了解应用文的特点；明确应用文的分类；掌握应用文的主题、材料、结构、语言和表达方式；懂得如何修改应用文。

写作是一种人类所特有的创造性的思维活动，它可以表达思想、传递信息、论事说理，在人类社会发展的过程中，起着非常重要的作用。根据撰写目的的不同，写作可以划分为文学写作和应用写作。文学写作以抒发情感为主，应用写作以传递、交流信息为主。

应用文是人们在日常生活、学习和工作中，处理公私事务时，经常使用的一种文体，其实用性强，使用范围广。“应用文”一词最早出现在北宋苏轼的《答刘巨济书》中，他说：“向在科场时，不得已作应用文，不幸为人传写，深为羞愧。”“应用文”作为一个专用的文体概念，最早出现在清代学者刘熙载的《艺概·文概》中，他说：“辞命体，推之可为一切应用之文。应用文有上行，有平行，有下行，重其词乃所以重其实也。”在这里就已指出了应用文讲求实效的特点。随后，徐望之在《尺牍通论》中又作了进一步的阐示：“有用于周应人事者，若书札、公牍、杂记、序跋、箴铭、颂赞、哀祭等类，我名之日‘应用之文’。”随着时代的发展，应用文承载着越来越多的信息，是现代社会生活中十分重要的交际工具，应用文写作能力已成为现代人才必备的基本能力。无论从事什么职业，都离不开应用文写作。现代著名作家、教育家叶圣陶先生在《作文要道》中指出：“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”美国著名的未来学专家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方法》中指出：“在这个文字密集的社会里，我们首先比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常和生活所需要的写作能力，也就是应用写作能力。”

一、应用文的特点

（一） 实用性强

实用性是应用文的一个突出的特点。办理公私事务、解决实际问题都离不开应用文。应用文最大的特点在于“实用”，“实用”是应用文与其他文学作品的主要区别之一。一般文学作品的创作是“有感而发”，诗歌、散文、小说等文学作品主要是表达人们的喜怒哀乐、抒发理想、反映现实，而应用文的写作主要是为了解决实际问题，是“有事而发”，无事不发。比如要和远方的朋友联系，就要写信；要借款，就得立字据；向上级汇报工作、反映情况，要写报告；推销产品，要写广告等，都是为了解决实际问题而写的，所以应用文往往被人称为实用文，是“为实用而作之文”。

（二） 真实性强

真实是应用文的第一生命。材料要真实可靠，确凿无误、持之有据，来不得半点虚假。数字要确实无误，判断要符合实际，办法要切实可行。应用文写作必须讲究真实、客观，实事求是地反映问题、反映情况，不允许像文学创作那样，可以虚构，进行艺术再加工，“杂取种种、合成一个”，追求艺术性；也不能发挥主观想象、夸大其辞，否则就会歪曲事实真相，蒙骗对方，给社会带来不良影响。

（三） 针对性强

应根据领域、具体业务和行文目的的不同，选用不同的应用文文种。应用文有特定的对象和行文目的。应用文是写给谁看的，行文者一清二楚。一般的书信类自不必说，就是海报启事也是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，应用文也是明确的，它就某一个事件为其主要内容，发文所希望达到什么样的结果也是明确的。因此，应用文写给谁、写些什么、达到怎样的效果，事先是已知道的。而文学作品的对象则是模糊不清的，作家在写作时确立的读者对象是泛泛的，也没有特定的读者，没有严格的针对性，像一首诗、一篇小说、一部电影剧本，谁都可以看，谁都可以不看，老少不分，雅俗共赏。

（四） 格式较固定

应用文的写作有其特定、惯用的格式，这些格式，有的是长期以来约定俗成、相沿成习的，有的是由国家、有关部门统一制定的。如书信有书信的格式，公文有公文的格式，经济合同有经济合同的格式等，每一种应用文包括哪些内容，哪些在前，哪些在后，分几部分，都应严格遵守，不得随意标新立异，也不能像有些文学创作那样，随意编排，自由联想，打破时空观，讲究情节的曲折变化等。应用文的格式也不是一成不变的，随着社会的发展，人们生活习惯的变化，观念的变化，应用文写作格式也会变化，使它更加方便人们表情达意的需要，更加顺应社会发展的需要。

（五） 时效性强

由于应用文是为了解决实际问题而写的，所以它的时间性很强。一旦出现问题，就必须及时反映，否则拖延时间就会给生活、工作、生产带来影响。应用文必须注意时间、效率，讲究时效性，这样在传递信息、解决实际问题等方面才能取得好的效果。应用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的。应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题，尽快传递相关信息，因此时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，传达信息失败，就会失去其实用价值。如开会要先写通知，请假要先写请假条，入党入团要先写申请书等。强调及时性是应用文的基本特征。相对而言，文学作品的写作时间性不强，像《红楼梦》写了十年之久，欧阳修的《醉翁亭记》写好后又搁置了很长时间才发表。

