第二节 公文格式
国家技术监督局曾于1988年9月5日发布《国家机关公文格式》（GB/T 9704—1988），自1989年3月1日起施行。后于1999年12月27日根据《国家行政机关公文处理办法》（1993）修订后再次发布，名称也相应地改为《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999），自2000年1月1日起施行。由于从2012年7月1日开始施行《党政机关公文处理工作条例》，需要施行相应的《党政机关公文格式》，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合行文发布了《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012，见本书附录二），自2012年7月1日起施行。该国家标准按照《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，总结近年来党政机关公文格式的实际应用经验，在公文用纸、排版印制、格式要素等方面对原有的《国家行政机关公文格式》做了修订。以下主要根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》介绍公文格式的基本规范。
一、版式与印制要求
（一）公文用纸纸型
通常采用国际标准的A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm，张贴的公文用纸幅面尺寸据实际需要确定。
（二）公文用纸主要技术指标
通常采用60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，白度85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值7.5～9.5。
（三）版心与页边尺寸
版心（不含页码）为156mm×225mm；上白边（天头）为37mm±1mm；左白边（订口）为28mm±1mm；下白边（地脚）和右白边（翻口、切口）尺寸由此相应而定。版心不在正中间，是为了使用方便与美观。
（四）页码
位于版心下边缘之下，通常用4号半角宋体阿拉伯数字，数字前后各有一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。单双页页码位置对应，两页页码误差不超过4mm。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。
（五）排版规格
使用简化汉字，横写横排，从左至右。通常用3号仿宋字，每行28个字（一字指一个汉字宽度的距离），每面22行（一行指一个汉字的高度加上3号汉字高度的7/8的距离）。少数民族自治地区可并用汉字和少数民族文字，少数民族文字按习惯排印。
（六）图文颜色
通常用黑色，印章为红色。
（七）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心端正，误差不超过±1mm。
（八）印刷要求
双面印刷，页码套正，两面页码误差不超过2mm。黑色与红色油墨应达到一定色谱标准。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断画。
（九）装订要求
左侧装订，不掉页，裁切后的成品尺寸误差不超过±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，误差不超过±4mm。无坏钉、漏钉、重钉，订脚平伏牢固。骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、平整、不脱落。
二、一般格式
根据公文用纸上的所在位置将版心内的公文格式的各要素分为三大部分：版头、主体、版记。
版头：公文首页分隔线以上（含分隔线）部分。
主体：公文首页分隔线以下（不含分隔线）、公文末页首条分隔线以上（不含分隔线）部分。
版记：公文末页首条分隔线以下（含分隔线）、末条分隔线以上（含分隔线）部分。
版头、主体和版记这三部分构成了公文格式，它可分为一般格式和特殊格式两大类型。以下首先介绍一般格式。
（一）版头
版头以往通常称作眉首，共有7个要素。
1．发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称（如中华人民共和国国务院的规范化简称是国务院）加“文件”二字组成。联合行文时，可只标示主办机关加“文件”二字；如并用联合行文机关，通常将主办机关排在最上一行，“文件”二字位于各发文机关右侧，上下居中，但发文机关不可多至首页无正文。
位置与字体：发文机关标志上边缘距版心上边缘35mm，居中。推荐使用小标宋体字，字号自定。这是因发文机关名称或长或短，联合行文机关也可能较多，故字号要相应变化。红色。
