项目一 应用文的基本常识

一、应用文的概念

应用文是国家机关、政党、社会团体、企事业单位和个人在日常工作、生活中，为处理公私事务而常用的具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。大到国家政策法令的宣传，小到问候亲人的信件，都属于应用文的范畴。随着社会的发展，作为人们处理公私事务时互通信息的载体的应用文，其重要性日益凸显。

二、应用文的特点

应用文与其他文体一样，写作时需要谋篇布局、遣词造句，讲究结构的完整性和语言的准确性，常用叙述、议论、说明等表达方式。但是，应用文自身还有一些特点，具体包括如下几方面。

（一）内容的实用性

应用文具有直接的实用价值，文章内容均与具体事务相联系，具有突出的目的性和针对性，比如告知事项、执行命令、申诉理由、总结工作、要求答复等；其阅读对象和受众都是已知的、明确的。

例文

（二）格式的规范性

应用文体在写作要求上具有明确的写作格式及处理程序要求。如公文的格式，有关机构对此有明确的格式规范要求；其他专用文书和常用事务文书也在长期实践中，形成了约定俗成的规则，如经济合同、市场调查报告、介绍信、感谢信等，使用者都已十分清楚其写作的规范并加以遵守。

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××大学派6名教师到A公司开展业务交流活动，请你以××大学的名义给A公司开具一份介绍信。

（三）语言的严谨性

应用文写作的语言特征是由它的实用性决定的。为了使写作的目的和事由清楚，应用文在语言上应遵循准确明了、简洁平实的基本原则，力求严谨，不使用含混、模棱两可的词语，忌冗长、繁杂、拖沓，力求干净、简练。同时，还要注意语言规范，忌使用生僻词语或使用范围有限的方言和俚语。比如，某财务大检查通知中写道：

“费用错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”

这份通知中的文字，语言比较啰唆，表述比较口语化，而且不够严谨，不符合应用文的语言要求。

再比如，“欢迎新老师生前来五食堂用餐”中，五食堂欢迎“新老师生”“前来用餐”；但是这句话也会引发笑话，“欢迎新老师生前”“来五食堂用餐”，虽然逻辑上也成立，但是读来却很容易让人觉得毛骨悚然。

再比如，“我在疯狂星期四十个蛋挞39.9元，划算极了”中，到底是“星期四买十个蛋挞39.9元”，还是“在疯狂星期买四十个蛋挞39.9元”，两者在语义上都是成立的，但是，价格却相去甚远，很容易造成误解，让顾客觉得诚意不够。

由此可见，语言简洁平实，且准确明了，又不造成含混、歧义，并非简单的事情，这需要反复推敲和锤炼。

（四）文章的时效性

应用文是为了处理事务、交流信息、解决问题而写的，而事务又是在不断变化的，要充分发挥应用文的功能和作用，就必须在一定的时间内解决问题，因此应用文都有明确的时效性。如公文中标记的“急件”“特急”等，明确地规定了公文使用的时间，无论是传达方还是接收方，都受到一定的时间制约。

三、应用文的作用

随着社会的发展，应用写作所涉及的范围愈加广泛，其发挥的作用也更加重要。具体来说，应用文的作用体现在以下四个方面。

（一）宣传教育

应用文的宣传和教育作用主要是指国家机关、政党、社会团体、企事业单位通过制发应用文来宣传和贯彻党和政府的路线、方针和政策，领导、指导、引导干部和群众完成各项具体的工作任务。政府机关的大多数文件都有宣传、教育的职能。特别是级别较高的领导机关制发的文件，其内容一般都包含指导思想、理论和实践的依据、方针政策及实施方案等，向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想、提高认识、推进工作。

有些公开发表或作为新闻报道发表的文件，其宣传、教育的范围更广，影响也更大。下级向上级报送的简报、报告等，实质上也有向上级机关和领导同志进行宣传的作用。而像海报、启事类的应用文，就是为宣传而写的，本身就具有广告宣传的作用。这些文章往往通过公开发布，让更多的人了解有关信息，从而满足发文者业务或其他目的的需要。

（二）联系沟通

应用文的联系和沟通作用主要是指国家机关、政党、社会团体、企事业单位通过制发应用文来实现与其他主体之间联系和协商工作的目的。国家之间、党派之间、国家与国际组织之间，都需要通过应用文进行交流、沟通，以达到互相了解、信任，实现相互合作、共同发展的目的。在一个组织系统内，上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；下级的希望、要求和工作情况，特别是出现了新情况、新问题，或者有新经验，需要及时向上级反映；同级或不同部门相互之间商洽工作、交流情况，往往需要通过应用文来实现书面交流。

