第一节 全面预算编制准备概述

一、预算编制的准备事项

工欲善其事,必先利其器。这句名言比喻人们要做好一件事情,准备工作非常重要。全面预算编制作为一项复杂的系统工程,只有将准备工作做好了,预算编制才能得心应手,事半功倍。因此,在全面预算编制之前必须做好充分的准备工作。

一般情况下,全面预算编制的准备事项主要包括:

(一) 制定预算编制原则,明确编制准绳

预算编制事关重大,企业必须制定预算编制原则,作为各个预算编制部门和编制人员共同遵守的准则,规范和约束各部门的预算编制行为。

(二) 完善基础工作,夯实编制依据

预算编制必须夯实的基础工作有两项:一是经过修订完善的定额资料;二是经过修订完善的预算价格资料。如果没有定额资料和预算价格资料,预算就无法编制;如果定额资料和预算价格资料不规范、不准确,预算的质量就难以保证。因此,初次编制预算的企业首先要建立健全科学、合理的预算定额体系和预算价格体系;非初次编制预算的企业在编制下一年度预算之前,要对现行的所有预算定额和预算价格进行全面修订,从而为预算的编制提供科学、合理的编制依据。

(三) 设计预算表格,明确勾稽关系

预算编制之前,企业必须根据预算编制的种类、内容和管理要求设计并建立科学、完整的预算表格体系,注明表与表之间以及项目之间的内在逻辑关系,明确表格以及项目之间的平衡、对应、和差、积商、动静和补充等勾稽关系,以便于预算编制人员正确填制各种预算表格。

(四) 确定预算目标,搞好目标分解

预算目标是企业战略规划和经营目标在预算上的具体体现,是预算编制的基本依据。由于预算目标不仅关系到企业战略规划的实施、经营目标的实现,而且其数值的宽松度与经营管理层及全体员工的物质利益密切相关,因此,任何预算目标的确定都是以战略为导向,在市场分析和平衡企业内部各项资源的基础上,经过投资者、决策者、经营者以及内部各个预算执行部门反复协调、测算确定的,是不同利益集团相互协调和相互博弈的结果。所以,将企业战略规划转化为预算目标,并将其细化分解到各个预算编制部门,是预算编制之前非常重要的准备工作,对于统一各预算编制人员的思想认识、明确预算编制目标具有十分重要的导向作用。

(五) 编写预算大纲,规范预算编制

编写预算大纲是预算编制之前至关重要的准备工作,它对于全面预算编制工作的顺利进行具有决定性的作用。预算大纲既要明确预算编制目标和编制责任,又要规定预算编制方针、政策和要求,还要包含一系列预算方法体系,如预算编制方法、预算编制程序等,用以规范和约束各预算编制部门的预算编制工作。

(六) 召开预算会议,布置预算编制

企业编制年度预算之前,一般都要召开预算专题会议,布置年度预算的编制工作,并通过对预算编制大纲的系统讲解,统一各级领导和预算编制人员的思想,使各预算编制部门和人员遵循原则、吃透政策、明确目标、掌握方法、保质保量、按时完成。

二、预算编制原则

预算编制应遵循以下六项原则:

(一) 目标性原则

预算编制要以完成经营目标为目标。经营目标一般指年度经营目标,是以战略规划中确定的企业在某个发展阶段的规划目标和关键举措为主要依据,在分析内外部环境、条件的基础上,制定的企业预算年度内开展生产经营活动所要达到的境界或取得的成果,是企业生产经营活动目的性的反映与体现。企业在预算期内的生产经营活动都要围绕着经营目标进行,因此,预算编制也必须围绕如何完成企业经营目标进行。要通过分析实现经营目标的有利因素和不利因素,综合考虑市场状况和内部条件,落实实现企业经营目标的策略和措施,使各预算责任部门的预算目标总和大于等于企业预算总目标,而企业预算总目标又是企业预算期内经营目标的具体化。

(二) 全面性原则

预算编制的全面性包括预算编制部门和预算编制内容两个方面的要求。从编制部门看,企业各个部门都要编制预算,从而使企业各个部门的业务活动均纳入预算管理的范畴,并具有明确的工作责任目标;从编制内容看,所有与企业经营目标有关的经济业务和事项,均要通过编制预算加以反映和规范,从而使企业的各项经营活动、投资活动和财务活动都能按照预算、围绕经营目标实施和进行。

