第5章 摆脱烦琐：简单就是力量
整理办公桌的过程，也是你整理思路的过程。不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得整洁、有序。在每天下班之前，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按顺序放置好。保持这个习惯，你的工作也将变得有条不紊，简单而快乐。
简单才能“减担”
如果不是精明的导演用其远见卓识删去了戏剧中的烦冗情节，那么，这出戏剧就难以让观众感到它的精妙绝伦。如果不是睿智的园丁用花钳剪去沉重枝头上的繁叶累丫，那么，植株在其以后的岁月里，便很难轻松地绽放花朵、收获果实……
有位成功的企业家曾讲过这样一段话：“让外表简单一点，内涵就会更丰富一点；让需求简单一点，心灵就会更丰富一点；让流程简单一点，质感就会更丰富一点；让效率简单一点，成果就会更丰富一点；让言语简单一点，沟通就会更丰富一点；让挫折简单一点，经验就会更丰富一点；让环境简单一点，空间就会更丰富一点；让爱情简单一点，幸福就会更丰富一点。”
很多时候，简单就是丰富。简单是国画大师的留白艺术，不立片言、不着点墨、一方空白的宣纸的衬托，却能留给欣赏者充分的想象和再创作的余地。这也就是道家所倡导的“以不争而达到无所不争，以无为而达到无所不为”。
很多时候，简单才能“减担”！
简单是智者的洒脱与细致，而不是懒人的固执与拖沓。一位涉世之初的年轻人为生计拼搏得十分辛苦，但却屡次碰壁、无法释然。一天，他路遇一位智者，便恳切地请求智者赐他解脱之计。智者不语，写下一句话后大笑而去——把复杂的问题简单化。年轻人依照此法为人处世，果然奏效，于是，他幸福地度过了余生。
是啊，难得简单。很多人都喜欢把事情复杂起来，但又往往会被复杂搞得焦头烂额。殊不知，正是因为“简单”，我们才能在通往目的地的路上“减担”。
1.志向简单，我们便不会被过多的目标迷乱了明亮的双眼
俗谚有云：“有志者立长志，无志者常立志。”一个真正胸怀远大的人，人生的目标一旦确定，志向的劲弓一朝拉满，定会像义无反顾的箭矢一样，向着确定的靶心迅速飞去，而不会因任何纷扰耽搁了生命中精彩的“十环”。
2.欲望简单，我们便不会被炽烈的欲火焚烧了生命的庄园
俗谚曰：“欲望如海水，越喝越渴。”一个人在一生当中，一旦与无节制的欲望牵了手，就会完全受欲望摆布。如果拥有一颗寡欲的心，我们的生命自然就会清静如一潭碧水，波澜不惊；拥有一颗寡欲的心，我们的人生自然就会轻松如一缕轻风，去留无意。让欲望简单，莫让沉重的欲望之石压弯了你的脊梁。
3.心绪简单，我们便不会被繁芜的小事拖垮身心
人生之路并不是一条平坦的康庄大道，一个人在步入生命幽谷的过程中，难免会被重重艰险与挫折羁绊了前行的脚步，使原本豪情满怀的人生之旅变得怨声载道。但是，让心绪简单，心便如无缰之马、不系之舟，心中始终装着生命幽谷的终点，激流勇进，而不会在意坎坷航程里的磕磕绊绊。
4.情谊简单，我们便不会被纷纭的世态削减了心灵的真挚
哲人曰：“君子之交淡如水，小人之交甘若醴。”真正深厚的友谊，并不是诗来歌往的吹捧，也不是觥筹交错的聚宴。真正稳固的爱情，也不用时刻把山盟海誓挂在嘴边，“两情若是长久时，又岂在朝朝暮暮”。形影不离固然是情深的表现，但是有时候，距离也会让爱情更加美满，真情若水，大爱无言。
简单才能“减担”。不简单的旅人总是带着大大小小的包袱上路，沉重的负荷使他既不能享受到沿途的花香满径，也不能感受到沿途的鸟语风声，徒增许多疲惫与烦恼，甚至导致自己心力交瘁。如若这样，我们的人生之旅怎能轻松地步入辉煌的殿堂？
简单才能“减担”。须知，简单是一种智慧。一个真正智慧的人，一定是懂得在人生之旅的起点就对“包袱”有所抉择，又懂得在途中对这些“包袱”有所放弃的人。只有这样，我们才能让简单给心灵松绑，只有这样，我们才能让生命的自由诗挥洒歌唱。
简单即“减担”，复杂即“袱杂”，每一位富有智慧的人都深谙此道。看来，在我们的人生路上，还是简单为妙。
把复杂事物简明化
最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简、善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、事半功倍的法宝。
