2 用六页纸模板化写作，把写作题变成填空题

在写计划、总结、汇报或新闻稿时，写作模板是非常重要的武器。

六页纸写作的第一大利器，就是模板化。

▶ 模板化写作其实你很熟悉 ◀

从小学、中学到大学，你可能用过很多写作模板。

中小学时写记叙文，需要有“六要素”：时间、地点、人物，事情的起因、经过、结果；议论文需要包含论点、论据、论证。在高等教育阶段，写专业的论文，也有模板，一般由封面、摘要、引言、文献综述、方法论、研究结果、讨论、结论、参考文献、附录等固定部分组成。

可以说，模板化写作，大家并不陌生。

模板化写作，就是使用别人已经提炼好的文章结构进行写作。比如文章的开头、主体、结尾该怎么写，都已经有固定的模板可以用，而使用这些模板，相当于直接运用现成的结构化思维。

模板化写作能够帮我们又快又好地生成需要的文档，还能在一定程度上保证文档的质量。

▶ 借助六页纸迅速生成写作框架 ◀

一个人从上小学开始到大学毕业，要寒窗苦读十几年。我们在上学时，多少都用模板写作过。而从20多岁参加工作到60岁左右退休，很多人要工作近40年。可以说，人在职场中对写作的需求，可能远远高于在学校时。

然而，大部分职场人并没有接受过系统的职场写作训练，普遍缺乏系统的写作方法和模板，因此往往觉得写作是一件十分困难的事情。

那么，如何快速提升职场写作能力，让职场写作变成一件有规律可循，并且不那么困难的事情呢？

把职场写作模板化、系统化，让其成为一门简单、实操性强的技能，这正是我们创建六页纸文化的初衷。

于是，我们团队从亚马逊、奈飞、字节跳动、美团等注重职场写作的公司开始，提炼它们的写作方法论，并不断吸取其他公司的实践经验，形成了一套完整的六页纸写作模板和理论，让更多职场人迅速掌握职场写作的技能。

“六页纸”的名称来自贝佐斯。他痛恨PPT会议的低效，要求员工在开会前准备一份不超过六页的备忘录，基于这样的备忘录进行的讨论，清晰而高效，亚马逊公司也因此收益甚大。

我在2022年创办北京六页纸文化有限公司，一开始只是做亚马逊公司的叙述体写作的最佳实践分享。后来，我发现很多公司都在使用模板化商业写作，且各有千秋。通过认真研究苹果、麦肯锡、联想、飞书等公司正在使用的写作模板，并和不同公司的专家合作开发课程，我发现，不同的模板，其实融合了不同的管理思想。我们的模板兼顾了多种场景，集各家之长，可适用于不同的职场和商业场景。

我把六页纸的方法论定义为：蕴含了管理思想的，模板化的职场和商业写作。

在使用六页纸模板写作文档时，可以把管理思想和逻辑框架融入写作。于是在写作的过程中，也就完成了商业思考。这种工作方法，确保了文档的逻辑性，也适用于不同的公司和管理场景。

▶ 有这四个原则，不愁写不出好文 ◀

如何写一份六页纸文档呢？总体来看，六页纸文档的写作遵循四个基本原则。

原则一：以读者为中心、有目标感

这是最重要的一点，也是最难的一点。

你可能经常听到“要培养同理心或换位思考的能力”。然而大多数写作者都是从自身出发，为了表达而表达，经常忘记文档是给谁看的，目的是什么。还有很多专家型作者，喜欢堆砌专业词汇，使读者不知所云。

美团公司的写作“基本功”里有一个说法，叫作“Don’t make me think”，也就是不要让读者花精力消化你写的内容。要做到这一点，有一个简单的技巧，比如写长文案，一般要在前面写摘要，或者执行大纲，就像论文前都有摘要一样。要做到让读者读完这一段就知道全文大概讲了什么，是否和自己相关，是否需要往下读。

还有一个办法，就是使用第二人称，假设对方正坐在你对面。亚马逊公司在2005年发布Prime会员业务时，贝佐斯的“致客户的一封信”就像面对老朋友一样，对着客户讲述Prime能够帮他们实现全年免运费。这种写作方法很有对象感。

自媒体创作者刘润老师就经常使用这种对话技巧，从读者的角度把问题提出来，他的语气就像和老朋友面对面说话一样。

商业写作的目的是让对方行动；营销文案的目的是让对方产生兴趣，或者促成下单；工作汇报是请求领导批准相关资源；求职信是争取通过筛选而进入面试。谨记，职场写作一定要保持目标感。

