5.4　人力资源信息系统

很明显，当今能够导致人力资源规划成功的一个重要因素是信息。我们在这一章里讨论的所有内容都是假定组织能够收集、储存和评价那些关于组织内部和外部环境的大量信息。对于许多组织而言，能够处理这些大量信息的技术工具已经不能满足需要了。幸运的是，我们已经拥有了非常先进的计算机系统来帮助组织应付这些信息需求。

一套人力资源信息系统（human resource information system，HRIS）绝对不是一份计算机化的技能清单所能比拟的。人力资源信息系统要求对组织中的信息流进行整体性的获取、储存、分析和控制。高度发达的人力资源信息系统几乎可以在一切人力资源管理职能中发挥作用，而且可以极大地提高人力资源管理活动的效率和效果。这个系统包括追踪求职者的程序、技能清单、职业规划项目以及员工服务项目比如电子布告栏等。它的应用范围几乎是无限的。

人力资源信息系统的一个广泛运用是招聘和追踪求职者。通过使用这个追踪求职者程序，配合使用供给和需求分析，印度塔塔咨询服务在6个月内招募和培训了25000名会多种语言的员工，由于这一突出成绩，塔塔咨询公司在2010年荣获印度“最优秀将军奖”。

许多其他组织开发了相当复杂的追踪求职者程序，而且其中大部分已经被证明是卓有成效的。比如说，默克公司取消了这样一个过程：正式的求职者在求职过程中必须在至少22个不同的场合下输入自己的社会保险号。取消了这个冗余程序之后，默克公司能够节约可观的费用。MCI通信公司运用SmartSearch2软件（一种自动跟踪系统）来便捷地确定合格的求职者。很多公司都反映，在运用人力资源信息系统之后，人力资源规划工作变得更加有效率了。

相对于这些专业的人力资源信息系统，计算机化技术也使得组织能够从整体上整合系统的多项人力资源需求。苹果公司的员工可以直接从他们的个人电脑上报名参加福利计划。各级管理人员能够处理传统的交易，如雇员加薪；能够使用学习模块来指导他们如何改进技能项目，比如开展性能分析等。过去雪佛兰公司有200多种不同的人力资源管理系统，但是大部分彼此之间不能兼容，现在则有了一个系统的数据库，其全球员工的数据都在上面。有了这个系统，公司估计至少可在每个员工身上节约2000美元，而公司有超过5万员工，这将是一笔庞大的金额。

有3种类型的人力资源信息系统。一种是苹果电脑公司运用的让所有员工使用的人力资源信息系统，另一种是仅仅服务于某一个职能部门的人力资源信息系统，还有一种是专门为高层管理者服务的人力资源信息系统，也叫作管理者信息系统（executive information system，EIS）。比如，一次公司结构重组之后，一些管理层级被取消掉了，菲利普斯石油公司建立了管理者信息系统来帮助其管理层扩展控制范围。该公司声称这套系统能够促进分权以及迅速将必要的信息传送到高层，而使得公司节约的费用超过1亿美元。

引入人力资源信息系统可以让组织扩展其人员置换规划的视角。继任安排（succession planning）绝对不仅仅是简单地将特定职位的潜在接替人记录在案。许多专家认为直接指定特定职位的候选人是没有效果的，因为企业的环境变化太快了。目前，继任安排已经被认为是综合性职业规划项目的组成部分，而人力资源信息系统可以在其中扮演非常重要的角色。

有一些因素导致高层管理者的继任安排尤其显得重要。在许多高层管理者的心目中，到了一定年龄，就可以选择退休了。在标准普尔列出的500家公司中，有20%的高层管理者年龄超过63岁。在中层管理者（其中相当一部分人有机会晋升到高层的位置）当中，选择提前退休已经变得越来越时髦。当美国电话电报公司实施其提早退休的减员策略时，有超过50%的中层管理者接受了这个建议，而这个数字是大大出乎公司意料的。

如果我们再考虑最近一个调查的话，那么上面这些资料可能会显得更加有意思。这个调查表明，大部分人力资源管理者不觉得自己的组织已经为其所面临的管理层变动做好了准备，因为它们普遍缺乏有效的继任安排计划。很明显，许多公司还需要加强对继任安排计划的重视度。可是另外许多成长型企业现在也已经意识到任何成功的继任安排计划都包含全面的留任计划。减少高层管理者更替的一种方式是战略性地吸引他们推迟退休时间，或者改变他们的工作安排。比如说，一些企业如雪佛兰、保诚人寿和孟山都都为其高层管理者提供咨询和兼职任务，以防他们离开公司。这些企业将类似的人力资源灵活性视为它们未来成功的一部分。

继任安排计划不仅仅考虑如何安排好高层的更迭，而且需要应对那些出乎意料的离职，例如跳槽或者去世，这些都是老年高层管理者经常遇到的事情。如果我们借鉴美国著名职业中介公司德伯摩的一份最新研究报告，那么我们对于好的继任安排计划会有更深的理解。根据德伯摩的研究，在全球最大的450家企业中，大约一半的CEO在其职位上只停留3年。另外，结合2005年全美最大的企业中有35%更换了它们的CEO这一事实，我们就会发现提早准备好未来的领导者是多么重要。