工作中，我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化，办事又快又好，效率高；而有的人却把简单的事情复杂化，迷惑于复杂纷繁的现象之中，使复杂的事物更复杂，结果只能陷入其中走不出来，工作忙乱被动，办事效率极低。其工作水平和效率的高与低，就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。
前美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产效率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问3个“能不能”，即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，应该首先问一问以下6个问题。
（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）这项工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
（3）如果必须做这项工作，那么应该在哪里做？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗？
（4）什么时候做这项工作好呢？是否考虑到放在效率高的宝贵时间里做最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使其他工作“条理化”，结果把时间用完了，而所处理的只不过是些零零碎碎的事情？
（5）谁做这项工作好呢？是自己做还是安排别人去做？
（6）这项工作的最好做法是什么？是应抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作顺序合理，干起来得心应手。
（3）两项或两项以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
（4）尽可能使烦琐的事务性工作简单化。
（5）预先定好下一项工作的程序。增强工作预见性，走一步，看两步，想三步，提高决策的效率和准确性，减少决策过程的时间并尽可能使决策无误。
无论在工作中，还是在生活里，为了提高办事效率，就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分，用简便的活动代替那些费时费力的活动。
例如，有的人尽量减少头脑的储存负担，以提高头脑的处理功能。会读书的人，能很好地区分必读的书、可读可不读的书和不该读的书，做到多读必读书，以增加收益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全，以减少整理的时间；穿戴不过分讲究，以减少换洗保存时间；食物买能直接下锅的，以减少烹调时间，等等。
一次一粒沙
现代社会节奏加快，工作繁重，人们总感觉有做不完的事情，时时想着这事要做，那事也要做，最后被纠缠在各种事情当中，疲惫不堪。
如果你恰好是这种状态的话，那么，有位军医对他的病人说过的话对你也许会有所帮助，那就是——“你要把人生想成一个沙漏，上面虽然盛满了成千上万的沙粒，可是它们只能一粒一粒缓慢地通过细细的瓶颈，你我都没有办法让一粒以上的沙子通过瓶颈。我们每个人都是沙漏，每天早上都有一大堆的事情要做，如果我们不是一件一件地处理，像一粒一粒的沙子通过沙漏瓶颈的话，这就可能会对自己的心理或生理造成伤害。”
是的，一次一粒沙，一次一件事。如果你贪多求快，认为同时处理好几件事能获得更高的效率的话，那你就错了。事实证明，很多事情纠缠在一起，最后往往会把自己搞得很狼狈。你会发现，虽然投入的时间不少，但却见不到什么成效。
另外，从心理上说，当一个人了结了一件事情时，往往会有一种解脱感和满足感，甚至是成就感，这是一种很好的心理状态，也是保证另一件事做好的必要前提。
所以，不管有多少事情在等待你处理，你最好一次只做一件事。彻底完成一件事后，再开始做下一件事。这样不仅能提高你的效率，还能让你不至于陷入混乱，不会同时被许多事情搞得焦头烂额，身心疲惫。
