第一篇 工程项目档案管理

第一章 工程项目档案管理概论

工程项目档案管理是工程项目管理的重要内容。它是广大工程技术人员、工程管理人员按建筑安装工程施工验收规范和质量评定标准，以及各地方有关工程档案的程序、做法要求完成的。工程项目档案可以证明工程质量的优劣、结构的安全可靠程度和工程的质量等级；它可以为工程结算提供依据；它可以督促施工人员按规范、规程组织施工，并考核其施工管理水平；它可以为施工企业积累丰富的施工技术资料；它可以为建设项目的复查、维修、改造、扩建等提供技术依据；还可以作为工程项目的历史见证，以便查考工作，总结经验，进行技术交流。因此，工程项目档案管理与工程项目管理的其他各项工作是同等重要的。项目建设的参与者包括建设单位、勘察设计单位、施工单位和监理单位等，为保证基本建设项目能够按设计的要求，更好地得以完成，在建筑工程施工中应特别注重工程项目档案的管理。

第一节 工程项目档案概述

一、工程项目档案的概念与编制要求

工程项目档案是城建档案的重要组成部分。它是指在整个工程项目建设过程（包括从立项、审批到竣工验收、备案等一系列活动）中直接形成的具有归档价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

工程项目档案是伴随工程项目的建设过程产生的。它真实、准确地记述和反映了项目在整个建设过程中的实际状况与历史过程，也是各种建设活动的直接记录和原始记录。然而，在工程项目建设完成后，人们根据自己的观点和需要另行编写、收集与复制的资料则不能称为工程项目档案。

工程项目档案应按完整化、规范化、标准化的要求整理编制，必须做到及时、准确、系统、科学。

1．及时

及时，是在施工过程中对各种要求的数据、现象及时进行记录；竣工验收时，施工单位要及时做好工程技术档案的整理、归档以及移交工作。

2．准确

准确，即要求施工过程中形成的技术文件材料，应如实地反映工程施工的客观情况。严格按施工图和现行材料质量标准、质量检验标准、施工验收规范施工，做到变更有手续、有根据，施工各部位有记录；严禁出现擅自修改、伪造和事后补做技术文件材料等情况。

3．系统

系统，即要求按照施工程序和施工顺序，对形成的技术文件材料进行系统整理，系统地反映施工的全过程。

4．科学

科学，是以科学的态度对待施工中的每一个数据，应做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试验、化验有报告，预制构件、材料有证件，修改图样有手续，工程竣工有结论。

二、工程项目档案的主要任务

工程项目档案来源于工程技术资料，它应与工程建设同步进行。工程项目档案与建筑产品的关系十分密切，如施工组织设计、技术交底记录、技术措施等记载了施工组织情况和技术活动情况；隐蔽工程记录、工程测量记录等则记载了工程施工的实际情况；分部分项工程质量检查记录反映的是工程施工的实际质量情况。而原材料的出厂合格证，构件、门窗等半成品的出厂证明，则是反映建筑材料质量的原始凭证。图样会审、设计变更记录等是施工依据的设计图样，在整个施工过程中不可避免地会发生必要的修改和补充，作为最终产品的建筑物已与原设计图样有了差异，这些差异又与建筑物的质量、工程成本有直接关系，影响工程的验收和决算。因此，工程项目档案是工程施工、验收和决算的依据。

工程项目档案的主要任务是在工程建设过程中对技术活动和工程质量所做的真实记载，并随着工程的进展逐步收集、整编、审定、积累起来。工程竣工后，这些技术资料经过整理后移交给技术档案管理部门和建设单位归档，并作为工程日后合理使用、维护、管理、改建、扩建的依据，更好地进行施工生产和经营服务。

三、工程项目档案的作用

工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息，凝结着工程管理人员、技术人员和操作人员的劳动与智慧。它既是一种重要的信息资源，也是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存与传播的手段之一。工程项目档案管理对提高工程项目建设的技术水平，促进管理的科学化、规范化和法制化有重要意义。