总之，应用文是沟通上下的渠道、联系左右的桥梁，它可以把上下左右联系在一起，使之形成一个统一的整体，从而推动各项工作有序开展。

（三）档案凭据

应用文的档案和凭据作用是指人们通过应用文可以实现对相关活动的管理，应用文在一定范围内为人们办理事务提供一定证据。

在公务活动中，公务文书完整地记录着一个机关单位公务活动的情况，是单位发展的历史见证，具有重要的史料价值，也是单位以后工作进展的重要依据。从公文的效力来看，有些公务文书只能在短时间内发挥作用，但也有不少公务文书，比如法规性文书，在相当长的时间内都发挥着重要的作用。因此，公务文书不仅是办事的依据，还是备忘录，记载各个时期的政治、经济和文化等方面的情况，积累大量的历史资料，为今后有关部门和个人的研究提供方便。与此同时，研究者还可以通过公务文书，总结今后工作中可以借鉴的经验或教训，并通过查阅留存的公务文书，对历史做出客观、公正的评价。

（四）规范准绳

应用文的规范和准绳作用，主要是指某些应用文，特别是具有法律、法规性质的公文和规章制度类的应用文，在规范和约束人们的行为、维护正常的社会秩序、保障公民的合法权益等方面具有重要的作用。

如上级机关单位给下级机关单位的文书，可以通过部署工作、安排事项，严格约束下级机关单位的行为；机关单位向社会发布的约束性文书，可以对一定范围内的个人、团体在某一方面的行为严格规范。在应用文中，公务文书的约束控制作用最明显，它要求文书的制作者必须慎重、严谨、唯实，有关单位和人员对文书的内容要认真领会，并做好每一项工作。这类文件具有权威性和合法性，一经发布，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

四、应用文的构成要素

（一）应用文的主旨

1.应用文主旨的含义

文章的主旨，亦称主题，是指文章内容反映出来的观点或写作目的，即写作主体在文章中表达的中心思想、基本观点和主要问题，直接反映写作主体对客观事物的评价和态度。应用文的主旨有两个要素：一是目的，二是主张。目的是指用意、要求、立场，主张是指意见、办法和措施。目的是主张的依据，主张是目的的落实。

2.应用文主旨的要求

应用文的主旨至关重要，其正确性，直接影响文章的质量和价值，也直接决定如何取舍材料、安排结构、选用辞藻。与文学作品相比，应用文要求主旨清楚、明白、醒目，通常专设主旨段，直截了当地表述；而文学作品往往不直接阐述主旨，追求含蓄、耐人寻味。

确立应用文的主旨有四点要求：一是正确，行文的目的、提出的主张必须符合政策，合乎法律、法规，反映事物的本质和规律；二是切实，文章要根据工作需要和实际情况，以及需要解决的实际问题来确立主旨；三是鲜明，应用文的基本思想、基本态度要明确，要直截了当，要态度明朗，不可含糊其词；四是集中，行文目的要单纯、明确，重点突出，围绕中心议题说深、讲透，坚持“一文一事”原则，反对“多中心”，见解独到、集中方能使人过目难忘。

（二）应用文的材料

应用文的材料指作者为确立、说明观点所收集的以备写作之需的一切有意义、有价值的事实、数据及文件等。人、事、物、景均是写作材料，作为备用的、未加工提炼的材料是素材，加工、提炼后写入文章的材料是题材。在应用文写作中，无论是材料还是素材，都必须以事实为依据，不可想当然。

材料是应用文确立观点的基础，因此，准备的材料应力求全面、典型。具体来说：第一，既要掌握直接材料，又要掌握间接材料，材料应真实、鲜活、有价值、广泛、客观、全面；第二，现实材料与历史材料结合；第三，点上材料与面上材料结合；第四，正面材料与反面材料结合；第五，有必要的数字材料；第六，事实材料和观念性材料结合。

（三）应用文的结构

应用文的结构是指应用文的逻辑结构和篇章结构。逻辑结构表现为思维方式，行文之前就已谋划好，并贯穿于行文中，即内在结构；篇章结构主要表现为应用文文面、版式等外在结构，如计划、总结等文体的标题、正文、署名、日期等。

应用文的结构是对应用文的内容进行组织安排的体现。应用文的结构要完整、严谨，纲目清楚，层次分明，段落清晰，避免松散与重复。

应用文的正文都含有开头、主体与结尾三大部分，但在具体安排时，还要根据不同文体的特点来安排。例如，工作报告、纪要等陈述性文体，大多根据管理活动、管理对象的发展变化及特征来安排结构，要求有头有尾，连贯、完整；行政法规、合同和协议书等文体，侧重于说明根据、规则及措施，因此，常常使用条款和表格式组织结构；调研报告、学术论文等说理性的文体，则要运用论据对论点进行论证，其一般按提出问题、分析与论证问题、解决问题的顺序来安排结构。如果应用文兼用记叙文与议论文两种体裁，其结构就会更复杂。安排应用文的结构要注意以下四个方面。