现在，就请你抛开心中杂念，专注于眼前这一件事。在你听音乐的时候就不要撰写工作报告，全心全意地体验一下那份闲适；度假的时候就不要想着工作，全心全意地体验一下那份轻松喜悦。这样，你就会感到生活原来是这样简单明了。
专注于一个目标
在南美洲的亚马逊河边，有一群羚羊在悠然地吃着青青的水草。一只猎豹隐藏在远远的草丛中，竖起耳朵四面旋转。它觉察到了羚羊群的存在，于是悄悄地、慢慢地接近羊群。越来越近了，突然羚羊有所察觉，开始四散逃跑。猎豹像百米运动员那样，瞬时爆发，像箭一般地冲向羚羊群。它的眼睛盯着一只未成年的羚羊，一直向它追去。
羚羊跑得飞快，但豹子跑得更快。在追与逃的过程中，猎豹超过了一只又一只站在旁边观望的羚羊。它没有掉头改追这些更近的猎物，而是一个劲地朝着那只未成年的羚羊疯狂地追去。那只羚羊已经跑累了，豹子也累了，在累与累的较量中，最后只能比速度和耐力。终于，猎豹的前爪搭上了羚羊的屁股，羚羊倒下了，豹子朝着羚羊的脖子狠狠地咬了下去。
可以说，一切食肉动物在选择追击目标时，总是选择那些老弱病残的，而且一旦选定目标，一般不会轻易放弃。因为中途转向其他目标会使精力有所损耗，从而使其他的目标更难达到，最后的结果也必定是一无所获。
人类在追逐目标的过程中，需要借鉴动物的这种智慧。既然选择了一个目标，就不要让这个目标轻易地失去。一旦你确定了方向，就应该专注于一件事情。因为一个人的精力是有限的，“真正的赢家会把精、气、神集中于一击”。
就像有人问爱迪生：“成功的第一要素是什么？”
爱迪生回答说：“能够将你身体与心智的能量锲而不舍地运用在同一个问题上而不会厌倦的能力……你整天都在做事，不是吗？每个人都是。假如你早上7点起床，晚上11点睡觉，你做事就做了整整16个小时。对大多数人而言，他们肯定是一直在做一些事，唯一的问题是，他们做很多很多事，而我只做一件。”
如果一个人过于努力想把所有事情都做好，那他最终只会一事无成。要在有限的生命里完成一流的事业，他就必须要有所选择、有所坚持、有所放弃，集中全部精力专注地去做一件事。
订书钉是我们工作中很常用的办公用具，然而，你有没有想过，上百张纸摞在一起，连非常锋利的刀也不容易一次性穿过，为什么那短短细细，看起来一点也不坚硬的订书钉，居然能够一下子穿透那厚厚的一摞纸？真正的原因是订书钉把所有的力量都集中在了两个点上，集中用力。
有很多看起来很聪明的人，他们忙忙碌碌，能够同时做很多事情。他们给人感觉非常能干，能力很强。可是往往到最后，这些人并不能真正做成什么事。反而，这世上有许多人，看起来很一般，也没什么特别出众的才能，却能成就伟大的事业。这都是因为他们能像订书钉一样，认清目标，集中全力，不彷徨，不迟疑，奋斗到底。
一个人围着一件事转，最后全世界可能都会围着他转；一个人围着全世界转，最后全世界可能都会抛弃他。浅尝辄止、见异思迁是收获不到成功果实的。当你选择好属于自己的“一件事”时，你应该全身心地投入到那“一件事”上，不轻易放弃也不轻易改变方向，只有这样，你才能有所收获。
寻找最简单的办法
生活中有这样一些人，他们认为要做A事，必须得去做B事为A事做准备，要做好B事，又必须得去做C事。他们喜欢追根溯源，直到把原始的目的淡忘得一干二净。这些人看上去终日忙碌，很是辛苦，却不知道自己在忙什么。绝大多数人，都是刚开始时雄心勃勃，到最后却筋疲力尽或偃旗息鼓。有这么一个故事：
B到A家里去做客，A要在客厅里钉一幅画。画已经在墙上扶好，A正准备钉钉子，B说：“这样不好，最好钉两个木块，把画挂上面。”
A便按照他的意思去找木块。木块很快找来了，正要钉，B又说：“等一等，木块有点大，最好能锯掉点。”于是A便四处去找锯子。找来锯子，刚锯了两下，B又说：“不行，这锯子太钝了，得锉一锉。”B家正好有一把锉刀，拿来一看没有把手。为了安把手，B又去树丛中寻找小树，要砍下小树，他又发现斧头锈得不能用。为此他又去街上找一位铁匠，说铁匠家有现成的。然而，这一走，就再也没见他回来。
那幅画，还是A一边一个钉子把它钉在了墙上。
有不少人，由于过分追求完美，看到一个小问题，就想把它解决掉。如此到最后，反而迷失了最初的目标和方向。过于追求完美，有时反而会延误工作，把自己搞得筋疲力尽。请看下面这个例子：
