大原则
“快速制作”“能够驱动他人”“无须说明”的PPT的重要性
如今，世界上有很多制作PPT的方法。比如，将一切都总结在一张A3纸上的丰田方式；尽量追求简洁，用Excel方格纸制作的ZEN方式……介绍PPT制作方法的书籍也是形成了一股热潮，在亚马逊中搜“PPT制作”，我就找到了337本相关书。可以说我们简直被淹没在PPT制作的海洋中了。在信息爆炸的时代，我们该怎样选择其中的有用信息？哪些PPT制作技巧才是值得学习的呢？
在这么多年的工作经历中，我总共制作了10000多页的PPT。这些PPT有成功的，也有失败的，有的时候能够很好地传达我的想法，有的时候则难以让观众准确把握我的意思。成功是经验，失败也有收获，经过反思和总结，我发现制作PPT有三个重要的因素：第一是“驱动他人”，第二是“无须说明”，第三是“快速制作”。
掌握了上述三个要素之后，我相信一个商务人士就真正掌握了制作优质PPT的技巧。那为什么我觉得以上三个要素最为重要呢？接下来就分别为您讲解它们各自的重要性。
原则007 我们每天的日常工作，本质上就是要“驱动他人”
一说到“驱动他人”，可能大多数朋友会想到销售人员凭借三寸不烂之舌说得顾客心悦诚服，驱动他们购买自己的商品。其实，“驱动他人”的范畴非常广泛，绝不仅限于我们面对客户的时候。在大多数情况下，公司内部的工作，从本质上说也是要去“驱动他人”。
我们有了好的创意或策划方案，就得想方设法说服上司让他接受自己的想法；站在上司的角度，也得想办法激励部下去努力完成任务。这些都是驱动他人的典型例子。另外，想从同事那里得到好的建议，或者获得前辈的帮助，都需要打动他们的心。换句话说，我们在日常工作中，时时处处都需要驱动他人。
但另一方面，公司里不会有人专门教我们如何驱动他人，所以我们是在不断尝试、失败中慢慢成长的。难以通融的上司、不按指示行动的部下、无法沟通的同事……为了从这种困境中摆脱出来，我觉得我们有必要学习一下驱动他人的技巧。
原则008 制作能够“驱动他人”的PPT
所谓能够“驱动他人”的PPT，就是说读者在读了这份PPT之后，心里就明白了该怎么做，并能按照PPT的指示行动起来。可现实中，有太多的PPT让人看了之后不知如何是好。如果我们每天工作的本质是“驱动他人”的话，那么“无法驱动他人”的PPT，不就是一种浪费吗？
“驱动他人”并不是强迫别人去做事情。每个人都有自己的个性和脾气，受到别人强迫时，反而不愿采取行动，甚至还会产生抵触情绪或反抗行动。我所追求的“驱动他人”，是指激发他人内心的动力，消除他们不想做的想法，然后提出具体行动方案，让他们自觉、自愿地去做。
举个例子，从事战略顾问工作的时候，在向客户企业提出改革方案之前，我会先考察客户企业该项目负责人未来在公司里的动向。如果推测他有可能在两年之内调动工作，那我就会修改改革方案。因为如果我的方案要在三年之后才能显现出效果，那么这位项目负责人参与该项目的动力就不会太大，不会积极开展工作。在这种情况下，我提出的改革方案必须在两年内见到成效。
要想制作出真正能够“驱动他人”的PPT，必须在PPT制作之前对PPT的说明对象进行充分考察。
原则009 “无须说明”的PPT，就是自己的分身
要想将工作能力发挥到极致，在制作PPT的时候有一点需要注意，那就是PPT要具有“无须说明”的特性。顾名思义，“无须说明”就是指拿到我们制作的PPT后，不用我们再进行说明，读者自己就可以读懂。
“无须说明”的PPT有两个优点：第一，可以代替自己向别人传达想法；第二，可以向更多的人传达想法。
举例来说，在我向某大企业推销商品的时候，即使我说服了该公司的采购人员，该公司也不一定会采购。因为采购人员不能擅自拍板，他还要向公司高层介绍这种商品，等待高层管理者做出采购决定。很多情况下，采购人员并不十分了解这种商品，他向上司介绍的时候不一定能讲清楚。此时，如果我能制作一份“无须说明”的PPT，让采购人员递交给上司，那这份PPT就可以代替我向该公司高层管理者说明商品的特点。
另外，在运作一些大型项目的时候，需要所有参与人员对该项目有一个共同的认识。在这种情况下，如果单靠项目负责人以开会的形式口头向下属传达，那恐怕要花费很多的时间和精力。而且，层层向下传达，难免会产生误解。但如果能制作一份关于该项目的“无须说明”的PPT，将其分发给所有参与人员，就可以让他们同时了解项目的所有内容了。这样在思想上容易达成共识，还不会产生误解。
原则010 “无须说明”的PPT 有五个要点
要想制作出“无须说明”的PPT，以下五个要点是必须掌握的：
首先，向读者传达的信息一定要明确，切忌暧昧、模糊。即使PPT中用到了大量数据，其中要表达的关键点也要清晰明确地罗列出来。所以，在制作PPT之前，就应该对内容进行梳理，找到表达的关键点。
