第3章 如何做好庆典的准备工作？

庆典要想达到既轰轰烈烈又有条不紊的效果，就必须做好预先的准备工作。庆典的准备工作，至少要包括出席者名单的确定、来宾的接待、环境的布置三部分。

确定出席者名单

庆典出席者的名单，应当与庆典的主题和内容相关联。

人员的具体名单一旦确定，就应尽早发出邀请或通知。鉴于庆典的出席人员较多，牵涉面较广，故不到万不得已，不应随意取消庆典或更改时间。

精心安排来宾接待工作

与一般交往活动中来宾的接待工作相比，接待出席庆典仪式的来宾时，更应突出礼仪性。最好的办法是庆典一经决定要举行，立即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的专业人士组成，他们应该能办事、会办事、办实事。

筹备组应根据具体的需要，下设若干专项小组，负责礼宾、公关、财务、会务等方面的工作。其中负责礼宾工作的接待小组，原则上应由年轻干练、形象较好、口头表达能力和应变能力较强的人组成。

接待小组成员的具体工作有以下几项：

①来宾的迎送，即在举行庆典仪式的现场迎接或送别来宾。

②来宾的引导，即由专人负责为来宾带路，将其送到预定的地点。

③来宾的陪同，对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人始终陪同，以便照顾。

④来宾的招待，即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的服务。

环境的布置

应当精心布置举行庆典仪式的现场。依据仪式礼仪的有关规范，人员在布置庆典的现场时，需要通盘思考的主要问题如下：

①地点的选择。在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。

②环境的美化。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场悬挂彩灯、彩带，张挂标明庆典具体内容的大型横幅及张贴一些宣传标语。如果有条件的话，还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队演奏乐曲或敲锣打鼓。

③设备的调试。在举行庆典之前，务必要把音响调试好，尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备。在庆典举行前后，播放一些喜庆、欢快的乐曲，而播放的乐曲也应提前审查。