工程项目档案对施工单位和建设单位有极其重要的作用，具体内容如下：

（1）为建筑工程的使用、维修、改建、扩建提供技术依据。

（2）为工程质量优劣、结构安全可靠程度、认定工程质量等级提供重要依据。

（3）为工程的结算提供可靠依据。

（4）可督促施工人员按规范、规程组织施工，为考核工程施工管理水平提供重要依据。

（5）系统积累施工技术经济资料，为施工建设提供参考，为工程技术人员了解、熟悉、掌握专业技术服务，以及施工企业各领导和技术负责人进行生产、技术上的决策与指挥工作提供重要信息。

（6）为城市管理提供技术依据。

四、工程项目档案的内容

工程项目档案按照工程项目的建设过程划分，可分为施工前期有关资料、施工阶段有关资料、竣工验收阶段有关资料等。工程项目的施工阶段是工程蓝图实现的过程，施工阶段有关资料作为工程项目施工全过程的记录，为工程验收和使用提供最直接的科学依据。它是工程项目档案最主要的组成部分。

工程项目档案按其种类可分为土建工程、给水排水工程、暖卫安装工程、通风空调工程、电气安装工程、电梯安装工程档案。

1．施工前期有关资料

（1）申请报告，批准文件。

（2）有关决议、指示、批示，领导重要讲话，会议记录等。

（3）可行性研究、方案论证材料。

（4）征用土地、拆迁、补偿等文件。

（5）工程地质勘查报告。

（6）概预算。

（7）承发包合同、协议书、招标、投标文件。

（8）建筑企业执照及规划、消防、环保、劳动等部门审核文件。

2．施工阶段有关资料

（1）开工报告。

（2）工程测量定位记录。

（3）图纸会审、技术交底记录。

（4）施工组织设计等文件。

（5）地基处理、基础工程施工文件资料。

（6）隐蔽工程验收记录。

（7）工程变更通知单、技术核定单、材料代用单。

（8）建筑材料质保、试验记录。

（9）水、电、煤气、供暖等设备安装施工记录。

（10）工程质量事故报告及处理记录。

（11）沉降观测记录。

（12）垂直度观测记录。

（13）分部分项工程质量评定记录与单位工程质量综合评定表。

（14）施工日记。

（15）竣工报告。

3．竣工验收阶段有关资料

（1）竣工项目验收报告。

（2）竣工决算与审核文件。

（3）竣工验收会议文件、会议决定。

（4）工程竣工验收质量评定表。

（5）工程建设总结。

（6）有关照片、录音、录像、名人题字等。

（7）竣工图等。

五、工程项目档案的编制依据

工程项目档案主要是依据国家、行业和地方的有关规范、标准以及规定，并结合各自工程的实际情况编制而成的，主要体现在以下几个方面。

（1）国家批准的基本建设计划文件、单位工程项目一览表、投资指标、建筑地点所在地主管部门的批件以及施工任务书。

（2）批准的初步设计和技术设计，设计说明书，工程总概算、预算，以及工程定额和已批准的计划任务书。

（3）建筑所在地区的气象、地形、地质和地区的调查资料。

（4）施工图样、图样会审记录、设计变更通知单以及标准图册。

（5）原材料、半成品、成品出厂质量证明和试检验报告资料。

（6）工程测量定位、标高、轴线测量检测资料。

（7）有关上级指示，国家、行业和地方的现行规定、规范、操作规程、质量评定标准，以及合同协议书和议定事项等。

（8）《中华人民共和国档案法》。

（9）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）。

六、工程项目档案的编制分工

工程项目档案是工程项目在立项、审批、施工到竣工验收的一系列活动中形成的。它涉及建设、勘察设计、施工和监理等若干单位，一般情况下，各单位负责本单位在相关建设活动中的工程文件材料的形成、积累和立卷归档工作，并向建设单位移交，只有建设单位才可拥有工程项目的全套档案。建设单位要在工程招标与勘察设计、施工、监理等单位签订合同时，就明确提出对工程档案的要求，并在执行中负责监督和检查。

第二节 工程项目档案的管理与验收

一、工程项目档案的归档范围

建设项目（工程）竣工时，应将工程来往的批件、技术资料和施工图样整理完好归档、保存，各有关单位可视其重要程度和需要决定是否保存以及保存多长时间。根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）的规定，建设工程文件归档范围见表1-1。

二、工程项目档案的质量要求

根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）的规定，工程项目档案应满足下列要求。

（1）归档的工程文件应为原件。

（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。

（3）工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

（4）工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（8）不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB 10609.3—2009）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图示栏露在外面。

