1.2 办公室人员开展工作的总体原则
办公室人员在工作中，经常会觉得时间不足、事务太多，有时候领导问到某件事，却发现自己还没做，而无关紧要的小事倒是完成了。这主要是因为办公室人员不会管理时间、做事没有条理，才会显得工作混乱，工作效率自然也不高。本节将介绍办公室人员在管理时间、开展工作和处理工作等方面的方法和技巧，帮助办公室人员合理安排领导和自己的时间，有序高效地完成工作。
1.2.1 做好工作的时间管理
无论对于组织还是个人来说，时间都是非常宝贵的。办公室人员作为领导的重要助手，在面对众多纷杂的事务时，要学会进行合理的安排，做好时间管理，通过对时间的安排和合理规划，提高时间的利用率。
1.时间管理的原则
办公室人员的时间管理既包括对领导时间的安排管理，也包括对自我时间的安排管理。总的来说，时间管理需遵循以下原则。
◆有序性原则：也就是对待办事项的先后顺序进行划分，知道要先做什么，后做什么，这样做事才有条理。
◆轻重缓急原则：指办公室人员按任务的轻重来安排时间，区分常规工作和紧急工作，科学安排，在固定的时间做日常性工作，并按任务的重要性、紧急性确认做事的优先级，以此来协调安排领导的时间，做好自己的工作计划。
◆目标原则：办公室人员可以确立目标，以控制自己的工作进度和时间。这可以激发办公室人员树立强烈的时间管理观念，达到最佳的时间管理效果。
◆减少时间浪费原则：办公室人员要消除自己工作中浪费时间的因素，例如无意义的思考、拖延症、做事半途而废、长时间安排一件事等，这些因素不加以消除都会加速工作的不自觉膨胀，使办公室人员失去对时间的控制。
2.时间管理的方法
要想安排好自己的工作，最好的方法就是做好时间管理。下面介绍几种合理管理时间的方法。
（1）目标管理法
目标管理法也就是确定好自己要完成的目标，并能做好相应的安排，这样办公室人员在工作时就能有一个明确的方向。这种方法主要是确定目标，并要求自己在限定时间内完成目标，利用人在有限时间内的压迫感和紧迫感来约束自己，从而达到节约时间、提高工作效率的目的。
（2）ABCD时间管理法
ABCD时间管理法也叫四象限时间管理法，这是以事情的紧急程度和重要性为指标安排工作事项，从而提高时间利用率的方法。其以重要与否和紧急与否设立了一个坐标系，将所有的待办事项划分至A、B、C、D 4个象限。
A象限代表重要且紧急的事项；B象限代表重要但不紧急的事项；C象限代表紧急但不重要的事项；D象限代表既不紧急又不重要的事项。每个象限内大致的划分标准如图1-3所示，办公室人员可以按照图中的内容来合理安排自己的工作。
图1-3 ABCD时间管理法
（3）计划管理法
做好周密的计划是节省时间的好方法。办公室人员如果提前制订好工作计划，就能节省在每项工作结束后至下一项工作开始前关于如何开展下一项工作的思考时间，做事会更加连贯。常见的工作计划包括年度计划、季度计划、月计划、周计划和日计划等。人们使用较为频繁的是月计划、周计划和日计划，它们的内容比较详细具体。此外，办公室人员可相应地列出自己的待办事项清单（日程安排等）和已办备注，做好记录，以便后期进行工作总结。
表1-2和表1-3分别为某公司关于客户开发的周工作计划以及关于领导安排的日工作计划，办公室人员可以以此为参考制订其他各类计划。
表1-2 周工作计划表
表1-3 总经理日工作计划表
小提示
办公室人员在制订自己的工作计划时，可以预留出一小部分时间，以应对突发情况或突然的工作任务。若工作实在太多，办公室人员在接到紧要的工作任务时，就按事情的紧急程度将工作顺延。
（4）工作分类法
工作分类法也是一种时间管理的有效方法，它通过对工作的分类排序来有效分配时间。按照工作的轻重缓急，将其分为紧急且重要的工作、次要的工作和常规的工作3类。办公室人员可以先排出事情的优先顺序，再预估这些工作可能耗费的时间和占用的百分比。接下来在工作中记录实际耗用的时间，将其与预估时间对比分析，发现浪费时间的因素，提出减少时间浪费的措施，从而重新调整自己的时间安排，更有效地开展工作。办公室人员可以采用表1-4所示的方法对工作进行分类、记录与分析。
表1-4 工作分类表
在做安排记录时，办公室人员要真实记录，持之以恒，这样才能更好地优化时间安排。
3.时间管理的小技巧
要想更好地利用时间，办公室人员还可以采用下面的一些小技巧完善对时间的管理与规划，提升工作质量。
（1）遵循二八定律
二八定律就是花费80%的时间来完成20%最重要的事情。办公室人员经常面对很多工作安排，因此要找出其中最紧要的事情，将重要的工作放在第一位，才能有效提高工作效率。
