第二节 原始凭证

一、原始凭证的含义及分类

原始凭证，也称单据，是在交易或事项发生或完成时取得、填制的，用以记录、证明交易或事项的发生、完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证，是会计核算重要的原始资料。原始凭证是在交易或事项发生过程中直接产生的，是交易或事项的最初证明，在法律上具有较强的证明效力。

原始凭证按其取得来源不同，可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类，如图3-2所示。

图3-2 原始凭证分类示意图

1．自制原始凭证

自制原始凭证，是指由本单位内部经办经济交易或事项的部门或个人，在完成某项交易或事项时自行填制的凭证。自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、记账编制凭证和汇总原始凭证四种。

（1）一次凭证。它是指只反映一项交易或事项，或者同时反映若干项同类性质的交易或事项，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的收料单，格式见表3-1；车间或班组向仓库领用材料时填制的领料单，格式见表3-2。

表3-1 收料单

表3-2 领料单

（2）累计凭证。它是指在一定时期内连续记载若干项同类交易或事项的会计凭证。这类凭证的填制手续是随着交易或事项的发生而分次进行的。如限额领料单就是累计凭证，格式见表3-3。

表3-3 限额领料单

（3）记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的交易或事项为依据，由经办人员填制并签章的。但有些自制原始凭证则是由会计人员根据账簿记录填制的，称为记账编制凭证，如月末分配结转制造费用时所编制的制造费用分配表。

（4）汇总原始凭证。实际工作中，为了集中反映某项交易或事项的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类交易或事项的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证或原始凭证汇总表，如现金收入汇总表、工资发放汇总表、发料凭证汇总表等。发料凭证汇总表的格式见表3-4。汇总原始凭证所汇总的内容只能是同类交易或事项，也就是将反映同类交易或事项的各原始凭证汇总编制成一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的交易或事项。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。

表3-4 发料凭证汇总表

2．外来原始凭证

外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来关系时从外单位取得的凭证，如购买材料、商品时从供货单位取得的发票等。外来原始凭证一般都是一次凭证，其格式见表3-5。

表3-5 贵州增值税专用发票

二、原始凭证的基本内容

由于企业的经济活动非常复杂，它所涉及的财产、物资和资金的变化多种多样，所以原始凭证所反映的具体内容千差万别，格式也是多种多样。但是，无论哪种原始凭证，一般都具有下列基本内容（原始凭证要素）：

（1）原始凭证的名称，如发票、收据、领料单等。原始凭证的名称主要用于明确交易或事项的性质。

（2）接受凭证的单位名称，在实际工作中也称为“抬头”，主要用于证明交易或事项发生、完成的事实。

（3）原始凭证的填列日期和编号，主要用于记录交易或事项发生、完成的时间，明确交易或事项所属的期间。

（4）交易或事项的主要内容，包括对交易或事项的简要说明，如摘要、用途、实物名称、计量单位、数量、单价等。

（5）交易或事项所涉及的大小写金额。

（6）填制凭证的单位名称或者填制人姓名以及经办人员的签名或者签章，主要是据以明确经济责任。

有的原始凭证，不但要满足财务会计工作的需要，还要满足生产、计划、统计及其他业务部门的需要，所以在某些自制凭证上还应注明有关生产、计划和统计等方面的资料，如注明计划定额、合同编号等。

三、原始凭证的填制

编制原始凭证，就是将交易或事项完成的实际情况，在一定的凭证格式里，按照要求的内容填制。

（一）原始凭证填制的基本要求

1．真实可靠

真实可靠，即如实填列交易或事项的内容，不弄虚作假，不涂改、挖补，凭证上的日期、交易或事项的内容及所有数据必须真实可靠，经办人员和有关部门的负责人都要在凭证上签名、盖章，对凭证的真实性、正确性负责。

2．内容完整

内容完整，即应该填写的项目要逐项填写，不可缺漏，应注意年、月、日要按填制原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名或用途要填写明确，不能含糊不清；有关人员签章要齐全。

3．书写清楚

书写清楚，即字迹端正，文字工整，易于辨认，不使用未经国务院颁布的简化字，不草、不乱、不串格串行。

4．填制及时

填制及时，即当一项交易或事项发生或完成时，要立即填制原始凭证，做到不积压、不误时、不事后补制。

此外，各种凭证都必须连续编号，以备查考，一些事先印好编号的重要凭证作废时，在作废的凭证上应加盖作废戳记，连同存根一起保存，不得随意撕毁。

（二）原始凭证填制的附加要求

原始凭证填制的附加要求有：

（1）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章；自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或者盖章；对外开出原始凭证，必须加盖本单位的公章。

（2）购买实物的原始凭证，必须有验收证明，这有利于明确经济责任，保证账实相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。

（3）发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据。在实际工作中，有的单位发生销货退回时，对收到的退货没有验收证明，造成退货流失；办理退款时，仅以所开出的红字发票的副本作为本单位退款的原始凭证，既不经过对方单位盖章收讫，也不附对方单位的收款收据。这种做法漏洞很大，容易发生舞弊行为，应予以纠正。

（4）一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存。

（5）经上级有关部门批准的交易或事项，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

（6）职工公出借款的凭据，必须附在记账凭证之后。在收回借款时，应当另开收据或者退还借款收据副本，不得退还原借款收据。

（7）原始凭证记载的各项内容均不得涂改；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

（8）阿拉伯数字要逐个填写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

（9）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

（10）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用〇、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

（11）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（12）阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

四、原始凭证的审核

为了保证原始凭证的合法性、合理性、真实性，更有效地发挥会计工作的监督作用，维护财经纪律，对原始凭证必须严格审查。审查内容有以下三个方面：

一是审核原始凭证的合法性，即审查原始凭证所反映的交易或事项是否符合国家有关方针政策、法令、制度和计划，有无违反财经纪律，不按制度、手续、计划办理的事项；有无扩大成本、费用开支范围的情况，以及是否严格执行经济合同的有关规定，有无不讲经济效果、铺张浪费，甚至虚报冒领、贪污舞弊等不法行为。

二是审核原始凭证的完整性，即审查原始凭证的手续是否完备，应填写的项目是否填写齐全，有关经办人员是否都已签章，是否经过主管人员审批同意等。

三是审核原始凭证的正确性，例如审查文字和数字是否填写清楚，数字计算是否正确，大写与小写金额是否相符等。

原始凭证的审核是一项政策性很强的工作，也是十分细致和严肃的工作。会计机构和会计人员必须认真执行《会计法》所赋予的职责、权限，坚守制度、坚持原则，按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核。

会计机构和会计人员审核原始凭证时，对于违反国家财经政策和制度规定的开支，应拒绝付款和报销；对于不真实、不合法的原始凭证不予受理，同时应当予以扣留，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人的责任；对记载不准确、不完整以及手续不完备、数字有差错的原始凭证，应当予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。

原始凭证只有经过审核无误后，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。