2.3 EOS电子订货系统

电子订货系统（EOS）是指将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机，通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司、批发业、商品供货商或制造商处。因此，EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个商流。在寸土寸金的情况下，零售业已没有许多空间用于存放货物，在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下，更必须采用EOS系统。EDI/EOS因内含了许多先进的管理手段，因此在国际上使用非常广泛，并且越来越受到商业界的青睐。

2.3.1 EOS流程

EOS系统并非是由单个的零售店与单个的批发商组成的系统，而是许多零售店和许多批发商组成的大系统的整体运作方式。EOS系统基本构成是：① 在零售店的终端利用条码阅读器获取准备采购的商品条码，并在终端机上输入订货材料；② 利用电话线通过调制解调器传到批发商的计算机中；③ 批发商开出提货传票，并根据传票，同时开出拣货单，实施拣货，然后依据送货传票进行商品发货；④ 送货传票上的资料便成为零售商的应付账款资料及批发商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去；⑤ 零售商对送到的货物进行检验后，便可以陈列与销售了。EOS系统构成图如图2-8所示。

从商流的角度来看电子订货系统，不难分析批发、零售商场，商业增值网络中心，供货商在商流中的角色和作用。

（1）批发、零售商场。采购人员根据MIS系统提供的功能，收集并汇总各机构要货的商品名称、要货数量，根据供货商的可供商品货源、供货价格、交货期限、供货商的信誉等资料，向指定的供货商下达采购指令。采购指令按照商业增值网络中心的标准格式进行填写，经商业增值网络中心提供的EDI格式转换系统而成为标准的EDI单证，经由通讯界面将订货资料发送至商业增值网络中心，然后等待供货商发回的有关信息。

（2）商业增值网络中心（VAN）。VAN是共同的情报中心，它是通过通信网络让不同机种的计算机或各种连线终端相通，促进情报的收发更加便利的一种共同情报中心。实际在这个流通网络中，VAN也发挥了莫大的功能。VAN不单单是负责资料或情报的转换工作，也可与国内外其他地域的VAN相连并交换情报，从而扩大了客户资料交换的范围。

商业增值网络中心不参与交易双方的交易活动，只提供用户连接界面，每当接收到用户发来的EDI单证时，自动进行EOS交易伙伴关系的核查，只有互有伙伴关系的双方才能进行交易，否则视为无效交易；确定有效交易关系后还必须进行EDI单证格式检查，只有交易双方均认可的单证格式，才能进行单证传递；对每一笔交易进行长期保存，供用户今后的查询或在交易双方发生贸易纠纷时，可以根据商业增值网络中心所储存的单证内容作为司法证据。当然，交易双方交换的信息不仅是订单和交货通知，还包括：订单更改、订单回复、变价通知、提单、对账通知、发票、退换货等信息。

（3）供货商。根据商业增值网络中心传来的EDI单证，经商业增值网络中心提供通讯界面和EDI格式转换系统而成为一张标准的商品订单，根据订单内容和供货商的MIS系统提供的相关信息，供货商可及时安排出货，并将出货信息通过EDI传递给相应的批发、零售商场，从而完成一次基本的订货作业。

2.3.2 EOS业务过程

1．销售订货业务过程

销售订货作业流程如图2-9所示，批发、订货作业过程中的业务往来可划分成以下几个步骤。

（1）各批发、零售商场或社会网点根据自己的销售情况，确定所需货物的品种、数量，按照：同体系商场某店中非独立核算单位根据实际网络情况补货需求，通过商业增值网络中心或通过实时网络系统发送给总公司管理业务部门；不同体系商场某店中独立核算单位或社会网点通过商业增值网络中心发出EOS订货需求。

（2）商业增值网络中心将收到的补货、订货需求资料发送至总公司业务管理部门。

（3）总公司业务管理部门对收到的数据汇总处理后，通过商业增值网络中心向不同体系的商场或社会网点发送批发订单确认。

（4）不同体系的商场或社会网点从商业增值网络中心接收到批发订单确认信息。

（5）总公司业务管理部门根据库存情况通过商业增值网络或实时网络系统向仓储中心发出配送通知。

（6）仓储中心根据接收到的配送通知安排商品配送，并将配送通知通过商业增值网络传送到客户。

（7）不同体系的商场或社会网点从商业增值网络中心接收到仓储中心对批发订单的配送通知。

（8）各批发、零售商场，仓储中心根据实际网络情况将每天进出货物的情况或通过增值网络中心或通过实时网络系统，报送总公司业务管理部门，让业务部及时掌握商品库存数量，以合理保持库存；并根据商品流转情况，合理调整商品结构等工作。

