第40章 使用电子邮件的礼仪

电子邮件的一个重要目的就是节省他人的时间。你平时的E-mail往来是否做到了这一点呢?通过本节的学习，你将了解如何写好E-mail，掌握写好E-mail的方法。

如何写好E-mail？电子邮件的一个重要的目的就是节省他人的时间，只把有价值的信息提供给需要的人。职员使用公司邮箱发送邮件，与私人邮箱有着很大的区别。写E-mail就能看出一个人为人处世的态度。你作为发信人要想到收信人怎么样看这封E-mail。接下来将从主题、正文、附件、接收回复邮件四个维度，来弄清楚怎么样写一封得体的邮件。

主题怎么样写？主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题。这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断邮件的重要程度。一定不能空白标题，这样是最失礼的。标题要简短，不宜太长，不要用Outlook……才能看完你的标题。标题能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不明的标题，如“王先生收”。一封信尽可能只针对一个主题，不要在一封E-mail内谈及多件事情，以便日后整理。可以适当使用大写字母或特殊符号来突出主题，引起收件人的注意，但是要适度，不要随便使用紧急之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据内容需要修改标题，不要“RERE”一大串。

来看看这两个主题：1.Amazon.cn新春二月最新图书推荐，4折起。2.通知，2017年度元旦和春节放假安排。总的来说，电子邮件的主题可以遵循what、when、where原则，用一个词，一个短语，一个不超过35个字的短语来描述邮件的内容。如果是面对客户的邮件最好包含公司的名字（who）。

正文怎样写？1.Email正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应作摘要接受，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。2.注意E-mail的论述语气，根据自己收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件时对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气，进行论述，以免引起对方的不适，尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件需要转发时，要谨慎客观地评论别人的意见。3.正文多用要点列表，以清晰明确每个内容，并且确保每个段落不要冗长。4.一次邮件交代完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全说清楚，不要过几分钟再发一封补充或更正的邮件。5.尽可能避免拼写错误，注意使用拼写检查，这是对别人的尊重，也体现了你的态度。在发送邮件之前，务必自己仔细阅读多遍，检查行文是否通顺。6.合理提示重要信息，合理地使用加粗、颜色字体、加大字号等功能。7.合理使用图片、表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或者讨论性质的邮件，单纯用文字很难描述清楚，就要加上图标进行阐述，那么收件人一定会表扬你的体贴。8.不要使用笑脸字符，这样的商务邮件显得太轻佻。

关于附件。附件是对邮件的正文进行补充，但是附件不是你想加就加。在添加附件的时候需要注意这几点：1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名。3.正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件的邮件。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

邮件的回复与接收。接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点：第一应当定期查看收件箱，查看有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读或回复。第二应当及时回复工作邮件，一般应在收件当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展，若涉及较难处理的问题，可先回复发件人已收到邮件，再择时另发邮件予以具体回复。第三，若由于因公出差，或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。

电子邮件是一种方便、快捷的通信方式，简洁是电子邮件的灵魂。