一个刚进公司不久的年轻人，使用一个软件的版本，该版本在网上运行了一段时间后，暴露出来一个问题，即某个判断语句少了一个判断条件，这个问题处理起来本来较为简单。可是，这个年轻人兴师动众，三番五次地到测试部打探测试的步骤和原理，又几次找来原设计人员，研究设计原理和思路，后来干脆抱来几大本厚厚的电脑宝典，仔细地研读起来，直到身体疲惫不堪，还没有解决问题。
无可否认，追求完美并不是一件坏事。但在工作中，遇到问题，还是应该头脑冷静下来，思考一下：我的目的是什么，该怎样完成？从而找到最简单的解决方法。毕竟人的能力有限，精力有限，应该把能量用在“刀刃”上。
养成自我决策的习惯
你是习惯按自己的决策行事还是凡事听别人的话？
这是很多人最容易养成的一种可怕习惯——遇到任何事情，虽然已经制订了详细的计划，做了周密的考虑，但仍然犹豫不决，不敢立刻动手去做，拿到各处去征求意见，直到最后各种想法越积越多，毫无头绪，不知怎样做才好。最后，精力渐渐分散，导致完全的失败。
一个有计划、有主见、有信心的人，绝不会把自己的计划反复与他人商议不决。正确的做法是事先仔细地研究，正如前线将官在作战之前仔细研究地势、军机，然后拟订一个作战计划，开始进攻一般。一个头脑清楚、具有判断力的人，他的意志一定十分坚定，不会模棱两可，更不会投机取巧。他们永远不会徘徊犹豫、东探西问，或是赌气退出而导致前功尽弃。只要计划好了，主意定了，他们一定不会因别人的阻碍或劝说而徘徊不前。
在做一件事情的时候，有了正确的判断之后，就应该立刻作出决策，并付诸行动。这里就要讲到决策，正确的决策对事情的顺利解决有非常大的帮助。所有正确的决策，都是在运用真实和全面信息的基础上作出的。如果你所作出的决策建立在一种不全面的或不真实的信息基础上，那就毫无价值。
当然，作出决策的过程是一个困难的过程，但你必须形成一种自我决策的习惯。应该明白，是你本人而不是其他任何人在作决策，在你作决策这一充满困难的过程中，你仅有的帮手就是以往的经验、你所储存的信息和你的理解力，自我决策是你应该养成的习惯。
那么，自我决策需要注意什么问题呢？
1.每一个决策都必须以现实为依据
我们之所以常常作出错误的决策，是因为我们不自觉地将自己的思维方式建立在毫不怀疑就接受下来的旧观念的基础之上。既没有考虑到现实，也没有考虑到自身条件，甚至没有考虑到自己所处的位置和自己的需求。我们的许多决策都是根据一种固有的“我应该”而作出的；与其冒险，还不如以传统的思维方式来制定决策。于是，本来是我们自己的事情，我们却以他人的毫不相干的经验为依据。
2.在制定决策的时候，要将各种相关的因素都考虑周全
也就是当我们权衡各种可能出现的结果时，要对各个因素的不同组合加以考虑。
总是受别人观点的左右，实在不是什么好的习惯。学会自我决策，坚持自己的判断和选择，你就会尝到成功的甜头。
利用日程表简化工作
制定日程表，并严格实施，可以大大简化你的工作，提高你的工作效率。
那么，日程表与计划有什么不同呢？计划是指对工作的日期安排，而日程表是指每天怎样具体地落实计划，也就是所谓的逐日的计划。
制定日程表的最简单的方法，是毫无遗落地把当天一定要干的工作写在表上，然后把日程表放在桌上，干完了一件工作，就在表上画个勾。当然，这种方法应该说是一种比较原始的方法了。一般说来，制定一个有效的日程表须包括下面几个过程：
1.以重要活动为中心制定一天的日程安排
有些活动是事件的关键，或者说是具有战略意义的重要活动，因此进行工作时应以这样的活动为中心。
例如，出差时，尽管有许多必须要干的工作和必须要会见的人，但首先应该解决中心工作。考虑到意料不到的事情等因素，除做必须的工作之外，日程表上还应有充裕的准备时间和机动时间。但这并不是最重要的，时刻记住你出差的目的，对于这个中心任务来说，其他的事情全是次要的。
2.对该做的工作进行定位
这包括：把一些工作分配给他人；挑出在这一天内必须做完，且不太好做的工作。
3.把有联系的工作归纳在一起
把相互关联的琐事归纳到一起，会使工作有节奏，这么做，能够节省协助你工作的人们的时间，而且你自己也可以不间断地连续利用所需的工具和其他助手。
