1.4　一般要素：公文写作涉及的17种要素及相应格式布局

标准化历来是人们提升办事效率的最佳方式，公文写作同样如此。唯有通过大家彼此都遵循与理解的格式进行写作与展示，才能达到快速创作、传达与理解的效果。

公务文书（尤其是机关公务文书）写作，通常而言包含以下17种要素，再辅以内容填充与相应布局，便可以完成一篇符合标准的公务文件。

1．份号

公文份号即公文进行印制时的顺序编号，如一份公文需要印发1000份，则份号便为1～1000号，一份公文对应一个具体编号，便于查对、清退，尤其涉及保密性质的公文，份号上更不可马虎。

份号通常印在公文文头的左上方，通行格式目前有两种，一为“编号：000××”，二为“N.000××”。

2．密级与期限

此项内容虽只针对特殊应用场景，绝大部分读者可能一生都不会用到，但也应当加以了解。所谓密级便是该公文的保密级别，共有4个等级，分别为核心、绝密、机密与秘密。期限则是指该公文的保密期限，视具体情况而定。

3．紧急程度

紧急程度即签发者对该公文传达及处理速度的要求，通常分为特急、紧急与常规3个等级。

4．发文机关

公文写作中，发文机关名称一般不提倡使用可能会造成误会的简称，而应用全称（一些特殊公文采用规范后简称的情况除外）。格式布局上，发文机关名称要宋体、红字、居中排布。存在联合发文机关的，应主机关在前。

5．发文字号

发文字号也称文号，是体现该公文在某机关某年度内所发公文顺序的编号，由发文机关统一安排，文号中包括机关代字、年份代码与发文顺序号。格式上，发文字号位于发文机关下第三行，宋体，并用六角括号〔〕标识出来。

上述所提到的份号、密级与期限、紧急程度、发文机关，以及发文字号5种要素的体现可参考图1-4。

6．签发人

签发人即决定文件最终是否被签发者的姓名，单个机关发文时，则是负责领导的名字；多个机关联合发文时，需要多个机关领导共同签署，称为会签。格式上，签发人的位置在发文字号的平行右侧，每个机关均独占一行。

7．标题

公文标题由3个要素组成，即机关名称、事由及文种，条件规定很板正，完全不需要变化，典型例子如“××市人民政府办公室关于印发×××方案的通知”。

8．主送机关、抄送机关

主送机关，顾名思义便是该公文的主要受理或答复机关，是相对于抄送机关而言的概念。格式上，主送机关与抄送机关在公文中首次提及时均应使用全称，进行规范提示后，才可在后续内容中使用简称。

9．正文

此要素在本小节无须赘述，后续章节中将陆续为读者介绍不同类型公务文书的正文写作方法。

10．附件说明

公文附件说明主要包含随文需要阐述清楚的规章制度、报表、统计数字、人员名单等内容。

11．发文机关署名

同样应用发文机关全称进行署名。

12．成文日期

公文成文日期并非指公文撰写完成的日期，而是指具体签发日期。存在会签情况的公文，以最后完成会签的日期为准。

13．印章

公文签发时必须加盖同署名发文机关相一致的机关印章，以示同意，部分普发性公文可不加盖印章。

14．附注

同正常撰文中的附注作用一致，公文中的附注通常用于解释文件印发范围等注意事项。

15．附件

附注中不能简单说明的情况或其他对理解公文内容有帮助的参考资料，以附件形式存在。

16．印发日期

公文送印的具体日期。

17．页码

页码通常编排在公文版心下边缘之下，空白页和版记页不编排。

以上是一份公务文件尤其是政府机关公务文件所应包含的17个要素与相应格式布局，行文时，或全部包括，或兼而有之，视具体情况而定。