2.2　怎样填制和审核原始凭证

2.2.1　原始凭证的分类

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录经济业务的发生和完成情况的直接书面证明，是账务处理的原始依据。由此，决定了原始凭证随着经济业务种类的不同而不同。按照一定的标准对原始凭证进行归类，有利于更好地认识和有效地利用原始凭证。

1.原始凭证按其取得来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证

外来原始凭证是指企业与其他单位或个人发生经济业务往来时，从对方处取得的原始凭据。例如，购买货物从销货单位取得的“发货票”，出差途中使用的飞机票、火车票及银行转来的各种结算凭证等。

自制原始凭证是指由本单位业务部门或个人，在对外业务或内部不同部门之间的业务发生时自己填制、开出的原始凭据。例如，仓库收发材料时开出的“领料单”“收料单”“产品入库单”“产品出库单”，销售产品时对外开出的“发货票”，计算折旧时填写的折旧计算表，职工出差借款填写的借款单以及差旅费报销单等。

经济业务一般是在单位或个人之间发生的，反映这项经济业务只需一方开出凭证。因此，开出的凭证一般是一式两联或一式多联的，对于开出的一方是自制原始凭证，对于取得的一方就是外来原始凭证。

2.原始凭证按其填制方法不同，可分为一次原始凭证、累计原始凭证和汇总原始凭证

（1）一次原始凭证

一次原始凭证是指反映一项经济业务或同时反映若干同类经济业务，填制手续一次完成的原始凭证。它是一次有效的凭证，即一次填写完毕就不能再次填写使用的凭证。外来原始凭证都是一次原始凭证，自制原始凭证中大多数也是一次原始凭证。如增值税专用发票、普通发票、收料单、借款单、收据等。

（2）累计原始凭证

累计原始凭证是指在一定时期内，在一张凭证中连续登记不断重复发生的若干同类经济业务的原始凭证。它是多次有效的凭证，即可多次填写有效的凭证，是随着经济业务的发生而分次登记使用的。如企业为了控制生产成本，在领用材料时填写的限额领料单。

（3）汇总原始凭证

汇总原始凭证是指在账务处理工作中，为简化做账凭证的编制工作，将一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总填制在一张凭证上，用以反映某类经济业务发生的会计凭证。汇总原始凭证可以简化核算手续，提高核算工作效率，使核算资料更为系统化，并为根据原始凭证直接登记账簿提供依据。如收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、工资分配汇总表等。

3.原始凭证按照格式不同，可分为通用原始凭证和专用原始凭证

通用原始凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证，它的使用范围可以是某一地区、某一行业，也可以是全国，由其主管部门制定。如全国通用的增值税专用发票、统一商业零售发票、银行转账的结算凭证等。

专用原始凭证是指由单位内部自行印制的、仅在本单位内部使用的原始凭证。如收料单、领料单、工资费用分配表、折旧计算表等。

下面给出“增值税专用发票”“领料单”“限额领料单”“发料汇总表”等部分原始凭证的表样，仅供参考。具体见表2-1至表2-6。

表2-1　××增值税专用发票

表2-2　领料单

表2-3　限额领料单

表2-4　发料汇总表

表2-5　借款单（代付款凭证）

表2-6　差旅费报销单（代做账凭证）

2.2.2　原始凭证的基本内容

在学习原始凭证的填制和审核之前，首先需要了解的就是原始凭证中包括哪些内容。由于各项经济业务的种类和内容不同，经营管理的要求也不同，故原始凭证在名称、格式和内容等方面是多种多样的。但是，无论哪种原始凭证都是证明经济业务发生情况的原始依据，必须详细载明有关经济业务的发生和完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容，通常称为原始凭证要素，主要有：

