前言
在人们的日常认识中，档案工作是神秘的。因为一般情况下，大家是不会主动去档案馆或档案室消遣的。因为它非生活的刚需，档案机构也没有广发广告呼吁民众去查档。即便是因工作或生活需要去查档的，如为了认定工龄、为了职称评定，在迈入档案机构的那一刻，从要求出示身份证明，到填写查档表，再到被安排在专门场所翻阅档案等，一系列严谨的手续昭示着档案工作是一件严肃的事。而且通常情况下，档案部门也或被安置在机关“深宅大院”，也可能被作为机要部门看待。这些当前的状况，均使档案工作与民众的距离不那么亲近。自然，人们对档案或档案工作的认识是神秘的，甚至是能不关注就不关注的。当长期与档案工作不接触后，人们似乎都忘记了还有档案这样的事物存在。
另一方面，即使是专职的档案工作者，也有相当一部分人对自己的职业缺乏足够的自豪感与成就感。一方面，大家认为档案工作既不直接生产物质财富，也不直接从事国家管理、科学技术研究、文艺创作等活动，其是辅助性的服务工作，自然甘居幕后。另一方面，在管理者面前，档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，是档案工作者对档案工作地位的朴实总结。档案学者胡鸿杰教授在2007年前后带领的团队对档案职业状况的调查结果就显示，档案工作存在女性化倾向，准入门槛低。
上述事实至少从表面反映出一个问题：档案的价值，或者是档案工作的社会地位，没有得到社会的普遍认可，更不用谈其社会贡献力的巨大，或其社会影响力的深远。但真相真的是这样吗？作为一名长期从事档案学研究和教学的专业人员，我是不敢苟同的。那问题究竟出在什么地方。个人认为，是档案或档案工作的价值没有被完全地发掘出来。因为人们仅仅是从目前的局部认知中评判档案或档案工作的价值的，评判的结果即如上述。但如果我们认识到了档案或档案工作的更多维度的价值，是不是对档案或档案工作的认识就不一样了呢？继而才有可能更多地关注和支持档案活动。特别是，当发现了档案或档案工作的价值与整个社会活动的主要任务密不可分，是否对档案或档案工作的认知和支持将完全不一样？而这，正是笔者在读博期间就思考的一个话题。即：寻找档案现象与整个社会活动的宏观关联话题，特别是，如果能从社会化的角度看到档案或档案工作在社会活动中的独特价值，将是一个令人鼓舞的话题。
一次偶尔的机会，笔者发现在有关社会风险防控的报道中，经常出现档案的身影，如为防止流行病爆发建立疾控档案、为保障食品安全建立追溯档案、为建立社会信用体系建立信用档案等。进一步地跟踪发现，从传统治安、信用、疾控，到新近信息网络、跨国犯罪、生态环境等，在各类新老交错的社会风险防控中，都提到了建立档案的重要性。也即，在社会风险防控中，档案在某种程度上发挥着举足轻重的作用。也即，档案具备社会控制的功能。而事实上，我们可以从学理上分析，因为事物存在不确定性，人际或组织关系处理有投机行为，社会经常面临不同风险。这些问题长期困扰着人们，促使人们采取各类控制手段以减少不确定性和风险，打击投机行为，维护社会秩序。这时候，档案就是人们选择的一种社会控制工具。这种工具因其自身的凭证性而使其控制效用更显权威与可信。但档案本身又仅是作为一种工具存在，不能自发实现功效，所以其需借助一定社会主体的使用，需适用特定的控制情境。这中间，就存在档案社会控制功能如何实现的机理问题。
至此，围绕着“档案的社会控制功能”话题，构成了本书的研究主题。
具体研究中，本书分为六章，内容如下：
第一章为绪论，主要是引出本书主题。认为在对档案社会控制功能的认识中，存在“实践热”与“理论冷”的反差。究其原因，在于档案易于生成与保管，也便于利用。这种看似的简单性，使人们认为其“浅显易懂”而不必深究。这种现象反映在国内外相关研究上，就是以间接研究为主，直接的理论探讨尚不成熟。它需要我们探究其中的真正原由，并挖掘其更大的意义，甚至需从相关概念的再确认与统一入手，并设计研究思路与方案。