1.层次清楚有序

层次是应用文思想内容表现的次序。每个层次都要有相对的完整性，对层次的划分要前后有序、条理清楚。关于层次的划分，一篇文章中要取同一标准，一般采用的形式有以时间地点为序、以管理活动的发展阶段为序、以逐层论证为序、以问题为序和综合式。层次的表述可以使用小标题表示、数量词表示、词和词组表示三种方式。

2.段落完整关联

这里的段落指自然段，即应用文中能够表达一个完整的意思而又相对独立的基本构成单位，是在行文中由于转折、间歇及强调等情况而自然形成的分隔、停顿。在划分层次之后，需要安排好段落。安排段落时，要注意这几点：一是要注意段与段之间的联系；二是要注意段落的完整性与单一性，即每段要相对完整地表达出一个中心意思，不能把一个完整的意思分成几段来写，也不能把不相关的意思放在一段之内；三是要注意段落的长短应适度。

3.过渡照应自然

过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。一般情况下，当内容由总到分或由分到总、意思转换及表达方式变化时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。当上下文空隙大，转折也很大时，常用过渡段连接；当上下文空隙较小时，多用提示性的句子连接。如公文中，常用“特此通告如下”“现将有关事项告知如下”等作为过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”“所以”“但是”等。

照应是指文章内容的前后呼应，可以使文章结构周密严谨，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。应用文常用的照应方法有：首尾照应，即在文章的结尾处，把开头交代的事或提出的问题再次提起，进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等；文题照应，即在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示，如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应；文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。

4.首尾互相呼应

一般来说，应用文的开头往往开门见山，结尾一般与开头相呼应。

（1）应用文常用的开头形式

①以揭示主题的方式开头，即在文章开头以简要的文字揭示应用文的主题，唤起读者的注意，引导读者继续阅读。

②以撰文的缘由或目的开头，即在文章开头对撰写应用文的理由、目的和根据做简明的交代，以帮助读者理解应用文的内容。一般来说，请示、报告以写明理由开头，指示、决定、批复以说明根据开头，规章制度以说明目的开头。

③以陈述概况的方式开头，即在文章开头概述有关情况。例如，总结报告、综合报告一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的基本情况，会议纪要、调查报告一般要在开头介绍会议的时间、地点、范围、规模等。比如，《关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要》的开头：

××××年2月2日上午，市政府办公厅×××主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。

这份会议纪要在开头明确了会议的时间、议题、主持人、与会人员等情况。

④以阐述论点（结论）的方式开头，即在开头处亮明观点。

⑤以提问方式开头，即在开头处将应用文要回答的问题以提问的方式开门见山地提出来，起到引起注意、开宗明义的效果。

⑥以致意的方式开头，贺信、感谢信和讲话稿多以这种方式开头，目的是给人以亲切感。

⑦以表明态度的方式开头，一般用于批转通知或转发通知，以及对请示的批复或来函的复函。例如，“国务院同意××部《关于×××××的报告》，现转发你们……”“经局长办公会研究，同意你处《关于××的请示》”。

应用文的结尾一般要与应用文的开头相呼应。

（2）应用文常用的结尾形式

①以专用词语结束全文。例如，以“特此报告”“此布”“此复”等结束全文。

②以强调行文目的结束全文。例如，以“上述报告，如无不妥，请批转……”“上述要求，请予批准”“请尽快函复，为盼”等结束全文。

③以点题的方式结束全文。在结尾点明主题或深化全文主题，可使读者加深对文章的理解。

④以号召、希望结束全文。这种形式适用于下行文或讲话。

（四）应用文的语言

应用文的直接实用价值，决定了应用文语言具有和文学作品语言不同的要求。

1.应用文语言的特点

应用文的语言有明确、平实、简约、得体等特点。

（1）明确

明确即表达明白清楚、准确贴切，数字运用精确、规范，做到不产生歧义，不引起误解，能够使人看了就懂，并可以付诸实践。

（2）平实

平实即所使用的句子平淡、实在、不虚浮。其特点是不用或少用形容词等，不用或少用比喻、夸张、渲染和烘托之类的修辞方式或表现方式，实实在在地叙述事实、剖析事理。

（3）简约

简约就是叙事简明、完备，约而不失一辞；说理精辟、透彻，简而不遗漏、不欠缺内容；既不冗长累赘，又不会言不及义。

（4）得体

得体即行文要根据不同的对象和场合，掌握好分寸，语言要能体现作者处理事务的立场和态度，能为特定的需要服务。

即时训练

请指出下文的不当之处。

通知

南京市各中小学校长：

经研究决定，南京市教育局将在4月中旬召开中小学校长会议。会议具体情况另行通知。

南京市教育局

×年×月×日

2.语言运用的基本要求

语言是文章的第一要素。无论写何种文章，都需要遵循语言运用的一般规律，即语言合适、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