2．发文字号
即公文的发文编号，简称文号。它由三部分组成：第一部分是发文机关代字，即表示发文机关的最有代表性的字。它是约定俗成的，通常是1～2个。例如国务院代字是国，国务院办公厅的代字是国办，江苏省人民政府的代字是“苏政”，浙江省人民政府代字是“浙政”，广东省人民政府的代字是“粤府”，上海市人民政府的代字是“沪府”，成都人民政府代字是“成府”，等等。需要注意的是，《党政机关公文格式》式样图示中发文机关代字后还有“发”字，此字可根据发文情况变动，如是函，就会用“函”字，这也是约定俗成的标示方式。第二部分是年份。年份用阿拉伯数字书写全称，不能省略，但无“年”字，标在六角括号内。第三部分是序号。也用阿拉伯数字标示，不编虚位（即数字前不加0），前面也不加“第”字，但后面有“号”字。例如《国务院关于促进光伏产业健康发展的若干意见》的发文字号为：国发〔2013〕24号。一份公文只有一个发文字号，联合行文只标示主办机关的发文字号。
应作补充说明的是，如果一份公文通过明码电报或密码电报发出，通常在发文字号的第一部分增加“明电”或“密电”二字。例如《国务院办公厅关于做好当前高温干旱防御应对工作的通知》是通过明码电报发送的，它的发文字号为：国办发明电〔2013〕21号。
位置与字体：发文机关标志下空二行，居中，用3号仿宋字。上行文的发文字号居左空一字，与最后一个签发人姓名（居右空一字）在同一行对称排列。
3．分隔线
位于发文字号下4mm，与版心等宽（156mm），通常用粗线（0.35mm），红色。
以上3要素是版头部分必有的基本要素，以下4个要素是非基本要素。
4．秘密等级和保密期限
国家标准的文献保密等级分为6级，依次为：
公开级：可在国内外发行和交换，代码：0，GK，公开；
国内级：可在国内发行和交换，代码：1，GN，国内；
内部级：可在国内某系统内或某部门内部发行、交换和赠阅，代码：2，NB，内部；
秘密级：内容涉及国家一般秘密，代码：3，MM，秘密；
机密级：内容涉及国家重要秘密，代码：4，JM，机密；
绝密级：内容涉及国家核心秘密，代码：5，UM，绝密。
保密等级分为6级，后3级称作秘密等级，简称密级，凡密级公文需在版头部分标示密级。
位置与字体：将相应密级的汉字代码顶格标示在版心左上角第二行，两字之间通常空一字，用3号黑体字。如还需同时标示保密期限，两字之间用黑五星隔开。
5．份数序号
简称份号，是同一公文印制多份时每一份的顺序号。凡密级公文皆需标示份号。
位置与字体：顶格标示在版心左上角第一行，通常用6位3号阿拉伯数字（可有虚位）。
6．紧急程度
紧急程度是公文送达和办理的特殊时限要求。紧急程度分为2个等级：加急和特急（紧急电报分为4级：平急、加急、特急和特提）。如是紧急程度的公文，需要在版头部分标示出来。
位置与字体：顶格标示在版心左上角，两字之间通常空一字，用3号黑体字。如需同时标示份号和密级，紧急程度在密级下一行，对齐排列。
7．签发人
上行文需标示签发人或会签人的姓名。由“签发人”三字加冒号和签发人姓名组成。
位置与字体：平行、对称排列在发文字号右侧，此时发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。如联合行文有多个会签人，签发人姓名按照发文机关的顺序从左到右、从上到下排列；主办机关签发人姓名位于最上一行，“签发人”三字署在其前；通常每行排两个姓名，回行时与上一行的第一个签发人姓名对齐。此时发文字号与最下一行的会签人姓名同行、对称排列。分隔线下移，仍在其下4mm。
“签发人”三字用3号仿宋字，后面为全角冒号，冒号后签发人姓名用3号楷体字。
（二）主体
主体部分共有9个要素。
1．标题
公文标题的内容与表达形式是不断演变的，目前15种通用公文的标题，从内容上讲，其标准结构由3部分组成，依次是：发文机关名称（全称或规范化简称）；事由，即公文的主要内容；文种名称。这三部分的顺序是固定的。
从语言表达形式上讲，目前15种通用公文标题的标准语法结构是一个定语＋中心语（词）的词组（简称定中结构），即以文种名称为中心语的名词性偏正词组，而不是一个由主谓词组、动宾词组、兼语词组等其他类型的词组构成的。标题末尾不用标点符号，但有时中间会含有书名号、引号、顿号等标点符号（如例文一）。其他种类公文的标题也是如此。
在这个以文种名称为中心语的名词性偏正词组中，发文机关名称和事由部分都是文种名称的定语，用来修饰或限定文种名称。表述事由通常用介词“关于”引导的一个介宾结构，其后加一结构助词“的”；“关于”之后通常是动宾词组，也可以是名词性短语、主谓词组等（如例文二、三）。有时在文种名称前还有简短的修饰词语，例如“紧急”、“联合”、等等，也属于定语（如例文四）。
