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四、现场审核的准备阶段
(一)编制审核计划
1.审核计划
审核计划是确定现场审核人员日程安排以及审核路线的文件,是指导现场审核的重要依据,由审核组长编制。审核计划的内容包括:审核目的,审核范围,审核准则,审核的起止日期,审核组成员名单及分组,详细的日程安排及审核分组情况。审核员分组时要考虑回避,及审核员不应来自被审核部门。表1-3是医院内部审核计划样表。
表1-3 医院内部审核计划表
2.集中式审核与滚动式审核
审核可采取集中式审核或滚动式审核。集中式审核是指在一个相对集中的时间内(集中几天),对全部门和全条款进行审核,满足审核的充分性。一般每年组织1~2次,可安排在外审前一个月进行。其特点是具有连续性和系统性,能综合分析体系状况,可节省时间和人力资源。滚动式审核是每月对一个或几个部门(或条款)进行一次审核,逐月开展,每年或每半年应覆盖所有部门(或条款)一次。其特点是审核时间短且灵活,抽调人员方便,对工作影响小。
(二)审核组工作分配
审核组内部工作的分配是审核组长的职责。审核组长应当通过与审核组成员的商量,将对具体的过程、职能、场所、区域或活动的审核任务分配给审核组的每位成员。在分配任务时应当考虑:审核员独立性与能力的要求;资源的有效利用。审核组工作任务的分配,可随着审核范围的调整,调整工作量,改进审核路线和审核深度,以更好地发挥审核员的作用。
(三)准备工作文件
审核工作文件包括:审核计划、首次会议签到表、会议记录本、编制完成的现场审核检查清单及检查单表格、空白的不符合报告、纠正及验证措施报告、空白的内审报告。
(四)编制检查表
1.检查表的作用
明确受审核部门所需审核的主要条款及要求;使审核程序规范化、系统化;明确审核目标、确定审核样本;作为重要的审核记录存档。
2.检查表反映的主要内容
找准对象:看什么,问什么,查看什么,追踪什么,考核什么。明确方法,怎么查,如何抽样,拟获取什么证据。重点从三个层面检查:正常情况下该项工作是如何实施的?异常情况下如何控制?出现危机时如何应对?
3.编制检查表的基本思路
(1)了解被审核部门或过程的基本情况。
(2)按照PDCA的思路对过程进行审核。
(3)明确总体,从中随机、独立、分层抽样。审核抽样评价流程见图1-6。
图1-6 审核抽样评价流程
(4)凡是有活动或现场可以观察的过程,应到现场观察活动是否按规定的程序和要求进行。无活动或现场可以观察的过程,应从记录中检查其实施是否按规定的程序进行。
(5)审核的重点是关键过程和需要确认的特殊过程。