要点04
表格需要精心设计

要制作一个实用、美观的表格需要细心的分析和设计。用于表现数据的表格设计相对来说简单些，我们只需要分清表格中要展示哪些数据，设计好表头、录入数据，然后加上一定的修饰即可。而用于规整内容、排版内容和数据的表格的设计相对来说就比较复杂。这类表格在设计时，需要先厘清表格中需要展示的内容和数据，然后按一定规则将其整齐地排列起来，甚至我们可以先在纸上绘制草图，然后再到Word中制作表格，最后添加各种修饰。

1．数据表格的设计

通常用于展示数据的表格都有整齐的行和列，很多人认为，这种表格太简单根本用不着设计。这种观点在过去可能没什么问题，但现在随着社会发展和进步，人们对许多事物的关注更细致了，而我们在设计表格甚至排版文档时都应该站在阅读者的角度去思考，除了如何让文档看起来漂亮以外，还应该更多地考虑如何让内容更清晰，让查阅者看起来更容易。例如一个密密麻麻满是数据的表格，很多人看到这种表格都会觉得头晕，因此在设计表格时就需要想办法让它看起来更清晰，通常可以从以下几个方面着手来设计数据表格。

（1）精简表格字段

Word文档中的表格不适合用于展示字段很多的大型表格。表格中的数据字段过多超出页面范围后，不便于查看。此外，字段过多会影响阅览者对重要数据的把握。所以，在设计表格时我们需要仔细考虑，分析出表格字段的主次，可将一些不重要的字段删除，保留重要的字段。

（2）注意字段顺序

表格中字段的顺序也是不容忽视的，为什么成绩表中通常都把学号或者姓名作为第一列？为什么语数外科目成绩在其他成绩前？

在设计表格时，需要分清各字段的关系、主次等，按字段的重要程度或某种方便阅读的规律来排列字段，每个字段放在什么位置都需要仔细推敲。

（3）保持行列内容对齐

使用表格可以让数据有规律地排列，使数据展示更整齐统一，而对于表格内部的内容而言，每一行和每一列都应该整齐排列。如下左图所示，表格行列中的数据排列不整齐，表格显得杂乱无章，查看起来就不太方便了。通常，不同类型的字段，可采用不同的对齐方式来表现，但对于每一列中各单元格的数据应该采用相同的对齐方式，如下右图所示，各列对齐方式可以不同，但每列的单元格对齐方式是统一的。

（4）调整行高与列宽

表格中各字段的内容长度可能不相同，所以不可能做到各列的宽度统一，但通常可以保证各行的高度一致。在设计表格时，应仔细研究表格数据内容，是否有特别长的数据内容，尽量通过调整列宽，使较长的内容在单元格内不换行。如果实在有单元格中的内容要换行，则统一调整各列的高度，让每一行高度一致。如下左图所示，表格中部分单元格内容过长，此时调整各列宽度及各行高度，调整后效果如下右图所示。

（5）适当应用修饰

数据表格以展示数据为主，修饰的目的是更好地展示数据，所以，在表格中应用修饰时应以使数据更清晰为目标，不要一味地追求艺术。通常表格上数据量大，文字多，为更清晰地展示数据，可使用如下方式：使用常规或简洁的字体，如宋体、黑体等；使用对比明显的色彩，如白底黑字、黑底白字等；表格主体内容区域与表头、表尾采用不同的修饰区分，如使用不同的边框、底纹等，下图所示为修饰后的表格。

2．不规则表格的设计

当我们应用表格表现一系列相互之间没有太大关联的数据时，无法使用行或列来表现相同的意义，这类表格的设计相对来说就比较麻烦。例如，我们要设计一个干部任免审批表，表格中需要展示审批中的各类信息，这些信息相互之间几乎没什么关联，用表格来展示这些内容的优势就在于可以使页面结构更美观、数据更清晰明了。所以，在设计这类表格时，依然需要按照更美观更清晰的标准进行设计。

（1）明确表格中需要展示的信息

在设计表格前，首先需要明确表格中要展示哪些数据内容，可以先将这些内容列举出来，然后再考虑表格的设计。例如，干部任免审批表中可以包含姓名、性别、籍贯、学历、出生日期、参加工作时间、工资情况等各类信息。

（2）根据列表的内容分类

分析要展示的内容之间的关系，将有关联的、同类的信息归为一类，在表格中尽量整理同一类信息，例如可将干部任免审批表中的信息分为基本资料、工作经历、职务情况、家庭成员等几大类别。为了更清晰地排布表格中的内容，也为了使表格结构更合理、更美观，可以先在纸上绘制草图，反复推敲，最后在Word中制作表格。下左图是手绘的表格效果。

（3）根据类别制作表格大框架

根据表格内容中的类别，制作出表格的框架结构，如下右图所示。

（4）合理利用空间

应用表格展示数据除了让数据更直观更清晰外，还可以有效地节省空间，用最少的位置清晰地展现更多的数据。如下图所示，表格后面行的内容比第一行的内容长，如果保持整齐的行列，留给填写者填写的空间就会受到影响。因此，采用合并单元格的方式，扩大单元格宽度，不仅保持了表格的整齐，也合理地利用了多余的表格空间。

总之，这类表格之所以复杂，原因主要在于空间的利用。要在有限的空间展示更多的内容，并且内容整齐、美观，需要有目的性地合并或拆分单元格，不可盲目拆分合并。在制作这类表格时，通常在有了大致的规划之后制作，先制作表格中大的框架，然后利用单元格的拆分或合并功能，将表格中各部分细分，录入相应的文字内容，最后再加以修饰。另外，此类表格需要特别注意各部分内容之间的关系及摆放位置，以方便填写和查阅为目的。例如简历表中第一栏为姓名，因为姓名肯定是这张表中最关键的数据，如果你需要在简历表中突出你的联系电话，方便查看简历的人联系你，那么可以将联系电话作为第二栏……