第五节 会计资料与印章的保管

一、会计档案的保管范围

根据《会计档案管理办法》第五条的规定，单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

根据《会计档案管理办法》第六条的规定，下列会计资料应当进行归档。

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

二、会计档案的整理方法

（一）会计凭证的整理

（1）在将会计凭证登记、记录完毕后，应该将记账凭证连同原始凭证按照编号的顺序整齐折叠，然后装订。在装订之前，必须对会计凭证进行整理，以便能更加方便地查账。

（2）由于在会计实务中收到的凭证大小不同，所以在整理会计凭证时需要按照记账凭证的大小来折叠或者粘贴。

（3）当原始凭证过多时，可以按规定单独装订保管，但是在保管时需要在账册的封面注明原始凭证的数量、金额、编制日期、编号和种类等。最后将编制好的封面一式两份，一份作为原始凭证的封面，需在封面上标注“附件”二字；另一份需要附在记账凭证之后，并在记账凭证上标注“附件另订”字样，以备后续查考。

（二）会计凭证的装订

根据《会计基础工作规范》第五十五条的规定，当会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份与起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章。

对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

三、会计档案的整理与装盒

（一）凭证装盒

用凭证盒装会计档案，每一盒装一卷档案。在凭证盒背脊处填写全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目，用阿拉伯数字填写。

（二）会计账簿整理

使用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账簿，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编定页码；另加目录，记明每个账户的名称和页次。

（三）财务报告的整理

对外报送的财务报告，应当依次编写页码，加具封面，装订成册，加盖公章。在封面上应当注明：单位名称，单位地址，财务报告所属年度、季度、月度，送出日期，并由单位领导人、总会计师、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。填写实例如图2-7所示。

（四）会计其他类的整理

类似财务报告的整理（略）。

（五）账簿、财务报告、其他类装盒

用会计档案盒装账簿、财务报告等，每一盒装一卷。在档案盒的正面第一栏填写单位名称。在档案盒的正面、背脊均填写全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、保管期限等项目。

（1）全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写。

（2）在“类别”一栏分别填写“账簿”“财务报告”“其他类”等。

（3）在会计档案盒的正面填写年度、案卷号和保管期限等项目，由于背脊处的书写位置比较窄，字号可以小一点，要横着写。如图2-8和图2-9所示。

四、会计档案的编号、编目

一个单位的档案分三个部分排列，编制三个通号。保管期30年、保管期10年的会计账簿，一般而言应该从1999年起合并排列，然后从“1”开始往后多年编通号；如果会计一直没有整理，则可以选择从单位成立年度起进行编号。每部分要编制一本目录，然后确定一个目录号。对目录中的案卷号也有要求，一般而言，案卷号不能超过三位数，一旦超过三位数，就需要重新从“1”开始往后编。在排列完毕后，要对每部分的档案编定案卷号。对于永久保管的案卷要编制一式三份案卷目录，而对于定期保管的案卷编制一式两份案卷目录即可，如表2-1所示。

五、会计档案的保管

企业会计要把装订好的会计凭证按照年月日的顺序排列整齐，并指派专门的人员进行保管，明确规定，企业出纳不能兼管会计档案。在年度终了后，可以将会计档案暂时交给企业的财务管理部门保管一年，等一年到期后编制清册，把会计档案转移到本单位专门的档案部门进行保管。当需要查阅本单位的会计档案时，需要本人去办理专门的查阅手续，经本单位的负责人或者相关领导批准后才可查阅。相关人员在调阅时，需要填写“会计档案调阅表”，仔细地填写调阅档案或者凭证的名称、日期、姓名、理由等重要事项。原始的会计凭证在一般情况下不能外借，当其他单位有特殊原因确定需要本单位原始凭证时，要经过本单位机构负责人、主管人员的批准，才能复制原始凭证。在向其他单位提供原始凭证复印件时，应该设立专门的登记簿进行登记，在登记簿上需要记录复制凭证的名称、张数等，然后由专门的会计人员和收取凭证的人员共同签字或者盖章。

如表2-2所示是会计档案保管期限一览表。

六、出纳印章的使用要求与管理

（一）出纳印章的使用要求

（1）现金收讫章：当企业收入现金时，要在现金收入凭证和回单上签盖现金收讫章表示该款项已收妥。

（2）现金付讫章：当企业付出现金时，要在现金付出凭证上签盖现金付讫章表示该款项已支付。

（3）个人名章：先由出纳根据相关制度的规定，填写好经办的有关凭证，盖上出纳名章，然后交复核人员审查。

（二）出纳印章的管理

现金收讫章和现金付讫章一般由出纳保管和使用。

银行预留印鉴的管理应做到分散管理、相互制约。银行预留印鉴由会计和出纳分开保管；严禁将支票、银行预留印鉴一并交由出纳保管和使用。