第3章
明确目的的大原则

前面我们已经把工作环境调整到了最适合的状态，现在马上投入制作PPT的工作吧。话虽如此，并不是说马上就打开PowerPoint开始制作幻灯片。一上来就制作幻灯片，就像没画好图纸就盖房子一样，忙活半天也不知自己在干什么。在着手制作一份PPT之前，首先要想明白“制作这份PPT的目的是什么”，明确目的之后，再对PPT进行整体设计。毫不夸张地说，一份PPT具有明确的目的，那这份PPT就已经完成80%了。

有了明确的目的之后，我们还要对目的进行细分，将其“具体化”。所谓目的的具体化，是指：

要向“谁”传达“什么”，想驱动对方做出什么“行动”，为此我们“应该传达哪些内容”。

工作上的沟通和私人生活中的沟通有很大的差别，关键差别就在于是否期待对方有所行动。在私人沟通中，可以表达自己的感受、说想说的话，什么内容都没关系，也并不一定非要对方做什么。所以，在私人沟通中，沟通这个行为本身就是目的。

另一方面，工作上的沟通目的就在于驱动别人采取行动。制作PPT，就是工作沟通的方法之一，所以制作PPT也必须有明确的目的。很多朋友容易把制作PPT本身当作目的，这就大错特错了。我们的头脑中要始终有种意识：制作PPT是为了驱动他人行动的。

明确了“期待对方采取什么行动”，为此要向他“传达什么内容”之后，再开始制作PPT，您会发现制作的过程也将变得顺利、流畅。在制作PPT的过程中，我认为应该极力避免的情况就是中途添加、删除内容。中途添加、删除内容，会让我们花额外的时间去思考、去权衡，而且常常会陷入迷惘，不知所措。这样一来，工作进度不得不停滞，任由宝贵的时间一分一秒地流逝。但是，如果能从一开始就明确“制作这份PPT的目的”，在制作过程中即使遇到迷惘的时候，也可以在较短时间内回归最初的目的，根据最初的目的确定前进方向。

有的朋友认为：“虽然现在我还不清楚想驱动对方做什么，但先打开PowerPoint工作起来嘛！也许在制作PPT的过程中，就知道自己想做什么了。”有的时候，我也会在目的不明确的情况下先打开PowerPoint。但是，当我意识到自己还没弄清楚目的的时候，就会马上关闭PowerPoint。因为目的不明确，制作PPT总会遇到这样那样的问题。根据我以往的经验，只要停下来想一想PPT的目的，哪怕只花10分钟思考这个问题，接下来制作PPT的过程也会流畅很多，节省很多的时间。