公文标题最后的中心语一定是某一文种的正式名称，而不能是其他的非文种的名词。文种有哪些是约定俗成并有相关规定的，不能随意变更或杜撰。例如通用公文的文种名称只有前述的15种，而国家宗教事务局的《关于对举报中国佛教协会会长学诚一事的回应》、国家卫生健康委员会的《关于“静注人免疫球蛋白艾滋病抗体阳性”有关问题的回应》、浙江省杭州市余杭区社科联的《关于建立章太炎研究机构的思考》、山东省东营市图书馆的《关于地方文献征集方案情况的反馈》这几份公文分别用“回应”、“思考”、“反馈”作为公文文种的名称都不符合现有规范，应予改正。同时，公文标题最后的中心语只能选择一种文种，不能将两种文种并列起来，如“请示报告”之类就违反了现有规范。
例文一：
教育部关于授予徐彬程等15名同学“全国见义勇为舍己救人大学生英雄集体”荣誉称号并追授陈及时、何东旭、方招同学“全国舍己救人优秀大学生”荣誉称号的决定
例文二：
国务院办公厅关于废止食品质量免检制度的通知
例文三：
国务院办公厅关于2010年部分节假日安排的通知
例文四：
国家发展改革委关于严厉打击注射甲流疫苗乱收费行为的紧急通知
可作对照的是，新闻文体的标题要表述最重要的事实，其语法结构或用主谓结构，或用动宾结构。此外，新闻标题可以同时有三个标题：引题、主题、副题。引题，又名肩题、眉题，是位于主题之前的辅助性标题，用以引出主题。主题，是标题中最主要的部分，用以说明最重要的内容，常用较大字号排印。副题，又名子题，是位于主题之后的辅助性标题，用以补充和解释主题。例如：
胡锦涛主持政治局会议讨论十七届四中全会以来政治局工作
十七届五中全会10月15日至18日召开
将审议《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》
再如：
习近平出席中国共产党与世界政党高层对话会开幕式并发表主旨讲话
王沪宁出席开幕式及第一次全体会议
学术论文以及学术著作的标题通常要概括论文（著作）的主要内容，还可同时表述研究方法（著作方式）或主要论点，例如程千帆的《古典诗歌描写与结构中的一与多》、《张若虚〈春江花月夜〉集评》、《一个醒的与八个醉的——杜甫〈饮中八仙歌〉札记》。其语法结构多用名词性结构，也可用动宾结构，其他结构很少见。例如钱钟书《七缀集》的7篇论文中，《中国诗与中国画》、《林纾的翻译》、《通感》、《汉译第一首英语诗人生颂及有关二三事》、《一节历史掌故、一个宗教寓言、一篇小说》5篇论文都是名词性结构，只有《读〈拉奥孔〉》，《诗可以怨》是非名词性结构。
文学作品的标题也要表述与内容相关的方面，语法结构则灵活多样，虽然还是名词性结构居多、但非名词结构也很常见。例如鲁迅的第一部白话小说集《呐喊》，书名用的是动词，其中14篇小说的篇名全部用了名词性结构，即《狂人日记》、《孔乙己》、《药》、《明天》、《一件小事》、《头发的故事》、《风波》、《故乡》、《阿Q正传》、《端午节》、《白光》、《兔和猫》、《鸭的喜剧》、《社戏》。鲁迅的历史小说集《故事新编》，书名是主谓结构，其中8篇小说的篇名全部用了动宾结构，即《补天》、《奔月》、《理水》、《采薇》、《铸剑》、《出关》、《非攻》、《起死》。其中的《补天》原名《不周山》，《铸剑》原名《眉间尺》，为与其他篇名统一，故从名词改为了动宾结构。
要之，学习者一定要牢记目前的公文标题是一个定中结构（以文种名称为中心语）的名词性偏正词组，凡不属于这种语法结构的公文标题，都不符合现有的规定。例如《广东省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好政府公报工作的通知》这一标题是一个主动宾结构的句子，不符合现有规范，应予改正。
公文标题可以简化。以上分析的是标准的公文标题，还有不标准的公文标题，即简化的标题。目前常见的情形是：在不改变定中结构这一前提下，公文标题的第一部分和第二部分可以简化，也就是说定语部分可以有所变动。例如《关于国庆节放假安排的通知》省略了第一部分的发文机关；《中华人民共和国主席令》省略了第二部分的事由，《江苏省人民政府转发国务院文件的通知》省略了第二部分的介词“关于”。不同文种的标题简化方式有所不同（详见本书文种写作部分），但无论如何简化，最终的结果必须是在语法上仍为一个定中结构词组（名词性的偏正词组），所以，不应简化到只有文种名称。例如“通知”、“公告”，等等，这是不符合现有规范的。当然，公文标题也不能省略掉文种名称，例如国家宗教事务局2018年8月23在其官方网站发布了标题为《关于对举报学诚和北京龙泉寺有关问题的调查核实情况》的公文，这一公文应用通报文种，但其标题只有事由部分，没有文种名称。