上述8个步骤组成一个基本的电子批发、订货流程，通过这个流程，将某店与同体系商场、不同体系商场和社会网点之间的商流、信息流结合在一起。

2．采购订货业务过程

采购订货作业流程如图2-10所示，向供货商采购作业流程中的业务往来划分成以下几个步骤。

（1）总公司业务管理部门根据仓储中心商品库存情况，向指定的供货商发出商品采购订单。

（2）商业增值网络中心将总公司业务管理部发出的采购单发送至指定的供应商处。

（3）指定的供应商在收到采购订货单后，根据订单的要求通过商业增值网络对采购订单加以确认。

（4）商业增值网络中心将供货商发来的采购订单确认发送至总公司业务管理部门。

（5）总公司业务管理部门根据供应商发来的采购订单确认，向仓储中心发订货信息，以便仓储中心安排检验和仓储空间。

（6）供应商根据采购单的要求，安排发运货物，并在向总公司交运货物之前，通过商业增值网络中心向仓储中心发送交货通知。

（7）仓储中心根据供货商发来的交货通知安排商品检验并安排仓库、库位或根据配送要求进行备货。

上述7个步骤组成一个基本的采购订货流程，通过这个流程，将某店供货商之间的商流、信息流结合在一起。

2.3.3 EOS与物流管理

1．物流作业过程

物流作业流程如图2-11所示，将供货商发运作业过程中的业务往来划分成以下几个步骤。

（1）供货商根据采购合同要求将发货单通过商业增值网络中心发给仓储中心。

（2）仓储中心对接收到商业增值中心传来的发货单进行综合处理，或要求供应商送货至仓储中心或发送至各批发、零售商场。

（3）仓储中心将送货要求发送给供应商。

（4）供应商根据接收到的送货要求进行综合处理，然后根据送货要求将货物送至指定地点。

上述4个步骤完成了一个基本的物流作业流程，通过这个流程，将物流与信息流牢牢地结合在一起了。

综上所述，某店配销中心管理系统可根据实际情况，参照对商流、物流、信息流的流程分析，并掌握住资金流，组合成一个完整并强有力的配销管理系统。常说商场如战场，只有牢牢控制住商业几大流之间的关系，才能牢牢地把握住商机，从而在商战中赢得胜利。但是某店若急于一步到位，便可能会因为没有积累正确的经验而导致最终失败，因此必须明确地定出应用目的，分阶段来进行。此外完全由自己公司的人力和成本来进行也非良策，不如多加利用外面的专门机构，通过商业增值网络进行资料传送、分析、加工，处理成有用的数据资料再回馈到公司，待基础管理扎实之后再全面展开才是明智之举。

2．仓储作业过程

公司（采购部）向供应商发出定购单，供应商接单后按订购单上商品和数量组织货品，并按订购单指定地点送货，可以向多个仓库送货，也可直接送到指定的商店。

（1）商品的入库。供应商把商品送到某一仓库后发生的商品流动全过程如下。

商品送到某仓库（送/收货单）后，一般卸在指定的进货区，在进货区对新进入的商品进行商品验收手续，验收合格的商品办入库手续，填写收/验/入库单（商品名、数量、存放位置等信息），然后送入指定的正品存放区的库位中，正品存放区的商品是可供配送的，这时总库存量增加。对验收不合格的商品，填写退货单，并登录在册，另行暂时存放，适时退给供货商以调换合格商品。调换回的商品同样有收/验产入库的过程。

（2）商品的出库。当仓库收到配货中心配货清单后，按清单要求（商品名、数量、库位等）备货，验证正确出库待送。若是本地批发，按销货单配货发送，配送信息要及时反馈给配货中心，这时配货中心的总库存量减少，商品送交客户后，也有客户对商品验收过程。当客户发现商品包装破损、商品保质期已到、送交的商品与要求的商品不符等情况时，客户会退货（退库单）。客户退货后配货中心要补货给客户，对退回的商品暂存待处理区，经检验后做处理，如完好的商品（错配退回）送回正品存放区（移转单），对质量和包装有问题的商品归回给供应商（退货单），过期和损坏的商品作报废处理（报废单）等。这一些商品处理的流动过程也影响到总库存量的变化，掌握和控制这些商品的流转过程也就有效地控制和掌握了总库存量。

在库存的管理中也会发现某些商品因储运移位而发生损伤，有些商品因周转慢使保质期即将到期等情况，这时应及时对这些商品作转移处理，移至待处理区（移转单），然后作相应的退货、报废、削价等处理。商品在此流动过程中也会使仓库的总库存量发生变化，因此这些流动过程也必须在配货中心的掌握和控制之中。

配货中心掌握了逻辑上的商品总库存量和物理上的分库商品库存量，在配货过程中如果发现因配货的不平衡引起某仓库某商品库存告急，而另一仓库此商品仍有较大库存量时，配货中心可用库间商品调拨的方式（调拨单）来调节各分库的商品库存量，满足各分库对商品的需求，增加各库配货能力，但并不增加总库存量，从而提高仓库空间和资金的利用率。

