4.1.1　通过梳理找到自己所需要的场景

我们可以通过反思、梳理自己的日常工作或生活，找到那些经常碰到、任务烦琐、特别占用自己的时间与精力、让自己感觉很不方便的场景。这些场景可以是写报告、写材料、找资料和素材、处理来往信函、整理文件、做工作规划等。

通过系统梳理，把有可能用 AI 替代或者辅助的场景找出来，然后可以基于这些场景，按照前文讲解的提示词框架，打造出标准化的工具或者流程。AI能干的活，全部交给它，把我们自己解放出来，去做更有价值、更具有创造力的事情。

具体的梳理操作也可以细化成两个步骤。

1．宏观梳理找场景

所谓宏观梳理是指先不深入事项的具体细节，而是通过结构化的方式，对常见场景进行系统扫描，从而找到所有能运用AI、实现降本增效的场景。

具体可以围绕我们人生基本面的“万能三维度”（学习、工作、生活）进行扫描，从3个维度依次入手，然后根据我们的需求，对每一个维度下的场景进行系统性、结构性的梳理，具体如下。

● 学习场景下，我们可能有获取资料、辅助快速学习等方面的需求。

● 工作场景下，我们可能有求职面试、辅助工作、公文写作、高效操作办公软件等方面的需求。

● 生活场景下，我们可能有形象管理、家庭理财、旅行规划、法律咨询、健康咨询等方面的需求。

宏观梳理也就是结合自己的需求，通过结构化的系统梳理，把那些可以和AI结合的场景提取出来，从而提高效率。

如果你不会进行宏观层面的系统性梳理也没有关系，在后面的实操应用讲解中，我也会按照这套思路，梳理出一些我个人在用且具有普遍性的使用场景，你可以直接拿来应用。

当我们对学习、工作、生活3个维度完成初步梳理后，就可以按照同样的思路，从这些梳理出来的场景中挑出重要程度较高、任务本身复杂、环节较多的大任务，进行更进一步的梳理。

2．微观梳理拆步骤

微观梳理就是把一些比较大、AI 不能一次性完成的任务或解决的问题，拆分成若干环节、若干子问题，然后通过AI对各个环节、各个子问题进行处理，最终完成整体任务或解决整个问题。

这里比较推荐使用的拆分方法是项目管理中的工作分解结构（Work Breakdown Structure，WBS）方法。

WBS方法用来解决类似“把大象装进冰箱需要分为几步”的经典问题。如果将“把大象装进冰箱”视为一个大任务，那么根据WBS方法，就可以将该任务拆分成以下几个小任务。

所以，回到实际的工作场景中，我们也可以把工作中的任务按照工作流程进行拆分，把任务场景中所有可以用AI解决的环节都用AI解决，最后实现整体效率的提升。比如，可以将写作场景拆分成选题、标题、大纲、正文、修改、排版等一系列环节，每一个环节都打造了一个可以重复套用的AI工具；当我们需要写作的时候，只需要执行相应的环节，就可以利用AI高效写作了。

你只要将工作流程按照标准操作规程（Standard Operating Procedure，SOP）梳理得足够清晰，就可以组合利用AI工具，甚至实现全自动化办公。你只需要发出任务，AI就可以自动完成一系列工作。为了便于读者理解，这一点暂且按下不表，留到后面的章节再展开讲解。