还需要注意的是，公文标题的正确与合适是两个不同的概念，不能等同起来。换言之，在语言表达形式上，公文标题在语法结构上的正确、合乎规范并不等于标题的合适。有时公文标题会出现事由冗长、词句重复等问题，这属于不合适的范畴，也应避免。例如《上海市人民政府关于〈上海市人民政府关于印发《上海市开展对部分个人住房征收房产税试点的暂行办法》的通知〉继续有效的通知》这一标题中有多个词语重复过多，应予避免。再如《关于对所有参加入职测试人员进行全部测试项目动作的示范讲解和细节指导的通知》这一标题的事由部分过于繁琐，可简化为《关于对入职测试人员进行培训的通知》。要之，公文标题的写作应做到既正确又合适。
位置与字体：版头分隔线下空二行，居中；可多行书写，回行应词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。通常用2号小标宋体字，比正文字体大一号。
2．主送机关
主送机关是公文的主要受理机关，用全称、规范化简称或统称（如各院系、各单位）标示。按照规定，上行文必有且只有一个主送机关，平行文、下行文可有多个主送机关，一般按级别高低顺序排列。通告、公告等向社会公众发布的公文可无主送机关。
位置与字体：标题下空一行，左侧顶格，回行仍顶格，各机关之间用顿号或逗号分开，最后一个主送机关后用全角冒号。如主送机关多至首页不能显示正文，应将主送机关移至版记部分，标示方法同抄送（详见后述）。用3号仿宋字。
3．正文
正文用来表述公文的内容，它不包括标题，也不包括其前的主送机关和其后的附件说明以及发文机关署名和成文日期，也就是一般性文章除了标题和作者姓名之外的部分。
公文的目的在于办理事务（做出工作安排），所以其正文的内容结构是以办事为中心建构而成的，标准的内容结构包括三部分：缘由、事项、结束语。缘由，就是办理事务的理由或依据，回答为什么办或凭什么办的问题；事项，就是办理事务的内容，回答办什么事以及怎么办的问题；结束语就是与办理事务密切相关的相对固定的惯用语。其中事项是公文正文内容结构的核心，不能省略，而缘由和结束语则可在一定条件下省略。古今中外的公文体式虽不尽相同，但在这一点上皆是如此，概莫能外。
例如：
国务院办公厅关于12月20日放假的通知(5)
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
从1999年12月20日起，我国政府将对澳门恢复行使主权。为了使广大人民群众欢庆澳门回归祖国，决定1999年12月20日全国放假一天。
国务院办公厅（章）
一九九九年十二月一日
这篇公文的事项是决定1999年12月20日全国放假一天，其前为缘由，省略了结束语。
再如：
中共中央办公厅国务院办公厅关于印发
《党政机关公文处理工作条例》的通知
各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部，各大单位，各人民团体：
《党政机关公文处理工作条例》已经党中央国务院同意，现印发给你们，请遵照执行。
附件：《党政机关公文处理工作条例》
中共中央办公厅（章） 国务院办公厅（章）
二〇一二年四月十六日
这篇公文的事项是印发《党政机关公文处理工作条例》，缘由是所印发的这份文件得到了党中央国务院同意，也省略了结束语。
再如：
入关告谕
父老苦秦苛法久矣。诽谤者族，偶语者弃市。吾与诸侯约，先入关者王之，吾当王关中。与父老约法三章耳：杀人者死，伤人及盗抵罪。余悉除去秦法。诸吏人皆案堵如故。凡吾所以来，为父老除害，非有所侵暴，无恐。且吾所以还军霸上，待诸侯至而定约束耳。
这篇古代公文的事项主要是约法三章，其前是缘由。
再如：
与群下教
夫参署者，集众思，广忠益也。若远小嫌，难相违复，旷阙损矣。违复而得中，犹弃敝屣而获珠玉。然人心苦不能尽，惟徐元直处兹不惑；又董幼宰参署七年，事有不至，至于十反，来相启告。苟能慕元直之十一，幼宰之殷勤，有忠于国，则亮可少过矣。
这篇古代公文的事项是希望下属忠于职守积极提出不同意见，其他部分是缘由。
以下是一位同学的公文习作：
保卫处关于在仙林校区组织逐狗打狗工作的通报
近日，保卫处接到多位同学关于仙林校区流浪狗增多并逐咬师生的反映，经实地调查，反映情况属实。保卫处已将有关情况向学校领导汇报，并根据学校的有关规定和学校领导的指示进行了逐狗打狗工作。
特此通报。
××大学保卫处
2018年12月25日
这篇通报习作中只有叙事，即只对已经发生的情况和已经进行的工作做了介绍，而没有表述事项，即没有即时做出工作安排或提出有关的希望或要求。因此不符合事项不能省略的基本结构，需要增加相应的内容才完整无缺。换言之，即使逐狗打狗的工作已顺利完成，也应表述一下以后继续进行的相关工作或师生员工应该注意的事项。
在15种通用公文中，只有决议、公报等少数新闻性、记录性的公文文种只进行叙事而不表述事项，不是以事项为中心的结构。
这种缘由、事项加结束语的内容结构是公文的基本特征，与学术论文、新闻消息以及非实用的纯文学文体的内容结构有着明显的差别。