（六）语言特点朴实、简明、准确

应用文语言的特点是：庄重得体、朴实平易、准确规范、言简意赅。

1.庄重得体。为使语言庄重得体，常用的手法有：

（1） 使用规范化的书面语言。

规范化的书面语言是应用文语言的主要表达形式，不宜用口语。例如，《国务院关于实行公民身份证制度的决定》是这样写的：“建立和实行公民身份证号码制度，是国家加强社会管理的一项重要基础建设，也是实行社会信息化管理的重要措施，对于促进我国社会主义现代化建设和经济体制改革，方便群众生活和保护公民合法利益，具有十分重要的作用。为此，国务院决定，自1999年10月1日起在全国建立和实行公民身份证号码制度。”这段话使用的就是规范化的书面语言，选词多用双音节词和联合词组，造句使用多重定语和复句，句子较长，表意严谨、周密，郑重而又严肃。

（2） 使用文言词语。

文言词语是指古文中使用的词语。例如，“兹有”、“兹定于”、“收悉”、“业经”、“业已”、“特此”、“致以”、“为荷”、“拟请”、“恳请”、“届时”、“鉴于”“光临”等文言词语就在应用文中经常使用。

（3） 使用祈使句。

在公文的种类中，下行文占绝大多数，祈使句是表示命令或禁止时使用的句子，正符合下行文的要求。表示肯定的祈使句，常用“必须”、“坚决”、“要”、“应该”等词语。表示否定的祈使句，常用“严禁”、“不得”、“不准”、“不能”、“不要”、“不许”等词语。

（4） 使用全称和规范化简称、统称。

应用文在涉及机关、企事业单位的名称、人名、职务名称、时间名称、地点名称以及有关事物的名称时，为了表示庄重，往往使用全称，而不宜用简称。如果使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。例如，《国务院办公厅关于出国举办经济贸易展览会审批管理工作有关问题的函》一文中的“出国办展”就是个非规范化简称，因此，在第一次使用时用全称“出国举办经济贸易展览会”，并在后面用圆括号注明，即（以下简称“出国办展”）。

（5） 使用敬词、谦词。

例如，“拜托”、“烦交”、“恭候”、“敬请光临”、“惠临”、“恳请”、“拟请”、“为荷”、“致以亲切的问候”、“表示最诚挚的感谢”等。

2.朴实平易。

（1） 运用“三易”词语。

“三易”指易识、易读、易懂。

（2） 少用溢美之词。

溢美之词指过分夸张藻饰的词语。

例如，我公司出口的女装，品种繁多：有美如垂柳的长裙和睡衣；有艳比玫瑰的旗袍和裙衫；有花团锦簇、五彩缤纷的绣衣。大衣和短衫；有富如牡丹、淡雅如幽兰的罩衣和衬衣，艳而不凡，美而不俗。无论在选用衣料、设计款式，以及一针一线上，均经精心加工制作。

（七） 准确规范

为使应用文的语言准确规范，常用的手法有：

1.使用限制性词语。应用文要准确如实地反映客观事实，就必须对反映客观事实是词语的外延和内涵作出精确限定，使语意具有确定性。

2.使用专用词语。

长期以来，人们在应用文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些专用词语用途稳定，约定俗成，词义确定，有助于语言的准确与简练。常见的专用词语如下：

根据、本着、如下、关于、为了、遵照、经、为此、据此、对此、有鉴于此、综上所述、总之、当否、是否妥当、可否、兹、届时、此复、此致敬礼、特此报告、特此公告。

二、应用文的分类

（一） 按使用领域划分

1.行政类应用文。

（1） 国家行政机关公文。指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。

（2）日常行政机关公文。指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度、介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文。如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。

2.专业工作应用文。

专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异，因此在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。

专业工作应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行是不能写好的。例如，财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等；司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例；医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告；外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等。

在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多。

3.日常生活应用文。

日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。

（二） 按应用文本身的特点划分

1.社交礼仪类。

这是一类适用于社交场合的应用文，它的存在完全是为了促进双方之间关系的发展，同时它又是人们文明交流的一种体现。人与人之间亲疏有别、长幼有序，礼仪就是在社会交往中把握好分寸，恰如其分地把握双方的关系。礼仪类应用文是人们在互相平等、相互尊重的基础上形成的一种日常应用文。

礼仪类日常应用文主要包括以下一些常用的文体：请柬、欢迎词、祝辞、欢送词、邀请信、题词、慰问信、表扬信、感谢信、贺信、贺电、赠言等。

2.海报启事类。

海报启事类应用文是指那些可以公开张贴在公共场合或通过媒介公开播放、刊登的广而告之的一类事务性应用文。这类应用文人们使用广泛，几乎在大街小巷、工厂、学校等公开的场合，都可以见到它们。

海报启事类应用文一般包括征稿启事、征婚启事、征订启事、婚姻启事、开业启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事、招生启事、海报等一些应用文样式。

