一、第一步：整理品类数据

很多外资公司在降低成本的时候，都会使用一个工具，叫作支出分析，也就是要分析公司的钱都花到哪里去了，是谁花出去的。具体地说就是，谁购买，从何处购买，多少钱购买，购买多少，如何购买等相关数据或信息。如果没有这些数据，就没有办法有效提升管理效率，降低采购成本。

在很多企业里，这些统计并不清晰。尽管企业内部的财务系统都会设定各种各样的费用科目，并且很多企业在降低成本的过程中，也大多会按照财务系统中的费用科目进行间接费用的削减，但在实际过程中由于品类划分不清晰，名称不一，因此难以把花费统计在某一个具体的品类上，再加上没有统一的管理部门，也就没有办法把费用对应到具体的支出项目上，更无法分到具体的人上。间接物料的管理大多比较粗放，很难做到精细化管理。

如果对企业进行调查，你会发现，详细记录间接成本收支和预算等相关信息的企业，通常都在切实执行间接成本的管理工作，这些企业多数对成本管理有着高度的认识，并充分掌握了有关成本削减的合理设计方案或价格水平。与之相反，有些企业则迫于上级领导降本的要求，以最低金额的成本数据输入财务系统，操作流程草草了事，极易产生疏忽和遗漏等问题，造成企业无法全面有效地进行成本削减。于是这些企业就会存在很多管理漏洞，甚至产生一些黑洞，比如不受预算控制的零星采购、难以审计监督的用户指定。所以要想降低间接采购成本，第一步是对品类进行细分，在细分品类的基础上统计相应品类的费用支出。

这里的关键点是，在定义品类基础上统一间接物料名称，在明确统计口径的基础上整理品类成本数据。比如，这个部门叫扳子，那个部门就不能叫扳手，名称必须统一。