例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量约定好时间，尽可能地连续会见来访者；将必须阅读的材料，集中到一起快速过目，等等。
4.使工作与能量曲线相适应
能量曲线因人而异，因此要利用精力最充沛的那段时间从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。如果你认为你的精力在上午最为充沛，最适合会见客户，那么也可以把它们安排在上午。
相反，被动的工作或不那么重要的工作，就不必占用这种宝贵的时间了。可以把它们安排在你有些疲惫，工作效率减退时进行。
5.无论什么工作，都要安排充分的时间
为了提高工作效率，有时可以制定一些多少有些勉强、有些紧张的日程表。但是，如果自己所接受的任务重要且必须完成，那么为了保证成功，就必须留出足够的时间，不要勉强，如果非要求自己在一小时内干完两小时才能完成的工作，那么日程表等于是作废了。
6.控制自己不去干日程表中没有安排的事
这种情况你会时常遇到：比如说你正在干着某一件事，突然想起要打个电话，或者想要叫某人来吩咐一件事情，但是如果真的打电话或者找人来谈话，可能就要影响你预定要完成的工作。这时，如果打电话或找人谈话不是非常紧急、必须马上做的，就暂且放下，先把日程表内安排的工作做完。
再比如，在工作中，有时你的头脑中冒出一个新颖的想法，或者突然想查点什么东西。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联，那么可以去做，但如果没关联，请不要再想下去，而是先把它们记在备忘录上。
7.注意会面时间
在会见来访者或自己出访时，要特别注意节约会面时间。要随时注意掌握谈话的内容与速度，要避免废话，尽快把话题引到正题上来。
对于意外的来客，如果你怎么也腾不出时间，你要有礼貌地拒绝他，请他回去并再约一个对两人都合适的时间来会面。
8.其他注意事项
制定日程表时，还应注意如下问题：
（1）先试着制订一个包括全部工作计划的非正式日程表，考虑一下要做完全部工作需要花多少时间。
（2）明确预约好必须会面的人员。
（3）大事和麻烦事安排在星期一或星期二上午做，此时一周刚开始，精神饱满，而且时间上也充裕。
（4）要与他人一起完成的工作，尽量安排在这一天中的前一段时间来完成它。以免晚了见不到对方，耽误工作。
（5）如能把性质相同的工作连起来做，就可以节约许多准备时间，也可以省去那些不必要的来回奔跑的时间。
（6）日程表中要有休息的时间。另外，做复杂的工作时，可以插入做一些放松的活动。
（7）一天结束时，可以用10分钟时间研究一下第二天的日程，让自己的头脑中对第二天的工作顺序事先有一个印象。
利用工具建立畅通的信息渠道
有三名罪犯都被宣判了三年的刑期。在宣判之前，法官答应满足这三个犯人每人最后一个愿望。第一个犯人爱抽雪茄，要了三箱雪茄；第二个犯人喜欢女人，要了一个美丽的女子相伴；而第三个犯人只要了一部电话。
三年过后，第一个犯人神情颓废，手里拿了一大把雪茄烟，目光呆滞；第二个犯人手里抱着一个小孩子，女人的肚子里还怀着一个，他不知所措，不知该拿什么抚养这两个孩子；第三个犯人神采焕发地走了出来，他紧紧握住法官的手说：“在这三年里，我一直保持着与外界的联系。我不在的这三年里，我的企业仍然健康地运行着，我要感谢你！”
第三个犯人要了一部电话，没有失去与外界的联系，在三年的时间里，他虽然失去了自由，但自身的价值却并未减少，这充分说明了信息畅通的重要性。
今天的我们生活在一个信息时代，信息的畅通是所有企业发展的前提，丧失了通畅的信息渠道也就意味着丧失了对顾客以及竞争对手的了解，丧失了企业竞争与发展的先机，这对管理人员来说，是万万不可取的。
而对于普通的员工来说，信息的畅通也是员工简化工作、自我提高、把握机会、与时俱进的重要手段。
工具是建立信息渠道的重要手段。例如，利用电话这个工具，可以保持与外界的信息畅通，并有效地节省时间。你可以把一部分常用的电话号码簿放在电话机附近，经常与外界联络；可以利用电话召开会议，既可以避免出差，又节省了时间和资金。再比如，你还可以利用传真和电子邮件等现代信息技术工具，与客户沟通，进行电子商务，获取利润；可以在电脑中储存常用地址人名通讯录，或者编制常用传真和电话号码的索引。
