你在一天中最能专注的2个小时学习，而在最不能专注的2个小时收拾房间；第二种情况是你在最能专注的2个小时收拾房间，而在最不能专注的2个小时学习。虽然你同样花费4个小时的时间，但显然第一种的效果优于第二种。
更重要的是，按照这种排序，你可以找到很多更有意义的任务。在这里所讲的专注力消耗，其实是起始消耗——也就是当你启动这个任务的时候，所耗费的专注力的大小。
有一些任务虽然开始的时候不愿意做，但是一旦做起来又比较愉快。例如在 TED 上看一个演讲，可能最开始你宁愿刷朋友圈也不愿意看这个演讲，但一旦看起来却可能被演讲者所提到的观点深深吸引；而且相比刷朋友圈而言，看 TED 更能够提升自己（至少对于英语水平提升有帮助吧）。类似的比如写代码，很多时候是一直拖着不想写，但写起来又会觉得比较愉快。这些任务起始消耗的专注力强度大，但是却能够令你持续，也就是当你真正投入的时候却能够给你像“玩游戏”一样地快乐。
这就像高条件的放热反应过程，虽然要求的起始温度高，但是一旦开始就可以释放出更多的热量——这个“热量”就是指我们的专注力。
当你把不同的任务所需要的专注力排序的时候，要尽可能地去挖掘对你来说有放热反应的那部分任务。当然哪些任务是你的“放热反应”是因人而异的，千万不可以把我刚才列举的专注力排序中的任务直接运用到自己身上。你可以花半个小时，仔细思考一下从目前来看，到底有哪些任务是值得完成的？它对于专注力的要求怎么样？
在进行专注力排序之后，实际的任务执行也需要和四象限工作法的规则结合起来——这也正是我强调要先熟练运用前面的时间管理方法的原因。有一些对专注力的起始消耗大，但却能令你源源不断产生兴趣的任务，尽管它可能不是紧急的任务，你也可以把它放在紧急任务的前面；有一些任务尽管看上去很容易上手，但在过程中却不断消磨你耐心，这样的任务就应该排在相对次要的位置。
高阶挑战：解锁更多规则
如果你想要更进一步地利用时间，保持高效专注，那么制订专属于自己的规则当然是必要的。“专属”的规则制订并不是没有章法地随意设定，而是需要满足一定的条件，我把它总结为协调性原则、多路径原则和递增性原则。
协调性原则：如果时间管理的规则过于松散，自然起不到有效的指导作用；但如果你制订的规则一点变通的余地都没有，那么也不是好的规则。所以在设定规则的时候，应该让这个根据规则制订出来的计划有回旋的余地。
多路径原则：虽然规则是简明扼要的，但是设计出来的规则最好能够从多个角度实现目标。例如在考虑时间分配的时候，不仅要考虑时间的利用，也要考虑专注力的利用，更要考虑特定场合下资源的利用。
递增性原则：不要试图依照时间管理的方法，一下子就从一个特别没有规划的人变成第二天就能把工作计划得细致入微的人。这样做一定会适得其反，让你根本没有心情继续下去。不要一次性实践所有的方法，而是应该一点点去尝试，当以前的规则变成习惯之后，再增加新的规则。
面对不同的情况，你自然会有不同的应对规则。在这里我和你分享一些我的办法，或许可以给予你一些启发。
任务被打断的应对规则：学会使用书签和收藏夹
在实现计划的时候，容易出现的一种情况是计划总被突发事情打断。如果是无法延后的事情，比如老板安排的即时任务，自然先去完成这个任务；但还有很多时候会出现“虽然可以延后，但延后的这个任务也挺重要”的情况。比如你在查阅资料的时候，突然发现另外一个很有意思或者值得探究的问题，但是它暂时和你要完成的任务不相关，那你就可能会很纠结：到底继续干手头的工作呢，还是被打断去做那件事呢？
这种时候，请一定要养成使用书签和收藏夹的习惯。书签的一个很重要的作用，就是记录下一些零碎的东西，防止被打断。多使用书签的好处在于，可以帮你过滤掉大量你其实并不需要浪费时间在上面的知识。
一个最简单的例子是，如果你在网页上看到一篇很长的有趣的文章，最好的办法是直接收藏，然后关掉这个页面。虽然这个行为听上去很“偷懒”，因为很久之后你可能根本就忘掉了这篇文章而没有在收藏夹中把它翻出继续阅读，但恰恰是这种行为可以帮你筛除掉大量的垃圾信息。因为很多你收藏的东西，本来就是不重要的东西，只是一时兴起想要去了解而已。通过这种方式，你隔一段时间之后就会发现“其实这个资讯真的不重要，只是当时想随便看看”，那这个过滤就是很有效的。
我以前正是因为不会使用收藏，而在任务管理上做了很多错误的选择，看到无用的内容先看看，以此打发时间，而真正重要的任务却搁置一旁。真正应该做的收藏恰好相反：收藏起来的好处就是可以过滤掉一些无用信息，而不是把那些真正重要的任务搁置一旁，在无用信息的阅览中将重要任务忘得一干二净！
当刷到那种看上去很有趣的文章或者新闻推送的时候，曾经的我往往会读下去，而实际上往往读过即忘，反而打乱了我最初的计划。显然面对这样无效的信息输入，一定要记得使用刚刚的方法：先收藏起来。