3.便条契据类。

这是由当事人双方在事务交流中出具给对方的作为凭证或说明某些问题的一种常见应用文。这类应用文短小精悍，可随时使用。

便条契据类应用文一般又可分为以下几种：借据、欠条、收条、领条、请假条、便条、托事条、催托条、馈赠条、留言条等。随着各种正规票据的推广和使用，这类应用文形式将会逐渐减少。

4.家书情书类。

在人们的各种交往中，人与人之间的书信来往应该是最频繁的交流方式。从古至今，无论朋友之间的互致问候、表达关心，或者情人之间互致相思、表达爱慕，均使用书信这种形式。伟人名士的家书、情书也往往会给别人或后人许多启迪和帮助，所以这类书信也为我们留下了丰富的文化遗产，有些同时堪称文学作品的典范。

这类书信主要包括以下几种：写给长辈的信、写给晚辈的信、写给兄弟姐妹的信、写给亲朋的信、初恋情书、热恋情书、求爱情书等。

5.专用书信类。

专用书信类是具有书信的格式，发文的对象或者使用的目的又是特定的一类应用文。 一般来讲，这类书信可以分许多种，如咨询信、介绍信、证明信、推荐信、求职信、聘书、 履历、说明书、保证书、倡议书、建议书、悔过书等。

6.申请书类。

申请书类应用文应属于专用书信类的一个分支，但由于其使用较为特殊，具有其自身非常突出的特点，即请乞性，所以这里专列为一类。

申请书类的日常应用文一般可以包括入学申请书、入党入团申请书、住房申请书、困难补助申请书、辞职申请书等几种。

7.对联类。

对联是人们在婚丧嫁娶、宴飨寿诞、季节变换时使用的一种具有较浓的文化传统气息的一种应用文样式。它有较为严格的行文要求，一般来讲，它并不适宜于平民百姓们使用。但每逢一些必要的场合，它又是必不可少的。

对联类常见应用文包括节令联、祝寿联、婚联、喜联、挽联、名胜联等六种。

8.讣告悼词类。

这是有关以致悼死者为主的一类日常应用文。其中有些文体只适用于特殊的人物、特定的场合，有些则广泛地应用于民间。了解其写作的基本格式也十分的必要。一般来讲，这类应用文可以包括讣告、唁电、追悼会仪式、治丧名单、悼词、碑文等六种。

9.英文类。

随着改革开放的深入，国际间各种交流的加强，常用英文书信也已渗透到我们的日常生活之中。

以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分。

三、应用文的作用

应用文具有较为广泛的社会功能。它在人们的日常交往中起着重要的作用。具体来讲，可以将其归纳为以下几点：

（一） 交流思想经验、互通信息、联络情感的作用

无论个人与个人之间，单位与个人之间还是不同的单位之间的交流都日益频繁，所以许多应用文就起着沟通双方情感，互通信息的重要作用。家书情书类应用文自不待言，那些向对方表示祝贺、感谢、慰问等书信或电报也具有这一作用。

（二） 凭证性的作用

应用文中有很大一部分具有凭证性的功能。有些事务、特别是有关钱、财交流的，事后都要有可靠的凭据才好说话，因此证明信、条据、聘书等日常应用文就起到了其作为凭证的作用。

（三） 广告宣传的作用

起广告宣传作用的应用文很多，如海报启事类的应用文，其中许多就是为了宣传而写的。它就是要将有关的信息刊登发布出来，让尽可能多的人了解，从而满足其业务或个人其它目的的需要。有些应用文要配上图片或一些装饰物，其目的也就是为了使其更好地起到广告宣传的作用。

（四） 提供和保存一些历史资料

应用文反映单位和个人的种种活动，记载着各个时期的政治、经济和文化等方面的情况，因此它可以保存和积累大量的历史资料，为今后有关部门和个人的研究提供方便。

四、应用文的主题、材料、结构、语言和表达方式

（一） 应用文的主题

1.主题的概念。

主题，是指作者通过文章的全部内容所表现出来的核心思想和主要意图。应用文的主题，是事物的客观意义和作者对事物的主观评价在文章中的高度统一。作用表现在：首先，主题决定着材料的取舍和使用；其次，主题统领文章的结构；最后，主题制约着语言的运用。词语的选择、句式的运用、表达方式的运用都受到主题的制约。

2.主题的要求。

（1） 正确。是指主题能反映事物的本质，符合客观事物发展的规律，具有科学性，还要有益于时，有补于世。

（2） 鲜明。是指作者的基本态度、文章的基本思想十分明确，毫不含糊。对问题的认识，对事物的评价，主张什么，反对什么；应该怎样做，不应该怎样做；解决什么问题，达到什么目的，都要旗帜鲜明地表达出来，不能含糊其辞，模棱两可，要用“直笔”。

