第2章　采购申请与采购计划制订

2.1　采购申请

2.1.1　内容1：提交采购申请

采购申请主要是指由企业各需求部门向负责采购的部门提出在未来一段时间内所需物品的种类及数量等相关的信息，并填制一定的表格交由采购部门。

（1）采购申请的功能

采购申请一般由适当的人员提出，以达到确定需求及内容、有利于管理和确定成本归属的目的，采购申请的功能如图2-1所示。

（2）采购申请的注意事项

提出采购申请时，采购需求申请人需注意如下几点事项。

①由适当的采购申请人来进行请购。

②以书面的方式提出。

③确定需求的内容。

④以规格表明需求的水准。

⑤注意预算的限制。

2.1.2　内容2：采购市场调查

采购前期的市场调查是进行采购需求分析的前提和基础。采购市场调查工作可分为拟定采购市场调查方案、设计采购市场调查问卷、实施采购市场调查、进行分析和预测、撰写采购市场调查报告5个阶段，具体介绍如下。

2.1.2.1　拟定采购市场调查方案

在具体进行采购市场调查前，采购人员应对采购市场调查工作进行整体规划，拟订一份完整的采购市场调查方案，以保证采购市场调查工作的顺利实施。在拟订采购市场调查方案时，负责市场调查的采购人员主要从调查目的、调查任务、调查对象与样本、调查方法、调查费用、调查进度等6个方面进行考虑。

（1）明确市场调查目的

①根据企业具体情况和采购策略分析调查目的。调查目的是指通过市场调查需达到的目标，采购人员可根据企业的具体情况和采购策略分析市场调查的目的。企业和采购人员的具体情况不同，进行采购市场调查的目的也会有所不同。例如，若采购人员在采购之前对所要采购的产品本身并不熟悉，那么市场调查的目标应先定位在了解、认识此类产品方面；对于制造业企业来说，在采购之前对原材料市场的调查主要是掌握原材料市场的供应及市场竞争情况。

②用简明、扼要的语言描述调查目的。一般来说，在采购之前进行的市场调查目的如图2-2所示。

（2）确定市场调查任务

采购市场调查必须围绕调查目的进行，以便获得有价值的信息资料，为分析采购需求和制订采购计划提供依据。采购市场调查任务主要是指企业内外部会影响到采购决策及作业细节的各种宏观、微观因素。采购调查的主要任务如表2-1所示。

（3）确定调查对象与抽样

①确定调查对象。调查对象是根据调查目的、调查内容所确定的调查范围及所要调查的总体。对采购市场来说，其调查对象一般为零售商、批发商、物料供应商、企业内部采购人员等。

②确定调查单位。调查单位是所要调查的社会经济现象总体中的某一个体，是调查中要调查登记的各个调查项目的承担者。采购人员在进行市场调查之前，应于上述众多采购对象中确定到底要针对哪一个群体进行调查。通常，确定调查单位时要考虑两个方面的因素。确定调查单位需考虑的因素如图2-3所示。

③进行抽样。大范围的市场调查虽然会有较高的准确度，但其成本同样庞大。为了使有限的资源得到充分的利用，并尽可能提高调查准确度，在进行市场调查之前，采购人员应进行合理的抽样，进行抽样的步骤如表2-2所示。

（4）选择市场调查方法

①了解市场调查方法。在采购市场调查活动中，常用的调查方法主要有文案调查法和访问调查法两种，文案调查法与访问调查法的比较表如表2-3所示。

②组合选择调查方法。通过对以上两种调查方法的了解，采购人员可以根据调查内容的不同，灵活选择合适的调查方法。选择适当的调查方法如表2-4所示。

（5）估算市场调查费用

市场调查费用是指调查人员对某一项目进行调查时需要的各种人力、物力、财力等各方面的支出，采购人员应在市场调查问卷设计前估算市场调查费用。一般情况下，采购市场调查费用主要包括调查方案设计费、调查问卷设计费、问卷印刷和装订费、调查人员劳务费、异地实施差旅费、交际费、数据录入费、数据分析费、报告制作费、管理费、服务费等。

（6）安排市场调查进度

市场调查是一项较为复杂烦琐的工作，这就要求调查组长事先应将调查过程中需完成的任务进行安排，这样既可以指导和把握调查工作的进度，也可以控制调查成本、确保有限的经费得到充分利用。某公司的采购市场调查进度表如表2-5所示，供读者参考。