(三) 真实性原则

真实性是预算编制的基本要求,预算的内容虚假,不仅使预算本身失去价值,而且会导致整个预算管理活动的失败。预算编制真实与否有一个先决条件,就是作为预算编制依据的基础信息质量一定要高。基础信息的高质量体现在:信息必须是真实的、准确的、及时的、便于理解的。预算数据要做到真实可靠,首先,各项收入的来源数据要真实、可靠,对没有把握的收入项目和数额,不能计入收入预算,要做到既不夸大收入数额,也不隐瞒收入数额;其次,各项成本费用支出要有依据、有标准,对于关系到企业生产经营活动正常运转的必要支出,编制预算时必须足量安排,不能留有预算缺口。

(四) 可行性原则

编制预算不是目的,而是实现目的的手段。因此,编制的预算必须具有可行性,体现在预算指标上,就是要做到积极可靠、留有余地。所谓积极可靠,是指要充分估计目标实现的可能性,不能把预算指标定得过低或过高;留有余地是指为了应付千变万化的客观情况,预算的制定要有一定的灵活性,以免在意外事件发生时措手不及,影响整个经营目标的实现。

(五) 谁执行谁编制原则

由预算执行者编制预算是预算编制的一项重要原则。预算编制不仅是个技术问题,也是一个思想意识和责任问题。只有让预算执行者编制预算,才能强化各部门及全体员工的预算意识和责任担当,提高全员参与全面预算管理的积极性、主动性和创造性,为全面预算的有效执行打下坚实的基础,从而有效提高预算执行力,保障全面预算管理活动的顺利实施。

(六) 充分沟通原则

编制的预算能否成功实施,最终取决于企业的全体员工。因此,预算编制必须以人为本,重视预算的人性化。要正确把握预算项目的恰当性和预算目标的合理性,编制的预算要稳妥可靠,量入为出;各个部门承担的预算项目和预算指标要通过摆事实、讲道理、算细账的办法进行协调和落实,既要看到完成预算目标的有利因素,又要看到完成预算目标的不利因素,绝不能单纯采取行政命令的办法进行硬性摊派;要通过充分的沟通、协调达成共识,有效避免领导与员工之间信息不对称带来的负面影响,为预算的成功实施打下坚实基础。

三、完善定额资料

定额是指在一定的生产技术和生产组织条件下,在充分考虑人的主观能动性的基础上,对人力、物力、财力的配置、利用、消耗等方面所确定的标准。定额是编制计划和预算的依据、核算与分析的基础、管理与控制的工具,因此,搞好定额管理不仅是编制全面预算的需要,也是加强企业经营、生产、计划、财务、技术、劳动、物资管理乃至整个企业经营管理的需要。

(一) 定额的种类

定额的种类很多,涉及预算编制的定额主要有以下五种:

(1) 劳动定额。它指有关人力资源消耗或占用方面的定额,如定员定额、劳动生产率定额、工时定额、工资定额、服务定额等。

(2) 生产及设备定额。它指有关生产能力及机器设备利用或占用方面的定额,如产量定额、设备利用率定额、生产能力利用定额、台时定额等。

(3) 物资定额。它指有关材料消耗或占用方面的定额,如材料消耗定额、工具领用定额、物资储备定额等。

(4) 资金定额。它指有关流动资金占用方面的定额,如储备资金定额、生产资金定额、产成品资金定额、货币资金定额等。

(5) 费用定额。它指有关制造费用和期间费用耗费方面的定额,如制造费用定额、管理费用定额、销售费用定额和财务费用定额等。

(二) 定额管理的要求

搞好定额管理,主要应做好以下四个方面的工作。

1. 落实责任,建立健全定额管理制度

各项定额的制定、执行、分析、考核和修订要做到制度化。企业要建立定额管理归口负责制度,做到企业的各项定额有人负责,职责分明。一般情况下,定额的制定、修改可采取归口管理部门牵头、相关部门配合的办法。例如,企业定额归口负责制度应明确规定:劳动定额由人力资源管理部门牵头负责,生产、技术、财务等部门配合;生产及设备定额由技术部门牵头负责,生产、设备、质量、财务等部门配合;物资定额由生产部门牵头负责,财务、采购、物管、技术等部门配合;费用定额由财务部门牵头负责,其他相关部门配合;资金定额由财务部门牵头负责,采购、物管、生产等部门配合等。