学术论文的目的在于记录和传播新知，即表达求得新知的过程和结果。而求得的新知必须是真实可信的，所以学术论文的内容结构是以论证为中心建构而成的。论证是借助逻辑推理阐明或确立新命题的真实性的过程，而逻辑推理是从一个或多个已知命题推导出一个新命题的过程。在逻辑推理的过程中不免要包括对于相关概念和命题以及其他方面的必要说明，但它们是相关概念和命题的组成部分，不具有改变逻辑推理结构的独立性。所以，学术论文内容结构的基本部分是结论（即新命题）、理由（即已知命题），两者构成论证的基本部分，都不能省略；而说明性的部分或有或无，或多或少，视具体情况而定。需要注意的是，论证中的理由既有明确表达出来的前提，还有潜在的预设，它们也是构成论证不可或缺的部分，只是没有表达出来而已。同时，从理由到结论的推理过程形成论证方式，它也是论证的必然组成部分。例如程千帆《詹詹录》第四则曰：
王鸣盛说：“目录之学，学中第一要紧事。学者必须从此问途，方能得其门而入。”这句话今天看起来还是正确的。研究古典文学的人，连《师石山房丛书》、《四库提要》都不读，是不知道怎么开步走的。(6)
这段关于治学的札记虽然短小，但可分结论和理由两个部分，前两句是结论，后一句是理由。在结论中所引用的王鸣盛的两句话，也同样是由结论和理由构成的。
新闻消息的目的在于报道新近发生的重要事件。所以其内容结构是以事件为中心建构而成的，全篇都是叙事而不表述事项。其最常见的内容结构由导语、主体和结语构成，称作倒金字塔式。例如无锡市滨湖区委宣传部官方微博“无锡滨湖发布”的一条消息：
2014年2月7日中午，湖滨区人口和计划生育局收到了陈婷、张艺谋缴纳的计划外生育费及社会抚养费7487854元。
陈婷、张艺谋按照2014年1月9日收到的《社会抚养费征收决定书》的要求，在30日内通过银行转账方式一次性向滨湖区计生局交清了被征收的计划外生育费及社会抚养费。
根据国家相关规定，滨湖区计生局已将上述款项上交国库。
其中第一句是导语，叙述了这一事件的最主要内容。第二句是主体部分，进一步叙述了这一事件其他方面的内容，第三句是结语，叙述了与这一事件相关的信息。
非实用的纯文学文体的目的在于抒情遣兴和审美创造。它必须借助生命的所有活动形式——所感（知），所思，所为，所言——来描写景物、叙述情事。所以，其内容结构也相应地依据写景、状物、叙事、抒怀言志的具体情况建构而成，因而不是单一的而是多样化的。与新闻消息相比，它既可以是叙事，也可以不是叙事；与公文相比，它既可以是缘由加事项，也可以不是缘由加事项；与学术论文相比，它既可以是理由加结论，也可以不是理由加结论。兹举数例以便对照。
楚汉相争时期楚霸王项羽战败自刎前作了一首楚歌体的《垓下歌》：
力拔山兮气盖世，时不利兮骓不逝。
骓不逝兮可奈何？虞兮虞兮奈若何？
这首诗的主题是抒怀。前两句叙述自己的能力和战争形势，类似公文的缘由，但后两句只提出该怎么办的疑问，而没有提出办什么以及怎么办的事项。
相传项羽的夫人虞姬随后作了一首五言诗《和项王歌》：
汉兵已略地，四方楚歌声。
大王意气尽，贱妾何聊生？
这首诗的主题是言志。前三句叙述战争形势，类似公文的缘由，最后一句表示自己相应的决定，类似公文的事项，符合公文的缘由加事项的结构。不过事项本身表述得极简略（也不必详尽），与公文大不相同。
盛唐诗人张旭的七言绝句《山中留客》诗曰：
山光物态弄春晖，莫为轻阴便拟归。
纵使晴明无雨色，入云深处亦沾衣。
这首诗的主题在于描述风景。其中第二句表达了一个挽留客人的意见，类似论文的结论，第一句和三、四句则是两个理由。全篇由理由和结论构成，符合论文的结构。同时，挽留客人的意见也可归属于办事的事项，其理由也可归属于办事的缘由。但全篇侧重于对春天景物的描述，即侧重在理由、缘由上而不是在结论、事项上，这就与论文和公文的结构不同了。
晚唐诗人杜牧有一首脍炙人口的七言绝句《赤壁怀古》：
折戟沉沙铁未销，自将磨洗认前朝。
东风不与周郎便，铜雀春深锁二乔。
这首诗的主题是怀古咏史。前两句描述当下的物事，后两句表达了一个对历史的假设性议论，类似论文的结论。但全篇没有理由，省略了推理论证的过程，不同于论文的结构。其中表述当下事件极其简略，与新闻消息的结构不同；也没有要办的事项，与公文的结构也不一样。
除了在内容结构上具有多样性之外，从以上所举例子中还可看到非实用的纯文学文体在描写景物、叙述情事的方式上，可以夸张、虚构，需要非概念化（形象性）；同时还必须在描写景物、叙述情事的过程中蕴含言外之意而不能仅仅限于描写景物、叙述情事本身。此外还有语言声律上的特殊安排，等等。这些方面与公文、新闻消息和学术论文相比更是有着根本性的差异。
上述公文中的缘由、事项加结束语的内容结构是内在的意义结构，而其外在的语言表达形式还会有所不同。根据缘由与事项之间是否有过渡句的情况，公文正文的外在语言表达形式可分为三种：简短式、标准式和综合式。
简短式的特点在于缘由之后没有一个引导事项的过渡句而直接表述事项，通常只有一个段落（如例文一）。
