1.2 编辑“演讲稿”文档

演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文档，常用于开业庆典、学术演讲和岗位竞争等公众场合。演讲稿的结构通常由称谓语、问候语、正文和结尾组成，它是进行演讲的依据，是对演讲内容和形式的规范和提示。因此，演讲稿不能出现字词错误、语句重复和语言表达不清等问题。本例将通过删除、移动、替换文本等操作修改素材文档，完成修改后，对文档格式进行简要设置，如字体和段落样式等。

1.2.1 编辑文档内容

输入后的文档，或通过网络等途径获得的文档，需要进行编辑修改，保证文档正确性，如打开文档、选择文本、删除文本、文本的复制和移动、查找和替换等。这些编辑方式是Word的基本操作，使用频率较高，下面将详细介绍这些操作。

1.打开文档

要查看或编辑保存在计算机中的文档，必须先打开该文档，打开文档可使用多种方法实现，如可以在保存文档的位置双击文件图标，也可以在Word工作界面中打开所需文档。下面以在工作界面中打开“演讲稿.docx”文档为例进行讲解，具体操作如下。

STEP 1 选择“打开”选项

1单击“文件”选项卡，选择“打开”选项；

2在“打开”界面中单击“浏览”按钮。

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STEP 2 选择打开文件

1打开“打开”对话框，首先选择文档在计算机中的保存位置；2选择需要打开的文档；3单击“打开”按钮即可将选择的文档打开。

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2.选择文本

选择文本是编辑文本过程中最基础的操作，只有选择了文本，才能对文本进行一系列编辑操作。在Word中，可以使用鼠标选择文档中的文本，还可以结合功能键选择文本。掌握选择文本的技巧可对文本做出快速选择，从而有效提升编辑效率。下面在“演讲稿.docx”文档中进行文本选择操作，具体操作步骤如下。

STEP 1 选择任意文本

打开“演讲稿.docx”文档后（素材\第1章\演讲稿.docx），在需要选择文本的开始位置单击鼠标左键后，按住鼠标左键不放并拖曳到文本结束处释放鼠标，选择后的文本呈蓝底黑字的形式。

STEP 2 选择整行文本

除了使用拖曳选择一行文本外，还可将鼠标指针移动到该行左边的空白位置，当指针变成形状时单击鼠标左键，即可选择整行文本。

STEP 3 选择整段文本

将鼠标指针移动到段落左边的空白位置，当指针变为形状时双击鼠标，或在该段文本中任意一点连续单击鼠标两次。

STEP 4 选择不连续文本

先选择一个文本，然后在按住【Ctrl】键的同时选择其他文本。

STEP 5 选择连续文本

将光标定位至所需文本前，按住【Shift】键并单击鼠标左键，可选择光标定位前后的连续文本。

STEP 6 选择整篇文本

在文档中将鼠标指针移动到文档左边的空白位置，当指针变成形状时，使用鼠标连续单击3次，或直接按【Ctrl+A】组合键选择整篇文本。

3.修改与删除文本

输入文本内容难免出现错误，为了保证文档的完整和正确性，需要将多余或重复的文本删除，将错误的文本修改为正确的文本。下面在“演讲稿.docx”文档中对文本进行删除和修改，具体操作步骤如下。

STEP 1 补充文本内容

将光标定位至第3行“竞聘”文本后，输入“销售经理”文本。

STEP 2 修改文本

1在“我的个人情况”下方的段落中拖动鼠标选择“水品”文本；2重新输入正确的“水平”文本。

STEP 3 删除文本

选择需要删除的文本，按【Delete】键或【Back-space】键删除。

4.移动文本

移动文本操作在编辑文本时的使用频率很高，当语句顺序出现错误时，可通过移动文本快速调整文本顺序。下面在“演讲稿.docx”文档中通过剪切和拖动鼠标的方式移动文本，具体操作步骤如下。

STEP 1 剪切文本

1选择“较强的沟通能力。”段落文本；2在【开始】/【剪贴板】组中单击“剪切”按钮。

STEP 2 粘贴文本

1将光标定位到“较强的执行力”文本前；2在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮，将段落文本移到“较强的执行力”段落的上一段，即先有沟通后有执行。

STEP 3 拖动鼠标移动

选择需要移动的“较强的沟通能力。”段落中的相应文本，按住鼠标向目标位置拖动，此时鼠标指针将变为样式。

STEP 4 查看移动结果

释放鼠标，则可将选择的文本移动到鼠标指针停留的目标位置，调整文本顺序。

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5.复制文本

移动文本用于调整文本位置，复制文本则用于将相同文本输入到其他位置，减少重复输入，而原位置的文本保持不变。下面在“演讲稿.docx”文档中进行文本的复制，具体操作步骤如下。

STEP 1 复制文本

1选择“通过以上三点”文本开头段落中的“如果我有幸成为销售主管，”文本；2在【开始】/【剪贴板】组中单击“复制”按钮。

STEP 2 粘贴文本

1将文本插入点定位到以“我会以人为本”文本开头段落的段首位置； 2在【开始】/【剪贴板】组中单击“粘贴”按钮。

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STEP 3 查看复制效果

完成粘贴后，可查看复制文本的效果。

6.查找和替换数据

在一个长文档中要查找某个字词的位置，或是将某个字词全部替换为其他字词，逐个查找并替换将花费大量的时间，且容易出错，此时可使用Word的查找与替换功能实现快速查找与替换。下面在“演讲稿.docx”文档中查找和替换“主管”文本，具体操作步骤如下。