2. 切实可行,制定先进合理的各项定额

制定定额的基本要求是要做到“全、快、准”三个字。“全”是范围上的要求,即要求凡是需要制定定额的供、产、销各个环节,人、财、物各个方面都要制定定额。“快”是时间上的要求,即要求定额的制定要简便易行、迅速及时。例如,新产品投产时,技术工艺部门必须将新产品的消耗定额资料一并向生产、财务、物管等部门移交。“准”是质量上的要求,即要求定额水平要先进合理,制定的定额要在已经达到的实际水平的基础上有所提高,即在正常的生产技术条件下经过努力可以达到的水平。

3. 持之以恒,做到贯彻执行定额

定额制定后,企业必须认真贯彻执行。只有这样,才能发挥定额在企业管理中的重要作用。为此,企业必须实施一切必要的生产技术组织措施,为实施和完成定额提供必需的前提条件。同时,要加强各种定额执行情况的核算、检查、考核和分析工作,并将定额的执行结果与各个部门及每名员工的物质利益挂钩,以促进各项定额的贯彻执行。

4. 动态管理,及时修订各项定额

由于定额是一定条件下企业生产技术和管理水平的客观反映,因此,为了保持定额的科学性、先进性和合理性,企业必须随着生产发展、技术进步、管理水平的提高和劳动生产率的提高而及时修订定额,使之与现实情况相适应。通常情况下,企业可结合年度预算编制或清仓盘点等工作对各项定额进行全面审查,每年修订一次定额,个别波动大的定额应不定期地及时修订,从而为全面预算的编制提供科学、合理的依据。

四、完善预算价格资料

预算价格也称计划价格,是企业为了实施预算管理而制定的各种原材料、半成品、备品备件、燃料动力、劳务以及产成品的内部核算价格。全面预算管理作为一项综合性的管理活动,预算的编制、执行、控制、核算、分析和考核等环节都离不开预算价格。因此,健全与完善预算价格体系,编制《预算价格手册》是编制年度预算必不可少的基础工作。

(一) 预算价格的种类

预算价格主要有以下三类:

(1) 有关原材料、燃料、包装物、备品备件、动力和低值易耗品的预算价格;

(2) 有关分厂、车间、部门之间相互提供劳务和半成品的预算价格;

(3) 有关产品销售的预算价格。

(二) 预算价格的制定依据

(1) 外购材料、燃料及动力预算价格按照现行实际采购价格和预算年度价格变动趋势预测,加上必要的采购、运输、保管费用制定;

(2) 自制半成品预算价格按照测算后的预算成本或定额成本制定;

(3) 内部劳务预算价格按照测算后的预算成本或定额成本制定,对外提供劳务预算价格按照现行实际价格和预算年度价格变动趋势预测制定;

(4) 产品预算价格按照现行实际价格和预算年度价格变动趋势预测制定。

(三) 预算价格的核定规则

为便于制定和使用,预算价格的核定应遵照如下规则:

(1) 非零数字一般不超过两位数,第三位非零数字四舍五入;

(2) 预算价格与实际价格的差异率不超过±5%。

预算价格制定范例如表1-1所示。

(四) 预算价格的修订

预算价格一经确定,必须严格执行,并保持相对稳定性。一般情况下,预算价格在一个预算年度中不宜变动,以便正确考核企业各部门的生产经营成果,保持政策的连续性。但是,当预算价格差异率超过± 10%时,就应及时进行修订,以防止因价格差异率过大而造成预算及核算失真。

(五) 预算价格管理的责任

预算价格的制定、修订工作由财务部门牵头负责,采购、物管、生产、技术、销售、人力资源等相关部门配合。

各部门在预算价格管理中的职责如下:

(1) 财务部门:负责预算价格制定、执行和修订的组织、领导工作,并负责编制《公司预算价格手册》、发布《公司新增预算价格通知》和《公司预算价格调整通知》;