标准式的特点在于缘由之后有一个引导事项的过渡句（可归属事项）。这一过渡句一方面直接承接缘由，另一方面又引导出具体的工作安排，具有承前启后的作用。过渡句之后的事项往往分条或分段排列（如例文二）。公文的过渡句通常就是简短的一句话，不同文种有着相对固定的表达形式。
综合式相当于简短式与标准式的合并，其特点在于缘由之后先直接概述一下事项，这同于简短式；然后再加一过渡句，再过渡到具体表述事项，这又同于标准式。所以我们称之为综合式（如例文三）。这样，综合式就形成了四个部分：缘由、概述的事项、过渡句、详述的事项。
在这三种表达形式中，缘由都可以省略，并不改变其表达形式的性质。
在公文写作的实际情况中，简短式和标准式很常见，综合式略少，常用于会议通知。
例文一：
国务院国有资产监督管理委员会公告
经国务院国有资产监督管理委员会批准和国家工商行政管理总局工商变更登记，中国东方电气集团公司由国有独资企业变更为国有独资公司，企业名称变更为中国东方电气集团有限公司。
特此公告。
国务院国有资产监督管理委员会（章）
二〇〇九年八月二十五日
例文二：
国务院关于同意将江苏省南通市列为国家历史文化名城的批复
江苏省人民政府：
你省《关于申报南通市为国家历史文化名城的请示》（苏政发〔2007〕96号）收悉。现批复如下：
一、同意将江苏省南通市列为国家历史文化名城。南通市历史悠久，文化底蕴丰厚，历史遗存丰富，近代城市建设特色突出。
二、你省及南通市人民政府要根据本批复精神，按照《历史文化名城名镇名村保护条例》的要求，正确处理城市建设与历史文化遗产保护的关系，明确保护的原则和重点，编制好历史文化名城保护规划，并纳入城市总体规划，划定历史文化街区、文物保护单位、历史建筑的保护范围及建设控制地带，制订严格的保护措施。在历史文化名城保护规划的指导下，编制好重要保护地段的详细规划。在规划和建设中，要注重体现近代文化特色和地方传统风貌，不得进行任何与历史文化名城环境和风貌不相协调的建设活动。
三、你省和住房城乡建设部、国家文物局要加强对南通市国家历史文化名城规划、保护工作的指导、监督和检查。
国务院（章）
二〇〇九年一月二日
例文三：
关于召开全市人民调解工作会议的通知
为了总结全市人民调解工作的经验，部署今后的工作任务，表彰在政法工作第一道防线上做出突出贡献的先进集体和先进个人，推动全市人民调解工作的开展，根据国务院《人民调解委员会组织条例》和辽宁省第三次人民调解工作会议精神，市政府决定召开全市人民调解工作会议。现将有关事宜通知如下：（下略）
在实际工作中，有时一篇公文既包含简短式又包含标准式或综合式，例如：
山东师范大学关于2019年硕士研究生招生自命题考试
《外语教学理论基础》科目补考的公告
12月23日下午，我校2019年硕士研究生招生考试自命题科目《外语教学理论基础》（科目代码908），由于工作严重失误，试题印刷封装错误，致使考试无法正常进行。在此，我们真诚向考生道歉，并将认真调查，严肃追究相关责任人的责任。
为尽快弥补失误，确保把考生损失降至最低，根据国家研究生招生相关规定，经学校研究生招生工作领导小组研究，决定对对该科目进行补考。现将有关意见通知如下：
（一）补考时间、地点，将由学校工作人员通过电话、短信、邮件等方式与考生联系，请考生保持通讯畅通。
（二）学校为参加补考的考生报销城市间往返交通费、住宿费及餐费，尽最大努力解决由此造成的困难。
（三）补考按照2019年全国硕士研究生考试有关规定执行，相关考生均需参加本次补考，成绩以本次补考为准。
再次向广大考生表示真诚的歉意！
联系电话：0531—86180804；
联系人：裴老师（手机号略）、孙老师（手机号略）。
山东师范大学研究生招生办公室
2018年12月23日
这篇公文，第一段是缘由加事项的简短式，第二段以下是缘由加概述事项再加过渡句再加详述事项的综合式。全篇既不是单纯的简短式、标准式，也不是单纯的综合式，而是前三种表达形式中的两种形式的相加。这种情形没有增加新的表达形式，故不必视为另一种独立的表达形式。当然称之为混合式也是可以的。
正文部分包括图表、数字、计量单位、标点符号在内的书写方式要遵守有关法规和约定俗成。如每个自然段开头左空二字，回行顶格；每一行通常不宜只有一个字；文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”、“1．”、“（1）”标示；在表格排印上，A4纸型的横排表格，页码位置与其他页码一致，单页表头在订口一边，双页表头在切口一边；等等。
位置与字体：公文首页必须显示正文，正文位于主送机关下一行，通常用3号仿宋字。
4．附件说明
附件是需要与正文一起印发的关于正文的说明、补充或参考资料。公文如有附件应标示附件说明。