三、工程项目档案的立卷

1．立卷的原则

（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（2）工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，平可根据数量多少组成一卷或多卷。

（3）一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。

（4）不同载体的文件应分别立卷。

2．立卷的方法

（1）工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷。

（2）监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行。

（3）施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行立卷。

（4）竣工图应按单位工程分专业进行立卷。

（5）竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。

（6）电子文件立卷时，每个工程（项目）因建立多级文件夹，英语纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。

（7）声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件与重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。

3．卷内文件的排列

（1）卷内文件应按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）附录A和附录B的类别和顺序排列。

（2）文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

（3）图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

（4）当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。

4．案卷的编目

工程项目档案立卷后要对其进行编目，通过编目固定卷内工程文件材料的排列顺序和位置，并且初步揭示出案卷的内容和成分，以便于监督和保护案卷的完整和安全。

编制卷内文件页号应符合下列规定：

（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图样一律在右下角。

（3）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

四、工程文件的归档

记载工程项目建设的主要过程和现状，并且具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后，移交档案管理机构。工程文件的归档，是建设程序和工程文件形成过程的一个具体且必要的环节。在工程项目的建设活动中，工程文件材料的形成与积累是建设活动不可或缺的组成部分。建设活动的全过程，就是工程文件材料形成的全过程。因此，对工程文件材料加以系统整理，向档案管理部门归档是顺理成章的，应加以重视。

工程文件的归档工作，由文件的形成部门和形成者承担。工程文件是各单位业务部门和有关技术管理人员在相应的工作中形成的。技术管理人员既是项目的参与者，也是文件材料的形成者，由技术管理人员进行工程文件的整理和归档，更能确保归档的质量。勘查、设计、施工、监理等单位，应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，只有工程项目的建设单位或使用单位可拥有该工程的全套档案资料。建设工程实行总承包的由总包单位负责，分包单位将本单位形成的工程文件整理立卷后，应及时移交总包单位；建设工程项目由几个单位承包的由各承包单位负责，并应及时向建设单位移交。

工程文件的归档工作，将形成和使用工程档案的各业务部门与工程档案的管理部门联系在一起，为了保证归档文件的完整和质量，在各业务部门做好档案材料的形成、积累工作的基础上，城建档案管理部门应做好归档工作的检查指导，制定科学且符合工程项目建设特点和工程文件形成规律的归档制度。

工程文件的归档应符合下列规定：

（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

（2）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

（3）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

（4）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

（5）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

（6）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。

（7）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可移交。

五、工程项目档案的验收和移交

工程项目档案是在工程建设中，逐渐积累起来的大量的文字、文件、图样资料和来往批件，经过整理、编目而形成的反映有关工程建设的技术经济文件和资料。它既是记录工程建设的永久性技术文件，也是建设项目日后进行复查、维修、改建、扩建的重要依据。因此，我们应重视并搞好工程项目档案资料的收集、整理、归档、验收和移交工作。

工程竣工后，施工企业基层技术部门（工程处或施工队）的工程技术人员应按有关规定，整理施工阶段的技术文件资料，编目建档，力求真实、准确、完整、配套，经建设单位或建设单位授权的监理单位审核认可后，作为工程竣工验收的资料。列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

（1）工程档案齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况。

（2）工程档案已整理立卷，立卷符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2014）的规定。

（3）竣工图的绘制方法、图式以及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。

（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

（5）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

（6）电子档案格式、载体等符合要求。

（7）声像档案内容、质量、格式符合要求。

竣工验收合格后，由施工单位的工程技术人员，按要求将竣工验收阶段的工程项目档案资料和施工阶段的工程项目档案资料整理好，编目建档，并于工程竣工后一个月内交施工单位主管技术档案部门，按规定验收，监督站认证后，移交给建设单位。

建设单位将施工单位移交的档案资料和施工前期由建设单位办理的工程项目档案资料重新整理，编目建档，形成全套的工程项目档案，并根据工程的重要程度决定是否上交给有关主管部门或技术档案部门长期保管。如果是特别重要的建设项目，则应增加一套移交给中华人民共和国国家档案局保存。

列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后三个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案，并在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆（室）移交。

建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。