总之，只要你懂得更好地利用工具，你的工作效率定能得到大幅度提升。
限制打进来的电话
什么最浪费时间？是会议或者会见本人并不希望见的来访者这类事？许多人认为，电话也是一个最大的时间浪费源。首先，它中断工作和继续思考，干扰重要的会议，而且也浪费了其他等待着这个通话结束的人们的时间。
因此，你可以先通过屏障方式，防止工作中断。每个打进电话来的人，都对他所要讨论的事件的重要性确信不疑，因此，你必须站在他的角度上来处理问题；然而，你得把你每天的电话交谈的时间限定在一定范围之内，否则你就不能在工作时间内按时完成其他工作。
只不过，拒绝一个已经接进来的电话，和拒不接待已经进了门的来访者一样，是最困难不过的事了，因为这已经不再是单纯地处理事情的问题了，还涉及人与人之间的交往问题。而且电话的重要性你也很难预见，你的拒绝有时会产生严重的后果。
因此，更好和更有效的方法是，你可以通过设立屏障的方式挡住那些不必要的电话，或者把它们转到你方便的时候进行。
（1）告知那些有可能打电话来，并和你交往较多的人士（如合作伙伴、顾客、朋友等），哪些时候你无法接听电话，哪些时候通过电话找你最方便。
（2）根据实际情况，列一个每日电话时间表，在此期间专门受理打进来的电话。
（3）尽量避免在谈话结束时习惯性地客套：“再给我打电话吧！”只有当你真的有这种愿望时才这么说。
（4）不要让那些等你消息的人无谓地等待。在你合适的时间准时地打过电话去，而不要等他们打过来。
（5）尽可能让所有来电都通过你预先设置的一个电话应答机。
（6）筛选所有的电话。这种筛选工作可以由你自己做，但如果请其他人做则更方便了。
（7）请秘书或同事代接电话。代接时说明你本人现在不能接，当你时间合适时，再给对方打电话。应该给对方这样一个印象：接听者可以准确地转达要办的事，而且以后你会再给他回电话的。
应用网络缩短距离
随着科技的发展，信息技术特别是企业内部网络对企业经营管理模式的影响已是相当明显。它加速着企业经营方式和管理方式的变革，也影响着企业内部沟通方式的变化。企业创建自己的内部网络，企业各项业务活动中都充分利用电脑和网络，这大大优化了企业内部成员与成员、部门与部门以及成员与部门之间传统的沟通方式。网络在沟通中的魅力是不言而喻的。
惠普驻中国的公司有这样一种现象：企业办公桌的数量永远比员工的数量要少，企业鼓励员工带着便携电脑在办公室以外的其他地方，比如家中办公。而且，由于办公桌总是比员工人数少，所以办公桌总是处于公用状态，员工总是处于流动性的办公状态之中。即便企业的管理者也是遵循这一规则。
这种做法显然是以其强大的内部网络为基础的，或者说，正是内部网络的支撑，惠普才真正实现了其梦寐以求的无纸化办公。
这种规则的实行，除了对惠普直接产生高效、节能的功用之外，也大大优化了企业内部的沟通。由于员工的办公地点并非固定，因此他办公桌的邻居也是不固定的，这种状态使得成员之间的沟通变得便捷，成员之间面对面的沟通不再局限于本部门。
这就是网络在沟通中的功效。网络将大家紧紧地联系在了一起。即便你身处十分偏远的地区，但只要有网络，就能同其他员工一样享有企业的任何资源和信息。甚至连开会这样比较复杂的事情，在网络的支撑下，也可以不用出门就能进行。
通过网络进行非现场交流是十分自然的事情，几乎就在一瞬间，很多工作者都喜欢上了内部网络。从前用纸进行信息沟通和交流的方式开始变得令人难以忍受。大家开始习惯于在网络上进行任何信息的交流，包括企业的、生活的，甚至是个人的。
所以说，一些聪明的工作者，也要学会利用网络来简化沟通的流程，一些面对面的拜访，大可以用电子邮件进行。
坚持把报告凝缩到一页之内
世界知名企业宝洁公司有个“一页报告”的制度，该公司的前任总裁理查德是一个做事情雷厉风行的人，他有一个习惯，那就是：从来不接受超过一页的报告，他常在退回去的报告上写道：“请把它精简成我想要的东西。”如果下属送来的报告过于冗长，他会加上一句：“我不理解复杂的，只理解简单的，我工作的一部分就是教会你如何把复杂的东西简单化，只有这样，我们才会更好地进行下一步工作。”
我们大家都知道：传统的报告一般是需要15页左右。那么，宝洁公司如何通过一页长的报告，将事情处理得切中要害，一目了然的呢？
