第6节　完善行政管理体系

综合行政管理系统，如果真的能够成为系统的话，它会成为像空气一样重要的支持系统。

一、档案与社保

1．员工档案

员工档案是指在录用、试用、转正、培训、考核、奖惩、调岗等工作中形成的有关个人经历、工作表现以及工作变动等情况的档案材料，仅供单位内部使用（员工人事档案须托管在具备档案管理权限的单位管理，如人才交流服务中心）。经营院长对重要的员工情况要了如指掌，他们是关系到绩效与成败的重要因素。

员工档案的管理，包括员工档案资料的收集、整理、保管，资质的查验，数据统计等，是对员工进行有效管理的手段。维护档案的完整性，便于有序管理和利用档案数据；健全员工的个人履历、身份、学历、资格、注册、薪金／职位变动、评估、奖惩、教育培训等档案资料，可以全面掌握员工的情况。

人力资源部要对员工提供的数据的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和进行解聘处理。录用人员报到时需提供相应的证书原件和复印件，证书校验完毕后方可办理入职手续。

2．社会保险

社会保险由国家专法强制实施，属于政府行为，凡是符合法定条件的劳动者，都必须按照国家法律规定参加社会保险。用人单位和个人依法缴纳社会保险费。

《中华人民共和国社会保险法》规定，国家建立基本养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险等社会保险制度。通常所说的“五险一金”，即上述五项社会保险再加上住房公积金。

社会保险具有强制性、互济性和福利性。用人单位应当自行申报、按时足额缴纳社会保险费。职工应当缴纳的社会保险费由用人单位代扣代缴。

社会保险分单位缴纳部分和个人缴纳部分。依据社会保险缴费基数确定，由于各地平均工资不同，缴费基数不同。此外，由于各地的政策不同社会保险缴费比例也不一致。以北京市为例，2019年社保费缴费比例分别为：养老保险，单位和个人分别缴纳16%、8%；医疗保险，单位和个人分别缴纳10%、2%+3元；失业保险，单位和个人分别缴纳0.8%、0.2%；工伤保险单位缴纳0.2%~1.9%，个人不缴；生育保险，单位缴纳0.8%，个人不缴。

3．一般档案管理

档案，是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

档案管理是对公司经营过程中有关的所有文件和数据的控制管理，确保文件的使用性、系统性、协调性和完整性，使公司的工作有序进行。对公司管理档案的编写、审核、回顾、修改、批准等行为进行规范，为公司的安全高效运转建立完整、合理的管理体系。

档案管理部门应完善档案管理制度，包括文件资料的收集、整理、编码、保管、分发、借阅、保密、销毁利用等文件资料管理工作的流程。

经营院长手边要保存一套不断更新的档案目录，关键的时候，它能起到重要的作用。特别是在遇到诉讼、纠纷的时候，档案将成为你的武器，或让你迅速明白事情的真相。

二、合同与公章管理

1．合同管理

合同管理是企业管理活动中的一项重要内容，各个单位都要根据国家有关法律法规，结合自己的实际情况，做好合同管理，以此对经营管理行为起到有效监管和促进作用，避免失误，防范和控制经营风险，提高经营质量和效率。单位内的各有关部门都应互相配合，共同努力，以“重合同、守信誉”为核心做好合同管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、收集保管、纠纷处理等。

所有待签订合同应经专业、财务、法律三项审查。订立合同前，合同承办单位应当组织查验合同相对人的下列资料：证明合同相对人依法成立并存续的登记文件、相关资质证书及许可经营文件、法定代表人或负责人的身份证明文件，受托人的授权委托书、能够证明其履约能力的财务、经营业绩等资料，以及需要查验的其他资料。

合同文件的收集保管包括整理、装订、登记、保管、发放、借阅、归档等工作，并对合同文件进行保密管理。要有专人负责管理合同文件。有经验的经营院长会将这件事做得井井有条，合同丢失是不能容忍的失误。再粗心的经营院长也要清楚这么几点：第一，这些合同由谁来保管；第二，它们都放在哪里；第三，一共有多少人经管合同，有什么地方可以存放合同；第四，更换人的时候，有没有进行合同交接；第五，有没有合同借阅制度；第六，谁是合同保管的最终责任人。

2．公章管理

把公章交给别人的时候，意味着你将整体企业的命运交给了这个人，不管时间有多么短，谁愿意把命交在别人的手中呢？那种为了谋求工作效率将公章盖在空白纸张上的做法是绝对不被允许的，不管这个人和你是什么关系。印鉴的管理，是为了加强印鉴使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，以维护企业利益。

