第一篇 应用文写作基础知识篇

项目一 应用文的概念与沿革

一、应用文的概念

在日常的生活、学习和工作中，应用文的使用非常广泛：与人联系沟通少不了书信、条据；日常工作学习需经常使用计划、总结；政府机关指导工作需要用公文；工商企业经营需要用合同；毕业实习时，要提高对毕业实践的认识，需要撰写毕业实践报告等。它使用的范围广、频率高，在社会生活的各个领域发挥着巨大的作用。那么什么是应用文呢？关于应用文的概念，1979年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是：应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、启事、条据等。定义很简单，但没能概括出应用文的本质特征，仅仅指出应用文的“简易通俗”，这才只是应用文的一些方面，而不是全部特征。根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义推广开来，应用文的定义应为：应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。这个定义规定了应用文的本质特征，使它明显区别于其他文体，又涵盖了应用文的基本特性。应用文写作就是研究应用文写作规律、特点、要求、方法技巧等的一门实用学科。

二、应用文的起源

应用文“有用于周应人事”，它伴随着人类生活而产生，并随着社会的进步而发展，如今正日趋规范化、现代化。

《周易·系辞下》有言曰：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察，盖取诸《夬》。”这“结绳记事”就是公认的应用文写作的起源，而“书契”即为公务文书。上古帝王设史官记言、记事，颁令施政，公务文书应运而生。距今五千多年前的阴虚甲骨“卜辞”，可视为我国最古老的应用文。《三字经》有曰：“有典谟，有训诰，有誓命，书之奥。”我国古代第一部散文集——《尚书》，被普遍认为是我国最早的应用文汇编。其中，“典”用于记述典章制度，“谟”是议政的策论，“训”是进行教诲开导的论说文，“诰”是进行训诫的文告，“誓”是军队出征的誓词，“命”是周王和诸侯的命令和诏书。现代社会的命令、决定、决议、公告、通告、通报、报告等公文，仍保留着这些文体的痕迹。

（一）古代的应用文

古代的应用文写作主要是公文写作。秦统一全国后，实现了“书同文”，为应用文尤其是公文的规范创造了条件。秦李斯等人为公文写作制定了一系列的规定，由此产生了“避讳”“抬头”“用印”等制度，这标志着公务应用文体的成熟。秦廷又规定国家机关的文书制度，公文文体分类和公文格式初步确立，也有了上行文和下行文的区分。秦代的公文体式有诏、谕、制、奏、疏，其中皇帝颁布的最高指令称“谕”（分“口谕”和“手谕”）；臣下的请示称“奏”或“疏”，皇帝批准、答复则为“下旨”。秦始皇颁发统一度量衡的诏书被刻在铜板上，故有“秦诏版”[秦诏版：也称秦量诏版，用青铜制成，有的刻秦始皇二十六年（公元前221年）统一度量衡的诏书，有的刻二世元年（公元前209年）同类诏书，有的两诏合刻]之称。汉朝以后，公务文书又产生了书（申请）、议（意见、主张）、策（考试文件）、论（道理分析、判断）、疏（注释）等公文体式，并明确了下行文种有“诏”（皇帝的命令）、“令”（指示、指令）、“诰”（古代一种告诫性文章）、“制”（郡县制度）、“策”（考试文件）、“敕”（诏书）等，上行文种有“章”（奏本）、“表”（报告）、“议”（建议）、“奏”（上书皇上）、“疏”（注释）等，统称“奏议”。其间产生的《陈政事疏》《论积贮疏》《论贵粟疏》《上书谏猎》等已成千古名篇。

魏晋南北朝时期，公文写作无论是从写作实践上还是从理论上看，都有明显的进步。曹操亲自动手写过不少公文，代表作有《让县自明本志令》《求贤令》《求逸才令》《慎行令》《修学令》等。曹丕的理论专著《典说·论文》中言道：“盖文章，经国之大业，不朽盛事”，主要就是指公文而言。他把文章体式分为4类8种，并指出它们各自的特点：“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”其中，奏、议、书、论、铭、诔都是应用文，多数作为公文体式，诗赋是文学作品体裁。

晋有简、牍、署；南朝梁人萧统编《昭明文选》，选文37类，其中，像诏、册、令、表、上书、奏记、移书、箴、铭、诔、哀文和墓志等的文体体式就有20多种，都属应用文类。刘勰的《文心雕龙》把文章分为33类，其中属应用文的就有21类之多。可见，当时应用文的数量与作用并不亚于文学作品。