2.1.2.2　设计采购市场调查问卷

（1）问卷设计准备

①明确调查主题及所需的资料。问卷设计者应该明确市场调查的主题以及采用问卷调查时需要收集哪些方面的资料。例如，在拟订调查问卷之前，对于比较容易获得的第二手资料，除非需要进行证实，否则就没有必要出现在问卷之中，以保证整份问卷的严谨和篇幅的紧凑。

同时，问卷设计者还应根据调查对象的特点和所需收集的资料，运用各种形式的问句将调查目标分解成若干题目，以确保调查目的的实现。

②明确调查对象的类型。调查问卷应针对调查对象的特点进行设计，才能保证问卷的合理性。所以，在正式进行问卷设计时，问卷设计者应明确调查对象是企业还是个人、是生产商还是经销商、是现实消费者还是潜在消费者等，并掌握各种对象的特征。

（2）拟写问卷内容

根据不同的调查，问卷会在题型、问句、栏目、措辞、格式等方面都有所不同，但在构成上，一份完整的调查问卷通常都是由卷首语、主体、背景这三个部分组成。

1）拟写卷首语文字

调查问卷的卷首语一般包括以下5部分内容。

①调查的目的。调查的目的是让被调查者了解本份问卷想调查什么。下面是一份调查问卷前面的调查目的。

为了解××原材料供应商的基本状况、供应能力、质量保障能力和对供应市场的看法等，掌握供应××原材料的供应商资料，了解××原材料采购市场的容量，我公司特组织了本次问卷调查活动。

②问候语。问候语既要体现调查人员对被调查者的尊重和礼貌，又能引起被调查者的重视，以利于消除顾虑，激发参与意识。问候语必须亲切、诚恳、礼貌、文字简明，并在结尾处表示谢意。下面是一份调查问卷前面的问候语。

请积极参加我们的问卷调查，您的参与将为掌握××原材料市场的供应情况提供第一手资料，并将为××产品的生产提供最有价值的信息。衷心地感谢您的合作！

③问卷回收方式及其他事项。如说明本次调查是否匿名，调查不会对被调查者产生不利的影响，答卷的注意事项等。下面是一份调查问卷前面的回收方式说明。

请认真填写调查问卷，问卷调查中的“个人资料”部分，请务必如实填写，以便于奖品邮寄和确认。

调查问卷回收完毕后，我们将通过抽签方式抽选出中奖的参与者，并为这些中奖的参与者发放奖品，获奖名单将公布在×年×月出版的××杂志上。

④填写说明。在自填式问卷中，必须有问卷填写说明，即告诉被调查者如何填写问卷。下面是一份调查问卷前面的填写说明。

填写要求：

请在所选答案题号上画“√”；

对单选题，只能画一个“√”，对多选题，请在您认为合适的题号上画“√”；

需要填数字的题目，请在横线上填写；

对于在表格中选择答案的题目，请在所选栏目中画“√”；

对注明需要您自己填写的内容，请在规定的地方填上您的意见。

⑤市场调查表编号。编号的作用在于识别调查问卷、调查人员以及被调查者的姓名和地址，以便满足校对、检查、更正错误和统计的需要。

2）编写问卷的主体

问卷的主体部分为调查问题的核心内容，包括调查的全部问题及答案。

①选择问题的形式。问卷的主体就是各式各样的问题，问题一般有开放式和封闭式两种，开放式问题与封闭式问题的比较如表2-6所示。

②组织编写问题及答案。在编写问题之前，市场调查组长可根据调查目的和所要了解的信息资料，组织小组成员开展头脑风暴活动，让每个人根据自己的想法随意设计问题及答案，然后进行讨论，最终拟出问题；也可使用专家调查法，由采购部、销售部、生产部、仓储部等部门负责人组成专家小组，由小组人员各自独立地设计问题，最后加以汇总和筛选。

3）拟写背景调查资料

这部分内容通常放在调查问题的最后，主要调查的是被调查者的个人背景材料。下面是一份市场调查问卷所包括的背景资料，背景资料问题表如表2-7所示。

（3）设计问卷样式

①筛选问题。市场调查负责人可根据表2-8中所述的7个注意事项，筛选上述通过头脑风暴和专家调查两种方法收集的问题，并加以补充。

②将问题排序。采购调查小组应根据逻辑合理、层次分明、由浅及深、由易到难的原则，认真推敲问题的目的、内容、数据及排列次序，将问题排序。

③设计问卷的版式并排版。调查问卷的版式分为竖排与横排。竖排版通常不分栏，横排版通常有分栏，分栏的多少根据问题及答案字数的多寡而定。采购调查小组应根据调查工作的需求，确定问卷的版式。

