1.2 涉外文书的写作要领

由于涉外文书的特殊性，它有着自己的写作特点和规律，其写作要求更为严格，从某种意义上讲，它比国内党政机关公文写作的政治性和政策性还要强。因为，涉外人员在外交活动中，是中华人民共和国的代表；在涉外经济活动中，是祖国利益的维护者；在对外文化交流中，是中华民族传统文化的宣传者；在对外接待服务活动中，是中国精神风貌的体现者。所以，涉外文书写作不允许有半点疏漏之处，否则就会产生不良的国际影响，乃至有损中华人民共和国的形象和声誉。

1.2.1 涉外文书写作的原则

涉外文书写作要遵循以下几个原则：

一、政治原则。涉外文书是为涉外活动服务的，涉及国家形象和国际关系。党和国家制定了一系列有关涉外工作的路线、方针和政策。在撰写涉外文书时，一定要保持“政治思想过硬”，即要坚持四项基本原则，贯彻执行党和国家的外交路线、方针和政策，无论国际风云如何变幻，其出发点和归宿都必须以是否有利于祖国和人民的根本利益为准则。

二、内外有别的原则。涉外文书，特别是外交类文书和外事类文书，需要遵守内外有别的原则。因为它所反映的是涉外工作，所以，在对外交流和友好往来，以及其他一切涉外活动中，必须坚持内外有别的原则，凡国内未公开发表的机密事项，未经中央批准，任何人在与外国的交往中，不得泄露。对于接待外宾参观的单位和游览地区，接待单位应明确划分参观范围，标明禁区，规定路线和参观的项目，采取必要的保密措施，不能擅自扩大范围。外事类文书写作中的接待方针、所采取的保卫措施，以及对不同国家来访者的不同态度等，也属于保密范畴，不得随意乱讲。这是外交类和外事类文书写作者需要特别注意的。

三、真实具体的原则。涉外文书写作与文学写作不同。文学写作可以虚构、想象、典型化，所遵循的是艺术的真实性原则，而涉外文书写作所写的一切内容必须是真实、具体的，不能虚构、夸张，所遵循的是生活的真实性原则。所以，在撰写涉外文书时，一定要使用真实的材料，不能弄虚作假。任何违背真实具体这一原则的情况，都是不允许的。

1.2.2 涉外文书的写作要求

在撰写涉外文书时，要遵守以下几个写作要求：

一、格式方面的要求。虽然涉外文书写作没有统一的格式，但是每种文体大体上还是有一定的行文规范的。这些行文规范是涉外部门和涉外工作者长期实践的结晶，已经被人们接受。因此，按照这些行文规范去写，可以使交流和沟通更加顺畅。需要注意的是，在撰写外交类文书时，要尽量符合国际惯例。

二、语言方面的要求。涉外文书要尽量使用世界通用语言，语言的标准化是涉外文书赖以传播和为世界各国所接受的前提条件。

具体体现在以下几个方面：

（1）外交辞令。外交辞令有约定俗成的内涵，具有相对固定性，在涉及或使用外交辞令时，要根据不同文种及特定内容、对象准确表达，不可随意更改。例如，“密切注意”和“严重关切”是常用的外交辞令，通常表示对事态很关注；“表示遗憾”和“极为愤慨”则蕴含着抱怨、谴责之意，且后者语气明显比前者重。

（2）称谓。涉外文书中的称谓也是很有讲究的，既要考虑到双方的身份，又要兼顾国际惯例及对方的具体情况。

通常情况下，对方若有官衔、爵位、学位，可根据具体情况以官衔、爵位、学位称呼对方。若对方的官衔在部长级别（包含部长级别）以上，可尊称对方为“阁下”，但若对方是美国人、墨西哥人或德国人，通常不称对方为“阁下”，而称“先生”；若对方的官衔在副部长级别以下，可称对方为“先生”；对国王、皇帝等，可尊称其为“陛下”；对王子、公主、亲王等，可称为“殿下”；对女性，可称为“女士”“小姐”“夫人”等。

（3）人称。涉外文书中的人称受文书格式限制，如对外便函用第一人称；正式函件若以个人名义发文则用第一人称；普通函件若以单位名义发文则用第三人称，称呼对方时也用第三人称，通常不称对方为“贵方”或“贵馆”，而是重提受文者的名称。

此外，发文者与受文者也要相对应。若发文者是个人，则受文者也应是个人；若发文者是单位，则受文者也应是单位。切记，发文者和受文者的身份要对等。

（4）国名、地名、团体名。涉外文书中的国名、地名、团体名原则上要使用全称。在同一涉外文书中，国名、地名、团体名第一次出现时要用全称，后面再次出现时可根据情况使用惯用的简称。在中文版涉外文书中，他国国名、地名、政党名、国际组织名和群众团体名要使用规范的中文译名，需要附加外文的可放在小括号里加在中文译名后。无论是国名，还是地名、政党名、国际组织名和群众团体名，均要使用汉语拼音拼写法。

（5）数字。涉外文书中的数字，在可以使用阿拉伯数字的情况下，应使用阿拉伯数字。4位及4位以上的数字，要遵守国际上通行的三位分节法书写；5位以上的数字，若尾数有很多零，则应以万、亿为单位记数。层次序数、固定词组、习惯用语、缩略语以及其他约定俗成的数字要使用汉字。数字表示法的使用要尽量保持前后一致，前面用了哪种表示法，后面也要用同一种表示法。

（6）引文。涉外文书中的引文（引用的公文）要注明引文的发文机关、公文编号以及标题和发文日期。若引用国家领导人的讲话或者个人作品的内容，则不仅要注明领导人或作者的姓名，还要注明讲话的标题或作品的名称，以及讲话或作品发表的日期。

（7）时间。涉外文书中的时间一定要写清楚、准确。涉外文书通常要有发文日期和签批日期。

（8）祝愿和致敬语句。写这类语句时一定要兼顾双方的身份、关系以及国际惯例，还有文书的内容和使用场合，通常可以使用“顺致……”“预致……”等格式，如“顺致问候”“顺致最崇高的敬意”“顺致最良好的祝愿”“预致谢意”等。

此外，在撰写涉外文书时，尽量不用为本国人民所独知、独晓，而不为世界人民所共知、共晓的语言。最好避开那些政治性很强的语言，尤其不能把国内一些习惯性的简称、政治口号用于涉外文书写作。

三、叙述方面的要求。涉外文书在叙述方面要求语句通顺、结构严谨、层次清晰、逻辑周延，能够准确表情达意，切不可出现词不达意、表意不清、前后矛盾等现象。另外，为了加强表达效果、提高对方的重视程度，涉外文书中常使用一些结构稳定的表达方式，通常是一些介词和介词结构。常用的介词有：表示原因和目的的，如“为”“为了”“由于”等；表示对象和范围的，如“对”“对于”“有关”“关于”等；表示时间和处所的，如“在此”“值此”“自从”等；表示方向的，如“沿着”“朝着”等；表示根据的，如“根据”“依照”“遵照”等。常用的介词结构有：“值此……之际”“谨以……名义”等。

涉外文书要一事一文，不要一文数事，否则容易给对方造成理解和答复上的困难，引起不必要的误会。

再次强调，涉外文书事关国家形象和国际关系，在撰写时一定要注意言辞，注重形象，不乱说话，逻辑要周延，表达要清晰、准确；同时，要兼顾双方的身份、地位，以及国际惯例和具体情况，把每一句话说到位、说准确。