唐宋时代是我国古代应用文写作走向成熟的时期。这个时期，魏徵的《谏太宗十思疏》《十渐不克终疏》，陆贽的《奉天请罢琼林大盈二库状》《论两税之弊须有厘革》，范仲淹的《答手诏条陈十事》等，都是脍炙人口的文章。其间汇集成的《唐文粹》《文苑英华》分古赋九、诗十三、颂五、赞二、表秦书七、文四、论五、议四、古八文、碑十七、铭五、记七、箴诫铭一、书十二、序八、传录记事二。唐宋时有册、籍图；历朝、历代还有碑、碣、志等，无以计数。

“应用文”作为一个词汇，最早见于北宋。苏轼在《答刘世济书》中说：“向在科场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深为羞愧。”但在宋代，还没有把应用文作为专用的文体概念。

元明清时期，对应用文写作的研究渐趋深入，明代吴纳的《文章辨体》、徐师曾的《文体明辨》、清代姚鼐《古文辞类纂》、刘熙载的《艺概·文概》等，都是影响广泛的文章学专著。刘熙载在其《艺概·文概》中第一次将“应用文”作为术语使用。他提出：“辞命体，推之可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行，重其辞乃所以重其实也。”他虽然没有阐明应用文的概念，便对应用文的范畴和行文方向作了界定，并强调了应用文重实用、讲实效的特点。“文件”一词最早见于清末郑观应的《盛世危言·考试上》：“次第而升，以资历练，文件自理，枪炮自发。”

（二）近现代的应用文

1911年辛亥革命不仅推翻了封建帝制，而且废除了帝王气息浓厚的诏、诰、谕、奏等宫廷文体。凡此种种庞杂、重叠的古代应用文，大多数都随着封建社会制度的终结而废止。1931年出版的陈子展所著的《应用文作法讲话》，对当时社会上经常使用的公牍文、电报文、书启文、庆吊文、联语文、契据文、广告文、规章文、题署文等文种的写作知识，分别作了阐释。这本著作对后来的应用文写作教学和研究产生了较大的影响。

（三）当代的应用文

新中国成立以后，党和政府高度重视应用文的使用规范。2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布新的《党政机关公文处理工作条例》使我国公务应用文从内容到形式不断趋于统一和完善，也为应用文写作的发展指明了方向。

改革开放加速了中华民族的复兴，也使当今社会生活变得日益丰富多彩。应用文使用范围越来越广泛，使用频率越来越高，应用文已成为人们不可或缺的交际工具。招标、投标、合同、涉外商务函（电）、求职信等文种已与百姓生活息息相关，就连“述职报告”这一官场文书也逐渐平民化。

随着人类文明的进步，文书载体历经更替嬗变——我国古代应用文是以锲刻形式发布和保存于甲骨、钟鼎、简策上，后书写于缣帛，及至书写、印刷于纸页，直至传播于现代电子网络。梳理应用文沿革、嬗变的历史线索，有助于我们识古鉴今，进一步理解应用文写作的起源、功用和特点，把握其发展演变的趋势，更好地将应用文写作服务于现实需要。

三、应用文的特点

应用文在其长期的历史发展中，已经形成了区别于文学作品与实用文体的极其鲜明的个性特点。

学好应用文写作，首先要掌握应用文的写作特点。

（1）体式的规范性。应用文文体功用性很强，目的性明确，科学性要求很高，因此规范性就成为其必然的要求。在其长期的应用过程中，逐渐形成了一些比较规范的文本格式，有大致相同或相似的布局和写法。这种比较规范的文体形式，便于写作、阅读和处理，有利于提高办事效率，便于分类、归档和查询，方便快捷。如公务文书，它涉及国家的路线、方针、政策和广大人民群众的利益；合同文书则涉及双方当事人的权利与义务；礼仪文书关系到双方的密切交往与相互信任等。

（2）内容的真实性。应用文是应用于日常工作和生活的，因此应用文的内容要符合客观实际，真实可靠，不能夸大其词，更不能以点代面、以偏概全。同时，在应用文中出现的时间、地点、情况要真实，所引用的资料、数据也要真实，不允许有任何的出入和虚构。因此，要求应用文的作者要笃实于己，取信于人，说老实话，写老实文，以确保应用文的内容真实可靠，使应用文真正发挥其应有的作用。

（3）运用的广泛性。同其他的文体相比，应用文的适用范围应该是最广泛的。应用文是人们处理各种事务、传递信息的书面工具，人们几乎时时刻刻都离不开这个工具，使用广泛是其显著的特征。应用文是根据人们生活和实际工作的需要应运而生的，所以应用文的应用必然覆盖人类社会的方方面面，国家机关、企事业单位甚至个人，几乎都离不开应用文的写作。

（4）运用的时效性。应用文不同于其他文体，它是为解决新近发生的问题，及时地为现实生活服务而写的，某些应用文书，如法规类文件，标明了生效或执行的时间，那就必须严格遵守。特别是在当今社会发展如此迅速，人们的决策、措施要适应变化了的形势下，必须适时地使用应用文这个工具，从而更好地解决问题，推动社会发展。

