第二节 公文格式的其他主要问题

因行文实际所限，上文不便介绍公文格式的另外一些基本问题。它们中有的对于掌握公文知识说来是必不可少的。现补充说明如下：

一、公文用纸和印装

（一）公文用纸

1.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶纸印刷纸或复印纸。纸张白度为80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。

2.公文用纸幅面尺寸

公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

3.公文版面要求

页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

（二）印制装订要求

1.制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

2.印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

3.装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

4.骑马订或平订要求

（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

二、页码和表格格式

（一）页码格式

公文的页码也是公文格式中一个不能缺少的内容，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

有附件的公文，附件也是公文的有机组成部分。由于公文格式标准中作出了版尾设在公文的最后一页的规定，因此，公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排，以保持公文内容的完整性和连贯性。

（二）公文中的表格

公文如需附表，A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

三、公文中数字、计量单位和标点符号的用法

（一）数字的用法

公文中数字的使用和其他语体比较有所不同，除了上文曾说过成文时间必须使用汉字小写数字外，它还有以下两个方面受到《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）的规定：一是结构层次序数；二是其他数字类别的使用。下面分别作出说明。

1.结构层次序数

《格式》规定：公文文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。根据目前有些单位某些公文序数词书写不规则的情况，我们要注意《格式》规定序数词的写法，其中“一、”下面是一个顿号，“1.”下面是个圆号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号的。例如：《关于召开第九次全国财政干部教育培训工作会议的通知》的最后一部分：

四、注意事项

（一）请各单位务必于3月7日前将填好的报名回执（见附件）传真至浙江省财政干部教育中心，并于3月10日前将到达杭州的航班、车次告知浙江省财政干部教育中心，以便安排接站。

（二）联系人及电话：

1.浙江省财政干部教育中心，……

某些公文使用序数词时则不符合规定要求，例如：

关于××××××××的通知

……现将有关事项通知如下：

1.……

2.……

其中的序数词使用，显然是不正确的。

2.其他类别数字的使用

《格式》规定公文中“数字用法应当符合GB/T 15835”，依此规定，写作公文时对于已定型的含汉字数字的词语选用汉字数字。

例如：“部分结构层次序数和在词”中的“在词”（其中“部分结构层次序数”上文已述，即第一、二层用汉字，从第三、四层起用阿拉伯数字），如“十分”不能写作“10分”，“一般”不能写作“1般”，等等；“词组”例如“百花齐放”中“百花”，语法学上称偏正词组，不能写作“100花齐放”等；这里的“惯用语”应视作特指，它可分为两种，一种是专名专称，如“三门峡”不能写作“3门峡”，另一种是谚语、成语等，如“三心二意”不能写作“3心2意”；“缩略语”如“四大发明”“三中全会”等，不能分别写作“4”“3”；“具有修辞色彩的数字”如“三十功名尘和土，八千里路云和月”中“三十”和“八千”不能分别写作“30”和“8千”，原因是它们为修辞用法，非实指。

除上述情况外，公文中的数字应当使用阿拉伯数字，例如时间词“一九九二年”应写作“1992年”，一般数词“五个人”应写作“5个人”，“八千平方公里”应写作“8000平方公里”，分数词“百分之三”应写作“3%”等。此外，在公文条数中，“第”字后面要使用汉字，但命令文号“第×号”可用阿拉伯数字，在正文文字引用中应用阿拉伯数字，如“根据该文第1条规定”等。

另外，数字、年份不能回行，即不能排列为两行。

（二）计量单位的用法

《格式》规定，公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分）。公文中的计量单位应使用国家规定的标准计量单位，具体指“米”和“千克”，不要使用“市斤”，“丈、尺、寸”等计量单位。

（三）标点符号的用法

《格式》规定，标点符号的用法应当符合GB/T 15834要求。

四、无版头文件的一般格式

有些公文在传递过程中因特殊原因是没有正式版面的，例如通过报刊转载下发的普发性公文，又例如用于张贴的通告。这类文件，因其行文的特殊性，其制作方式不同于有正式版面的公文。概括起来，大致有以下四方面：

（1）标题写明发文机关。这类文件标题要写明发文机关，它的作用是代替有正式版面的公文的文件名称一项，如果没有发文机关，人们就无法在第一时间了解文件出于何发文机关。这种公文标题可由发文机关加上文种名称组成，如《××市公安局通告》；但事项内容重大的，则必须是完整式标题，如《中共中央关于胡耀邦同志治丧活动的公告》。

（2）成文日期一般以题注形式放于标题下，用括号括住。将成文日期放于标题下的作用是使阅文者立即了解公文的生效日期。这类公文，将成文日期放于文后的较为少见。

（3）主送机关。普发性公文，在该公文管辖的全社会范围内普遍适用，所以不用标明主送机关。

（4）签署要分不同情况对待。“有正式版头的公文可免签署”，这是文秘行业的一句行话，无正式版头的文件情况有所不同，就报刊刊载的公文来说，一般可免签署，但如公布法律、法规文件或内容重大的事项，则仍需签署，后者如人民政府在报纸上发布政令或人大常委会公布选举结果，仍需签署。有些文件的制作很特殊，不便用正式的公文版面行文，例如某些基层机关关于某些特殊问题向市府或省府写的请示（注意：这里说“特殊”，是因为请示一般不得越级行文），如用了正式的公文版面行文，就往往给人文件内容已经定性的感觉，而这是不妥当的，这时，就要在文后签上发文机关的名称然后再用印。又如用于张贴的通告，和在报纸上发布的通告不同，文后是要签署的。一般来说，非单一机关文件，机关名称要签署，如属单一机关的文件，可不大考虑这种区别。

五、引用文号的格式

引用公文应当先标题，后引发文字号。目前，有些公文对此项要求并不重视，如“据×单位1999年2号文《关于××××××××的通知》”，其引用文号的方法就不符合规定，正确的引用方法应为“据××《关于×××××××××××的通知》（×办〔1999〕×号）。但我们同时要注意，其他语体引用文号的方法可以有所不同，例如新闻语体可用“×单位（98）×号文”一类的语式引用发文字号。

六、公文格式的具体式样

公文格式的具体式样详见附录二《党政机关公文格式（GB/9704-2012）》。