配货中心通过增值网还可掌握本系统中各主体商场、连锁超市的进销调存的商业动态信息。由于商场架构不同、所处区域不同，面对消费对象也不同，因此各商场动销的商品结构也不同。配货中心的计算机系统会对各商场的商品结构作动态的调整（内部调拨），从而达到降低销售库存，加速商品的流通，加快资金流转的目的，以较低的投入获得最高的收益。

在某店的配货中心系统中，商品的选配应是自动化和智能化的。这样便可降低配货过程的工作量、提高配货效率、提高正确配货率、合理配货的数量、减少商品库存数和库存资金，达到资源优化配置和资产存量盘活的目的。

自动化选配商品有两种方式：被动式配送和主动式配送。

2.3.4 EOS的效益

EOS系统的效益可以从给零售业和批发业带来明显的好处，如图2-12所示。

1. EOS系统给零售业带来的好处

（1）压低库存量。零售业可以通过EOS系统将商店所陈列的商品数量缩小到最小的限度，以便使有限的空间能陈列更多种类的商品，即使是销量较大的商品也无须很大库房存放，可压低库存量，甚至做到无库存。商店工作人员在固定时间去巡视陈列架，将需补足的商品以最小的数量订购，在当天或隔天即可到货，不必一次订购很多。

（2）减少交货失误。EOS系统订货是根据通用商品条码来订货的，可做到准确无误。批发商将详细的订购资料用计算机处理，可以减少交货失误，迅速补充库存。若能避免交错商品或数量不足的情况，那么，把对商品的检验由交货者来完成是十分可取的，零售商店只作抽样检验即可。

（3）改善订货业务。由于EOS系统的操作十分方便，任何人都可正确迅速地完成订货业务，并根据EOS系统可获得大量的有用信息，如，订购的控制、批发订购的趋势、紧俏商品的趋势、其他信息等。若能将订货业务管理规范化，再根据EOS系统就可更加迅速、准确地完成订货业务。

（4）建立商店综合管理系统。以EOS系统为中心确立商店的商品文件、商品货架系统管理、商品架位置管理、进货价格管理等，便可实施商店综合管理系统。如，将所订购的商品资料存入计算机，再依据交货传票，修正订购与实际交货的出入部分，进行进货管理分析，可确定应付账款的管理系统。批发业可运用零售商店中商品的货架标签来销售，也可据此提供商品咨询等，从而大大改善了交货体系。

2. EOS系统给批发业带来的好处

（1）提高服务质量。EOS系统可以满足顾客对某种商品少量、多次的要求，缩短交货时间，能迅速、准确和廉价地出货、交货。EOS系统提供准确无误的订货，因此减少了交错商品，减少了退货。计算机的库存管理系统可以正确、及时地将订单输入，并因出货资料的输入而达到正确的管理从而减少缺货现象的出现，同时增加了商品品种，为顾客提供商品咨询。共同使用EOS系统，使得零售业和批发业建立良好的关系，做到业务上相互支持，相辅相成。

（2）建立高效的物流体系。EOS系统的责任制避免了退货、缺货现象，缩短了交货时检验时间，可大幅度提高送货派车的效率，降低物流的成本。同时，可使批发业内部的各种管理系统化、规范化，大幅度降低批发业的成本。

（3）提高工作效率。实施EOS系统可以使员工减轻体力劳动。如以前专门派人去收订购单，登记、汇总等繁杂的手工劳动以前需3小时至半天的手工工作量，在实施EOS系统后，10分钟即可完成。实施EOS系统可减轻员工事务性工作。如，通常的退货处理要比一般订货处理多花5倍的工时，在实施EOS系统后，避免了退货，从而减少了繁杂的事务性工作。

（4）销售管理系统化。EOS系统使得销售管理系统化、一体化，大大提高了企业的经济效益。

2.3.5 EOS的发展趋势——标准化、网络化

要实施EOS系统，必须做一系列的标准化准备工作。以日本EOS的发展为例，从20世纪70年代起即开始了包括对代码、传票、通讯及网络传输的标准化研究，如商品的统一代码，企业的统一代码、传票的标准格式，通讯程序的标准格式以及网络资料交换的标准格式等。

在日本，有许多中小零售商和批发商在各地设立了地区性的VAN网络，即成立区域性的VAN营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服务，支持本地区的EOS系统的运行。

在贸易流通中，常常是按商品的性质划分专业的，如食品、医药品、玩具、衣料等，因此形成了各个不同的专业。1975年，日本各专业为了流通现代化的目标，分别制定了自己的标准，形成专业VAN。目前已提供服务的有食品、日用杂货品、医药品等专业。