第三节 会计信息系统

会计信息系统是一个将会计数据转换为信息的信息系统，由于会计在经济管理中的重要地位，会计信息系统必定是组织信息化的一个重要系统。

一、会计信息系统的基本概念

1.会计信息系统的定义

会计是一个通过人或计算机对物流、资金流、信息流实施管理的信息系统，其目标是将会计数据转换为会计信息。从远古的结绳记事到今天的计算机记账，会计都是一种信息处理的科学，它所从事的就是数据的采集、存储、加工、传递和信息的提供，为管理者进行预测、计划、控制和决策等管理活动服务，具有信息系统的全部特征，所以人们将会计称为会计信息系统（Accounting Information System，AIS）。

会计信息系统可以是手工系统，也可以是以计算机为工具的信息系统。本书关注的是后者，所以会计信息系统一词指的就是计算机会计信息系统。

2.会计信息系统的基本功能

会计信息系统具有信息系统的共性，即必须具有会计信息处理、会计业务处理、会计组织管理以及辅助决策等功能。其中会计信息处理也包括数据采集、存储、处理、传输和输出共五个方面的基本功能。会计数据的采集包括填制或取得原始凭证以及从企业内外取得其他数据。会计数据的处理指对收集到的会计数据进行分类、汇总、记账、制表等核算处理，以及在此基础上进行的分析、预测、计划与决策。

3.会计信息系统的基本模型

无论传统手工还是当前的计算机会计信息系统，其体系结构都是基于帕乔利（Pacioli）所建立的会计循环和会计恒等式，人们称之为DCA（Debit and Credit Accounting）模型，它的核心思想是对会计科目的分类。虽然近年来理论界和实务界对DCA模型有不少质疑，并且人们已经对帕乔利的思想作了许多次改进，但它的本质并没有改变，即使现代IT技术的应用也没有改变传统会计体系结构的本质。

但是不容置疑，计算机会计信息系统并非只在会计循环的自动化上下工夫，在许多方面都作了改良。例如计算机会计信息系统可以实现多元分类，即除了按科目核算之外，还可以同时按部门、供应商、客户、职员、专项资金等项目进行分类核算，随时提供各种分类核算的汇总和明细信息。

二、会计信息系统的特点

尽管理论界曾先后为会计信息系统提出过数据库、事件驱动（REAL）等会计模型，但目前它仍然基于帕乔利所建立的会计循环和会计恒等式，其数据源仍然是历史的、能以货币计量的数据。具体特点是：

1.遵循世界通用的复式记账原则

会计信息系统遵循复式记账的原则，即有借必有贷、借贷必相等，资产=负债+所有者权益，利润=收入-费用。但是技术手段的不同毕竟会带来核算方法的差异，计算机会计系统已经简化了会计循环，消除了手工会计下信息处理的许多技术环节，如平行登记、对账等。

2.收集会计凭证仍然是会计处理的起点

收集和确认会计凭证仍然是会计核算的起点，而且凭证还是最主要的数据源和最重要的会计档案。但计算机会计所接受的记账凭证除了手工编制部分外，有相当部分是由系统内部自动编制或从系统外部接收的，这就是所谓的电子凭证。电子凭证分为内部和外部两类，内部电子凭证指企业内部由计算机系统自动生成并通过局域网络传递的凭证，例如，其他业务系统自动编制的固定资产增减变动和折旧凭证、工资费用分配凭证、采购和销售的有关票据。外部电子凭证主要包括企业与外部的金融、供销、运输等单位之间发生的网上收付款电子票据以及购销业务票据，如电子支票、电子汇兑、网上委托收款票据。

3.简化会计循环并改善信息处理的质量

虽然会计信息系统仍然以会计恒等式和会计循环为基础，但已经简化了账簿体系和会计循环，在整个会计循环中对会计人员的技术要求，只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。由此改善了信息处理的质量，主要包括以下几个方面：

（1）实现了多元分类核算，随时提供各种分类核算的汇总和明细信息。

（2）发展了会计方法或模型。由于数据采集和处理能力的极大提高，原来难以实现的复杂的数学模型和分析预测方法不再是空中楼阁。例如线性代数、本量利分析、回归分析、多元方程和高层次数据模型都可以在管理会计中应用。

（3）实现了会计与业务的协同处理。打破了会计核算与产品购销存业务之间的分割，使信息在会计和业务部门之间得到一定程度的共享，甚至实现物资、资金、信息的三流合一，各子系统高度共享信息，会计不再是一个“信息孤岛”。

（4）实现了分散处理和集中管理相结合的会计管理模式。分公司或派出机构可以随时就地将发生的经济业务输入系统，并通过互联网将凭证直接存入集团总部的会计信息处理中心，由总部集中管理会计信息和编制报表。

