要点02
美化文档的常用元素

Word应该算是现代职场中应用最多、普及最广的软件了，我们常用它来编写工作报告，各种计划、提案等。但是，要用好Word却并不是一件容易的事。

大部分人只拿Word当作打字工具，方便在屏幕上显示信息或将其输出到打印机。有这样想法和做法的人通常只关心文档的内容，不在意文档的格式，还理所当然地认为领导看重的也应该是文档内容。

也有一部分人对Word的功能较为熟悉，认识也略有提升，他们会使用Word提供的样式来美化文档，但不会去想如何在文档中体现个性化。

只有少部分人会把Word文档当成作品来设计，他们会挖空心思用更为美观的形式为文档内容服务，使读者产生阅读的兴趣和乐趣。

信息化迅速发展的今天，随便在网络中都会看到以文档为形式的资料和文献。动辄几千字的文档中，满是文字只会让浏览者对其所述的内容更加迷茫。再好的内容也被难看的形式掩盖了。尤其在当下，形式已经变得和内容一样重要。因此，我们一定要下决心去改变文档，尽量让制作的文档像一幅风景画那样令人赏心悦目，让读者将阅读的过程视为一种享受。

在Word文档中除了文字就是各种对象，它们是构成文档的两大要素。因此要美化文档除了编辑文字外，还应该在对象编辑上多下工夫。所谓对象，俗名“东西”。Word将其他软件制作出来的东西统称为对象，常见对象主要包括形状、图片、艺术字、文本框等。在Word编排文档时，使用这些对象不仅可以帮助我们传递具体的信息，还能丰富和美化文档，使文档更生动、更具特色。

1．图形在文档中的应用

我们在文档中表达信息通常会使用文字描述，但有一些信息的表达，可能用文字描述需要使用一大篇文字，甚至还不一定能表达清楚。例如想要描述企业内部网络的结构，用下面一幅图形基本上可以说明一切，但如果用文字来描述那就得花很多功夫了，甚至到最后也没说清楚。这就是图形元素的一种应用。

当然，图形元素除了帮助我们传递信息外，还可以起到不一样的修饰作用，如强调主题、修饰内容等，下列是一些文档中应用图形作为修饰的例子。

2．图片在文档中的应用

文字和图片都可以传递信息，但给人的感觉却各不相同。读者可以通过下面的例子感受其中的区别。

同样用于说明人生的幸福时刻，左侧的文字通过精心排版设计，艺术化的标题为版面效果增色不少，主题明确，详细描述平淡生活中处处彰显的幸福，但从第一印象来讲对观众的冲击力不够强烈。中间和右侧的两幅图片虽然没有文字描述那样详细（最右侧的图片甚至看不到主角），却有非常强的冲击力和感染力，读者仿佛可以从画面上体会到画中人物的喜悦，对婚姻和生儿育女给我们带来的幸福感同身受。

都说“一图胜过千言万语”，这是对图片在文档中不可替代作用和举足轻重地位最有力的概括。文字的优点是可以准确地描述概念、陈述事实，缺点是不够直观。文字需要读者一行一行去细读，而且在阅读的过程中还需要大量的思考以理解观点。然而，现代人却更喜欢直白地传达各种意思，不喜欢思考。图片正好能弥补文字的局限，将要传达的信息直接展示在观众面前，不需要读者太多思考。所以“图片+文字”应该是文档传递信息最好的组合。例如，在制作产品介绍、产品展示等产品宣传类的文档时，在文档中配上产品图片，不仅可以更好地展示产品、吸引客户，还可以增加页面的美感，如下图的产品介绍文档。

图片除了用作文档内容外，也可用于修饰和美化文档，例如作为文档背景，用小图片点缀页面等。下图是一些应用了图片作为修饰的文档。

3．艺术字、文本框在文档中的应用

如果你觉得单一的文本文件看起来很单调，想要对文字进行一些特殊排版，就可以借助艺术字和文本框，在文档中插入生动且具有特殊视觉效果的文字。在Word文档中插入的艺术字会被作为图形对象来处理，其主要作用也是改变文字的外在效果。文本框可以随意移动的功能完全满足了我们个性化排版版式的需求。下图所示的效果便是通过艺术字和文本框来实现的。

4．其他元素在文档中的应用

在Word中还可以插入一些特殊的对象，如超链接、动画、音频、视频、交互程序等，通常应用在通过网络或电子方式传播的文档中，例如，电子档的报告、电子档的商品介绍或网页等。

在电子文档中应用各种多媒体元素，可以极大地吸引阅读者，为阅读者提供方便。超级链接是电子文档中应用最多的一种交互元素，应用超级链接可以提高文档的可操作性和体验性，方便读者快速阅读文档。例如，文档中相关联的内容可建立书签和超级链接，当用户对该内容感兴趣时，可以点击链接快速切换到相应的内容部分进行查阅。

电子文档中如果再加入一些简单的动画，辅助演示过程，增加音频解说或加入视频宣传推广，甚至加入交互程序与阅读者互动等，则可以从很大程度上提高文档的可读性和体验性。