2.2 专业的图表更具说服力

在汇报工作时，图表代表着工作成果；在向客户进行产品销售时，图表影响着客户对产品的信任。所以无论是Excel中的图表，还是PPT中的图表，都需要在原有图表的基础上进行3个操作：降噪、美化和突出重点。

下面以柱形图图表为例进行介绍。

2.2.1 去除图表的干扰项：降噪

在Excel中或者PPT中插入柱形图时，系统默认会给图表添加图表标题、图例、横坐标、纵坐标和网格线。

其中，纵坐标、图例、网格线并没有实际作用。如果把图表比喻成一段音乐，它们就成了图表的“噪声”；而去除这些干扰图表的“噪声”的过程，笔者把它称为图表的“降噪”。“降噪”后的图表更易于展示主要信息。

如何“降噪”呢？

单击图表的纵坐标，按“Delete”键即可删除纵坐标。

单击图例，按“Delete”键即可删除图例。

单击任意一条网格线，按“Delete”键即可删除网格线。

2.2.2 让专业的图表俘获人心：美化

图表如何俘获人心呢？美化是必不可少的。对比以下两张图，哪张更加能俘获你的心呢？

在数据完全相同的情况下，美化后的图表显得更专业，而在美化过程中仅做了3个操作：设置字体，调整字号，设置分类间距。

下面依次来完成这3个操作，从而美化这张柱形图。

01 选择整个图表，在【开始】选项卡中，将“字体”设置为“微软雅黑”，并将“字号”设置为“24”。

职场经验

字号为什么是“24”呢？

PPT中的图表是用于演示的，所以文字要尽可能地大，才能让观看PPT的人看得清。因此通常会根据图表的大小，将字号设置为18~36。

02 设置完字体和字号后，将图表铺满PPT的主界面，这样可以让各个数据之间有间隙。

接下来调整分类间距，也就是让柱形图中的每个柱形都“变胖”。

03 双击柱形图中的任意一个柱形，弹出“设置数据系列格式”对话框，将“间隙宽度”调整为“100%”，分类间距越小，柱形就越“胖”。通常会将柱形图的分类间距的范围设置为20%~100%。

分类间距是指柱形图中每个柱形之间的间距，当间距越小时，柱形就会越“胖”。

04 更改图表标题，使其与本次汇报的主题一致。

2.2.3 将分析结果可视化呈现：突出重点

为了能够突出图表中的数据分析结果，通常进行3个操作：设置醒目的标题、为图表设置动画和将重点数据额外标注。如对PPT进行如下设置并汇报。

在整个汇报过程中，汇报的关键数据一目了然，这样能够突显你的工作价值，可以大大加深上司对你的职业印象。

如何完成这些操作呢？

01 将标题修改为“沈君本年度销售额分析”。需要注意的是，标题需要突显汇报的重点，而不是图表本身，因此“沈君本年度销售额分析”要比“沈君本年度每个月的销售额”更贴切。

02 为图表设置“擦除”动画。因为人们习惯于将柱形图中的每个柱形看成从无到有增长出来的，所以用“擦除”动画来表现再合适不过了。选择图表，选择【动画】选项卡中的“擦除”选项。“擦除”的默认效果就是“向上”，所以无须修改。

03 单击【插入】选项卡中的“形状”按钮，在弹出的下拉列表框中选择圆角矩形选项，然后在4月和7月的柱形外侧绘制圆角矩形。

04 选中这两个圆角矩形，单击【格式】选项卡，设置“形状填充”为“无填充颜色”。

05 设置“形状轮廓”为“深红”，“粗细”为“2.25磅”。

设置后的结果如下图所示。

06 选中这两个圆角矩形，在【动画】选项卡中为它们设置“淡化”效果的动画。

07 完成了4月和7月柱形的动画设置后，接下来就是设置8月柱形的圆角矩形和动画了。此时需要将4月和7月柱形的两个圆角矩形设置隐藏动画，面对这样复杂的动画，需要使用“动画窗格”。单击【动画】选项卡中的“动画窗格”按钮，弹出“动画窗格”对话框。

08 选中这两个圆角矩形，单击“添加动画”按钮，单击“退出”分类中的“淡化”动画。

09 此时再绘制8月柱形的圆角矩形，并将其“形状轮廓”设置为“红色”，“粗细”设置为“2.25磅”。

10 选中新插入的圆角矩形，单击【动画】选项卡，为其添加“进入”分类中的“淡化”动画，并将“开始”设置为“上一动画之后”。

在“动画窗格”中的显示如图所示。可以理解为：当第1次单击时，图表进入；当第2次单击时，两个圆角矩形进入；当第3次单击时，两个圆角矩形退出，并在退出后，新的圆角矩形进入。

这样做的目的就是配合演讲时的3个内容：“这是我本年度的销售情况”“4月和7月的销售额最高，因为当时恰逢公司产品促销”“8月销售额低，是因为我生病在家休养”。

PPT的动画设置是根据演讲的内容和顺序而定的，核心思想都是突出演讲中的重点。本案例完成后的结果保存在结果文件夹中，名为“柱形图.pptx”。