3.1　会计凭证的概念与种类

3.1.1　会计凭证的定义

会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任并作为登记账簿依据的书面证明。会计凭证有许多种，除了购货发票单外，像发出商品的发货单、材料入库的入库单等也均称为会计凭证。

会计凭证首先要由执行该项经济业务的有关人员进行填制或取得，然后交给有关部门进行审核，经过审核确认没有任何差错，再由审核人员签章后，才可以作为记账的依据。

3.1.2　会计凭证的作用

会计凭证的填制和审核作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中有着十分重要的意义。如图3-1所示，会计凭证的作用主要表现在以下四个方面：

3.1.3　会计凭证的种类

企事业等单位所使用的会计凭证种类繁多，其用途、性质、格式等因业务需要而具有多样性。会计凭证按其填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证两大类，如图3-2所示，会计凭证的分类如下：

原始凭证是在经济业务发生或完成以后取得或填制的，用以明确经济责任，载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。例如，各种报销单、发票、银行结算凭证等都是原始凭证。

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。像各种收款凭证、付款凭证、转账凭证等都属于记账凭证。

3.1.4　会计凭证如何传递

1.会计凭证传递的作用

会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，正确及时地反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。

2.会计凭证如何传递

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证的传递应考虑以下基本要求：

（1）会计凭证的传递路线，既要保证会计凭证经过必要的环节，以便有关部门（工作人员）进行处理和审核，又要尽量减少不必要的重复，以加快传递速度和提高工作效率。

（2）会计凭证的传递时间，要根据各个环节的工作内容和工作量，规定各种凭证在每个部门和业务环节停留的最长时间，以保证会计核算的及时性。

3.1.5　会计凭证如何保管

会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求：

（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作原始凭证。

（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签名、盖章。

（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。