（1）原始凭证的名称（如发货票、收据、领料单等）。

（2）原始凭证的填制日期。

（3）原始凭证的编号。

（4）填制和接受凭证的单位名称。

（5）经济业务的基本内容，其中包括经济业务发生的数量、单价、单位和金额等。

（6）填制单位的公章及有关人员的签章。

上述原始凭证的基本内容也被会计理论界称为“原始凭证要素”，原始凭证的填制就是根据具体发生的业务，对以上内容进行准确的填写。

2.2.3　原始凭证的填制和审核

1.原始凭证填制的基本要求

原始凭证是账务处理的原始依据，是明确经济责任的具有法律效力的文件，所以对其填制方法规定有严格的要求：

（1）真实可靠

即如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补。

（2）内容完整

即应该填写的项目要逐项填写（接受凭证方应注意逐项验明），不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要写全，不能简化；品名或用途要填写明确，不许含混不清；有关人员的签章必须齐全。

（3）填制及时

即每当一项经济业务发生或完成，都要立即填制原始凭证，做到不积压、不误时、不事后补制。

（4）书写清楚

即字迹端正、易于辨认，做到数字书写符合会计上的技术要求，文字工整，不草、不乱、不“造”；复写的凭证，要不串格、不串行、不模糊。为了保证原始凭证填制正确，书写时要符合下列技术性要求：

①文字摘要要简练，数量、单价、金额计算要正确。

②各种凭证必须连续编号，以便考查。凭证如果已预先印定编号，在写错作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得销毁。

③书写要符合规定。各种凭证的书写要按规定使用蓝黑、碳素墨水，字迹要工整、清晰，易于辨认。属于套写的凭证，要一次套写清楚，不能描写。不得使用未经国务院公布的简化字。大小写金额数字的书写要符合规定并正确填列（如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等）。需要大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填写小写金额。

④原始凭证记载的各项内容均不得随意涂改、刮擦、挖补。原始凭证填写如有错误，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

（5）顺序使用

即收付款项或实物的凭证要顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证应加盖“作废”戳记，不得撕毁。

2.原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，保证会计信息的真实、可靠，充分发挥会计监督职能的作用，应由有关人员对填制和取得的原始凭证进行审核。原始凭证是账务处理的前提，是账务处理的信息源头，其种类繁多、来源各异，由于经办人员水平不一或有其他企图，原始凭证的填制可能会有伪造、虚假、错误等情况存在，如不做好审核，必将影响会计信息的真实性与可靠性。因此，财务部门对各种原始凭证必须进行严格的审查与核对。只有审核无误的原始凭证，才能作为编制做账凭证的依据。原始凭证的审核具体包括以下几个方面：

（1）审核原始凭证的真实性

原始凭证是账务处理的原始资料，其真实与否直接影响着会计信息的质量。真实性的审核包括原始凭证是否根据实际发生的经济业务填列，原始凭证的日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。

（2）审核原始凭证的合法性和合理性

对原始凭证进行审核时，应以财经政策法令、规章制度和企业的计划、预算和合同为依据。合法性和合理性的审核包括：原始凭证所记录的经济业务是否符合国家的政策、法令、制度和计划的规定，有无违反财经纪律的行为，有无伪造、变造会计凭证的情况，是否符合企业生产经营活动的需要，是否严格执行企业制定的计划、预算和合同等。

（3）审核原始凭证的完整性

审核原始凭证内容是否齐全，如经济业务的内容摘要、数量、单价、金额、日期是否填写齐全，有无漏记项目，手续是否完备，是否有有关人员的签章等。

（4）审核原始凭证的正确性

审核原始凭证内容是否正确，包括在原始凭证上填写的数量、单价、金额等数据是否清晰且计算正确，文字是否工整、书写是否规范，凭证联次是否连续，有无刮擦、涂改和挖补等。

原始凭证的审核，是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持原则，履行应尽的职责。任何单位和个人都不允许以任何方式要求和强迫会计机构和会计人员为违法和虚假事项制造掩护。对在原始凭证审核中发现的问题，会计人员应根据不同情况进行不同处理：对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。只有审核无误的原始凭证才能由会计人员据以编制做账凭证。