管理的流程
管理和提升直接下属绩效的过程,能够帮助管理者履行首要的职责,即通过他人完成任务。
任何绩效管理制度都是由你和下属取得成功所必备的关键技能支撑的。所以,不管你的组织建立在什么样的管理制度之上,这一部分所描述的技能和工具都有助于你贯彻这个管理制度。你只需要简单地把你在此学到的内容和你在组织中运用的制度结合到一起。
首先,让我们先厘清绩效管理的范围。
绩效管理是……
•一个和直接下属一起合作以帮助他们(以及你自己)取得成功的持续的过程。
•为了组织和个人的利益进行的持续沟通。
绩效管理不是……
•每年一次的评估。
•惩罚或恐吓你的下属的机会。
你需要一个计划来保证既实现了“是”范围内的内容,又避免了“不是”的陷阱。如果你忽略了绩效管理这一优先事项,就有落入陷阱的风险。大部分公司都在某个日期或财政年度一开始的时候或者即将开始的时候就设定预期或目标,有一些目标是上层直接制定的,而有些则是取自个体贡献者层面。不管你的公司用何种方式设定目标,重要的是,你的下属同意这些他们将要为之努力的目标。
在很多公司里,审核周期也是根据政策设定的。有些公司只要求年度审核,有些可能要求每年有两次、三次、四次审核。无论你的公司要求多少次审核,你可能会进行比既定次数更多的绩效讨论。绩效管理领域的专家建议,至少每个季度进行一次审核,这样如果个人之前偏离了轨道,他们就有机会重新回到正轨。
制订绩效管理计划时常见的最大难题是就是第一步,即制定目标或预期;其次的挑战就是绩效考核会议。管理者常常畏惧执行绩效管理计划,他们有一堆缺乏新意的借口,一开始总说“我没有时间”,然后变成“这只是行政命令”或“这并不是我的工作职责”。
如果你能记住:你和下属正是赋予整个绩效管理流程能量和意义的团队,你就能够应对拖延行为和抵抗情绪,推动整个进程。很多管理者认为,他们在制订绩效管理计划时,必须承担所有的工作。但如果管理者和下属一起分担职责,制订计划会变得更容易。既然涉及他人的绩效,管理者就不能认为这是自己一个人的事。毕竟受到影响的是他人的工作,而他人也应能够分享这份工作的成功。
制定目标时要提供一个清晰的框架,这样在陈述计划内容的时候,你的下属和你就是一致的。好的目标都遵循着SMART原则:
•具体的(specific);
•可衡量的(measurable);
•可实现的(attainable);
•相关的(relevant);
•可跟踪的和有时限的(trackable and time-bound)。
一旦写下并通过了这些目标,对结果的追踪就变成持续的过程。通过审核这个过程是否实现了目标,可以让下属有机会要求支持,让经理明白要做些什么来帮助个人实现所需的结果。
下面是一些好的目标样例:
•“到年底让项目管理软件的销售额增加10%。”
•“今年第三季度对五个部门进行新费用报销流程的培训。”
•“减少数据输入错误,相比以往的季度结果,今年每个季度降低3%。”
•“年底时完成为期六天的安全培训。”
制定目标是持续的绩效管理流程的开始。这个流程包括不断的谈话和会议,至少是每个季度一次,讨论预期目标的进展,确定要成功实现既定目标需要哪些层面的支持。完成了最终评估,整个过程就结束了。追踪下属所做事情的方法,就要保持记录。
下面是一个季度报告样例,包括了实用的指导以及对考核管理者和员工有效的建议。
只要管理者和员工彼此都理解评估的标准和评级系统,非叙事性的评估对管理者和员工也有帮助。你上学的时候肯定也有过这样的经历,某项任务中有时候会出现“严厉的评分者”,几乎从不给高分。如果使用下面这样的系统,评估人最好多于一个,同时要先要求员工用这份表进行自我测评。
管理工具
人事档案是绩效管理的重要工具。在很多公司里,人事或人力资源部门都为每一位员工保存一份档案,但管理者需要保存一份不同的“人事档案”。管理者的档案应该包含影响个人绩效评估的所有信息。这些信息包括以下方面:
•所有和表现相关的谈话文件;
•(内部和外部)客户对于个人表现的书面评价记录;
•你制作的对此人的观察文件;
•推荐信;
•绩效或工作的电子邮件评价;
•你的上级对此人和/或其工作的评价。
处理客户、同级人员甚至其他管理者的评价时,要清楚地区分传闻和直接的观察或直接的经验,以及事实说明和带情绪时做出的声明。例如,一封声称某个员工处理客户要求时表现糟糕的电子邮件可能反映出发件人的情绪和/或偏见,而不是真实的交流情况。
绩效管理的另一个工具是电子日历。电子日历所拥有的四个特征让它成为当今管理者不可或缺的工具:
1.会议要求。电子日历的会议要求功能能够发出和接收会议要求。
2.自动更新。电子日历可以捕捉具体的日程安排,然后将日程同步到电脑设备。例如,如果你安排了一次培训,全体下属都要参加,但如果要改变原来的日程,你可以快速地修改信息并更新每个员工的日历。
3.经常性事件。把经常性事件添加到日历中能保证缺席员工会议或常规会议电话时“没有借口”可用。即将开会前,设置提醒闹铃。
4.便捷性。现在每个人都有智能手机或其他的移动电脑设备,将日历信息添加到电子设备上要比添加到纸上更快捷、有效。
把电子工具作为绩效管理工程的一部分强化了你和下属之间的连接性,这是你需要的。在召开团队会议或与个人进行私人谈话时,会减少人们对会议时间的误解。
在绩效管理中,很容易看出管理者所扮演的领导者、指导者、观察者和组织者的角色。本章的下一部分将更多地关注管理者的贡献者和教练角色。