位置与字体：正文下空一行，左空二字标示“附件”两字，后标全角冒号，冒号后标示附件名称，其后不加标点符号。如有多个附件，用阿拉伯数字标示顺序号，顺序号数字后加齐线黑点，附件名称宜用书名号。例如：附件：1．《××××××》。
5．发文机关署名
发文机关署名用发文机关全称或者规范化简称标示，具体格式详见印章部分。以前发文机关不署名，只加盖印章，但自2012年7月1日起发文机关须署名。
6．成文日期
成文日期以发文机关负责人的签发日期或会议通过的日期为准，联合行文以最后一个会签人签发的日期为准。成文日期以前曾用汉字小写数字书写，自2012年7月1日起改用阿拉伯数字全称书写，不编虚位，“年”、“月”、“日”三字也不能省略。
位置与字体：通常位于发文机关署名下一行，右空四字，通常用3号仿宋字。
7．印章
加盖印章是公文生效的标志，加盖发文机关印章有以下两种方式。
第一，只有一个发文机关的印章。发文机关署名排印在成文日期上方居中，印章端正，两端居中，以中心偏下位置套压在发文机关署名和成文日期上，印章顶端距正文或附件说明一行之内。
第二，有两个以上发文机关的印章。通常将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应套压其上，最后一个印章套压在相应发文机关署名和成文日期上。套压方式应一致，印章之间排列整齐，不能相切，相交，两端不超出版心，首排印章顶端距正文或附件说明一行之内。
如公文当页所剩空白容不下印章位置、成文日期时，应调整版面，让它们同在一页。
加盖机关印章用红色。
公文有时加盖签发人签名章，也有两种方式。
第一，只有一个签发人的印章。在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章前（左）空二字标示签发人职务（全称），以签名章为准上下居中。成文日期在签名章下空一行，右空四字。
第二，有两个以上签发人的印章。根据发文机关顺序从上到下依次排列签发人职务，每行只编排一个机关的签发人职务，在其后加盖相应的签发人签名章。其他方式同第一种情况。
加盖签名章通常用红色。
《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”而《党政机关公文格式》对不加盖印章的公文做了如下规定：通常在正文或附件说明下空一行右空二字标示发文机关，在其下一行标示成文日期，成文日期首字通常比发文机关首字右移二字；如成文日期长于发文机关，应右空二字，并相应增加发文机关右空字数。这在视觉上缺乏协调性且与《党政机关公文处理工作条例》的相关规定有矛盾之处，应做修订。
8．附注
通常是公文印发传达范围或联系人的姓名和电话。如有附注，标示在成文日期下一行，左空二字，外加圆括号。用3号仿宋字。
9．附件
附件另页排印在版记之前。在附件首页版心左上角第一行顶格用3号黑体字标示“附件”两字及其顺序号，附件标题在版心第三行居中。附件顺序号和标题应与附件说明一致，格式也应同正文。
如附件与正文不能一起印制装订，应在附件左上角第一行顶格标示公文的发文字号，并在其后标示“附件”两字及其顺序号。
（三）版记
版记部分共有3个要素。
1．抄送机关
抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，需用全称或规范化简称或统称标示出来。
位置与字体：位于印发机关和印发日期上一栏，左右各空一字。先标“抄送”二字，后用全角冒号，然后标抄送机关，抄送机关之间通常用顿号，回行与冒号后的抄送机关对齐，最后用句号。用4号仿宋字。
如需把主送机关移至版记部分，除将“抄送”二字改为“主送”之外，其他标示方法同抄送机关。版记部分既有主送机关又有抄送机关时，主送机关位于抄送机关上一行，两者之间不加分隔线。
2．印发机关和印发日期
印发机关是固定唯一的，即各个单位所属的专门负责公文处理的办公厅（室）。它与发文机关是两个不同的概念，尽管有时发文机关就是印发机关。
印发日期以公文的送印日期为准。印发日期用阿拉伯数字全称书写，月、日不编虚位，“年”、“月”、“日”三字不能省略，日期后加“印发”两字。
位置与字体：印发机关和印发日期居同一行，左、右端各空一字，位于末条分隔线之上，用4号仿宋字。
3．分隔线
版记部分至少有两条分隔线（分栏线），黑色，长度同版心宽。首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，中间的分隔线位于各要素之间，末条分隔线与版心下边缘重合。