(2) 采购部门:负责预测预算期内外购材料物资的市场价格,提供现行市场价格;

(3) 生产、技术部门:协助财务部门测算公司有关劳务、半成品、产成品预算或定额成本;

(4) 人力资源部门:协助财务部门测算公司有关劳务预算价格;

(5) 销售部门:负责预测预算期内产品的市场价格,提供现行产品市场价格。

(六) 预算价格手册的编制

《预算价格手册》的编制是一项复杂的系统工程,既涉及方方面面的价格内容,又需要理顺各个部门、各个环节、各个层次的相互关系。因此,企业必须将“全面、科学、系统、合理、适用”的方针贯彻到预算价格制定的全过程中,以财务部门为主,会同采购、物管、销售、生产、技术等部门共同研究编制,并特别注意以下两个问题:

(1) 认真审查各项定额的正确可靠程度,防止因定额不实而造成预算价格不准确,影响全面预算编制的准确性;

(2) 各部门、车间半成品、产成品的比价关系要相对合理,避免因比价不合理而造成部门之间的苦乐不均,影响各部门及员工的工作积极性。

《预算价格手册》的项目包括编号、名称、规格型号、计量单位、预算价格、修订价格等内容,其编号和分类要按照公司材料及产成品的统一编号执行,确保其一致性。

五、预算表格的设计

编制预算要涉及很多表格,建立科学、完整的预算表格体系,设计科学、适用的预算表格是编制预算不可忽视的重要问题。

(一) 预算表格设计的原则

预算表格设计应遵循以下四项原则:

1. 全面性原则

根据全面预算管理的要求,企业的所有经营活动、投资活动和财务活动都要纳入预算管理的范围。因此,设计预算表格时,必须做到全面、完整,设计出能够供各个部门、各个环节使用的预算表格。

2. 系统性原则

有些预算内容比较复杂,预算表的基本格式并不能满足预算编制的需要。例如,利润预算表的内容包括销售收入、销售成本、税金、销售费用等若干个复杂项目,如果仅设计一张利润预算表则很难具体执行。这就需要按照系统性的原则,将复杂的预算内容设计成由主表、分表、计算表、基础表相互对应、补充说明的预算表格体系。

3. 明晰性原则

预算表之间往往存在复杂的上下层关系和数字联系,为了便于预算编制人员正确填制,在设计预算表时,应在备注中注明项目与项目、栏次与栏次、表格与表格之间的勾稽关系和计算关系,使预算编制者、使用者能一目了然地看清有关项目和数字的来龙去脉,并正确理解预算项目所反映的性质和内容。

4. 统一性原则

企业各层级、各部门的预算表格应由预算管理部门统一设计,这样做的目的不仅是便于各层级预算的层层汇总,更重要的是通过统一预算表格规范各部门的预算编制行为,有效提高预算编制的质量和效率。

(二) 预算表格体系

预算表格是一个有机联系的整体,表与表之间有着严格的勾稽关系,并呈金字塔状分布。人们在编制预算的过程中曾总结一句很形象的话,入木三分地说明了预算表格体系的相互关系,即“提起来是一串,放下去是一片”。意思是说,预算表是一个有机联系的整体,表与表之间都是连在一起的,就像渔网一样,既能撒得下去,又能收得回来。其中,以利润预算表展开的表格体系如图1-1所示。

(三) 预算表格的分类

预算表格可以按不同标准分为若干类。

1. 按预算表的功能不同,可以分为主表、分表、计算表和基础表四大类

(1) 主表是企业整体或各个部门编制的最终预算报表,反映了一个企业或一个部门的预算项目和预算目标值。

(2) 分表是对主表进行细化、明细或补充说明的表。当预算主表的项目、格式、栏次不能满足预算编制的需要时,就需要编制分表予以对应、细化、补充和说明;企业所属分、子公司及二级部门编制的预算表相对于企业总部预算表而言也属于分表。

(3) 计算表是反映预算指标计算过程的表。编制预算需要运用计算公式进行大量的数字计算。例如,编制采购预算就需要按照“采购量=生产消耗量+期末库存量-期初库存量”和“采购金额=采购量×预算价格”的基本公式进行计算。这些反映预算指标计算过程的表格往往需要作为附件放在主表、分表的后面,以方便有关部门、机构对预算编制过程进行审查和核实。