（3） 深刻。是在主题正确的基础上，要有思想深度，要反映和提示客观事物的深层本质，阐明事物之间的必然联系，具有深刻的思想意义和丰富的内涵。

（4） 集中。是指一篇文章只能有一个主题，材料的使用，谋篇布局，遣词造句，都要为突出这个主题服务。

（5） 新颖。即主题要有新意，所反映的作者的观点、感受、主张、意见，不落俗套，不拾人牙慧，有自己的独特性，给人以新鲜醒目之感，使人耳目一新。

3.确立主题的原则。

（1） 工作需要和写作目的。动笔之前，首先要考虑作文的具体目的是什么，主题必须符合行文目的，作者在确立主题时要正确理解和深刻领会写作意图。

（2） 符合实际，切实可行。确立主题要立足实际，要从个人、本地区、本部门的实际情况出发，只有这样，所作的指示，所提出的意见和办法，所总结的经验，才能有的放矢，切实可行。

（3） 以丰富、真实的材料为基础。必须深入生活，掌握丰富真实的材料，了解全面、真实的情况，才能提炼出正确、深刻的主题。

4.表现主题的方法。

（1） 显现法。又叫直接法，它是在文章的某一部位，用明确而简练的语言，直截了当地把主题表述出来。应用文大都采用这种方法。常见的有以下几种方式：

题中见意，就是在标题中直接点明主题。

开宗明意，就是开门见山，在开头部分亮出观点、点明主题，给人以鲜明的印象，然后再逐步展开阐述。

文中点意，就是在行文中，当叙述或议论到一定程度的时候，在主体部分自然引出主要论点或中心思想。

篇末结意，就是在文章结尾处，用简明扼要的文字归纳出主题，加深读者的印象。表明主题有时需要几种方法综合运用。大多数的应用文中，常常是开头点题，结尾重复强调，做到上下呼应，首尾圆合。

（2） 对比法。又叫比较法，是通过文章不同侧面或不同性质内容的对比来揭示主题。对于要表现的人、事、物采用有扬有抑的方法，形成鲜明的对比，以突出主题。

（3） 疏密法。疏，指疏笔，即略写；密，指密笔，即详写。通过略写和详写的鲜明对比，使文章主次分明，中心突出。凡与主题关系密切，就详写；与主题关系不大，就略写。

（二） 应用文的材料

1.材料的概念。

材料，是指作者为完成文章的写作，体现自己的写作意图和目的，从实际工作、学习、生活中收集到的或写入文章中的一系列事实根据和理论根据，如人物、事件、数据、例证、原因、道理等。它包括经过作者选择提炼后写进具体文章中的材料，以及作者在写作之前收集积累的原始材料。材料是写作活动的基础，是构成文章的一个基本要素，应用写作的过程，就是作者将各式各样的原始材料进行分析、提炼、综合加工的过程。有了切实、充分、具体的材料，构思才有依托，剪裁加工才有对象，写作活动才得以进行。

2.材料的采集。

（1） 要求。首先是全面，着眼于一个“博”字。其次是深入，着眼于一个“透”字。第三是细致，着眼于一个“细”字。

（2） 方法。

观察，是作者凭借自己的感觉对对象进行有目的、有计划、比较持久的感知，记录所得的材料。这是取得第一手材料的主要途径。

体验，即置身于对象所处的环境之中，用整个身心去感受。其价值在于它的“亲历性”。通过体验，获得切身感受，以积累素材。

调查访问，即通过向知情人、有经验的人询问以了解真实情况，获得材料。通过综合运用观察、体验、查询、阅读等手段，采用开座谈会、个别访问、现场了解、蹲点调查、问卷调查等方法有目的、有计划地采集第一手和第二手的材料。

阅读观听，就是从各种文献、音像资料中获取材料。通过广泛的阅读，可以掌握大量的知识与信息，从而进行比较、分析、归纳，提炼出正确的决策或论题。可以通过报刊剪贴、复印、录音、录像等手段来获取资料。

计算机检索。它是当今最便利、最普遍的收集材料的方法。通过计算机网络，可以在很短时间内比较容易地调用所需材料，而且收集保存也极为方便。

3.材料的选择掌握以下原则：

（1） 符合文章主旨。凡是与主题有关，并能很好表现主题的材料，就选用；凡是与主题无关或似是而非的材料，就舍弃。对已经选定的材料，根据主题需要决定详略。

（2） 真实。要确有其人，确有其事，符合实际情况，不能杜撰，也不能夸大或缩小，引文也必须认真核对，绝不能出错。

（3） 典型。指材料所具有的代表性和普遍意义，能起到以少胜多，以一当十的作用。选材贵在精，精就精在“典型”上。

（4） 新颖。一是新近发生的别人未曾使用过的、鲜为人知的材料，如新人、新事，新方针、政策，新的统计数字，新成果，新发生的问题等；二是虽为人知却因被变换角度而具有新意的材料。

4.材料的使用选好材料之后，要正确使用，应注意：

（1） 量体裁衣，决定取舍。所谓取舍，针对的是一些法规性、指令性文书，多数材料只是作为写作的依据，不进入正文，虽然通过了挑选，但实际写作过程中还是要舍的。“量体裁衣”，是根据文章体裁不同，对选定的材料进行不同的剪裁加工。