有些应用文体虽然没有严格的有效期限，但其作用的发挥也多是由强到弱，逐渐失效。

四、应用文的分类

应用文种类繁多，没有形成统一的分类。目前，较常用的分类标准主要有以下几种。

（一）按照应用文的使用范围划分

按照应用文的使用范围分，可分为通用文书和专用文书两大类。

通用文书指人们在办公或办事中普遍使用的文书，包括党政公文（如命令、决定、公告、通告、议案、批复等）、事务文书（如调查报告、工作总结、述职报告、计划等）、规章文书（如章程、细则、制度、办法等）、经济文书（如合同、意向书、招标书、商品说明书、经济活动分析报告等）、司法文书（如起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等）、生活文书（如一般书信、感谢信、慰问信、求职函等），以及礼仪文书（如请柬、邀请函、开幕词、闭幕词等）和学术文书（如学术论文、毕业论文等）。

专用文书指在一定部门或一定范围内使用的专门文种。专用文书的文种繁多，如外交部门使用的照会、国书、条约、协定、全权证书、领事任命书、领事证书、护照等。

（二）按照应用文的特点划分

按应用文的特点可将其分为指挥性文书、法令性文书、报请性文书、知照性文书、交际性文书、记录性文书等。

（三）按照应用文的性质划分

按照应用文的性质分，可分为法定公文、通用的机关事务文书、专用的部门业务应用文、日常生活应用文。

另外，随着科技的进步，按照应用文的记载方式可将其分为文字文书、电信文书、电脑文书、声像文书和图形文书。

五、应用文的作用

随着社会的不断进步，应用文作为一种工具，同时又作为一种信息载体，越来越受到人们的重视。概括说来，应用文主要有以下作用。

（一）宣传教育，指导工作

行政公文的发布，绝大多数是向广大的人民群众宣传党和国家的方针、政策，宣传单位的典型经验和个人的先进事迹，起着宣传政策、教育群众的作用。法律文书的发布，警示、规范着人们的行为，起着宣传法令、教育人民、打击罪犯的作用。特别是在市场经济条件下，应用文的宣传教育作用又有了新的发展，各企业集团运用应用文这一宣传工具，宣传企业文化、企业的经营理念、企业的形象口号，以此来扩大企业的知名度和美誉度，赢得社会的信任和支持，提高了经济效益。

（二）沟通协调，交流信息

现代社会人们参与各类活动的范围更加广泛，彼此之间的合作交流日益增多，人与人之间，地区与地区之间，乃至国家与国家之间都存在着千丝万缕的关系，都需要进行信息传递，加强沟通与联系，共创和谐的人际关系，这是工作得以顺利发展的重要前提。应用文在沟通上下左右关系、交流信息、联系情感、协商事宜、协调行动、相互支持等方面具有重要的作用。公关礼仪文书能起到沟通感情，促进协调，互为发展的作用；广告类文书可以起到传播信息，服务公众的作用；合同类经济文书可以起到协调关系、保障当事人双方利益的作用。

（三）凭证依据，积累资料

应用文的凭证依据作用，在不同的文种中有着不同程度的表现。就行政公文而言，下级机关要根据上级机关下达的公文来传达方针、政策，安排工作任务，部署开展工作。而上级机关则要根据下级机关的公文所提供的情况、反映的问题来进行决策，以便更科学、更合情合理地指导下级工作。平行机关和不相隶属的机关之间，可以根据往来的公文知照情况、商洽工作。

由此可见，公文是施政的依据和准绳。它可以约束行政行为，使管理的各个环节得以正常有序地开展工作。就凭据文书而言，其凭证作用更为明显，如协议书、合同书等都规定了当事人双方的权利与义务，以此为凭证，如有任何一方违约，都要以此追究责任。概而言之，应用文是办事的，有着极强的时效性，某件事处理好之后，其作用也随之消失。

但是有些应用文，它不仅有现实的作用，而且还是真实的历史记录，并根据有关规定立卷、整理、归档，作为文献资料供后人参考，起凭证作用。

（四）反映情况，规范行为

自古以来，应用文就有发布法律和行政法规的作用，进入现代社会以来，国家立法机关，针对社会的实际需要出台更多更细致的法律法规，确保各项工作有法可依。

国家立法机关制定的各种法律、法规，行政机关的条例，以及各企事业单位制定的规章、制度等都要通过应用文来颁布。这些法律文书、规章制度都属应用文的范畴，一经公布，有很强的约束力，任何人都要自觉遵守，不得违反，否则将会受到不同程度的处罚。应用文对规范人们的行为，加强社会主义法制，维护社会秩序的稳定，构建社会主义和谐社会有着重要作用。