(4) 基础表是采集预算基本资料、数据和提供编制依据的表。编制预算需要很多基础性的数据和资料,例如,编制产品成本预算需要材料耗用量、材料单价、工时定额、费用定额等数据资料;编制销售预算需要营销环境、市场分析、销售政策等资料。提供这些预算基本数据的表就是基础表。

需要注意的是,主表、分表、计算表、基础表的概念是动态的、可变的。下级部门或下层的主表对于上级部门或上层而言,可能就是上级部门或上层编制主表的分表或基础表。

2. 按预算表反映的内容不同,可以分为经营预算表、投资预算表和财务预算表

(1) 经营预算表反映的是预算期内企业的日常生产经营活动。

(2) 投资预算表反映的是预算期内企业进行的资本性投资活动。

(3) 财务预算表反映的是预算期内企业有关的现金收支、经营成果和财务状况。

3. 按预算表所反映内容的角度不同,可以分为按项目编制的预算表、按部门编制的预算表和按产品编制的预算表等

(1) 按项目编制的预算表反映的是预算期内一些全局性、综合性的预算指标。

(2) 按部门编制的预算表反映的是一个部门在预算期内的预算指标。

(3) 按产品编制的预算表反映的是预算期内各种产品的预算指标。

另外,按预算表所反映的组织层次的不同,可以分为集团公司预算表、子公司预算表、分公司预算表、车间预算表和班组预算表等。

(四) 预算表格的设计

编制全面预算需要设计主表、分表、计算表和基础表的具体格式。不同的表格具有不同的设计要求:主表的设计要求简洁明了、一目了然;分表的设计要求具体详尽、细致入微;计算表的设计要求繁简适度、计算关系明确、计算过程清晰;基础表的设计要求因事制宜、灵活多样、适用性强。

1. 主表的格式设计

预算主表的格式尽管很多,但其基本内容主要有预算项目、预算总额及细化指标三项。

(1) 预算项目是指预算反映的对象,也就是预算科目。它可以是一项收入,也可以是一类收入,还可以是一项活动。例如,收入项目、支出项目、产品类别、产品名称、部门名称、业务项目、成本项目、费用项目、投资项目等都可以是预算反映的对象。

(2) 预算总额是指预算期内预算项目的量化总额,也就是预算指标总额。不管预算项目的具体内容是什么,预算表都要注明预算期内预算项目的量化总额,如销售收入总额、利润总额、工资总额、成本总额等。

(3) 细化指标是指按时间细化分解的预算指标。例如,年度预算要细分成4个季度或12个月份;月度预算要细分成上、中、下旬或每周、每天。预算指标的细化分解程度,主要取决于企业对预算执行的考核频率和预算内容的实际需要。如果每半年考核一次预算指标的完成情况,则可以将预算时间细分成上半年、下半年;如果一个月考核一次,就必须按月细分。例如,为了做好现金收支的日常管理与控制,企业的现金收支预算就需要按旬、按周,甚至按天细分。

为了将预算期指标与基期指标进行对比,预算表可以增加“基期指标”栏和“增减率”栏。因为企业编制预算的具体时间是在预算期到来之前,所以在编制下一期预算时,当期的指标还没有确切的数额。因此,企业在设计预算表格时,往往需要在预算指标栏之前加上“基期预计”一栏,作为编制预算期指标的对比资料。

例如,天成公司年度管理费用预算主表的基本格式如表1-2所示。

2. 分表的格式设计

预算分表是预算主表的细化、明细或补充说明。因此,分表的格式与主表的格式要保持一致,基本内容主要有预算项目、预算总额及细化指标三项。

(1) 分表的预算项目与主表的预算项目相互对应,是具有相同或相似性质的一类事物或事件。它一般表现为主表预算项目的子项目。例如,主表预算项目是产品类别,分表预算项目则是产品名称;主表预算项目是分公司、子公司,分表预算项目则是分厂、车间。当然,分表预算项目也可以和主表预算项目完全一致。