（2） 主次分明，详略得当。使用材料时，能直接说明和表现主题的，应置于主要核心地位；配合或间接说明、表现主题的，应置于次要地位。两者是“红花”与“绿叶”的关系。骨干核心材料，要注意详尽；过渡材料、交待性材料，要相应从略；读者感到生疏或难以把握的材料应详，读者所了解或容易接受的材料可从略。

（3）条理清晰，排好顺序。对已选定的材料，应根据事物发展的过程、人们的认识规律或材料之间的逻辑关系排好顺序，将各种不同类型的材料合理搭配，有条不紊地写出来。大多数应用文，是选择若干材料，从不同角度、不同层次，阐明主题。写作过程中，将同类型的材料结合使用，可以优势互补，提高整体表达效果。常用的结合方式有：理论材料与事实材料结合；具体材料与概括材料结合；文字材料与数字材料结合。

（三） 应用文的结构

1.结构的概念。

结构是指文章内部的组织和构造，是作者按照主题的需要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。

文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

作用：

（1） 使文章言之有体。“体”指体裁。应用文在长期的写作实践过程中，大都形成了比较固定的结构形态，也叫程式。

（2） 使文章言之有序。合理安排结构，就是根据一定的思路，将零散的材料组织起来，使之条理清楚，成为一个有机的整体。

（3） 使文章言之成文。通过精心安排结构，可以增加文章的文采，从而增强其可读性。

2.安排结构的原则。

（1） 要服从表现主题的需要。主题是作者的写作目的、意图的体现，结构必须服从主题的需要，为表现主题、突出主题服务。例如怎样安排开头与结尾、怎样划分层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等，都要围绕主题进行。这样，才能使文章组成一个严谨周密、内容形式统一的有机整体。

（2） 要正确反映客观事物的发展规律和内在联系。应用文是对现实生活、客观事物的反映，客观事物总有一个发生、发展、结束的过程，作者对它的认识也遵循一定的规律。这种规律性，也就表现为文章结构的基本形式。

（3） 要适应不同文体的要求。文体不同，结构的样式和要求也会不同。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构方式也存在着区别。

3.结构的要求。

（1） 严谨自然。指文章结构精当严密，顺理成章。要求作者思路清晰，思维严密，以主旨贯穿全文始终，不枝不蔓。层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，行止自如。过渡和照应要自然，不能刻意的雕凿，更不能牵强拼凑。

（2） 完整匀称。指文章各部分要配置齐全，比例协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求。如文章一般都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉；对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和匀称，使之浑然一体。

（3） 清晰醒目。大多数应用文不要求行文曲折波澜，而要求纲举目张、清晰醒目，以便读者把握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首撮要、条目式等形式。这在一些法规性文体中最为明显。

4.结构的内容。

（1） 层次与段落。层次是文章中作者表达主题的阶段和次序，是文章内容展开的次序。层次体现了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等。段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于文字形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。

安排层次有两种模式：

纵式，即思路纵向展开的结构方式。具体有两种类型：时间顺序式和逻辑顺序式。前者是按照事物的生产流程、事情或事件的发展过程或时间的先后顺序安排层次。需要注意的是，采用这种结构方式，不能事无巨细地记流水账，要抓住事物发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照事理内在的逻辑顺序安排层次。这种逻辑关系表现为：现象——本质，原因——结果，宏观——微观，个别——一般等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑顺序。

横式，即思维横向发展的结构方式。表现在形式上，它是把整体划分为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性质和类型，或按照问题的不同侧面等。这种结构形式，在应用写作中运用很广泛，述职报告、调查报告、总结等均可采用。

（2） 过渡与照应。过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。照应是指文章内容的前后呼应和关照，可以使文章结构周密严谨，浑然一体，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。一般情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达方式变化时，需要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。如上下文空隙大，转折也很大，常用过渡段连结。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“现将有关事项告知如下”、“为此，特制定本条例”等作过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”、“所以”、“但是”等作为过渡词。

在应用文中，常用的照应方法有：

首尾照应，即在文章的结尾处，把开头交待的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。

文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以强调、提示。如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应。

文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。

（3） 开头与结尾。开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的作用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。

常见的开头方式有：

目的式。就是将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这种方式，常用介词“为”、“为了”领起。

根据式。就是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。

原因式。就是以交待行文的缘由作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出原因或简述某种情况作为原因，再引出写作目的。

概述式。就是在开头部分对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方式，能起到提纲挈领的作用。

结论式。就是将结论、结果先作交待，再由果溯因。

提问式。就是开篇提出问题，然后引起下文，常见于调查报告的写作。

引述式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种方式。

常见的结尾方式有：

自然收尾式。就是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。

总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。

强调说明式。是在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行强调，以引起读者的注意。

希望号召式。就是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。

专门结尾用语式。就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。

（四） 应用文的语言要求

1.准确。

准确，就是要正确地、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，概念恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌。要做到语言准确，必须要把握词语的分寸感和合适度。特别是要区分同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差别等方面的细微差别。要做到语言准确，还要注意语意鲜明，不能模棱两可，含糊其辞，以免产生歧义，延误工作。如“大致尚可”、“有关部门”、“条件许可时”、“事出有因，查无实据”等表达含糊的词应谨慎使用。