（2）即办即行
遇到突发性、临时性事件或突然接到领导的指示和任务时，办公室人员要立即办理、立即执行，将重要工作任务逐一登记并细化，设定工作完成期限，将工作有序落实到位。
（3）集中时间办要事
这与第一条类似，第一条是强调时间要多，这条则强调时间要集中。在工作中，办公室人员需要掌握和配合好领导的时间节奏，因此最好让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要以及最困难的工作。对于其自身来说，也是同样的道理，一定要将主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上，不要让琐碎的事宜占据你太多的时间。
（4）利用碎片时间
办公室人员在工作中肯定也有不少的碎片时间，可以利用这些时间来处理较琐碎的事务，如沟通会议安排或活动安排、回复邮件和传真、整理文件等。
（5）设置工作日志
办公室人员要利用工作日志做好每天的工作记录和第二天的工作安排，这有利于感知工作的收获与体会，获取经验。长此以往地积累之后，办公室人员就能更有效地管理时间，提高自己的工作水平和时间利用效率。
1.2.2 开展工作的步骤
办公室人员在做任何一项工作时，都可以先做计划，再付诸实践，然后检查自己的完成效果，最后对结果进行处理。这里可以提供一个由美国管理专家提出的理论：美国管理专家休哈特博士曾经提出了一个“PDCA循环”理论，后来该理论被质量管理专家戴明采纳、宣传，得到普及之后，这个理论也被称为“戴明环”。
PDCA循环是一个程序。它将工作管理分为4个阶段，分别是计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）。这4个词的具体含义如下。
◆计划（Plan）：确定方针和目标，制订好工作的计划。
◆执行（Do）：根据已知的信息进行具体的设计，然后进行实际操作，执行计划中的内容。
◆检查（Check）：总结执行计划的结果，明确完成的效果，找出问题所在。
◆处理（Act）：对最后总结得出的结果进行处理，成功了便加以肯定，失败了便总结经验教训，并将其放入下一个循环。
可以看出，这个理论要求把各项工作按照制订计划、计划实施、检查实施效果的程序执行，然后将成功的经验纳入标准，不成功的事项便放到下一循环去解决。下面介绍在进行这4个步骤时，办公室人员应着重注意的内容。
1.计划的步骤
◆了解即将开始的工作内容，例如其与整体工作的关系、领导的要求、该工作的紧急程度和重要程度等。
◆领导分配多项任务时，要排好优先顺序，并思考如何在期限内更好地安排工作，使工作效率更高。
◆进行具体安排——“5W2H”，即具体的行动内容（What）、采取行动的原因（Why）、如何实施行动（How）、完成的时间（When）、具体的负责人和行动人（Who）、执行计划的部门在何处可得到配合（Where）、可能花费的资金（How much）。
实际上，这是有效进行任何一项工作都可运用的工作程序，同时这个质量管理方法也是不少企业管理工作的方法。办公室人员在工作中，可以按照上述逻辑开展自己的工作。
2.执行的步骤
首先按原定的计划顺序执行，若计划进行过程中有变化，办公室人员要及时报予领导，然后要注意在领导规定的期限内将计划执行完毕。
3.检查的步骤
◆办公室人员在检查时要对照自己的工作任务来分析计划和实际情况的差异，然后找出原因，并记录在自己的备忘录上，以便日后改进。
◆办公室人员将自己的工作成果与自己之前的成果或同事同性质工作的成果进行比较分析，找出自己的不足并尽力弥补。
4.处理的步骤
对成功的经验和成绩加以肯定，将其标准化、流程化，以巩固成绩；针对遗留问题，则根据总结的结果采取相应的步骤，转入下一个PDCA循环。
1.2.3 处理工作的优先顺序
ABCD时间管理法同时也是著名的处理工作的方法，它将工作排出了一个优先顺序。办公室人员在面对众多工作时，可以先进行思考，然后将自己的工作进行分类。办公室人员首先需要想明白什么是应该做的事，什么是做不做都可以的事，什么是可以不做的事。最后将其分为重要且紧急的事、重要但不紧急的事、紧急但不重要的事和既不紧急又不重要的事，然后对其赋予相应的时间与精力。
重要且紧急的事可以花大量的时间和精力去完成；重要但不紧急的事需要提前有个计划，然后花较多时间完成；紧急但不重要的事可以马上去办，花尽可能短的时间完成；既不紧急又不重要的事可以慢慢做，利用琐碎的时间处理，放到最后去完成。这样，一个办事的优先顺序就确定了。