(2) 分表的预算总额是指分表所反映预算对象的指标总额,在指标范围上一般小于主表的指标范围。但是,也不排除分表指标范围与主表指标范围分类完全一致的情况。例如,销售收入预算主表是按产品品种进行编制,为了提供多维信息,分表可以按销售区域、结算方式、销售客户等不同形式进行编制。在这种情况下,分表与主表的预算总额是完全一致的,区别在于预算编制的角度不同。

(3) 分表的细化指标与主表的细化指标相同,即按时间细化分解的预算指标。但是,分表细化的是分表上所反映的预算对象的预算指标。

例如,天成公司年度管理费用预算主表所属分表的格式如表1-3所示。

3. 计算表的格式设计

预算计算表涉及很多预算指标的计算过程,需要预算人员根据预算指标的性质和计算公式进行设计,基本内容主要有预算项目、基础数据、计算关系、指标数据四项。

(1) 预算项目是指需要进行计算的主表、分表预算项目。

(2) 基础数据是指用于计算预算指标的各种基础性数据。

(3) 计算关系是指在表中注明预算指标计算公式或各种数据之间勾稽关系的项目。

(4) 指标数据是指反映预算指标计算结果的项目。

例如,产品生产量预算计算表的格式如表1-4所示。

4. 基础表的格式设计

预算基础表是为主表、分表和计算表提供基础数据和编制依据的,这些基础数据和编制依据有的是数字形式,有的是文字形式。因此,预算人员需要根据数据资料的内容和表现形式灵活设计基础表的格式。

例如,编制直接材料预算所需的材料消耗定额及预算价格基础表的格式如表1-5所示。

总之,预算表格的设计需要综合考虑企业性质、组织架构、经营活动、预算类型、预算管理要求等因素,判断预算表格设计达标的标准只有“好用”两个字。

六、预算编制的期间与时间

(一) 预算的编制期间

预算的编制期间主要根据预算的内容和实际需要而定,可以是一周、一月、一季、一年或若干年。通常将预算期在一年以内(含一年)的预算称为短期预算;预算期在一年以上的预算称为长期预算。短期预算具有预算资料较为可靠的优点,但如果期间过短,必然会加大预算工作量;而长期预算具有与企业战略规划接轨的优点,但有因预测结果不够可靠而使预算难以精准的不足。所以,在预算的编制过程中,企业需要考虑各项预算的特点,结合使用长期预算和短期预算。

一般情况下,编制预算多以一年为一个预算期,年内再按季度或月度细分,而且预算期间要与会计期间保持一致,只有特殊业务预算的期间才会视具体情况而有所不同。例如,跨年度建设的大型基本建设投资预算、工程建设单位编制的工程项目预算就需要以项目的建设期为预算期,编制跨年度预算或涉及若干年的长期预算。

(二) 预算的编制时间

预算编制的时间因企制宜,主要取决于以下五个因素:

(1) 企业规模大小和组织结构、产品结构的复杂程度。企业规模越大,组织结构、产品结构越复杂,开始编制预算的时间就应越早。

(2) 企业对预算编制的熟练程度。企业对预算编制越生疏,开始编制预算的时间就越要早。

(3) 企业编制预算的方法和工具。如果企业采用复杂的编制方法和落后的编制工具编制预算,开始编制预算的时间就必然要提前;反之,若企业采用简便的编制方法或先进的计算机信息处理系统编制预算,则开始编制预算的时间就可以稍晚。

(4) 企业预算管理开展的深度和广度。毫无疑问,预算管理开展的范围越广,层次越多、越细,编制预算所花费的时间就会越长,开始编制预算的时间就越早;反之,则可以稍晚。

(5) 预算审批程序的复杂度。预算审批程序环节多、要求细,所花费的时间就长,开始编制预算的时间就宜早;反之,则可以稍晚。

总之,编制预算的时间太早、太晚都不行。太早,影响预算的准确性;太晚,影响预算的时效性。因此,不论哪个企业,确定编制预算的时间均应倒计时,即新的预算期开始时,本期预算已经编制完成并已履行审批程序,可以付诸实施。

一般而言,独立法人企业的年度预算应在每年10月份开始编制,集团化企业的年度预算应在每年9月份开始编制;月度预算应在每月20—25日开始编制。