1.5 会计错弊查账的基本步骤
查账是一个企业为了保护其资产的安全完整,保证其经营活动符合国家法律、法规和内部规章的要求,防止工作差错和会计舞弊、控制经营风险和财务风险,提高经营管理效率所必备的一种监督手段。
1.查账前的准备
查账前的准备是指在接受查账任务后,为使查账的实施能有计划、有目的、全面深入、突出重点地以最快的速度弄清情况,查明问题,在查账实施前所做的一系列准备工作,包括了解被查企业的必要情况,学习相关政策法规和制定查账计划等,具体内容主要有:
(1)弄清查账目的、范围和期限
查账人员在接受查账任务时,应弄明白为什么查账,通过查账达到什么目的;查哪些会计资料和查账的时限(即从始到终的时间要求)。这是查账工作的始点,每一个查账人员都应该心中有数,以免查账中走弯路,出偏差。
(2)配备查账人员
为了圆满完成查账任务,就必须依据查账的目的、范围、时限,以及查账客体的业务范围等的客观需要,配备一定数量和质量的查账人员、并做到利于分工、熟于把关、新老结合、搭配适当。
(3)学习相关政策法规
查账工作的政策性强。查账客体的经济结构、产业结构、产品结构各不相同,现阶段我国还制定了不同的财务会计制度,不同的成本费用开支范围和标准,加之,国家对某些产业、产品和经济性质等,还规定了—些优惠政策。因此,在实施查账之前,应根据查账人员的情况和查账客体的特点,学习相关政策法规,以提高查账人员的业务素质。这对于保证查账工作的顺利进行和保证查账质量,是非常必要的。
(4)收集分析有关资料
收集的资料包括:财务会计报表、纳税资料、过去其他单位或人员进行检查或决算审查资料、检举揭发材料及其他有关资料。在此基础上,对有关资料进行前期研究分析。
根据过去执行财经纪律的情况,以及近年历次财税检查、审计中存在的问题,结合该单位生产经营或业务开展情况,研究分析可能存在的问题。
对各项财务成本指标,分别与预算、前期实际和同类单位同口径进行对比分析、分组分析,研究分析其可能存在问题的方面和程度。
综合上述两项分析,初步确定存在的主要问题和时段,提出查账重点。
(5)了解查账客体有关基本情况
查账人员对查账客体的情况了解越多、越熟悉,对查账工作的顺利开展越有利。当然,情况的了解,是查账全过程的事,非一朝一夕之功。但是,为了查账的顺利进行,在准备阶段,一般应了解以下情况:
1)生产经营一般情况,如经济结构、产业结构、产品结构,生产经营规模、进销渠道、购销方式等。
2)会计工作组织形式和会计核算形式。会计工作组织形式是指单位内部各部门及会计机构内部在会计核算上的相互关系。
3)企业规模大小、业务范围、机构设置、距离远近等方面的不同,在会计组织形式上也会不同,如分散核算还是集中核算,多层次核算还是一级核算、会计机构内部组织与分工等,利于资料审阅与索取。
4)会计核算形式是会计核算中,原始凭证组织、记账凭证组织、账簿组织和会计报表组织,按照一定的程序(记账程序)互相连接的方式。如是采取的“记账凭证核算形式”还是“汇总记账凭证核算形式”,或“科目汇总表核算形式”等。不同的会计核算形式在查账资料的选择和内部分工上影响较大。如采用“科目汇总表核算形式”的,总账上记入的数字,既是汇总的,又无摘要,具体日期不明确,因此检查中利用价值不大,主要是检查明细账与凭证;而采用“记账凭证核算形式”的,总账上反映的情况比较清楚,查阅价值大。
5)财会人员的配备和素质。一般来说,财会人员配备足额,品德较好,业务素质较高的单位,财务较清顺,问题较少;反之,则财务管理与账务处理较乱,问题可能较多。未经专业培训人员管理的账务,更应较多留心。