调查问卷的版面应该清晰、整齐、美观，版面内容的行与行之间的距离至少是1倍行距，问题后面要多留一些空白供被调查者填写答案。

（4）测试与修改

①测试设计好的问卷。在问卷调查设计完成后，还要通过举行小规模试验检查的方式，检验问卷是否合适。首先，必须将问卷交市场调查负责人或专家，听取他们的意见，以求全面表达本次调查意向。其次，可以在同事中或经过挑选的普通用户当中进行试答。

②修改测试后的问卷。测试后，调查小组应从图2-4所示的五个方面修改、完善调查问卷。

2.1.2.3　实施采购市场调查

在做好一切准备工作后，就要开展市场调查活动了。这是市场调查各环节中最重要的工作，实施调查得出的信息直接决定本次调查活动的效果。

（1）实施文案调查

1）收集资料

市场调查人员在进行文案调查时，首先应积极展开资料收集，找到可以利用的所有数据与文件。

①查阅企业内部有关采购的档案资料，如企业有关采购的财务报告、采购记录、供应商档案、同业资料卷宗等。

②查找外部刊物及索引类资料，如工商企业名录、政府机构的统计调查报告、学术研究机构或民间机构发表的市场调查报告等。

③翻阅与采购的原材料、零部件、设备、商品相关的专业书籍及杂志。

④必要时可以利用企业介绍信，向相关部门主动索取资料。

2）筛选资料

资料收集后，由于资料数量庞大，良莠不齐，市场调查人员应于使用之前对这些资料进行筛选，排除不可靠的资料。为了方便查阅，市场调查人员最好通过编写摘要的方式，对挑选出的资料进行记录，以备撰写调查报告时使用。资料摘要及索引的编写格式可参考表2-9所示。

（2）实施访问调查

实施访问调查一般是根据所拟订的调查提纲或问卷，采用访谈询问的方式，从被调查者处获得所需资料。实施访问调查的作业程序如下。

1）筹建访问调查小组

一般来说，访问调查小组成员由调查组长（1名）、访问员（若干名）、复核员（1～2名）3类人员组成，共同负责采购调查工作。

2）培训调查人员

访问调查小组筹建完毕后，调查组长可对所有访问员进行培训，调查人员培训内容如图2-5所示。

3）访问调查

访问员应依据以下3点制订出各自的访问计划，并按计划实施访问调查。

①访问的准备。包括整个调查的日程安排、调查区域的走访路线、调查区域内的家庭访问的路线。

②访问。包括决定访问的具体时间，对外出家庭的再次访问、对拒绝接受访问的家庭的处理方式。

③访问后的资料整理。包括检查填写内容正确与否，通过电话或再次访问更正发现的错误。

调查组长在调查进行过程中，可通过电话听取访问员的中期报告，在了解已完成的数量的同时，预计今后的完成数量，以便对调查进程加以控制。

4）回收调查问卷

调查组长一般可通过现场提交和邮寄这两种主要的方式回收访问员的调查问卷，调查问卷回收的步骤如图2-6所示。

5）实地访问报告

负责此次访问的调查组长应尽早将访问调查的结果报告给公司的相关决策人，应报告的内容包括问卷配额数、回收问卷数、无效问卷的原因、实地访问的实施时间、访问人数、实地访问负责人的姓名、本次调查的效率及存在的问题等。

6）检查调查质量

①检查调查内容的错误。一般来说，调查内容的错误类型和说明如表2-10所示。

②检查质量的方法。问卷质量检查方法如图2-7所示。

不管采用何种回访方式，都要注意不要让受访者感受到公司对访问员的怀疑。

③检查项目。访问调查项目与方式一览表如表2-11所示。

2.1.2.4　进行分析和预测

（1）确定采购预测目标

确定预测目标就是明确预测目的，预测目的有一般目的和具体目的之分。一般目的往往比较笼统、抽象，如掌握市场变化趋势、市场行情变动等；具体目的是进一步明确这次为什么要预测，预测什么具体问题，要达到什么样的效果。这就需要采购人员把抽象的命题转化为可操作的具体问题，如将经营状况分解为销售量、销售率、利润额等。