2.简明。

简明，指文字的简洁、明白，用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”。要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删去。其次要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语，适当使用缩略语，如“五讲四美”等。第三，要推敲词语，锤炼句子，一句话就能说明白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词。恰当地运用成语、文言词语等，也有助于语言的简明。第四，要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句。应该指出的是，“简”要得当，不能苟简，要以不妨碍内容的表达为前提，绝不能为简而生造词语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或产生歧义，引起误解。

3.平实。

应用文是为解决实际问题而写的，它的语言重在实用。一个字、一句话，往往至关重要。为了便于读者理解，应用文语言应力求平实。行文时多用平直的叙述，恰当的议论，简洁明了的说明。比如公文，它具有行政约束力和法定的权威性，因此，用语必须朴素、切实，不能浮华失实，不能乱用形容词或俚俗口语。应用写作要求用语平实，但平实不等于平淡。我国历史上保留下来的许多文章既是应用文，同时又是文学佳作。

4.得体。

应用文实用性强，讲究得体，一方面要适合特定的文体。按文体要求遣词造句，保持该文体的语言特色。如公文宜庄重，调查报告须平实，学术论文应严谨，社交文书需较浓的感情色彩，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在，商业交际文书要委婉，合同书则要精确等。另一方面要考虑作者自己的身份，阅读的对象，约稿的单位，行文的目的，甚至与客观环境的和谐一致，恰如其分。比如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂，需要宣读或广播的，语言应简明流畅、便于朗读；书信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系使用相应的语言；公文的写作要根据不同文种和行文关系而使用相应的语言，否则就不得体。总之，作者应针对性地运用得体的语言取得最佳的表达效果。

（五） 应用文语言的表达方式

1.叙述。

叙述，指的是把人物的活动、经历和事件发展变化过程交代出来一种表达方式。在应用文写作中是最基本、最常用的表达方式。应用文写作中叙述的人称，有第一人称（“我”、“我们”）和第三人称（“他”、“他们”）。使用第一人称“我”、“我们”系指作者本人，或作者所代表的群体、单位，如书信、请示、报告、总结等文体的写作，多用第一人称。有时，为简要起见，常使用无主句。有的应用文体，如新闻报道、简介、调查报告、会议纪要，为表明作者立场客观、公正，传播的信息真实、可信，常采用第三人称写作。应用文中的叙述方式有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。应用文中记叙事件的发展过程，介绍单位的基本情况，一般都是按顺叙，即时间先后为序来叙述。其原因在于，应用文重在实用，不求委婉、曲折，故多采用直接的笔法叙事、说理。倒叙、插叙、分叙等用得较少，只在通讯、消息、调查报告的写作中才用得上。应用文中的叙述要力求真实、准确，不带主观感情色彩；线索清晰，表述完整；以概述为主，尽可能用概括的语言说出其前因后果、来龙去脉，使读者了解其梗概。

2.说明。

说明，就是用简明扼要的文字对事物、事理及人物进行解说的表达方式。目的是使读者对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能，对事理的概念、特点、来源、演变、关系等有一个鲜明的了解和认识。说明在应用文中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等文体，主要是用说明的方法来写的。其他文体如经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也常常借助说明的方法解释事理，剖析事理。说明的方法多种多样，在使用过程中应注意：定义说明要求“被定义者”和“定义者”外延相等，用语简明准确，具有科学性，不能用否定形式，避免“同义反复”；解释说明要求抓住要领，言简意明；分类说明注意根据写作意图选择恰当的分类角度，再次分类只能依据一个标准，各类的总和要等于被分类的事物；比较说明运用时要求用来作比的事物与被比物要相似，有明确的相比点，尽量用人们熟悉的事物作比较；举例说明要求事例典型能给人以深刻的印象，举例应扼要，只需概述介绍，不必具体铺叙；引用说明要求引文要有针对性，要贴切，所引资料要认真核实，使之准确可靠；比喻说明应力求准确贴切；数字说明要求数字准确无误，每个数据都要有来源；图表说明要求选择图表要有代表性和针对性，表格的设计要合理，使人一目了然。

3.议论。

议论，即议事论理，是运用事实材料和理论材料进行逻辑推理阐明观点的一种表达方式。它主要特点是证明性，即通过摆事实、讲道理，或证明自己观点的正确，或驳斥对方观点的错误。在应用文写作中，议论经常使用。调查报告、总结、通报等文体，经常在叙述事实、说明情况的基础上，表明对人物、事件、问题的评价。指示、决议、会议纪要等公文，也常用议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和执行。应用写作中的议论，与一般议论文中的议论有明显的区别。一般议论文中，议论是最主要的表现方法，贯穿全文始终，论点、论据、论证三要素齐备。而在应用文写作中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论居于从属的地位，一般只是在叙述、说明的基础上进行。另外，应用文的议论，一般也不需要作长篇大论，不需作复杂的多层次的逻辑推理，也不一定具备论点、论据、论证这样一个完整的议论过程，而只是在需要分析论证的地方，采取夹叙夹议的方法，或采取三言两语的方式，点到即止，不作深入论证。运用议论要注意，一要庄重，对任何事物的评价要实事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了当的阐明观点，不拐弯抹角，不回避矛盾。