印章需分类分级管理。印鉴分为公章、合同章、法人章、财务章、发票专用章、收费专用章等，各环节的审批人员都要认真审核需盖章的文件内容，审批人员及主办人都要对所盖章文件承担相应的责任，避免只批不审的现象。

印鉴管理包括印鉴的刻制、保管、使用。印鉴的使用，都需严格执行领导批准制度。

三、工会

工会，或称劳工总会、工人联合会。工会原意是指基于共同利益而自发组织的社会团体。这个共同利益团体诸如为同一雇主工作的员工、在某一产业领域的个人。工会组织成立的主要意图，是与雇主谈判工资薪水、工作时限和工作条件等。

四、后勤

医疗美容机构后勤管理工作是医院物资、总务、设备、基本建设工作的总称。它包括衣、食、住、行、水、电、煤、气、冷、热等诸多方面。

医疗美容机构后勤负责医院整体环境和建筑内外装饰保养和维修，包括外部环境清洁绿化和室内绿植租摆。负责各种改造和装饰工程的组织和实施；负责医院整体安全的防范和管理，包括消防安全、治安安全、特种设施设备安全和检测、医用气体使用安全、医疗污水和废物排放安全等；负责医院消防、水、电、气、网络、空调等设施设备的维护与维修；负责医院员工的午餐和晚餐及饮用水的保障和管理；负责医院地面和地下停车场的管理；负责医院外包服务项目安保和保洁的协调，监督和管理；负责医院洗衣房人员和设备，库房和部分固定资产的管理；负责医院2000元以上设施设备及器械的采购申请及维修养护；负责制订突发公共卫生事件和其他后勤保障应急事件的预案并提供后勤保障工作；负责医院对外联络协调和外部应急事件处置，主要包括街道城管、卫生监督、食药监察、环保水务、工商稽查、安监消防、治安及物业（房东）等方面。所有这些，值得请专门的经理来负责，并随时向经营院长汇报——这个经理必须是自己人。

五、集团采购和供应链管理

供应链是由供应商、制造商、仓库、配送中心和渠道商等构成的物流网络。

医疗美容业供应链是围绕核心企业，从产品设备生产厂家开始制成产品或最终产品，再由医疗机构把产品通过医疗或服务的方式组合成医疗美容项目服务于客患，一个由厂家、供应商、集团公司、诊所直到最终用户所连成的整体功能网链结构。

1．为什么要管理供应链

供应链管理在医疗美容企业里的目的：一是降低资金成本，缩短现金周转时间；二是降低企业风险，把关产品质量；三是实现盈利增长，提供可预测的收入。

供应链的管理非常重要，世界权威的《财富》杂志早在2001年已将供应链管理列为21世纪最重要的四大战略资源之一。供应链管理是世界500强企业保持强势竞争不可或缺的手段，无论是制造行业、商品分销或消费医疗，无论你是从业还是创业，掌握供应链管理都将助你或你的企业掌控所在领域的制高点。

2．医疗美容业统一管理供应链的优势

（1）质量保障。

作为集团或连锁医疗美容机构，由于产品的质量问题导致的客诉或事故是最冤的。如果将集团供应链管理中职能下放到机构，对于连锁成员会增加人员成本，而且需要每家分支机构配备一定能力和经验的采购人员，这是不现实的；如果采购人员素质参差不齐，又没有长期的规范化培训，就以规范化管理，从而埋下隐患。机构出于成本考虑，导致库存不足，需要紧急使用某些产品时，容易给水货假货等非法产品可乘之机。一旦这些问题产品流入，会引发严重的后果，代价巨大。

集团公司对供应链统一管理，容易做到严格规范审核流程，库存也有保障；集团基于采购数量的优势、有经验丰富的供应链管理者，可以与上游企业直接建立联系，保证供应渠道的合规性和稳定性，从根源保证产品的质量。

（2）价格保障。

集团采购有采购量的优势，销售方就会以产品销量核算出阶梯性的价格。规模较大的连锁机构可以覆盖厂家最优惠的政策，降低采购的整体价格。集团将优惠的价格平均到单品中，大大降低了机构的产品成本。