研究人员通过调查发现：宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上，花费时间将报告尽量缩减，目的就是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需的时间。
宝洁公司的总裁也经常鼓励员工及时与自己沟通，并对提交报告的员工说：“公司的大部分效益都建立在这一页报告上。”这也就是宝洁公司高效率高效益经营的秘密之所在。
为什么要将报告浓缩成一页呢？它至少有以下三大好处：
（1）要点鲜明集中，容易避免产生误解。
（2）只有少量的问题有待讨论，审核的速度加快了，工作效率也提高了。
（3）节省了大量的、不必要的阅读时间上的浪费。
不错，一份冗长的报告也许写的时候不会太难，但是若要将它缩减成一页纸，那么难度就很大了。如何才能做到这一点呢？方法就是：告别那些烦琐的重复性语言；要有清晰的结构与观点。
为了提高效率，在工作中应采取最简单可行的方法以节约时间，“一页报告”就是一种行之有效的良好方法。它既可以减轻普通员工的负担，又可以促成管理结构的简化，还可以使上下级之间达到高质量、快速的沟通。
不要堆砌你的办公桌
美国著名的管理学家蓝斯登说：“我欣赏彻底的和有条理的工作方式。那些成功人士，当你向他询问某件事情时，他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜中。”
在工作中，我们常常会发现，有些人的公文包和办公桌上堆满了有待处理的文件、材料、喝剩下的茶水、过期的报纸与杂志，等等。当需要用某份文件或寻找一样东西时，他们常常要把桌子翻个底朝天。在这样杂乱的环境中工作，效率自然会低，工作自然会复杂。
工作无序，没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费掉了。
有些人把杂乱无章看成了一种生活方式，甚至认为这样很随意和放松。但实际上，办公环境的整洁与否，反映着你工作是否有条理性。
在大多数情况下，资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗，这样，时间就浪费在查找东西上了。更糟糕的是，凌乱的东西会随时分散你的注意力：一个小纪念品、一张画片都有可能突然出现在你的视线里，从而扰乱你的工作进程。
而且，办公桌上杂乱无章，会让你觉得自己有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，从而让人丧失信心、加大压力，降低了办公室生活的质量，影响工作效率。
请看下面这个例子：
身为总裁的威廉姆斯每天埋头在办公室里，处理着似乎永远也做不完的工作。终于有一天，他感觉自己的精神快要崩溃了，于是他去看心理医生。
走进诊所时，他的脸上写满了焦虑和紧张。他对医生说：“我的办公室里有三张大写字台，上面堆满了东西，我每天都把全部的精力投入到工作中，可工作似乎永远都做不完。我觉得压力好大，好辛苦。”
在听完他的介绍后，医生建议他清理办公桌，只留一张写字台，当天的事当天必须处理完毕。他听从了医生的提议，从此，他觉得工作轻松、简单多了，工作效率也提高了。
现在你该明白清理办公桌的重要性了吧！其实，整理办公桌的过程，也是你整理思路的过程。不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得整洁、有序。在每天下班之前，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按顺序放置好。保持这个习惯，你的工作也将变得有条不紊，简单而快乐。
信息资料的管理
现代社会，各种信息如潮水般铺天盖地向你涌来。如果你想逃避，懒于处理信息，它们很快便会将你淹没。及时整理信息资料，是你进行有效工作的基本要求。
1.找好信息的来源
现在信息的来源很多，广播、电视、报纸、杂志、网络等媒体均可传播信息。因此，对于不同类型的信息，选择合适的信息来源是很重要的。
就日常生活而言，信息可以分为新闻信息、专业知识信息和私人信息，新闻信息和知识信息属公众信息，不具有保密性和专有性。