其次，要表达的关键点在PPT中一定要突出，让读者一目了然。通俗地讲，就是当读者拿到这份PPT的时候，不用细读，只要浏览一眼就能看出重点、要点。这就要求我们在制作PPT的时候尽量缩减文字量，多使用图解、图表的形式进行表达。
再次，根据是一份PPT的基石。缺乏根据的论点，没有说服力，无法打动读者。所以，我们事先有必要对构成根据的信息加以整理，让其更具条理性、层次性。
最后，写明对读者的要求也很重要。如果只是说一句“期待您的配合！”，而没写明具体行动方案的话，读者想配合我们也不知道该做些什么呀！正确的例子是：“请在营销会议上把这个问题提出来讨论。”告诉读者具体该怎么做，才能让他们行动起来。
原则011 提高工作效率，“快速制作”PPT
通过前面几小节的学习，相信您已经认识到“驱动他人”和“无须说明”对一份PPT的重要性。下面就为您介绍最后一点——尽量快速制作资料，这一点也相当重要。
一听到外资战略顾问这样的职业，您头脑中会产生什么样的印象？是不是“瞬间就能看透一家企业在经营管理中存在的问题”“头脑转得飞快，创意一个接一个”“具有丰富的经营管理知识和经验”？我上大学的时候，对外资战略顾问的印象就是这样的。可是，当我迈出校门，应聘到一家外资战略顾问公司工作的时候，我感到分外惊讶，因为公司前辈们的工作速度比我想象中还要快！比如，一项工作中使用的20页PPT，他们五六小时就能做好，而制作一份简单的事业计划Excel表格，三小时就足够了。
他们的工作速度为什么那么快？工作效率为什么那么高？原因在于：第一，对工作方向的合理化规划；第二，具体操作过程的合理化。关于第一点，他们采取的方法有“对目标成果进行清晰设想的‘目标志向’”“以假说为基础向前进发的‘假说思考’”等技巧。
在操作速度方面，他们熟练掌握各种办公软件的操作，比如快捷键的使用，就可以大幅减少工作时间。另外，还有硬件方面的合理化。举例来说，我刚进公司的时候，公司给我配发了IBM（现在是联想）的ThinkPad笔记本电脑。用过ThinkPad笔记本电脑的朋友都知道，键盘中央有个“小红帽”，这个“小红帽”可以替代鼠标。只不过我非常不习惯用“小红帽”，于是就外接了一个鼠标来用。
结果，前辈问我：“你为什么要用鼠标？手在鼠标和键盘之间来回切换，那不是浪费时间嘛！”我不太能理解前辈的意思，于是他给我算了一笔账。他说：“你在用电脑工作的时候，假设每10秒手就要在鼠标和键盘之间往返一次，那么1分钟就要往返6次。假设往返一次需要0.5秒，那么1分钟就要浪费3秒，1小时就浪费180秒（3分钟）。松上君，你现在一天工作18小时，那么因为手在鼠标和键盘之间往返就要损失54分钟。这将近一小时的时间用来睡觉不好吗？”从那以后我就不再用鼠标了，而是通过反复练习掌握了“小红帽”的使用方法。到现在，我也非常喜欢用ThinkPad这个系列的笔记本电脑。
这个例子也许有点极端，却是现实中发生的真事。由此可见，外资战略顾问为了追求极致的工作效率，已经把操作速度精确到秒了。
原则012 快速制作PPT，还能提升质量
一般人认为，工作速度太快，质量就会很粗糙。但实际上，快速制作PPT，反而能提高PPT的质量。我工作的第一家公司是外资的经营管理战略顾问公司，入职的第一年，有前辈建议我：“松上君，与其先思考，不如先干起来。”当时我以为“对战略顾问这一职业来说，应该先做后思考”，但现在反思起来，前辈的意思是，通过工作流程的合理化，提高工作速度，才能挤出更多的思考时间，提高工作质量。
对各种各样的信息进行充分的综合思考，才能提高工作的质量。换句话说，要想提高工作的质量，充足的“思考量”是绝对必需的。以金字塔为例，如果把金字塔的底边比喻成“思考量”，那么底边越长，金字塔的高度才能越高。金字塔的高度就是工作的质量。我们在这里所说的工作质量，就是指制作的PPT的质量。
思考量与工作（PPT）质量的关系
关于金字塔底边的“思考量”，可能有朋友会认为那些头脑聪明的人在思考量方面肯定有优势。但是，思考量可以分解为“思考速度×思考时间”。思考速度（头脑运转速度）因人而异，头脑聪明的人可能会思考得快一些。可是，思考时间对所有人都是平等的。头脑不太聪明的人，只要下功夫，就可以挤出更多的思考时间。
提高工作速度，并不单单是为了缩短工作时间，而是要创造出更多的思考时间。思考时间增加了，思考量自然就增加了，于是，工作质量也会随之提高。
和公司的同事相比，我的学历不占优势，头脑也不算聪明。但是，通过提高工作速度，就创造出了更多的思考时间，于是，思考量上去了，我的工作质量也就上去了。所以，那时我的工作成绩并不输给那些聪明的同事。