6)过去是否接受过检查,检查结果的情况。一般来说,经过检查,而且改进较好的单位问题较少;问题常查常犯的单位,往往问题仍然存在。了解的方式,可向财、税、银、审及主管部门人员了解或座谈,也可请被查企业有关人员座谈介绍,还可以现场观察了解。
(6)拟订查账计划
查账计划,是为完成查账任务而拟订的工作安排和完成要求。查账人员在做好以上准备工作之后,应通过认真分析研究,提出查账的方向和项目,哪些项目先查,哪些项目后查,每一项目所应采取的查账方法和注意要点,需要多少人力和时间,查账人员内部分工协作等,写出书面计划。可以文字表述,也可以表格列示,以便在查账实施时能有计划、有步骤、有重点、有条不紊地进行。避免顾此失彼、漏查漏算的情况发生。查账实施中情况发生变化,需要调整查账计划的,要经过充分研究,并做出记录。只有这样,才能快速、顺利、高质量地完成查账任务。
2.查账的具体实施
在做好充分准备之后,就以查账计划为依据,进入查账阶段,开展查账工作。通过一系列查账方法的运用,揭露问题,查证落实问题,以圆满完成查账任务。这一过程中,应注意做好以下工作:
(1)组织座谈,了解情况,听取意见
为了查账工作的顺利进行,在进入企业之初,应组织包括领导和有关人员座谈。
通过座谈,说明来意,宣传政策,听取意见,使查账工作得到各方面人员的理解和支持,利于在查账中互相协调,积极配合,消除或减少障碍。
通过单位领导和各方面人员的情况介绍,进一步掌握情况,取得哪些成绩,存在什么不足,从中发现矛盾,寻求查账线索。
(2)深入现场,实地观察
座谈会之后,可以在单位指定人员的带领下,深入车间、仓库、工地、码头、市场、门市等,一方面听,一方面看,进一步掌握第一手的活资料,更多地了解情况,以便与上述情况综合分析,做到心中有数地查核账证。
(3)审阅账簿记录
账簿记录是企业单位经济活动连续、综合、系统、全面的反映。因此,审阅包括摘要在内的会计记录,能快速、全面地掌握经济活动情况,从中印证业绩,发现问题。审阅账目的范围,一般应包括总账、明细账、序时账和备查簿等。但是,要根据采用的会计核算形式不同而有所侧重。如采取汇总核算形式的,由于总账可查度较小,因此,一般以明细账为主,结合审阅其他账簿。通过审阅账簿,结合凭证追踪,既可发现违反财经纪律、违法犯罪方面的问题,也可以发现会计处理中一些技术性的问题。
(4)核对账、证、表
一般做法是:将会计报表的各项指标与有关账簿记录核对,抽选某些账户的会计记录或某些时间区段的账簿记录与会计凭证进行核对。特别对于会计人员业务素质较差,而又较少接受检查的单位,更应重视账、表、证的互相核对,并适当扩大核对范围。
(5)验算数据
查清有关数据的来龙去脉后,还须对数字资料的来源和有关计算程式进行必要的验算,做到准确无误。防止情况查清,数字不准,使查账结论出现误差。
(6)验证资料
对于各种检查资料(如发票、收据、领料单、验收单、工资册等)的真实性、合法性及规定手续的完备性等,都加以认真审查验证,不能马虎,以免对问题视而不见,造成遗漏。
(7)收集检查证据
检查证据是在查账过程中获得的能证明经济活动真相,证实存在问题,能据以形成检查结论,做出查账报告的有关实物证据、书面证据。书面证据:各种凭证、账簿、报表、制度、文件、合同及从外部取得的函证和有关人员的书面证词、询问记录等的原件或复印件,以便据以形成正确的结论。
(8)对比分析
通过查账直接或测算获得的各种数据资料,应进行比较分析、逻辑分析,以进一步证实情况,或从小处发现疑点,提供更深入检查的线索,保证所获数据准确无误。