以读者为中心、有目标感，是职场写作的第一个原则。

原则二：逻辑严密

文档的目的，是高效地传递信息。好的文档结构对高效传递信息非常必要。因此要按照一定的逻辑结构来写文档。

写作就是思考。——《金字塔原理》

“金字塔原理”最早由麦肯锡公司整理成书，后来成了商业思考和写作的基础。在美团公司，掌握它是所有员工的基本功、必修课，《金字塔原理》本身也是其高管的必修教材。在亚马逊公司，金字塔原理是商业写作遵循的一般规则。

《金字塔原理》阐述了商业写作的基本结构和原理，基于此，大家可用以下结构展开论述。

• 结论先行（What）

有些人在向上级汇报工作时，半天说不到重点，使对方失去耐心。鉴于此，职场文案一定要让阅读者看完第一段就知道结论是什么，就能对全文有所了解。所以，结论先行非常重要，可以让读者对全文一目了然。

如果你的市场调研报告的结论是某产品在目标消费群体中具有良好的市场潜力，你可以直接写：“市场调研结果表明，85%的北京市青年男性消费群体对健身产品有多样的购买需求，建议每年在该市场加大100万美元的投入，以期得到300万美元的产出。”这样的开头，可以让阅读者迅速了解你的调研结果，并进一步阅读你的调研报告。

• 说清楚原因（Why）

明确做这件事情的目的，让阅读者有目标感。比如，从北京到上海是一件事情，但去上海是出差还是度假则是目的，决定了后面要怎么做。

出差需要快去快回，并且需要住在离客户近的商务酒店；度假则需要乘坐舒适的交通工具，最好住在旅游景点附近。目的决定了做事的方法和过程。

• 具体展开论述（How）

展开论述时要确保条理清晰，可采用总分结构，将每个论点分开阐述，最后回答可能存在的疑问。

先把主要论点拆成分论点，比如1，2，3……

再把分论点拆成更小的论点，比如1.1，1.2，1.3……2.1，2.2，2.3……

像金字塔一样，从上至下展开论述，每个小论点都应该有自己的段落，这样可以使内容清晰，便于阅读者快速查找和阅读。

为确保各个论点得到充分阐述和强调，使用穷举原则（MECE）是关键。即确保所有的论点互不重叠，并且将所有相关内容都包含在内，“不重复，不遗漏”。

例如，在介绍市场潜力时，可以分别从市场需求、竞争分析和目标消费群体等方面进行阐述，确保每个论点都清晰突出，没有遗漏，且每个部分的内容又没有重复。

简单来说，就是使用结论先行—阐述原因—展开论述的结构。在展开论述的部分，使用总分结构，穷举所有论点，如此，文章的结构就基本符合金字塔原理了。

按照以上方法写出来的六页纸文档，可以让阅读者迅速了解你要传达的信息，简明扼要，逻辑严谨，相当于一篇小论文。

在日常工作中也可以灵活应用金字塔原理。作为一名职场人士，无论是写邮件、制作报告，还是进行口头汇报，都可以运用金字塔原理使信息更清晰、更有逻辑性。此外，金字塔原理还可以应用于团队会议、项目管理等工作，帮助大家更好地理解和交流。

原则三：数据驱动

我在20余年的职场生涯中，参加过各种各样的会议，也作为咨询顾问旁听过客户的会议，其中有高效的会议，也有低效的会议。最糟糕的一种会议，就是观点很多，却没有数据和事实的会议。

计算机行业有一句话叫作“GIGO”，英文原意是“垃圾进，垃圾出”（Garbage in，Garbage Out），用来描述错误数据所造成的不当输出。如果一个会议不是基于数据和事实进行推理和论证，而是基于情绪和观点展开，那么这个会议就可以说是无效的。更差的会议，可能沦为单纯的情绪发泄。

“就事论事，冷静客观”是六页纸文档的一大特点。无论是企业的决策性会议，还是人事会议，最重要的都应该是所提供信息的质量和数量，这些数据在亚马逊公司叫作“数据和事实”（Data and Fact）。为了方便，我们在后面简称这种方法为数据驱动。

六页纸文档和PPT最大的不同是，文档可以承载更大的信息量。根据统计发现，六页纸文档的信息量是同等页数PPT的7～9倍，可以提供更充分的数据和事实，从而让决策更有依据。这些数据包括了结论数据和过程数据，在数字化的时代，我们往往并不缺少数据，而是不知道哪些数据更有用。