（2）整理调查资料

对于收集的各种资料，采购人员还应结合调查目的及工作需要进行整理。调查资料整理步骤如图2-8所示。

（3）分析调查资料

只有对调查收集的资料进行综合分析、判断、归纳，才能正确了解现象之间是否存在联系及如何联系。通常，采购人员可从以下4个方面对调查资料进行分析。

①分析企业所面临的采购环境，包括政治、经济及政策、法律等各方面的问题。

②分析预测期内影响市场诸因素同采购需求的依存关系。

③分析预测期的产供销关系。

④分析消费心理、消费倾向的变化趋势。

（4）选择预测方法

采购人员应根据不同的市场现象选择合适的预测方法。常用的市场预测方法如图2-9所示。

（5）做出最终预测

①修正预测结果。测验人员应利用已定的预测方法或模型，对预测期内的现象进行预测，然后将预测结果与观察的实际结果进行比较。

②重新预测。预测人员重新预测之前要对原预测方法或模型的可靠性进行分析，对预测所用资料进行审查。若预测方法正确，资料不全、不实的，需重选资料再按原方法进行预测。若预测方法不符合市场运行现象和特点，则要按既定的预测目标重新选择预测方法，然后重新收集资料，按新方法进行预测，直至预测结果接近实际值为止。

③评估采购市场发展阶段。采购人员在分析市场行情的基础上，还要对原材料、零部件、商品市场的发展阶段做出评估。一般来说，市场处于不同的阶段，采购形势各不相同。如在导入期，虽然竞争不太激烈，但是采购原材料比较困难，很难选择合适的供应商。在成熟期，采购人员已经建立了稳定的供应商关系，采购策略比较稳定，竞争很激烈，但是波动不会太大。

④分析、预测采购价格的变化。不断变化的外部环境及激烈的市场竞争使得采购的价格不断发生变化，为了更好地控制采购成本，预测人员可从4个方面展开价格的分析和预测。价格分析与预测如表2-12所示。

2.1.2.5　撰写采购市场调查报告

撰写采购市场调查报告是市场调查的最后一项工作，它将市场调查工作的成果体现于其中，可作为企业分析采购需求的依据。采购市场调查报告要按规范的格式撰写，采购市场调查报告的内容一般由标题、前言、目录、摘要、正文、附录6个部分组成。

（1）编写标题

采购市场调查报告的标题包括采购市场调查报告标题、委托者、执行者以及报告作者和完成日期。标题应醒目并以简明的文字概括性地表明采购市场调查报告的内容。采购市场调查报告标题编写说明如图2-10所示。

（2）编写前言、目录和摘要

采购市场调查报告的标题确定后，调查人员应编写前言、目录和摘要。前言、目录和摘要的编写说明如表2-13所示。

（3）撰写正文

正文是采购市场调查报告的主要部分，主要包括调查项目的详细陈述、调查方法、调查结果、结论和建议。正文部分必须准确阐明全部有关论据，包括问题的提出、引出结论、论证的全部过程、分析研究问题的方法等。

①引言。引言即调查报告的开头，“万事开头难”，好的开头，既可使调查报告顺利展开，又能吸引读者。开头部分的写作方式很多，可根据情况适当选择，但不管怎样，开头部分应围绕三大问题展开，即调查目的、调查方式、调查结论。

②论述。论述部分是调查报告的核心部分，决定着整个调查报告质量的高低和作用的大小。由于论述一般涉及的内容很多，文字较长，有时也可以用概括性或提示性的小标题，突出文章的中心思想。论述部分大致可分为基本情况和分析部分两大块内容。论述部分的内容如图2-11所示。

③结尾。结尾部分是调查报告的结束语。结束语一般有3种形式。结束语的3种形式如表2-14所示。

（4）编写附录

附录通常包括空白调查问卷、观察记录表、数据汇总表、被调查者名单、抽样调查技术说明、较为复杂的统计表和参考文献等。

2.1.3　工具1：采购申请单

采购申请单如表2-15所示。

2.1.4　工具2：请购申请单

请购申请单如表2-16所示。

2.1.5　流程：采购需求确定业务流程

采购需求确定业务流程如图2-12所示。