3.查账的收尾工作
查账的收尾工作是查账质量的综合反映和最终体现,应切实做好。查账的收尾工作,一般有以下内容:
(1)整理资料、归类汇总
整理查账资料,进行归类汇总,是查账收尾工作的第一步。
首先,应整理查账工作底稿。查账工作底稿是查账工作中编写的各种记录,包括完成的查账项目,采取的方法、程序和获取的有关数据。查账人员在查账过程中,对于所查项目,发现问题或疑点,以及查证落实的账簿种类与页次,凭证日期、号数,其他相关情况与问题等,都应随时记入查账工作底稿纸。收尾过程中,应将这些记录进行检查、补充和完善,汇总整理,提出处理意见,便于讨论研究和事后检查。
其次,将查账工作底稿按经济问题性质分项归类汇总。归类汇总方式,可以用文字依次叙述,也可以用表格的形式按问题分类分项表述,并辅以必要的文字简述。
最后,对照查账计划,检查计划是否全部完成,所有问题是否全部查实,发现遗漏或疏忽之处,应抓紧补上。
(2)集体会审,初步定案
查账资料汇总之后,应将所有问题的性质、案情、数据、处理意见等,在查账人员内部逐项集体研究,达成共识。研究中,对于不同意见,要结合对资料的审查,耐心听取,反复琢磨,切忌带着框框,主观臆断。会审时,可请单位主管领导、部门负责人、政策咨询人员参加,以保障定性及处理意见的准确和合理。
(3)召开被查企业座谈会
在内部意见基本统一后,应召开被查企业座谈会,查与被查双方有关人员参加。会议内容:一是汇报查账情况,肯定被查企业成绩与经验,指出存在问题和不足之处,提出处理意见与整改建议;听取被查企业对查账工作和结果的意见。对提出有异议的问题,应与其仔细核对,逐项落实定案。做到实事求是,坚持原则,耐心解释。允许被查企业保留意见,并做出记录。
(4)写出查账报告
在完成上述程序后,应写出查账报告,报送有关领导和部门,抄送被查企业。接受被查企业委托查账的,则报送委托单位。查账报告的主要内容:被查企业的基本情况,查账的目的、要求和范围,实施查账的情况和方法,查出的问题和性质,处理意见,被查企业经济活动情况的评价和建议。
(5)督促调账、催缴款项、指导整改
调账是依据查账的结果,按照问题的内容、性质和处理意见,按财务会计制度的要求,通过会计分录,进行必要的账目调整。只注意查账、缴款而忽视调账是不对的。因为账面上的问题没有得到纠正,一方面,反映了重查轻管的倾向,不利于被查企业提高法制观念,规范经济行为;另一方面,会影响该企业本期及后期成本、收入计算的正确性,不仅会计资料不实,通过汇、结算还可能抵消了查补款项,造成前补后抵消或今年凭检查记录缴款,明年收入入账又重复上缴的后果,而且还给以后查账时数字的采用、计算带来不便。所以,调账是查账工作的硬化和延伸,是被查企业实施整改的重要内容。不是可有可无的,必须认真督促其正确调整账务。对于查出应交未交的税费和其他财政收入,以及因偷漏税费或非法所得而处罚的罚没款项,应即时催交。延期不交的,除追缴应交收入外,还应按规定加收滞纳金或罚金。查而不补、只补不罚,不但起不到告诫作用,达不到堵塞漏洞的要求,而且姑息养奸,助长了违法违纪行为。
无师自通
查账的最终目的是帮助被查企业提高法制观念,纠正存在问题,改进经营管理,促进被查企业健康发展,而调账、缴款和针对问题的整改,是落实查账结果的重要手段。通过查账,揭露了存在的问题,抓住了在贯彻经济核算、执行财会制度、遵守财经纪律及经营管理中的薄弱环节。应有针对性地提出健全制度,改进管理的有效措施,帮助其切实整改,把查账的目的、要求落到实处。