（3）便捷的服务。

集团统一管理供应链，机构只需要对接集团就可以解决所有产品问题，反之会消耗更多的时间及人力成本。因为集团供应链管理部门可以将分工细化，这也是模块化管理的优势。

（4）快捷的产品信息与舆情。

集团采购可以获得丰富的信息来源，对市场走向、产品口碑更加了解，对产品的使用情况或生产情况有更快更准确的情报，一旦供应链管理者得到有价值的信息，就会在整个连锁机构内部公布，从而使机构第一时间得到信息，提前准备应对措施。

3．供应链管理中使用的基本工具

（1）OA系统。

OA系统使用在供应链管理的前端，也可以说是审批部分，主要作用是确定采购目标，记录、明确工作流程。如果是常用耗材类定期采购，只需要在系统中记录型号、规格、品牌等信息即可；如果是非定期或新项目立项，还需要附上产品的市场调查或相关部门的评估文件。

（2）库房的管理系统。

用于库房的日常管理及出入库，产品到达指定收货地点，或配送到机构之前的记录工作。库房管理系统还有一些辅助功能，例如效期、流向、供应商管理等。

（3）财务系统。

记录、展现产品采购与销售的收支情况，财务系统中的数据与库房管理系统中的数据有重叠部分，需要两个部门分别独立进行记录，按照制度定期核对，有助于避免或减少错误的发生。

4．供应链管理模块

医疗美容供应链管理有两个模块：一是采购与供应的管理，二是仓储管理。产品不在手里就是采购与供应管理；产品到手后，就是仓储管理。采购与供应是动态的，因为产品在来的路上或是去机构的路上；仓储管理是静态的，产品停留在仓库。

5．采购管理

采购管理又分为四个小部分：立项管理、采购管理、渠道管理、设备维养管理。

（1）立项管理。

根据市场及机构项目需求，从市场调查开始，计算成本及利润率，联合法务部、医务部对供应商、产品及项目的正规性、安全性进行审核，挑选产品进行临床试用，听取、采纳机构及专家的意见，根据各部门的反馈，拟定立项书，向集团提交立项申请进行审核，通过后，进行正式商务洽谈，商定后集团提交合作协议或单批采购协议，签署协议后完成立项。

（2）采购管理。

根据协议，采购部通知、督促供应商发货，确定货品运输等相关事宜；产品到达后，进行入库操作。库管及采购部连同运输方同时对产品进行验收。仓库系统和财务系统同时双人核对，双系统分别入库，仓库、财务、采购三个部门同时监管，最大限度地避免人为失误和贪腐行为的发生。

（3）渠道管理。

在渠道供应商管理上，按照相应的属性分类，例如大型设备、械字号注射产品、妆字号产品，以及其他类别。所有渠道商按照分类记录在供应商系统名录中，较为重要的供应商要设立定期拜访、约见制度；同时要求供应商长期、周期性拜访诊所机构，了解、解决机构遇到的问题。

（4）设备维养管理。

设备维养管理是指大型高值医疗设备的维护维修、培训、耗材及调拨。大型设备价格昂贵，除了立项时设有专人评估，以专业的采购意见及优惠价格提供给机构外，在平时的保养维修上也设有绿色通道，与厂家紧密合作，定期对设备进行维养、检修，并设有紧急联系人。在设备维养管理中，应建立设备档案，集团对诊所的所有设备和准备采购的设备都应该有明确记录。

6．仓储管理

仓储管理模块分为三项：流程管理、调拨管理和效期管理。

（1）流程管理。流程管理大体分为出入库流程、仓库安全、存储制度、核算及报表管理四项。流程管理应以制度为主。

（2）调拨管理。机构之间的产品调拨。

（3）效期管理。产品的效期管理不当直接导致成本增加。效期管理主要依靠库房的管理制度，集团供应链管理者应该对产品的循环周期了如指掌，建立好产品的常规存储数据，要求管理者具备一定的市场敏感度，要有预判能力。在制度方面，要对不同属性的产品制订不同的循环周期，机构的仓库循环周期应该尽量压缩，以节省成本；总部的仓库可以适当延长循环周期，以保证机构供货，但其储存最长周期应该在产品效期1／4以内。对于已经超出最长周期的产品要进行追责，如果是机构的产品超出，就要使用机构间调配的办法进行弥补，尽量减少损失。

总之，集团采购的优势毋庸置疑，可以从供应商手里拿到更多话语权，对于产品的相关信息及突发事件，也可及时得到信息，提前通知机构作准备，保障各个机构的利益。经营院长要使用好供应链集采管理系统，一方面压低机构成本，另一方面最大限度地杜绝腐败。