4.强化了会计的职能

会计信息化促进了会计职能的变化，尤其当企业推行ERP并且采用Internet/Intranet技术之后，不仅能够加强财务会计与其他业务部门的协同处理，统一管理信息资源，实现数据的高度共享；而且可以通过远程处理与网上支付，实现网络财务管理，促使财务管理从静态走向动态，有利于集团公司、跨国企业的实时管理。网络财务的集中管理将强化主管单位对下属机构的财务监督，及时部署经营活动和作出财务安排，而且可以改变财务工作方式，实现移动和在线办公。

5.会计内部控制程序化

由于会计数据的存储、处理方式以及会计工作组织的改变，手工条件下行之有效的许多控制方法已不再适用，而必须采取新的控制方法和技术，其中相当一部分要由计算机系统自动实现，即实现内部控制的自动化。例如对操作权限、数据检验、处理过程、数据输出，都可由计算机系统自动进行控制。

6.财务报告内容多元化并提供定期与实时相结合的报表

由于会计信息系统实现多元分类和动态核算，财务报告正在向内容多元化、形式多样化、组合适需化以及定期与实时报告相结合的模式发展。例如：

（1）会计信息系统可以提供定期和即时两种财务报告，尤其实现网络会计之后，电子凭证几乎在经济业务发生的同时即可进入系统并反映到财务报告中来。

（2）会计信息系统可以提供基于多种计量属性的财务报告，尤其是历史成本和公允价值并重的报告、定性信息与定量信息相结合的财务报告、货币信息和非货币信息相结合的财务报告、核心信息与非核心信息相结合的报告。

（3）会计信息系统可以授权信息使用者或有关部门自己通过网络并按自己的需求自动生成报告。例如税务机关可以远程读取有关企业的会计数据并生成会计报表。

三、会计信息系统的基本组成

会计信息系统涉及宽泛的目标与丰富的内涵，它不仅规模庞大，而且技术复杂。因此必须将它分解为若干子系统，才能逐一开发和应用。因此，会计信息系统的基本结构一般是指软件由哪些子系统组成以及子系统之间的联系。

会计信息系统一般按会计职能来划分子系统，但由于软件公司对财务与会计的认识、理解、解决问题的方法和风格的差异，不同会计信息系统的基本结构不尽相同。一般可以将会计信息系统分为财务会计、管理会计和财务管理三大职能系统。

（1）财务会计系统：一般包括总账（即账务）、应收款、应付款、薪资、固定资产、存货、通用会计报表等职能子系统。

（2）管理会计与财务管理系统：一般包括预算管理、项目管理、资金管理（即筹资投资管理）、成本管理、财务分析、商业智能以及决策支持等功能子系统。此外，财务管理的许多功能还分散在财务会计的不少子系统中，例如，在应收款管理系统中就有账龄分析、周转分析、欠款分析、坏账分析、收款分析以及收款预测等管理功能。

此外，由于我国许多独立型的会计软件都具有一定的购销存业务处理与管理功能，这部分业务与财务往往实现协同处理，其中包括采购计划、采购管理、销售管理、存货管理和库存管理等子系统。

四、会计信息系统的主要子系统

会计信息系统的功能通过各个子系统来体现，由于不同公司软件的基本组成不尽相同，所以下面只简要介绍其中较常用子系统的功能，并且由于系统与子系统是一个相对的概念，为了叙述的方便我们把子系统直接称为系统。

1.总账系统

总账系统是会计信息系统的核心，其他职能系统直接或间接与它发生联系。总账系统的基本任务是记账、算账、对账、转账和结账，并生成和输出日记账、明细账、总账以及部分固定格式的报表。此外，总账系统一般还具有辅助核算功能。

2.应收款管理系统

应收款管理系统主要提供发票、应收单、收款单的录入、记账、核销与分析功能。具体包括客户信用控制、收款处理、现金折扣处理、单据核销处理、坏账处理、客户利息处理等业务功能，提供业务分析、预测以及对应收票据的核算与管理等功能。

3.应付款管理系统

应付款管理系统提供发票、应付单、付款单的录入、记账、核销与分析功能，具体包括付款处理、现金折扣处理、单据核销处理等业务功能，并进一步通过业务分析、资金流出预算、对应付票据的管理，动态反映各流动负债的数额及偿还流动负债所需的资金。

4.薪资管理系统

薪资系统主要提供薪资核算、薪资发放、费用计提、统计分析等功能，并生成和输出相关的工资结算单、工资条或工资单、工资汇总表、费用分配表、票面分解表等。薪资系统还必须能自动编制转账凭证、计提个人所得税、银行代发、多次或分次发放等功能。