五、应用文的修改

（一） 修改主旨

1.主旨意义表达是否合理可行。

应用文重在是实用。修改主旨，首先要看主旨的确立是否符合党和国家现行路线、政策和法规，做到观点正确、合理合法。其次要看文中提出的意见、办法、措施和要求等，是否符合客观情况和实际条件，做到切实可行。高谈阔论，夸夸其谈，不从眼下的实际工作出发，即使愿望再好，也是行不通的。

2.主旨对内容的概括包括是否恰当。

应用文的主旨一般是从较高的角度来概括和包括全文内容的，主旨与内容必须完全相符。如果主旨窄小而内容宽泛，势必造成部分内容游离于主旨之外，主旨也就无法统摄全部内容；如果主旨宽泛而内容窄小，主旨就会显得空洞松散，说服力不强。这时，修改人就必须审文变势，根据行文意图，或补充主旨意义的残缺部分，或删减主旨意义的多余部分，使主旨意义恰到好处。

3.主旨意义表达是否深刻集中。

这类主旨病主要体现在四个方面：一是揭示问题、阐述观点、总结经验流于表面现象，而不是从事物本质的深层角度去分析归纳；二是主次不分、轻重不明，没有抓住主要矛盾和主要问题；三是主旨意义表达模糊，不够明晰，读者不得要领，难于顺利地掌握和执行；四是一文多旨，即一篇应用文中出现两个以上中心。

4.标题是否准确规范。

标题是应用文的眉目，起到传递文章中心内容和基本精神的作用。标题出现毛病，会直接影响主题的表达。修改标题，首先要注意准确性。如果电子工业公司对司机刘××私自开车带家属去北戴河游玩的事情发一通报，标题写成《关于司机刘××开车去北戴河的通报》，这个标题对事由概括不准确，因为开车去北戴河与私自开车去北戴河游玩性质不同，应改成《关于司机刘××私自开车去北戴河游玩一事的通报》。其次要注意简明性。如果标题过长和烦琐时，要在表意清楚的前提下，尽量压缩文字，做到简洁明了。

（二）调整结构

1.调整段落层次。

应用文中的每个段落层次，一般都表达一个相对完整的意思，它们之间既有相对的独立性，又存在内在的逻辑联系，如果安排不当，往往会出现几层意思相互纠缠，颠倒混乱的毛病。

2.调整开头或结尾。

调整开头和结尾要注意以下几方面问题：一是开头绕圈子，说空话，偏离提义。如有些请示的开头，作者没有抓住请示事项特定的起因和理由，而空谈当前形势和工作成绩等，言不达意。这时，就必须删去与行文目的无直接联系的内容，开门见山，直接如题。二是开头夹杂主体内容，造成开头冗赘繁杂，篇幅过大，与主体部分的比例失调。修改时要做通盘考虑，调整各部分内容，力求开头与主体部分内容前后牵连，全篇结构显得匀称，给人以和谐之感。三是结尾与主体部分前后牵连，纠缠不清。这时就需要根据具体情况，或把部分内容从主体中提取出来，归于结尾；或删起牵连部分，另立层次，明确主体与结尾的界限。

3.调整过渡衔接

应用文写作中需要过渡的部分很多，如开头转入主体或从主体转入结尾，由总到分或由分到总，由成绩转入问题，或性经验转入教训等。如果这些部分缺少必要的过渡，就会破坏文章结构的严谨性，给人一种生涩割裂之感。这时修改者就必须根据行文的需要，加入适当的承上启下的词、句、段，把上下文衔接起来，使其成为一个有机的整体。

（三） 增删材料

1.改正不准确不真实的材料。

应用文体的材料要求真实、准确，尤其是各类公文的材料，必须是“铁一般”的事实，不允许虚构和掩饰。但在实际写作中，由于作者缺乏实践，调查不周；或转引材料，缺乏考据；或头脑有框框，声搬硬套；或好大喜功，添枝加叶等，常造成部分材料“失真”。如有的单位写总结，本来卫生条件只是初步改善，却写成卫生面貌发生了巨大变化；产品质量只是有所提高，也要写成“大幅度提高”。对于这类“失真”的材料，修改时必须一是一，二是二，恢复本来面目。

2.删减冗赘繁杂的材料。

所谓冗赘繁杂有两方面的含义：一是指有些材料偏离主题或与主题无直接联系；二是指材料本身冗长琐碎，缺少系统性和简洁性。第一类材料纯属多余，在修改过程中要果断删掉，不留尾巴；第二类材料，要根据具体情况进行去粗存精的加工整理，或删减一些曲折细腻的情节，或压缩一些说服力不强的内容，或去掉重复累赘的词语。在保存事物整体性和表意清晰的前提下，尽量做到语言精练、文约事丰。

