第三章 会计凭证和会计账簿

第一节 会计凭证和会计账簿概述

一、会计凭证的含义

会计凭证简称凭证，是记录经济交易或事项、明确经济责任并据以登记会计账簿的书面证明。

任何企事业单位每天都要发生大量的交易或事项，既有货币资金的收付，又有财产物资的增减变化等。为了保证会计信息的真实可靠，首先，每一项交易或事项，都必须由办理该项交易或事项的有关人员填制适当的会计凭证，并在凭证上签章，以证明交易或事项的存在，对交易或事项的真实性负责；其次，由会计人员对会计凭证的合法性、合理性等进行审核，经审核合格的会计凭证，才能作为记账的依据。

填制和审核会计凭证，是会计核算的一种基本方法，是会计核算工作的起点，也是对企业单位经济活动实施会计监督的重要环节。没有真凭实据就不能任意收付款项和动用财产物资，也不能进行账务处理，这是会计核算必须遵循的一项重要原则。

二、会计凭证的意义

会计凭证的重要意义主要体现在以下四个方面：

第一，填制会计凭证，可以正确、及时地反映各项交易或事项的发生和完成情况。对发生的每项交易或事项，由于都要填制会计凭证并对其进行归类、整理，因而可以为日后的会计核算乃至会计分析、会计检查提供可靠的原始资料。

第二，会计凭证的审核，可以发挥会计的监督作用。由于会计凭证是交易或事项的记录，通过审核会计凭证，可以了解每一项交易或事项是否合法、合理，有无违反国家财经政策、法令、制度和纪律的情况，是否符合管理要求，是否讲求经济效益，从而可以管好、用好资金，起到会计监督和保护财产安全的作用。

第三，会计凭证的填制和审核，可以加强经营管理上的责任制。任何一项交易或事项，都要由经办人员填制会计凭证并签字盖章，这样就便于分清职责，增强责任感，促使有关人员严格按规章制度办理；同时，通过审核会计凭证，便于发现问题，有利于加强与改善经营管理，推行经济责任制。

第四，会计凭证是登记会计账簿的依据。每个企事业单位在经济活动过程中都会发生大量的、各种各样的交易或事项，通过会计凭证的填制、审核、汇总、归类、整理，既能为登记会计账簿提供客观、真实的依据，又能简化和便利记账工作。

三、会计凭证的种类

会计凭证种类繁多，为了具体认识和更好地掌握、运用会计凭证，需要对其进行分类。按其填制程序和用途的不同，会计凭证分为原始凭证和记账凭证两大类。

四、会计账簿的含义及意义

会计账簿简称账簿，是按照会计科目开设账户、账页，用来序时地、分类地登记一定时期全部交易或事项的簿籍。根据会计分录标明的应借、应贷会计科目和金额登记账户，在会计实务上，就是根据记账凭证登记账簿，即记账、过账。账簿是账户或会计科目的载体。设置和登记账簿，是会计核算又一种重要的方法。

在会计核算工作中，对每一项交易或事项，都必须取得和填制会计凭证。由于会计凭证数量很多，又很分散，而且只能零散地反映个别交易或事项的内容，不能连续、系统、全面、完整地反映和监督企业或单位在一定时期内某类和全部交易或事项的变化情况。为了给经济管理提供系统的核算资料，就需要运用登记账簿的方法，把分散在会计凭证上的大量的核算资料加以集中和归类整理，登记到账簿中去。

设置和登记账簿，是对会计信息进行加工整理的一种专门方法，是会计核算工作的一个重要环节，对加强经济管理具有十分重要的意义，可以概括如下：

第一，账簿是系统地归纳和积累会计核算资料的工具。通过登记账簿，把分散的核算资料系统化，全面、完整地反映资金增减变动情况，为经济管理提供总括和明细的核算指标，监督各项财产保管是否妥善，促进资金的合理使用。

第二，账簿提供的核算资料是进行成本计算和财务会计报告编制的依据。成本计算、财务会计报告的编制是否正确及时，都与账簿设置和登记质量有密切关系。

第三，利用账簿所提供的核算资料，可以开展会计分析和会计检查，以便考核计划完成情况，评价企业经营成果的好坏，改善经营管理。

五、会计账簿的种类

（一）按其用途分类

账簿按其用途分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。

1．序时账簿

序时账簿，亦称日记账，是按照交易或事项发生的时间先后顺序逐日逐笔登记交易或事项的账簿。按记录内容的不同，其又分为专用日记账和通用日记账两种。

专用日记账，也称特种日记账，是专门用来登记某一类交易或事项的日记账，例如库存现金日记账、银行存款日记账、材料采购日记账和商品销售日记账等。各单位采用的专用日记账主要有库存现金日记账和银行存款日记账。

通用日记账，也称普遍日记账，是用来登记企业单位全部交易或事项会计分录的日记账。在这种日记账中，根据全部交易或事项发生的顺序，逐日逐项编制会计分录，因而这种日记账也称分录日记账或分录簿。

通常，设置专用日记账的企业单位一般不再设置通用日记账，设置通用日记账的企业单位一般不再设置专用日记账，以免重复设账、记账。

2．分类账簿

分类账簿通常称分类账，是对全部交易或事项按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按分类账提供指标的详细程度不同，可分为总分类账簿和明细分类账簿两种。

总分类账簿，简称总账，是根据总分类科目开设的，用以记录一定时期内全部的交易或事项，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账具有汇总记录的特点，为了确保账簿记录及会计信息的正确性，提供会计要素的总括指标，必须按每一总分类科目开设相应的总分类账簿。

明细分类账簿，简称明细账，是根据总账科目所属明细科目开设的，用以记录某一类交易或事项明细项目，提供其明细核算资料的分类账。

3．备查账簿

备查账簿又称辅助账簿，是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的交易或事项进行补充登记的账簿。它主要是为某些交易或事项的经营决策提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿不一定在每个单位都设置，而应根据各单位的实际需要确定。备查账簿没有固定的格式，可由各单位根据管理的需要自行设计，也可使用分类账的账页格式。

（二）按其外表形式分类

账簿按其外表形式可分为订本账簿、活页账簿和卡片账簿。

1．订本账簿

订本账簿简称订本账，是在账簿尚未使用前就将账页顺序编号并固定装订在一起的账簿。订本账簿具有避免账页失散和避免抽换账页的优点，但也存在账页不能增减、需要预留账页、不便分工记账等不足。在会计实务中，库存现金日记账、银行存款日记账均必须采用订本账簿，总分类账一般也大都采用订本账簿。

2．活页账簿

活页账簿简称活页账，是账页不固定、采用活页形式组成的账簿。活页账簿具有可随时加入空白账页、便于分工记账等优点，但存在账页容易散失及被抽换等不足。所以在使用时应注意顺序编号并装订成册，同时妥善保管。在会计实务中，活页账簿主要适用于各种明细分类账。

3．卡片账簿

卡片账簿简称卡片账，是由具有一定格式的卡片组成的账簿。卡片账簿与活页账的特点基本相同。在卡片账使用时，为防止散失和抽换，应顺序编号，并由有关人员在卡片上签章，同时装在卡片箱内由专人保管。在会计实务中，卡片账簿主要适用于实物资产明细账，如固定资产卡片账等。

上述账簿的种类如图3-1所示。

图3-1 会计账簿种类示意图