5.固定资产管理系统

固定资产系统主要提供资产管理、折旧计提与分配、统计分析等功能。其中资产管理包括管理资产卡片、处理固定资产的增减变动、提供资产评估及资产减值准备功能。此外要生成资产增减变动与计提折旧的转账凭证，而且输出的账表也比较多。

6.存货管理系统

存货系统主要核算企业存货的收发存业务，及时反映存货的入库、耗用和结存情况，准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为成本核算提供基础数据，并动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用情况，为降低库存、减少资金积压、加速资金周转提供决策依据。

7.通用报表系统

报表系统主要是提供一种机制让用户定义和生成各种会计报表，并在此基础上实现报表的汇总与分析。随着Internet的普及，报表系统应该逐步实现远程制表、汇总与分析功能，支持网上传输、合并报表等功能。

8.成本管理系统

成本管理系统主要提供成本计划、成本核算、成本预测和成本分析等功能。其中，成本核算的基本任务是归集和分配成本费用，计算产品总成本和单位成本，计算和结转成本差异，并编制转账凭证给总账系统。

9.资金管理系统

资金管理系统实现企事业单位对筹资、投资等资金管理方面的需求。系统以银行存贷单据、内部存贷单据为依据，记录资金或其他涉及资金管理方面的业务，处理对内或对外的收款、付款和转账业务。系统一般不仅提供逐笔计息功能，实现对每笔资金的管理；而且提供积数计息功能，实现往来存贷资金的管理。此外，还提供单据的动态查询以及统计分析功能。

10.预算管理系统

预算管理系统通过对企业预算假设建立、预算体系搭建、预算编制、预算调整、预算控制、预算分析全过程的管理，为企业的事前计划、事中控制、事后分析提供有效的工具和必要的手段。预算管理系统一般为企业提供编制全面预算体系、体现预算编制过程以及提供多种预算编制方法、实现预算控制与预算执行分析。

11.决策支持系统

决策支持系统是财务决策科学化的一个重要工具，目标是改善管理人员的决策能力，提高决策的科学性和信息化程度。目前会计软件中的决策支持系统主要实现综合查询、数据分析，以及辅助决策和预测分析功能，为决策者提供不同角度、不同层次的信息。

五、会计信息系统子系统之间的联系

会计信息系统以总账为核心，按高内聚低耦合的原则来划分子系统，毫无疑义，各子系统是独立的，各自有独立的输入和输出，实现特定的功能，用户可以单独选购和使用。但独立又是相对的，各子系统之间或多或少存在某些数据和控制的联系。

1.系统之间的数据联系

会计信息系统各子系统之间的联系一般是通过数据传递实现的，而且往往是采用数据文件的方式间接传递数据。这种现象的实质就是共享数据。

图1-2基本反映了工业企业各系统之间的关系，其中矢线表示系统之间的联系以及数据传递的方向。显然总账系统是会计信息系统的核心，其他系统往往需要读取总账系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成记账凭证，送到总账系统记入总分类账。

图1-2 会计信息系统子系统之间的数据联系

2.系统之间的数据接口

在会计信息系统中，数据接口即数据传递方式主要有如下两种：

（1）总账中心式。各系统将数据编制成记账凭证并直接传递给总账系统，而其他系统则选择适当时机到总账系统中读取自己所需的数据。例如，存货、薪资、固定资产等系统都分别把材料、薪资、折旧等初步分配结果以记账凭证形式直接送到总账系统，并在分类账中归集，而成本系统则需从总账系统的分类账中读取归集的费用进行成本核算。

（2）直接传递式。各系统将要传递给其他系统的数据直接生成专门的数据文件，然后由其他系统读取整个文件。例如，存货、薪资、固定资产等系统分别把材料、工资、折旧等数据按部门分类生成专门文件，再由成本系统在适当时机读取这些文件进行成本核算。

3.系统之间的控制或制约

系统之间除了数据联系之外，相互之间还存在一定的控制或制约。例如：

（1）修改控制。应收、应付、存货、薪资、固定资产等系统生成的记账凭证直接存入总账系统，总账系统可以对这些凭证进行审核、记账、查询、打印，但不能对其进行修改，发现错误只能将其删除，再由原系统重新生成新的正确凭证。

（2）结账控制。由于总账系统的转账业务有严格的先后次序，某些转账依赖其他转账业务产生的数据，所以各系统的期末结账也有一定的次序，例如在应收、应付、存货、薪资、固定资产等系统结账之前，总账系统不能执行结账操作。