新闻信息是人们最为关注的信息之一，它包括国内外政治、经济、文化、科技、体育等各方面发生的事件，它与我们的日常生活联系十分紧密。比如，国家的政策、方针、路线、法律的制定、修改和调整，直接关系到我们的生活，所以，这一类信息不能少。新闻信息的来源一般为报纸、广播、电视、网络等。
专业知识信息与新闻信息不同，它不是传播新闻，而是传播专业知识，具有稳定性、长期性，是一定时期以来人们智慧的结晶。不管是自然科学知识，还是社会科学知识，都有常识性的知识和专业知识之分。常识性的知识能够为一般人士所接受，专业知识则具有学术性、理论性，对于专业人士比较适用。
找寻与自己职业相关的信息是十分必要的，了解专业信息是发展的必要条件。除了在学校中系统学习专业知识以外，通过其他信息源寻找专业知识信息也是给自己充电的重要途径，特别是对于上班族而言。
专业知识信息主要来源于专业报纸、杂志以及网站等，网络在传播信息中的作用越来越大，与人们的生活已密不可分。有的网站是综合网站，对专业信息有所涉及，但想了解更深的专业信息还应该找寻专业网站。
私人信息主要包括办公资料与私人信件等，这些信息一般有三大来源：一是上级传达；二是下属汇报；三是同事转达。
2.整理报纸、杂志信息
现在报刊、杂志种类极多，你有再快的阅读速度，一天也不可能将所有的报刊、杂志一一浏览，所以，选择报刊、杂志来阅读十分重要。
你一般需要阅读以下几种报刊、杂志：
第一种，一份以新闻为主的综合报纸。它必须在全国有一定的权威性。主要刊登国内外重大新闻，兼有其他文学、艺术作品。
第二种，一份本地权威报纸。一般是市级以上的地方报，以了解地方政策、法律、法规以及周围的风土人情、文化习惯等，其目的是熟悉你的生活环境、抓住发展机遇。
第三种，与你专业有关的报纸或杂志。了解本行业最新动向、发展趋势以及研究成果，让自己专业知识跟上时代的发展。
第四种，与你业余爱好相关的报纸或杂志。供休闲、消遣也可以，主要是丰富自己的知识和业余生活。
即使在你选择的这几种报刊、杂志中，你可能也没有时间一一阅读，选择其中的重点尤为关键。对于报纸来讲，拿到一份报纸后，先浏览全部的标题，看哪些是比较重要的，拿支笔在具有可读性的文章上作一个记号。然后再有重点地阅读。看杂志，先看目录，同样在你认为可读的文章前作一个记号，然后再阅读。
对于具有价值的内容，可以裁剪或复制，制作成小卡片，放到自己的文件夹里。这个文件夹专门放来源于报刊、杂志的有用信息。文件夹也需要分类，你可以分为与专业知识有关的信息、日常生活信息、相关的重要新闻以及其他知识等。最好给文件夹设一个目录，放入新信息后，在目录上作好记录，以便查找。
这种管理可以给你的生活带来许多好处，增加你的知识量，方便你的生活，提供发展机遇等，不妨试试！
3.办公文件、资料的整理
办公文件、资料往往是要被动接收、主动处理，这些信息数量大，内容复杂，整理比较费力，主要是分类比较困难。
这类信息可以根据其存在时间及价值分为猝死型、衰老型和永久型；猝死型信息的特点是在利用后便可以作废；衰老型即时间越长，价值越小，保存一段时间后即可处理掉；永久型的信息，特点是具有长期保存的价值。一般来说，衰老型和猝死型的信息居多。
如何整理这些信息呢？
当你收到信息后，先判断哪些是需要具作出回复的，哪些是要立即作出处理的，哪些可以保留，哪些以供参考，等等。
根据处理的结果，作一下分类，准备好几个抽屉。
第一个抽屉用于放置收到的信息。有的信息需要你立即作出回复，这类信息不要再搁置到抽屉里，马上回复较好。不需要回复的、尚未作处理的信息放入这个抽屉，以供一一处理。
第二个抽屉放置已经开始处理，但因条件不成熟没有完成的信息。比如，你正阅读一份文件，突然上司拿了一份资料让你翻译，你被迫停止你的工作，就可以把这份文件放入这个抽屉，以待及时再处理。
第三个抽屉放置已经作出回复，但尚未发出的信息。
第四个抽屉放置已经阅读，不需发出或回复，应当保存的信息。一般这类信息比较多，其中，需要进行存档的工作也较多。
第五个抽屉放置参考资料。包括：计划中除了决策方案外的其他方案；过去的可供参考的实施方案；本单位人事资料；本单位资产、负债等资料；本单位行政编制资料；其他单位或个人资料等。
将这些信息同样分门别类进行管理。在信息管理中最关键的一点是分类，如果分类准确，不管是保存还是利用都极为方便。