3.改换具有典型性和有说服力的材料。

有的应用文说服力不强，显得软弱无力，未必是主题不深刻或观点偏颇造成的，也不一定是结构安排或语言表达欠工夫，有时是失之于材料泛泛，不够充实有力，从而影响了谋篇布局，造成文章主题缺少支撑点，读者不易接受。这时，就需要修改者把缺乏说服力的一般化材料换成具有典型性、代表性的材料，使思想观点得到更充分的阐述，使问题得到更透彻的说明。

（四） 推敲词语

1.词语的使用是否准确。

选词用语不当往往会造成表义不清、词不达意或语义矛盾。在修改这类毛病时注意以下几个方面：一是词语表达不清晰、不确切。如：“岗位责任制实行以来，车间主任、支部书记都参加劳动了。”“劳动”的外延应包括体力劳动和脑力劳动。车间主任抓管理，支部书记抓政治工作也是劳动，此句应改为“……都跟班参加生产劳动了。”二是词语搭配不妥，造成语病。如：“通过业务培训，广大干警普遍提高了保卫、治安、消防等基本功。”这句中心动词“提高”与宾语“基本功”不搭配，应改为“掌握”。三是语序不当，违背语法规则。如：“由于纺织工人和技术人员努力提高产品质量，我公司棉布的出口深受各国顾客的欢迎。”该句中深受欢迎的是出口的棉布，应把语序调整过来。

2.句式的选择是否合理。

汉语的句式很多，在行文中如果选用不妥，也会影响表达效果。例如：

（1） 不看实际情况，死守着呆板的旧形式、旧习惯的现象必须加以改革。

（2） 不看实际情况，死守着呆板的旧形式、旧习惯，这种现象难道不应该加以改革吗？

显然作为反诘句的“2”要比陈述句的“1”更易引起读者的注意，并且语气更有力量。

3.修辞方法是否恰当。

恰当的修辞方法，可使用文章语义凝练、生动活泼、富于文采。但使用不妥，也会影响表达效果。在修改时要注意三个方面：

修辞方法要适合文体特点。如法定的公文、经济司法文书、经济合同等，一般要求语言简明扼要、平直确切，不追求语言的形象性，所以切忌曲折含蓄的修辞方法。

修辞要切合思想内容的需要。无论是句式的选择、辞格的运用等，都要直接或间接地为表达思想内容服务。如果发现那种单纯为了形式完美而片面追求修辞效果的现象，修改者必须加以改正。

修辞必须适合语境。语境是语言表达的环境。包括文章的上下文，发表的时间、地点、场合、目的，阅读对象的特点等。企业管理应用文的修辞活动如果不适应具体的语境变化，就需要修改者进行必要的调整和改动，以求适应语境的变化。

4.标点符号是否规范。

标点符号是应用文语言不可缺少的组成部分。现行各类文章通用的16种标点符号，在企业管理应用文中都可以用到，只是个别的用得少一些。修改不规范的标点符号包括两个方面：一是使用不当，如逗号和句号运用失误。很多地方应该用句号断句而用了逗号。作者觉得一段文字中，每一句话的意思都好像有紧密联系，不敢用句号断开，这是错误的。只有在该用句号停顿的部位用了句号，层次才能分明，语意才能清晰。二是位置不妥。如逗号、句号、分号、顿号等没有尾随文后，或是点在了下一行第一格内，等等。

（五） 整理表达

1.叙述。

（1） 叙述是否准确严谨。

应用文中的叙述讲求准确周密，这是一条重要的原则。违背这条原则，就会造成叙述失真、前后矛盾的弊病。这时，就需要修改认真检查叙述内容，整理叙述过程，做到准确严密，前后一致，通畅明了。

（2） 叙述是否次序得当。

叙述的次序在应用文写作中也很重要。叙述内容顺序安排不妥，会出现行文条理不清，层次混乱的毛病。修改这方面问题时、要把握人们认识事物发展的一般规律，注意调整叙述的先后顺序，做到行文脉络清晰，层次分明。

2.说明。

（1） 说明是否清晰明了。

在应用文写作中，对人或事物进行阐释说明，关键是要对说明对象有正确、深入而全面的认识，否则往往会造成判断失误，表达不清等毛病。

（2） 说明是否翔实全面。

这是修改应用文中说明失当的另一方面。应用文所反映的事物和现象，有时是比较单一集中的，只需寥寥几笔就可解释清楚。但有时是较复杂的，由多方面因素交错构成，各方面因素既有一定联系，又有细微差别。所以在说明这些事物和现象时，笼统抽象，不够翔实具体，或片面说明事物的一个方面，而忽略另一个方面，读者就难以把握说明的对象，不能切实全面地理解说明内容。这是修改者在整理表达时需要特别注意的问题。

习题：

1.应用文的特点有哪些？

2.按使用领域可以把应用文分成几大类？