六、会计软件及其发展

会计软件是会计信息系统的俗称，在很大程度上决定了会计信息化的发展水平。没有功能完整和技术先进的会计软件，就不可能有真正意义上的会计信息化。

1.会计软件的基本概念

会计软件是专门用于会计核算与管理工作的计算机应用软件。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计软件。会计核算软件以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机和通信技术为基础，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标。此外，企业资源计划（Enterprise Resources Planning，ERP）软件也包含处理会计数据的功能，这部分功能模块也属于会计软件的范畴。因此，会计软件系统可以是一个独立的系统，也可以是ERP的一个子系统。

2.会计核算软件的分类

会计核算软件可以从不同的角度进行分类。例如，会计软件按适用范围可以分为通用与专用会计软件，按系统软硬件结构可以分为单用户和网络会计软件，按ERP的关系可分为独立型会计软件和非独立型会计软件。下面从适用范围的角度来分析会计软件的特点。

（1）通用会计软件。通用会计软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计软件。目前我国商品化会计软件一般都是通用会计软件，例如用友通、金蝶KIS等。通用会计软件具有通用性强、功能全面、需要初始化处理、软件性能优越等特点。显然，通用会计软件在功能、性能、成本、维护等方面有明显的优势，所以一般企事业单位没有理由不选择这类软件。

（2）专用会计软件。专用会计软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。由于这种软件针对特定单位研制，一般在软件中固定会计核算规则，所以使用较方便，但仅适用于个别单位，而且功能与性能一般不及通用会计软件。加上开发一个成熟软件不仅周期长，而且成本也很昂贵，所以只有特殊需求的企业才需要考虑开发专用会计软件。

3.会计软件的发展

会计软件的发展主要体现在技术与功能两个层面。

首先，近年来会计软件涉及的多种技术都有长足发展，其中软件的开发与运行平台、网络计算结构的发展最为显著，例如，早期的网络会计软件一般采用文件/服务器结构（File/Server，F/S），目前多数大中型会计软件与ERP几乎都采用了客户机/服务器结构（Client/Server，C/S），少数软件（如用友NC、金蝶K/3）甚至实现了（Browse/Server，B/S）结构。

其次，我国会计软件在功能上经历了三个阶段的发展：

（1）核算软件阶段。1996年以前我国会计软件基本属于核算型软件，主要实现会计账务以及工资、固定资产、应收、应付、存货、成本等业务核算，部分会计软件还具有采购、库存和销售等业务管理功能。

（2）管理软件阶段。我国1996年和1998年先后提出发展管理型会计软件和企业管理软件，随后用友UFERP、金蝶K/3 ERP相继推出，我国会计软件跨上了一个新的台阶。管理型软件初步实现了财务会计与管理会计融合，现在不少系统的管理会计部分已经具有预算管理、资金管理、成本管理、项目管理、财务分析、决策支持等功能。

（3）网络财务管理软件。网络财务管理软件是建立在Internet/Intranet基础上的会计软件，与一般会计软件的区别是它通过Internet实现远程处理和支持电子商务，实现对财务、业务、电子商务的协同处理，实现事中动态会计核算与网络财务管理。例如，能直接执行网上付款和网上转账业务，伴随电子商务产生的各种票据也能直接进入会计软件系统。

4.常用会计软件

我国从1989年开始评审会计核算软件，分别由财政部和各省市进行两级评审，全国通过评审的会计软件达200多个，其中通过国家级评审的就有30多个，可谓百花齐放，如安易、先锋、金算盘、浪潮、用友、金蝶、金蜘蛛、京粤、远方、万能等通用财务软件都名噪一时。但到20世纪末，大浪淘沙之后，仍能独树一帜的会计软件已屈指可数，而众望所归的唯有用友、金蝶而已。

（1）用友软件。用友软件公司主要软件产品有用友UFERP和用友通，其中ERP已经包括财务、进销存、网络分销、客户关系、电子商务、生产制造、商业智能、人力资源等子系统。其中的财务系统已分为财务会计和管理会计两大部分，财务会计具体包括总账、应收、应付、固定资产、工资管理、行业报表、合并报表、UFO报表等功能模块；管理会计具体包括资金管理、成本管理、预算管理、DSS（决策支持）以及财务分析等功能模块。图1-3为用友U8ERP企业门户。

（2）金蝶软件。金蝶国际软件集团有限公司的主要产品有金蝶K/3和KIS，与用友软件一样，版本不断更新，功能不断加强，引领我国会计软件跨上了一个又一个新的台阶。其中，K/3的早期版本就具有财务会计、管理会计、资金管理、物流管理、人力资源、绩效管理、集团分销、集团合并等集成功能。金蝶K/3 是我国中小型企业ERP 市场中使用率最高的企业管理软件。