Components of Business Letters

1. Fully blocked style 完全平头式

完全平头式（Fully blocked style）在所有商务文书中使用最广泛。采用这种格式，每一行都靠左排列，每一段都不用缩进，标题不用居中，所有内容都从左排起，减少了文字输入空格的时间。

2. Main components of a business letter 商务信件的组成

（1）Reference档号，参考号

有的信头上有档号（reference）一栏，是为了信件归档和处理信件的方便，比如有时是客户的客户号，有时是申请者的申请号。

（2）Date 日期

不同国家标示日期的习惯不同，不论是日月年，还是月日年的顺序，最好完整表示，保持一致。例如：August 18, 2017或者18 August, 2017。

（3）Inside address 封内地址

收件人的姓名和地址应分行打印，和信封上的排列一致。例如：

Dr. Alicia Lauderman

Department of Accountancy

College of Commerce

Illinois Institute of Trade

Ruston, IL 61272

（4）Salutation or greeting 称呼语

如果信写给具体的人，称呼语根据双方关系的远近，用名或者姓，或者姓名的用法。例如：

Dear Mr Stout Dear Patt Dear Sue Farrelly Dear Dr. Sue

如果不知道具体的收件人的姓名，可用职务代替，比如：Dear Sales Manager，也可以用Dear Sir or Madam。最好能确定具体的收信人，商务信件的沟通效果能显得比较人性化。

（5）Heading 标题

标题是信函内容的简要提示，通常放在称呼语下面，标题一般使用下划线，或者全部使用大写字母以便区别开。例如：

SUBJECT：OVERDUE BILL FOR JUNE 2016

Subject：Proposed Distribution Arrangement

（6）Complimentary close 结尾敬语

在商务信函的结尾处，人们常常使用客套语结尾，常见的结束语是Yours faithfully，Yours truly，Yours cordially等。Yours sincerely的使用更为常见。

（7）Name of sender and title 写信人的姓名和职务

签名通常在结尾客套话下方空出四五行的地方。先是姓名，接着是工作职务和部门名称。例如：

Yours truly,

Edward Cole

Vice President

Bagel Co.

（8）Enclosures 附件

如有附件（enclosure），一般在信函下端标注“Enc”或者“Encs”给予提示。

Sample Letter

March 18, 2016

Richard A. Peters

9032 Thompson

Boston, MA 02116

Dear Richard,

Congratulations on your promotion to general manager at Ryan Corporation. You have excellent business skills and the drive to go far — keep up the good work！

I'm pleased the management at Ryan recognizes your abilities.

Best wishes for many future successes.

Sincerely,

Peter Monroe

President

West & Associates