可作补充说明的是，原《国家行政机关公文处理办法》规定凡行政公文都应在版记部分标示主题词。主题词是确切表达公文主要内容的关键性、规范化词语，标示主题词便于计算机存储和检索。1997年12月修订发布（1998年2月1日起施行）的《国务院公文主题词表》规定了15类1049个主题词。主题词主要包括两类词语：类别词，即对主题词的具体分类；类属词，即一类之内的具体词语。标注主题词时，先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词（文种名称）。一份公文的主题词最多不超过6个。例如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映内容的类属词“水土保持”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。“主题词”三字用3号黑体字左侧顶格标示，后用全角冒号，冒号后的主题词词目用3号小标宋体字，各词目间空一字，无标点。目前施行的《党政机关公文处理工作条例》取消了主题词这一格式要素。
三、特殊格式
（一）信函格式
1．发文机关名称
用发文机关全称或规范化简称标示，联合行文时，只标主办机关。上边缘距上页边30mm，居中。推荐使用小标宋体字，字号自定，红色。
2．双线
发文机关名称下4mm处印一条上粗下细的双线（武文线），距下页边20mm处印一上细下粗的双线（文武线），均为170mm长，红色。
3．其他要素
同于一般格式的其他要素位于第一条双线和第二条双线之间，份号、密级和保密期限、紧急程度在版心左边顶格自上而下排列，发文字号在版心右边顶格排印，这些要素的上边缘与上双线相距均为3号汉字的7/8。标题居中，与其上最后一个要素相距二行。版记部分不标示印发机关和印发日期、分隔线，位于版心内最下方。
由于目前的规定较简略，故常见使用自行设计的信函格式。通常用A4纸，标出单位名称、联系方式、图标等。另外，信封的大小、式样也有国家标准。信封的基本格式是：正面左上角写邮政编码、收信人地址；右上角贴邮票；中间写收信人名称，后可加称呼，再加“收（启）”字；右下角印寄信单位、地址、邮政编码；信封反面右下角标示信封印制单位、邮政管理局监制等内容。贴邮票的一端为信封开口处。
（二）命令格式
1．发文机关标志
发文机关全称加“命令”或“令”，上边缘距版心上边缘20mm，居中，推荐使用小标宋体字，字号自定，红色。
2．令号
实际工作中令号有两种。一是流水号，从发布命令的领导人任期开始按次序编号，例如第1号、第2号，以此类推。无论是否连任，下一任期又从头开始。二是标准的发文字号，位于发文机关标志下空二行，居中。
3．正文
令号下空二行。
4．签发人职务、签名章、成文日期
同一般格式。
（三）纪要格式
1．纪要标志
通常是会议名称加“纪要”两字，上边缘距版心上边缘35mm，居中。推荐使用小标宋体字，字号自定，红色。
2．出席人员名单
正文或附件说明下空一行左空二字用3号黑体字印“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋字印出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
3．请假、列席人员名单
除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，其他排印格式同出席人员名单。有时还会标示记录人姓名。
4．不加盖印章
纪要是15种通用公文中唯一不加盖印章的文种（与其他公文文种通过媒体、网络、公报发布时不加盖公章的情况不同），通常只在正文后标示负责整理印发纪要的相关机关办公室（厅），其后加“整理”二字，并标示成文日期。
目前纪要格式的规定较简略，故允许根据实际情况自行制定。
四、发文稿纸
发文稿纸是公文拟稿时所用的特殊稿纸，其上列有反映公文格式各要素的栏目。为便于公文处理，在拟稿时必须将一份公文的有关格式要素填写在发文稿纸的相应栏目中，正式印发的公文各要素就是根据这份发文稿纸确定的。这种发文稿纸必须用作公文拟稿的第一页，以后各页则可用一般的稿纸。国家标准的《发文稿纸格式》（GB/T 826—1989）由国家技术监督局于1989年2月22日发布，自1989年9月1日起施行。目前没有废止，仍然有效，但应根据目前施行的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》作相应修订。
(1) 叶圣陶：《认真学习语文》，见《叶圣陶集》第13卷。
(2) 吕叔湘：《关于语文教学的两点基本认识》，见《吕叔湘全集》第11卷。
(3) 中华民国建立伊始，语文课统称国文，讲授文言文；白话文运动兴起之后，小学改授白话文（语体文），语文课改称为国语，中学语文课也加授白话文，一度也称国语；但至30年代初期，中学以上语文课又复称国文，文言文比重逐渐增加。
(4) 罗杰瑞：《汉语》，世界图书出版公司北京公司2008年版。
(5) 本书所举大陆当代党政机关例文皆引自新华网、中国广播网、中国共产党新闻网、各级人民代表大会、各级人民政府网站或公报（政报），皆为公开发布的公文，以下不再一一注明出处。
(6) 《治学小言》，齐鲁书社1986年版。