第二章是对档案社会控制功能概念的进一步界定与发现。认为该功能是档案在社会控制活动中所体现的效用与能力，具体是用于维持社会诚信关系，实现社会秩序。这可从档案被借助于社会控制活动的诸多案例中得到考察与验证。而从本质上看，档案社会控制功能是档案基本价值的衍生，它源于档案的凭证和参考价值，是档案基本价值在特定情境下的进一步演绎与适用。所以，其与档案的基本价值是源与流的关系，而与档案的其他具体功能是并列关系。在此基础上，进一步认为档案社会控制功能的特点包括：衍生性、权威性、隐形性、直接性和时效性。
上述两章主要是对一些概念的厘清，使对档案社会控制功能的认识有一个初步的印象。
第三章重点分析了以韦伯、福柯和吉登斯为代表的社会学家的相关经典理论。主要梳理了他们在该问题上的分析框架。发现除差异外，更多体现出相似处，主要是：对档案社会控制功能的分析应置于更宏大的社会管理背景，应作为社会管理的有机组成；档案社会控制功能体现一种权力媒介，代表着权力行使相关的控制职能；档案社会控制功能既可能带来管理上的理性及社会秩序的维持，也可能带来对人的严重束缚或权力垄断的负面影响，需对其辩证看待。
第四章以韦伯、福柯和吉登斯的相关理论为指导，具体分析档案社会控制功能的实现维度。主要表现为在档案确认、防范与追溯下的社会控制。这种控制形态是以时间维度划分的，体现出功能存在的长期性及其适应性，具体表现为：当档案仍处于文件的有效期内时，主要用于对现实中的人或事的控制。而当文件退出有效期，进入档案馆保存或处于文件的非现行阶段时，其主要发挥社会记忆、社会认识或社会情感上的控制功效。
上述两章是由相关概念的梳理转入对具体问题的分析。
第五章分析了档案社会控制功能的实现机理。认为该功能的实现离不开具体的社会管理活动及其管理控制需求。而实际上，档案是作为一种工具，在权力作用下，实现对特定社会时空的控制。在档案社会控制功能实现中，档案本身仅作为一种手段参与控制活动，实际掌控它的是相应的社会主体，包括公众层面的个人、组织和国家，他们均围绕一定的控制目标，针对具体的控制对象，通过档案发挥控制的影响。在此基础上，为档案社会控制功能实现的机理建立模式，实际是对上述内容的再呈现。
第六章总结并预测了档案社会控制功能的演进轨迹。认为其已经走到或即将由钳制到科学管理意义，由事务性到文化性、由“国家模式”向“社会模式”转型。总体呈现出一种由“内向”到“外向”、由“人治”到“法治”、由政治性控制到自主式控制的转型。
上述两章是在问题分析基础上对问题的进一步总结与预测。
最后为结束语，认为对档案社会控制功能的认识视角可以多维，对档案社会控制功能实现的机理需做进一步的分析。档案社会控制功能及其实现问题需得到进一步的肯定与发掘，以更合理地借助其用于社会秩序维持与改良。
相较于前人的研究，本书的创新点在于：首次对社会学领域的三位著名学者马克斯·韦伯、米歇尔·福柯和安东尼·吉登斯的档案社会控制功能的思想进行了比较系统的研究与比较，属于一种相关思想的发掘。有益于人们从其他学科中汲取营养，丰富对档案现象的认识。另一方面是从学理上分析了档案社会控制功能的作用方式。因为已有研究更多在于指认档案具备社会控制功能，或陈述其在某一领域的控制效用，或简单论及档案社会控制功能的定义与特点等，基本属于静态研究。本书拟从动态视角分析档案社会控制功能的作用方式，具体是表现在确认、防范与追溯控制中体现为一种与权力运作、管理控制联系的活动，并把其内部的作用结构与作用方式通过模型方式呈现了出来。
当然，本书也存在不足。就是在总结并设计档案社会控制功能的实现路线或模型时，目前仅是粗线条地勾勒出档案社会控制功能实现的基本框架，并没有充分或具体明确外界的全部影响要素可能对其功能实现带来的影响。需进一步完善，具体是需进一步明确可能受到的外界影响因子及其他可能的影响。另一方面，本书研究中，演绎成分偏多，一定程度上削弱了论证的说服力与直接性，有进一步提升的空间。如对档案社会控制功能实存形态的总结中，如档案式确认、档案式防范与档案式追溯，实际上其效用的实现，是与其他因素合力的结果。由此，档案的社会控制功能体现出一定的复杂性，需要进一步的发掘与总结。
本书在总结并借鉴前人研究成果的基础上，力图尽可能完整详细地论述档案社会控制功能的定义、特征、思想精髓、作用方式及演进轨迹，希望能做到内容新颖充实、深入浅出，能为有关专家学者和档案工作者或社会工作者提供参考，但由于笔者水平有限，难免有错漏之处，敬请专家学者、读者批评指正。