（1）合适、得体

合适、得体即文章的语言要合乎特定文体的要求，合乎特定社会语言环境的需要，合乎作者在特定社会关系中的地位。

（2）准确、顺达

准确、顺达即文章的语言表达要确切、符合实际；语义应界限清楚、轻重适度、不错不漏，能真切表达作者想要表达的内容；结构要文通理顺，合乎逻辑规范；语言要得当，语句要成分完整、搭配得当、含义明确、合乎事理。

（3）简洁、明快

简洁、明快即文章的语言要简明扼要、精当不繁，当详则详、当略则略，做到简与明的高度统一；忌语言重复、多余、冗长和拖沓。

（4）生动、有力

生动、有力即文章的语言要有文采，有声有色，鲜明、具体，有新鲜感，有感人的力量，能获得最佳的表达效果，以使文章的内容最大限度地影响读者，发挥文章的效用。

（五）应用文的表达方式

文章常见的表达方式有叙述、说明、议论、描写和抒情。对一般的文章来说，表达方式是文章体裁的重要标志。通常情况下，叙述、描写用得多的，就是记叙文；议论用得多的，就是议论文；说明用得多的，就是说明文。

在应用文中，叙述、说明和议论的表达方式较为常见。虽然表达方式有时仍可作为区分应用文不同文体的参考因素，但多数情况下，应用文可综合运用各种表达方式。如在公文中，一般多用说明、叙述，有时也用议论等表达方式，叙述、说明和议论三种表达方式常常水乳交融，无法绝对分开。

1.叙述

叙述是对人物的行动或事件的发展变化进行叙说和交代的一种表达方式。叙述主要用于交代背景，介绍文章涉及的人、事、物的情况，记叙事件的发生、发展、结局，以及为议论提供事实依据等。

应用文中的叙述有以下特点。

（1）以记事为主。应用文主要用于反映现实、解决问题，多以记事为主，如反映经济活动状况、市场情况、经济信息，介绍典型经验，阐述事情原委，总结工作等。

（2）一般采用概括叙述，极少采用具体、详细的叙述。应用文对叙述的要求是概括准、粗线条。只注重对事件的整体勾画，不要求细节的具体、内容的详尽；只叙述与表达主旨、说明与问题直接关联的部分；只是综合地、概括地叙述人或事的共同点。

（3）多用顺叙。为了使应用文条理清晰，让读者理解所述的客观事实，在应用文中常常使用顺叙。在叙述时有的以时间为顺序，有的以事件发展为顺序，有的以人们认识的客观过程为顺序，这样叙述能使较复杂的事实逻辑清晰，让人一目了然。

2.说明

说明是用简洁明了的文字，对事物或事理的各种属性进行客观解释和介绍的一种表达方式。说明主要是对客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性进行解说，多用于解释概念、介绍科学知识或社会知识。在应用文中，说明是主要的表达方式，常与叙述同时使用。

应用文中的说明有以下特点。

（1）科学性、客观性。说明要客观地反映事物的真实面貌和本质特征，所以要求内容必须科学、态度客观，不掺杂个人的主观见解和评论。

（2）准确性。说明要表述准确。因此，解释事理时，语言要准确、得当，恰当运用术语，并能抓住事物的主要特征。

（3）综合使用多种说明方法。在进行说明的过程中，常常将多种方法结合起来同时使用，如数字说明和比较说明、定义说明和分类说明等说明方法结合运用，以便把事物说得更具体、准确。

3.议论

议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的一种表达方式。议论的目的，一是表明观点，二是说服读者。这种表达方式在议论文中运用较多，在应用文中也大量运用。调查报告、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说明情况的基础上表明对人物、事件、问题的评价。

应用文写作运用议论要注意两点：一要庄重，对任何事物的评价要实事求是，以理示人，以理服人；二要明快，要直截了当地阐明观点，不拐弯抹角，不回避矛盾。

叙述、说明和议论是应用文的主要表达方式，这并不意味着应用文就不能用抒情和描写等表达方式，只要有益于表达，有益于应用文写作目的的实现，各种表达方式都可以灵活运用。