对于重要的事情，千万不能只依赖于书签或者收藏夹，因为仅仅收藏起来多半会忘记它。我通常采用的做法是，额外加上一个备忘。按照我平时安排任务的办法，每天都预留了20%的时间作为备用任务的安排，我通常会在这个时间设置备忘。养成这个习惯以后，我就可以统一处理本来会打断我当天计划的其他任务，在保证每日计划按部就班的同时，也没有错过真正有价值的资讯。
碎片化时间的利用规则
碎片化时间的利用，可能是很多人都关心的问题：因为今天我们总是太忙，忙着上班，忙着完成报告，忙着加班……我们拼命想要挤出时间，但却发现我们最多的空闲时间，其实是在公交车上、地铁上，或者在等待会议的那部分时间里。
碎片化时间其实并没有那么碎片，真正碎片的，其实是我们在这段时间的专注力。例如当你坐地铁去上班或者去吃饭，在地铁上可能就有40分钟的时间。你通常会认为这样的时间很“碎片”，因为它看上去并不是一整块的时间，但却能让你持续学习40分钟，这其实的确是一个很长的时间了呀（按照标准的番茄计时，这已经接近两个番茄时间）。
因此我更愿意把碎片化时间称为碎片化的专注力。在我们等待公交或者在地铁上的这段时间里，我们根本不是因为时间太短而无法做很多事情，而是我们的专注力太弱而无法做很多事情。如果让你在办公室办公，这问题可能不存在，但是让你在拥挤的地铁上，在嘈杂的交谈声混杂着地铁报站声里，你却完全没有办法集中精力处理复杂的事务。
利用碎片化时间的关键，就是找到在这种场景下你的专注力足以应付的事情。具体方法有哪些呢？
1.完成简单的工作，去做并不需要太多精力就能完成的工作。
想要找到不需要太多精力就可以完成的事项，实际上就涉及我们上一环节说到的按照专注力排序——从那些对你来说专注力要求较低但又是必做的事项中挑一件完成。
如果你一下子想不到要做什么，你或许可以参考我如下的经验。
回复邮件：对于邮件较多的人来说一般都要留出处理邮件的时间。那自然可以把这部分时间挪到地铁上，这样为之后的事情省下更多的时间（如果你担心信号不好，完全可以把邮件都编辑好放在草稿箱里，到了办公室一键发送就好）；当然你也可以做整理文档一类的事，如果你经常用平板电脑办公或者看书的话，就可以趁这个时间整理已经看过的书、做好的笔记，等等。
另外，如果你还记得在“任务被打断时的应对规则”中提到，可以把不紧急也不重要的内容用书签标记，那么在碎片时间里，书签或者收藏夹的功用就可以发挥了。你可以在这样低注意力的情况下完成书签里的任务，而将之前专注力较高和整块的时间都留给较难的任务，这样就增加了时间利用效率。
2.扬长避短：利用场景优势。
人是一种特别依赖于场合的生物。比如你可能会在一个酒吧和朋友大谈情感问题，但是在教室里，尽管面对的是同一个人，你也会觉有些难以启齿。因此，你的任务安排可以和场景结合起来，避免场景带来的劣势。在地铁上，是什么影响了你的专注力，让人认为这个地方不适合看书和工作？影响因素无非是：人来人往，太嘈杂，看不进去书。那为什么一定要选择看书呢？听，会不会是一种更好的方式？
比如你可以把参加的知乎 Live 都放在地铁上来听，而不用回家专门再花时间。你也可以听 TED 演讲或者网易公开课，或者 Coursera，因为这类音频或者视频最能够抵御嘈杂的环境。
更进一步，你甚至可以运用这个场景的优势。如果你喜欢写文章、写小说，那在公交车站或者地铁站观察生活就是一个绝佳的机会。你完全可以去构想现在正在打电话的那位女士为什么蹙眉，她的神态有什么特点，这是积累素材的一个重要方式。你会发现，当你真正写作的时候，你待在家里构想反而耗时更长，那为什么不利用这个机会积累素材呢？
这些方法，需要你不断地使用，一段时间后你就不会觉得在碎片时间里无事可做。
3.多做回忆和整合的事情。
在碎片化的时间里，做回忆和整合相关的任务是不错的选择。就自己来说，我会回想前一天做的事情，这也是我从小养成的一个习惯。小时候，妈妈会让我在睡觉之前总结今天做了什么事情，当时主要是为了锻炼我语言和总结归纳的能力。在这个时间相当碎片化的时代，你可以把这个任务，变到早上等公车的10分钟，或者变成等早点的那5分钟。
总结：最近24小时我做了什么？思考：有哪些关键的事项是值得注意的？复盘和优化：我都用了什么方法？我都学到了什么？有什么办法可以做得更加好吗？
回忆和整合都是非常重要的能力，玩德州扑克的高手，每天都会记录自己的状态，失误的牌和原因。同样，股票交易员也有这样的素质，每天都会写交易日志。无论你选择这样类似于冥想的办法还是记录下来，最重要的是要保证自己有收获才行。
当你尝试去归纳整理的时候，或者反省的时候，往往会更集中注意力，一般来讲，用大块的时间来进行这样的行为比较浪费时间，这恰好就是最大化利用碎片化时间的方法。你去回想，去总结，这其实也是一个输出的过程——而当你在输出内容的时候，自然就保持了精力的集中。