STEP 1 打开“查找和替换”对话框

1将文本插入点定位到文档的开头位置；2选择【开始】/【编辑】组，单击“查找”按钮右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“高级查找”选项。

STEP 2 查找文本

1单击“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入查找内容，这里输入“主管”；2单击“查找下一处”按钮。

STEP 3 单击“替换”选项卡

系统将自动查找并以选择的状态显示出查找的文本，单击“替换”选项卡。

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STEP 4 替换文本

1在“替换为”文本框中输入替换为的文本，这里输入“经理”；2单击“替换”按钮替换第一处文本，这里单击“全部替换”按钮；3在打开的提示对话框中显示替换的数目，单击“确定”按钮，确认替换所有“主管”文本。

STEP 5 查看效果

关闭“查找和替换”对话框，此时可看到文档中需要替换的文本都被替换成了“经理”。

1.2.2 设置文档格式

一般来说，公文文档都具备一定的格式，如标题居中、首行缩进等。因此，完成文本的输入和修改后，通常要对文档进行格式化编辑，如设置字体格式、段落格式、底纹等，使文档更美观并且突出重点。下面分别介绍其实现方法。

1.设置字符格式

设置字符格式主要包括对字体、字形、字号和颜色等文本外观进行设置，使文档更美观整洁。设置字符格式主要通过【开始】/【字体】组或“字体”对话框来实现，下面在“演讲稿.docx”文档中设置字符格式，具体操作步骤如下。

STEP 1 增大文档字号

按【Ctrl+A】组合键选择全篇文档，在【开始】/【字体】组中的“字号”下拉列表框中选择“小四”选项。

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STEP 2 选择“字体”命令

按住【Ctrl】键的同时选择“一、我的个人情况”“二、我的任职优势”“三、我的工作设想”段落标题文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字体”选项。

STEP 3 设置字体格式

1打开“字体”对话框，在“中文字体”下拉列表框中选择“黑体”选项；2在“字形”列表框中选择“加粗”选项；3在“字号”列表框中选择“小三”选项；4单击“确定”按钮。

STEP 4 查看效果

返回文档，查看设置后的段落标题字体格式、字号大小、字体样式的效果。

2.设置段落样式

众所周知，文档通常会分为多个段落，为了让内容条理更加清晰，利于查看，需要设置段落样式，常用设置包括段落缩进、行间距以及对齐方式等。下面在“演讲稿.docx”文档中设置段落首行缩进2字符，行间距为1.5倍，具体操作步骤如下。

STEP 1 执行“段落”命令

按【Ctrl+A】组合键选择全篇文档，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项。

STEP 2 设置缩进和行间距

1打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”选项；2在“缩进值”文本框中输入“2字符”；3在“行距”下拉列表框中选择“1.5倍行距”选项；4单击“确定”按钮。

STEP 3 打开“段落”对话框

1将光标定位到问候语文本段落；2在【开始】/【段落】组中单击“段落设置”按钮。

STEP 4 取消缩进并设置对齐方式

1单击“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在“特殊格式”下拉列表框中选择“无”选项；2在“对齐方式”下拉列表框中选择“左对齐”选项；3单击“确定”按钮，取消问候语的段落缩进，将其设置为与左边对齐。

STEP 5 查看设置段落效果

返回文档，查看设置段落首行缩进、行间距和对齐的效果。

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3.设置项目符号和编号

编号的作用与项目符号相同，都用来组织文档，使文档层次分明、条理清晰。区别在于项目符号主要用于并列的各项内容；编号主要用于有前后次序的内容，在有的语境下，两者可以通用。下面在“演讲稿.docx”文档中添加项目符号和编号，具体操作步骤如下。

STEP 1 添加编号

1选择存在递进次序的“较强的沟通能力。”“较强的执行力。”“较强的抗压力：”段落，然后在【开始】/【段落】组中单击“编号”按钮右侧的下拉按钮；2在打开的下拉列表中选择需要的编号样式。

STEP 2 查看编号效果

返回文档，查看应用编号的效果。

STEP 3 添加项目符号

1选择“四个方面”下方的并列内容，然后在【开始】/【段落】组中单击“项目符号”按钮右侧的下拉按钮；2在弹出的下拉列表中选择需要的项目符号样式。

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STEP 4 查看项目符号效果

返回文档，查看应用项目符号的效果。

4.设置底纹突出显示文本

为了突出显示部分文本内容，达到提示、标注重点的目的，可为该部分文本添加颜色鲜明的底纹。下面在“演讲稿.docx”文档中添加黄色底纹突出显示文本，具体操作步骤如下。

STEP 1 添加文本颜色底纹

1在“演讲稿.docx”文档中选择需要添加底纹的文本内容，然后在【开始】/【字体】组中单击“以不同颜色突出显示文本”按钮；2在弹出的下拉列表中选择底纹的颜色。

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STEP 2 查看突出显示效果

返回文档，可查看添加颜色底纹的文本显示效果。到此就完成了“演讲稿.docx”文档的编辑操作（效果\第1章\演讲稿.docx）。