我们可以把重要的、结果性的数据放在正文里，而把详细的过程数据，比如表格、原始数据等放在附件里，这样既符合穷举原则，又可以做到重点突出，让阅读者一目了然。

原则四：用词朴素

写作用词可体现文档的细节质量，商业写作的用词需遵循以下几个原则。

• 多使用肯定句

号召阅读者行动，让阅读者容易理解你想达到的状态、行动和理想的结果。

• 把最重要的信息放在前面

在文档的开头呈现最重要的信息（可参考金字塔原理）。

• 用词要简单

尽量不要使用行话和术语，第一次使用英文缩写时，要注明全称，要假设阅读者不熟悉任何行业用语和英文缩写。

• 用数据替代形容词和副词

使用简单而清晰的语言，避免诸如“多”或“经常”之类的形容词，而要使用具体数字。

如果要使用“显著的”“重大的”等词，请附百分比说明比例。

• 最后要有行动建议

好的决策应包含接下来的行动方案，所以文档中一定要包含具体的行动计划和号召。

• 列出常见问题和附录

六页纸文档的正文一般不超过六页，可使用附录来展示与正文相关的信息，包括引用的事实、案例来源等。如果正文有未阐述的问题，也可使用“常见问题”（Frequent Asked Questions，FAQ）来补充。

▶ 用六页纸模板写遍天下 ◀

因为在工作中会遇到不同的场景，所以六页纸文档的模板是千变万化的。为了便于说明，我先给大家展示一个通用的模板。在后面的内容中，再为大家介绍适合不同场景的模板。

一个典型的叙述体结构六页纸文档，包含六个部分和一个附加模块。

第一部分：结论先行——要做什么（What）

具体在什么背景下，要做什么（What we do）？（项目叙述）要先说结论，比如：

因为×××产品即将量产，我们已启动×××下一版升级产品的规划。今天开会的主题是汇报与同步目前的规划情况。

第二部分：原因——为什么要做（Why）

为什么要做，即做这件事可解决什么问题（Why we do it？What’s the problem）？（项目叙述）

×××产品的规划基于以下考虑：

·解决上一代产品明显的体验问题；

·通过市场调研，我们发现了新的需求点；

·通过对用户调研，我们发现了新的痛点；

·竞品打算怎么做，我们要如何应对……

第三部分：做法——怎样做（How）

我们打算怎么做？和以前的做法有什么不同（How we do it）？（项目叙述）

我们给出以下解决方案：……

依赖的资源有：……

成本预估：××元

考虑项目需要消耗的人、财、物等资源，所以要做成本预估。有了成本预估，才能评估回报的价值。

第四部分：验证（Validation）

验证就是看效果，看是否创造性地解决了问题，以及如何评估项目给公司带来的好处。（项目叙述）

事前：定义验证的方法（设置对照组，明确和谁比）、效果指标口径、必要的数据收集。

事中：数据统计的方法可执行，且数据准确。

事后：数据回收、效果分析。

客观验证：可量化的数据指标。

主观验证：满意度调研，基于统计得出结论。

验证方法：合理设置对照组，进行A/B测试^[1]，好坏是对比出来的。

第五部分：讨论、分析（Discussion/Analysis）

这一部分其实是会议记录。在会议上，大家就一份六页纸文档展开讨论，讨论不同的看法并尽量达成一致，分析局势，识别风险，讨论对策，然后列出问题，一一突破。

在列出问题的同时，要给出方案建议。

第六部分：总结（Summary）

总结，即给出结论与待办事项。（会议待办）

结论1：……//负责人：×××

结论2：……//负责人：×××

结论3：……//负责人：×××

待办1：//负责人×××，完成时间××月××日

待办2：//负责人×××，完成时间××月××日

待办3：//负责人×××，完成时间××月××日

附加模块：附件和常见问题

需要补充的详细信息，一般采用“附件”和“常见问题”的形式呈现。

值得一提的是，“附件”和“常见问题”是没有篇幅限制的，这使得六页纸文档可以讨论更加复杂的问题。正文不超过六页，附件可以超过六页，这种结构确保了文档的重点突出。

我们可以看到，前四个部分（结论—原因—做法—验证）以及附件，一般需要在会议前完成，而后面两个部分（讨论、分析—总结）则作为会议纪要，需在会议过程中完成。

▶ 开始你的第一个六页纸文档 ◀

举个例子，按照六页纸文档模板，小明很快写出了“正念练习社群说明”文案。下面是小明根据以上模板写的六页纸文档。

同事们看到清晰明了的“正念练习社群说明”后纷纷报名。

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[1] 一种在线营销策略，通过把用户随机分配到不同的版本（A或B）来测试哪个版本的表现更好。